基于ERP系统环境的企业内部控制研究

段峰 吕明 李召超

山东泰山钢铁集团有限公司 山东 济南 271100

1 企业ERP系统建设的重要作用

1.1 有助于提升企业内部控制效率

在企业建设和发展的实际过程中，为了保证内部控制的稳定实施，有必要建立完善的内部控制体系。内部控制体系的形成具有一定的系统性特征，它与企业的生产、管理和各个工作环节密切相关，能够对企业的整体发展进行监督、管理和控制。传统内部控制制度的运用已不能适应现代发展的需要，不能促进内部控制制度的有效形成和建立。ERP系统具有集成性和开发性的特点。ERP系统在企业内部控制中的应用，既可以避免干扰因素的影响，又可以将企业的各项工作与内部控制系统相结合[1]。此外，还可以根据实际情况设置内部控制系统节点，以确保内部控制系统的建设更加规范。随着先进信息系统的应用，该系统还可以帮助企业进行预警。内控部可以全面掌握各种情况，实现扁平化管理，促进各部门之间的相互沟通和交流，避免提高内控工作水平，明确各主体的工作职责。如果信息沟通的效果得到很好的实现，内部控制的现状也会得到有效的改善。

1.2 有助于核心价值链的集成化构建

将ERP系统应用到企业中，能促使核心价值链的集成化构建，实现企业内部各个预算资源、项目资源、采购资源以及财务资源的整合，也能为各个业务前段区域、管理后台提供数据信息传输，以达到信息的实时性获取。并且，还能将各个方案相互结合起来，使前端业务数据和后台数据积极传递，保证传递工作的无缝衔接，形成内部控制工作中各个节点的信息流，后期也将集合在财务核算系统中，使资源信息呈现出一种高度化的集成状态[2]。同时，通过财务数据的挖掘，可以为企业提供良好的市场机会，不仅可以明确出市场的信息导向，而且还可以为内部控制部门的管理工作提供重要条件。不但如此，内部控制工作实际开展期间，还能结合ERP系统的实际运行情况，对其情况全面监督和管理，能够分析ERP系统期间存在的问题，掌握所有情况，保证各个方面工作任务的完成和实现。所以说，ERP系统和内部控制工作之间存在非常密切的联系，两者是相互促进和相互协同的关系。

2 企业ERP系统与内部控制的关系

2.1 提高管理水平

在ERP环境下，可以在系统里将不相容岗位的职责进行分离，比如由请购单由需求部门提出计划部门审批，不能是同一人，入库单的录入人和审核人想分离，仓管人员可以被授权查询物料情况而无须查询到价格金额等，大大降低了舞弊事件的发生。并且，ERP可以使得数据的及时性方面大大提升。传统的会计数据收集和整理比较滞后，基本上都属于事后分析，只是对业务发生后结果的一个数据性的体系，很难迅速适应市场形式的瞬间变化。在使用了ERP系统之后，财务数据可以得到及时处理，很多实时的数据可以实时在系统中取得，这样的话，就可以对业务部门提供及时的财务数据支撑，业务部门的判断将会基于数据而不是简单的基于经验，对财务部门的要求也提升了，会计的职责就不单只是一个事后的数据归集了，而是事前和业务部门一起进行数据分析、事中对业务进程的关键点进行监督，只有这样，才能提升财务的决策支持。由于打通了边设计边生产之间协同能力，设计数据就可以高效转化地为生产工艺数据，使生产能快速响应个性化变更，全面协同设计、计划、生产、采购、车间多部门联动。

2.2 ERP系统帮助企业实现和改善内部控制

ERP系统与内控系统主题活动、信息内容沟通和监督促进与内控系统运行因素相同。ERP系统在改善企业管理的基础上促进了公司的共同利益。ERP系统的完善、内部控制、信息内容的整合、公司资源的整合等都是在全公司范围内进行。使用ERP系统，系统软件的集成在公司各单位、各阶段进行。两者都具有完整性的操纵[3]。ERP系统自身的自工作流程、信息内容沟通可以起到相互监督的作用。内部控制制度按照之前制定的实施方法有序进行，能够积极促进有效落实，且有利于实现内部控制制度的总体目标完成。同时，ERP系统也是内控系统的主体，对内控系统的信息资源管理方式也起到了一定的不良影响，给公司带来了新的挑战。ERP系统基于信息技术完成信息内容的整合和资源共享，消除了各个服务项目信息内容获取的时间差。ERP信息管理系统的基础建设，基于有效的设计方案和工作流程的重构，规范了工作流程，其他的影响因素。在ERP系统中，将内部参考点置定位在工艺连接点上，将业务流程的管理方法与内部控制系统相结合，加强内部控制系统的执行性和可操作性，提高实用性、精确性和内部控制信息系统的自动化技术提高水平。

2.3 能解决库存管理的难题

比如，在ERP系统下，会设置最高库存安全点和最低库存点；比如，由物控部门根据技术部下发的物料清单表做好计划，下发请购单，采购部门仅可以根据请购单实施采购，无权自行采购；再比如，对于库龄比较长的材料，系统可以定期自动提示等等。很多管理上的难点可以从流程设置和系统建设方面给予解决。所以，ERP可以于合同前进行工程性物料提前分配，按项目要求多纬度对物料全阶展开分析库存状态及未来展望，进行欠料分析和齐套检查，减少积压或者停工待料情况的发生。

3 ERP环境下企业完善内部控制的策略

3.1 保证员工ERP系统应用能力的提升

为了提高员工ERP系统的应用能力，可以在两个方面来进行。第一，需要对企业的业务流程进行科学编写，确保整个操作都能有效实施，加大力度对员工进行培训，使企业在整体运作中的执行度更加成熟。同时，工作人员在实际操作的时候，还需要对操作的模块、相关的操作节点详细掌握，研究各个节点存在的问题，能够及时对接，避免给后期工作的正常开展带来影响。第二，加大力度对ERP系统操作人员进行培训，引导工作人员进行有关模块操作手册的编制，并在实际操作中确保规范性，以免因为操作失误给系统的有效应用带来不利影响。这样在企业内部控制中，ERP系统不仅会提供稳定的服务，也将保证企业的安全稳定运行。

3.2 抓住关键控制点

和传统的内控相比，基于ERP系统下的内部控制最大的不同点在于：控制的内容增加——IT控制，各业务循环的控制可利用软件自动执行，并详细记录控制的过程，ERP软件系统，可将业务及内部控制执行的过程全部如实记录下来，保证控制的执行力，所以内部控制必须是以信息化为基础的。在实操上，我们要注意抓住关键控制点，重视流程上的关键控制点，梳理每个不同的流程[4]。比如：物控部门负责人根据软件自动运算物料需求，算法会考虑采购时间、交货时间、库存情况、在途物料、最高最低库存等，在ERP中审核请购单；再比如，产成品发货单需要财务部专人在ERP中执行收款确认，财务人员跟进合同签订的付款条件检查是否收款，是否达到发货条件，是否需要执行特殊的审批放行流程等等。

3.3 加强控制活动优化内部控制制度与流程

设定ERP岗位职责的标准是长期坚持，划分不同的岗位。要化解所有的业务流程主题活动，各阶段的业务流程主题活动都应尽可能遵循自觉、相互对立的标准来进行。整合公司工作流程、管理制度、单位岗位职责，为ERP系统客户设置适当的管理权限，使ERP系统的管理权限与岗位职责一致，做到相互制约、相互监督、科学化。研究，合理均衡的管理模式。ERP系统的基本建设成本难以保证ERP系统实施的可持续性。在ERP系统基础建设的全过程中，公司必须面向未来，充分整合公司中长期发展战略规划，有效并可能产生各种调整条件，设计整个ERP系统的流程和功能。同时自然环境的融合和政策法规的变化即刻体现在系统功能的调整上，以确保步骤和功能的开拓创新。首先，行业内使用ERP系统的专业技术人员一定要完善系统的构成。特别是数据分析系统变异性问题，全面认识ERP系统内控系统业务管理系统基础建设中的使用价值不足，合理融入ERP系统资源自主创新使用规定。在制定实际内控体系业务流程营销方案的全过程中，公司专业技术人员必须高度重视互联网技术资源的运用能力。尤其是科研申请系统可能接受的外界提供的信息，根据ERP系统的革新应用需求正确地适应风险控制方式的构建。在内部控制业务系统的技术方面提供高水平的支持。ERP系统的应用者需要加强对系统资料构成状况的关注。特别是对材料失窃问题进行了总结，使风控体系在实际自主创新的全过程中彻底融入ERP系统的自主创新建设和应用规范中。ERP系统的工作人员应该增加他们对提示报警方法的基础构建的兴趣。特别是对经济增长系统软件情况的解决方案进行了所需要素的汇总，使ERP系统的应用整合了风险因素危害控制规定，充分满足了规定的风险会计义务、管理和控制。最后，该机构的外部监督立即对ERP相关活动进行了多方面的系统监督，发现问题立即调整减少。

3.4 加强培训、加强外部和内部的人才队伍建设

首先，因为ERP系统维护属于专业度比较高的工作，为保证系统安全有效运行，企业需要并且必须外聘专业的技术维护人员，但更为重要的是，企业要加强内部技术人员的培训，不单是在信息技术更重要的是内控知识的培训，一方面可以从社会中招聘人才，快速解决内部人员不足的问题，为企业补充高素质的新鲜血液；另一方面，要在企业中发现和挖掘人才，内部提升员工能力，让员工的个人提升和企业的提升达到一个完美的平衡，提高员工综合素质。其次，制定完善的培训考核制度。不管是外部挖掘人才还是内部自己培养，都离不开有效的培训。只有一开始决定上ERP系统，就要开始对全体员工进行培训了，特别是ERP系统的管理理念和执行流程培训，培训之后，对知识点进行考核，考核成绩可以与绩效挂钩，激发员工参与度；在实施初期，让基层使用人员参与到ERP系统初始化设置的讨论工作中，让他们提出在实操中的想法和各个岗位的各理化建议，使用人员提出的建议，对于项目落地，有着重要作用；实施过程中，定期召集碰头会议，交流在ERP系统中遇到的问题，为实施团队解决问题提供思路，给管理人员调整内部控制流程提供方向。

3.5 增强内部控制风险评估防控

ERP系统全程采用标准化设计方案、兼容问题分权等方法，运用方法和方法为公司构建风险预警系统软件，对公司内部控制体系进行合理维护。全流程的优化，一方面加强了业务流程中的核查和监管点，另一方面，事后都具备了对前期监管环节的检查功能。另一方面，每个阶段都必须放开自己的规定，不做好自己的工作，想终止或纠正后续部分的一部分，整个内控体系就会失效。日常ERP系统的运用管理中，公司员工还是需要不断提高自身风险防控理念，全面了解公司经营风险，多方位开展自身风险防控工作。

4 结束语

国内外企业实行全面管理的成功范例以及国内外市场竞日益复杂和激烈的竞争，全面实施预算管理的趋势已迫在眉睫。当前，企业必须不断提高全面预算管理水平，优化企业资源，同时不断提高自身的市场竞争力和优势，预防企业经营风险，推动企业前进，提高企业经济效益，才能保证企业持续健康发展，确保达成目标。职位职责在信息规划中迅速发展。随着信息技术的发展趋势和广泛应用，企业管理实效方面ERP系统的作用也在逐步完善，为有效防控企业运营风险，提高企业竞争力，促进企业发展起到了积极作用。