农机档案管理中存在的问题及解决思路

孙 宇

(黑龙江省农业机械工程科学研究院 佳木斯分院，黑龙江 佳木斯 154000)

0 引言

在农业机械化生产过程中，对农机产品的有效监管与利用十分关键，尤其随着农机使用量的持续增长，农机生产的规范性与安全性受到了社会各界的广泛关注。农机档案管理工作是农业机械化生产顺利开展的基础，其关系到农业机械购置、使用过程的监管，以及农机资源数据信息的利用等。近年来，随着我国农业管理体系的不断丰富与完善，农机档案管理工作得到了明显的进步与提升，但由于我国农机化工作相较于发达国家起步较晚，农机档案管理工作仍存在较大的进步空间。如何结合时代特征与农业生产的实际情况完善农机档案管理工作，是现阶段农机管理部门必须思考和解决的问题。

1 发展情况

我国农机档案管理工作主要依据《中华人民共和国档案法》及国家、地方关于农机安全监理工作的相关规定实施，尤其在农业安全生产、绿色农业理念及柴油机排放标准等政策的激励下，我国农机档案管理工作进一步结合农业生产的实际情况制定实施制度，重点负责农机档案的接收、整理、鉴定、统计、保管，并辅助农机管理人员开展多种形式的宣传教育活动，有效促进了农业机械监督管理工作的开展和农机资源的优化利用。

为进一步提升农机档案管理工作的合理性，近年来，从农业生产实践和档案管理需求的角度出发，开展了大量的优化研究工作。王婧等[1]从规范农机安全生产的角度出发，说明了我国农机档案管理中的不合理问题，并有针对性地提出了规范农机档案管理的要点；童仲武[2]结合农机免费管理后的档案管理工作展开分析，探讨了档案工作面临的新难点，并给出了工作优化的可行思路。王勇志[3]结合计算机技术发展特征，从档案资料检索、档案使用寿命、农机化发展等角度对档案管理工作的发展进行了规划。从农业机械化生产实践看，农机档案管理工作基础且重要，其工作流程、工作体系仍需持续优化，农机档案管理的价值仍需进一步发挥。

2 存在的问题

2.1 实施力度不足

近年来，我国针对农业机械的管理工作提出了更高要求，农机监督管理、农业生产安全被提到更高位置，农机相关执法工作得到加强的同时，农机档案管理工作受重视程度相对不足。在农机管理工作中，档案管理由于具有基础性特征，导致这一工作没有被放在改革的重点位置，农业生产的管理重点集中在农业机械的推广、销售、使用、维修、维护等方面，农机档案管理的重要性得不到凸显，农机档案的相关知识、作用也得不到足够重视，导致档案管理的实施质量、档案资料的覆盖范围、档案利用率等普遍偏低。部分地区的档案管理甚至缺少专职人员负责实施[4]。

2.2 体制机制落后

在农机购置补贴等惠农政策的激励下，我国农业机械保有量持续提升，农业机械种类、服务范围不断扩张，农机管理的难度明显增加。在这一形势下，部分地区的农机档案管理工作模式陈旧，缺乏系统的档案管理制度约束，导致农机管理的实施难度增加。一方面，传统的工作模式不能适应农机市场和农业生产的快节奏，大量农业机械的销售、转移、变更没得到及时登记或登记不规范，导致农机档案管理的效能降低；另一方面农机档案管理仍未完全实现现代化办公，部分地区档案管理仍以传统人工管理实施，计算机技术和数字化管理应用不足，导致农机管理人员、农机手、农机服务组织管理农机、查阅信息、变更信息的过程效率低下且准确性不足。

2.3 工作条件落后

随着现代化办公的普及，农机档案管理工作在得到相对发展的同时，与人资、汽车、图书等档案管理工作相比仍存在明显的差距。首先，农机档案管理缺乏足够的硬件支持，档案管理部门、基层档案办公室等工作设备相对落后，档案数据的电子存储硬件缺失，单靠计算机存储存在安全性不足、调取不变、共享能力不足等问题；其次，农机档案管理专用软件系统普及不完善，部分地区的农机档案管理仍依靠传统的电子表格形式记录，档案管理方式落后，档案管理专用软件缺失，导致档案信息录入规范性不足、信息联网共享能力不足。此外，农民参与农机档案登记、变更的过程仍相对繁琐，部分偏远地区农民在农机迁移、转卖的过程需要长途出行才能完成档案变更。

2.4 专业人才缺失

农机档案管理属于一项综合性的工作，要求档案管理人员既具备农机相关知识，还具备档案学相关知识，而在我国农业机械管理部门，相关的综合性人才相对缺失。一方面，与常规的档案管理相比，农机档案管理成熟度不高，对于专业档案学人才的吸引力不足，导致从业人员数量不足；另一方面，部分地区的农机档案管理工作由农机专业技术人员担任，这部分人员缺乏系统的档案管理知识，工作中容易出现漏洞和不严谨之处。甚至存在专业技术人员兼职档案管理工作的情况，严重弱化了档案管理工作效能的发挥。

3 优化思路

3.1 建立系统的工作制度

农机管理部门应当加强对农机档案管理的重视程度，认清农机档案管理在农机化生产发展中的重要作用，将农机档案管理工作与目前农机推广、农机培训等工作放到同等位置，从农机主管部门的角度出发，建立系统的农机档案管理制度。

3.1.1 明确农机档案管理职责

农机档案管理部门的主要工作职责应包含：1)学习并贯彻落实农机档案管理的政策和规章，严格执行农机档案管理相关的法律法规和技术准则；2)建立区域农机档案管理工作细则，并严格组织实施；3)做好农机档案信息的录入、整理、分类及合理保管；4)做好农机档案的数据利用，辅助农机管理部门开展农机工作；5)做好农机事故及农机执法实践记录；6)做好农机档案管理工作的宣传工作。

3.1.2 做好农机档案的分类

将农机档案进行分类，如表1，提高农机档案管理的合理性，便于档案的调取、查询，便于数据利用。

表1 农机档案种类细分

3.1.3 数据准确，内容全面

根据农机档案的分类，细化各个分类的数据栏目，各项数据必须准确填写，避免遗漏，不得随意修改，不得伪造农机档案。对于必须建立纸质档案的材料必须做好装订并妥善保管，以便后续查阅利用。对于年检、驾驶证领取等周期性工作要单独专项归档，并定期更新数据。明确农机档案、驾驶证档案、年检档案、事故档案的保存年限，超过档案保存有效期后应对其进行妥善销毁并清除数字数据，销毁档案也必须做好销毁记录，对于永久保存的档案应做好备份，以免长期保存过程出现遗失。

此外，档案管理工作应当明确工作职责，实施责任制和奖惩制，确保农机档案管理制度得以有效落实。

3.2 加强对农机档案管理的宣传

重视宣传工作，积极利用多种途径宣传农机档案的作用及管理细则，提高农民、农机管理部门对农机档案管理的认识。针对农民群体设计专项宣讲，帮助农民建立农机备案意识，明确农机登记备案才是合理合法使用农机的基础。同时建立农机档案管理宣传公众号，利用新媒体平台强化宣传效果，展示未参与档案管理农机所受处罚等信息，强化农民认知。利用农机培训、农机监管人员培训、农机专业技术人员继续教育等途径开设农机档案管理宣讲课，帮助农民、农机技术人员、农机监理人员提高对农机档案管理的认识。农机档案管理人员应当与农机销售企业、农机大市场等合作，要求农民在购置农机之初就做好农机档案、驾驶证档案的登记，从源头提高农机档案登记率。

3.3 强化软硬件设施建设

农机主管部门应当设立专项资金和科研项目，帮助农机档案管理实现优化升级。结合数字化档案管理的规范，帮助农机档案管理部门升级办公设备和硬件设施，为农机档案管理配套计算机办公设备、打印机、扫描仪、备份云盘等数字化设施。同时，建立专业的档案室，配套档案柜、机密档案柜等储存设施，为档案管理工作实施创造良好工作条件。开发并推广农机档案管理专用办公系统，实现省市级推广统一农机档案管理系统，从软件上规范农机档案管理流程，并实现农机档案的区域化共享，不仅便于农民及农机管理人员调取农机数据，还能帮助农机部门集中监管农机档案，对于不规范、有差错的档案及时通告相关管理人员进行修改。此外，还要为农机档案管理建立多渠道的农机档案录入和修改途径，使农机监理工作人员、农机销售人员、农民能够通过网站、手机APP等便捷录入相关的档案信息，农机档案管理人员验证信息后进行档案录入或修改，有效提高工作效率。

3.4 加强人才引进与培训

农机档案管理工作的开展需要具备农机理论、计算机技能、档案管理知识等专业技能的人才，因此必须加强专业人才引进。通过官方招聘聘任具有高学历、高技能的专业技术人才加入农机档案管理队伍，通过优化办公软硬件条件提升改善农机档案管理的办公条件，并为引进的专业技术人才设立专业培养计划，确保人才能力得以发挥，并获得应有的成就和薪资待遇。加强对现从事农机档案管理的人员培训，组织高校教师、专业农机档案管理人员开展培训课堂，提升农机档案管理人员职业素养，明确档案管理的重要性，提升应用计算机、数字技术、信息技术等能力，确保农机档案管理工作改革有序实施。

4 结语

综上所述，农业机械化的普及已经对农机档案管理产生了显著影响，在数字化与信息化新时代，农机档案管理工作也必然进行数字化与信息化转型，档案管理工作应在传统工作经验基础上，对档案类型进行细分，积极结合现代化档案管理系统实现信息统一录入和数据共享，在优化农机管理办公条件的同时引进和培养更多专业工作者，确保农机档案管理为农业现代化生产发展提供更大助力。