人事档案数字化实践与探索

罗辉莹

（陕西省宝鸡峡引渭灌溉中心,陕西 咸阳 712000）

0 前言

宝鸡峡引渭灌溉中心是陕西省水利厅下属事业单位,在编职工1097 余人,其中管理人员227人,专业技术人员462 人,技术工人408 人,离退休人员982 人,人事档案室共存有人事档案2079 卷,目前正在由人工管理向数字化管理过度。

1 目前人事档案管理的现状和数字化进程

长期以来,人事档案主要靠人工管理,纸质档案占绝大多数,人事档案的产生、整理、查阅、传递依靠人工完成,案卷的完整性、信息的准确性、真实性取决于管理人员的职业素养和业务水平,这就造成了案卷质量的参差不齐,档案提供利用的效率低下,还存在档案损毁、信息篡改的安全隐患。随着时代的发展,人员的流动性增大,信息需求剧增,传统的人工管理难以适应形势变化,人事档案管理信息化势在必行,而科技的进步为档案管理手段的创新提供了技术支撑,近年来,宝鸡峡人事档案室根据国家档案局和中组部有关有人事档案数字化的有关要求,制定了人事档案信息化实施方案,分步推进人事档案管理数字化,目前完成了档案信息核实等基础工作,并在档案信息数字化转化方面作了一些有益的探索,在实施过程中,积累了一定的经验并发现了一些问题,现加以总结和探讨。

2 人事档案的数字化转化

人事档案数字化是一项工作量大、专业性、技术性很强的工作,已有人事档案的数字化转化是实现档案数字化的最关键环节,是全面实现档案数字化的基础。

2.1 转化前的准备工作

1）应熟知中央办公厅《人事档案工作条例》、本单位《人事档案管理制度》以及中组部关于人事档案审核的有关规定等人事档案有关标准、规范,并熟练掌握操作流程,不得与现行档案法规、制度冲突。我们组织人事档案管理人员认真学习了相关制度和规范,对理解上的差异向上级单位进行了咨询,统一了对标准的认识,为下一步工作扫清了障碍。

2）全面详尽地掌握本单位人事档案类别。以本单位为例：按人员结构分,可分为管理人员档案、专业技术人员档案、工人档案、离退休人员档案等,还可以某一类别下再细分,例如,工人档案类别下可按技术等级再进行区分。按材料性质可分为履历类、自传类、考核鉴定类等十大类。档案数字化转化应按人员结构来区分,材料性质分类属具体操作层面的工作。

3）制定数字化转化方案。人事档案数字化是一项繁杂而又细致的工作,需要一定的时间来完成,应按类别分步推进,把人员流动大、查阅频繁的档案安排在先,人员相对固定、查阅量小的档案安排在后,既利于数字化转化工作的推进,又便于档案的提供利用。

4）配备符合运行要求的计算机、扫描仪等硬件和人事档案管理软件,确定信息录入、档案扫描、图像处理、存储备份等工作流程,做好人员培训。

5）建立健全完善的系统建设、维护、运行、安全管理和数字化加工流程和制度以及应急预案。

2.2 转化的方式

目前数字化转化的方式主要为扫描仪扫描。尽可能采用大幅面平板扫描仪,以满足不同尺寸、不同纸质的扫描对象。平板扫描仪可以较好地保护原始档案,尤其是扫描纸质薄脆、年代久远的档案,平板扫描仪相比高拍仪等具有明显优势。

2.3 数字化转化的标准和格式

1）人事档案的数字化转化,扫描仪应符合GB/T 18788-2008标准,亮度和对比度为中值,水平和垂直方向无偏移。扫描模式应釆用24 位真彩色RGB,分辨率设定为300 dpi,兼顾清晰度和防止扫描所得的文件过大。

2）《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T 33870-2017）中,规定存储的图片格式为JPEG,而在办公自动化中常用的PDF文件并未纳入人事档案数字化文件格式标准,因此,遇到PDF文件,应先转换成JPEG格式的图像。转化后的档案信息要与原档案保持一致。

3）项目建设方面,严格执行系统结构设计、工程建设、分级保护标准,严格审核建设单位的涉密资质,使用统一、规范的软件和接口。

2.4 数字化过程的质量把控

转化过程中应严格按流程和规范操作,确保信息化数据准确无误。

1）确保纸质档案信息完整、真实、准确。纸质档案信息的完整性、真实性和准确性是数字档案信息完整、真实、准确的前提条件。我们按照中组部关于干部人事档案审核工作中对人事档案的审核结果为准进行了转化输入。对审核工作完成后新发现的问题,按照审核程序和处理方法再次审核认定,以保证纸质档案准确无误。

2）严格执行规定程序和操作规范。严格按照《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T 33870- 2017）进行人员建库、信息采集、数据录入和数字化加工,建立数据复核制,由不同的人员进行复核和监督检查,以确保转化过程合法合规,从而保证入库信息高质量。在实践中,我们将工作人员分为两组,一组输入时,另一组核对,交替进行,以保证数据输入无误。

3 新产生的数字化档案的管理

目前办公自动化已十分普及,建立人事档案之初,就应做好数字化的各项基础工作。

首先从源头做好人事档案的数字化。从源头把好数字化关口是做好档案数字化的关键,可以极大提高数字化工作效率,起到事半功倍的效果。应预先做好各种登记表、履历表等纸质载体的电子版本,电子版应符合《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T 33870-2017）。应该注意的一点是,需要个人签名的各种纸质表格,对应的电子版也应有相应的电子签名功能,通过外接电子签名设备实现,以保证电子档案信息的真实性。其它文字性资料,也应在文件产生的源头实现数字化,因各单位的办公自动化进程不同,数字化的程度也不尽相同。传统载体向数字化过渡时期典型的特征是纸质文件和电子文件混杂,这给档案管理造成了一定的混乱,也成了档案数字化的一个阻碍。但这一阶段是必经的,是不可避免的,我们需要做的是加快办公自动化进程,尽量缩短这一转型期,尽最大可能减少多种载体混杂的情况,实现档案从产生到管理、利用的全部数字化。

其次,要做好电子档案的审核鉴别和整理工作。尽管数字档案与纸质档案相比具有很大的优势,但是人终究是档案管理工作中起决定性作用的因素,电子档案也是通过人的工作产生和实现的,因此就会存在档案信息真实性、记录规范性的问题,需要管理人员进一步进行审核鉴别,规范电子档案和各个要素,建立起高质量的电子人事档案。电子档案的管理国家档案局有相应的管理规范,应严格按照相关要求执行。我单位于2018 年建立了较为完善OA系统,基本实现了办公数字化,但外部单位来文大多为纸质文件,需要对这部分文件进行数字化转化。

4 严格信息系统的运行管理

信息系统运行和操作日志记录保留时间规定为6个月,但在实际应用中,我们尽可能延长记录保留时间,或者对记录进行备份并保留较长时间,做到系统运行全程可查可控可追溯。对数据的查看权限按照干部管理权限和最小知悉范围的原则来确定。计算机应与互联网物理隔绝,不得复制和违规携带存储载体外出。随着信息技术的不断进步,在相关技术具备时,应适时探讨档案的云存储,重点是解决好档案云存储的安全问题。如能实现档案的云存储,将会使档案的管理和应用更加便捷。

5 加强保密技术手段

人事档案除了传统的专人管理、建立完善的档案管理制度外,还应适应数字化需要,提高档案信息安全的技术手段。目前数字档案全部存贮在本地设备上,在硬件上可拆除网卡等上网模块,加装硬件安全设备。在软件上,对系统进行严格检测,及时修补漏洞,安装杀毒软件和防火墙。还可借鉴纸质档案的管理方法,将数字档案系统备份在不同地点的不同设备上,以增加数字档案的安全性。

6 结语

干部人事档案数字化是档案管理方式的进步,目前处于纸质档案向数字档案的过渡期,在数字化转化工作中要严格执行国家标准,对发现的问题也不能自行变通,严格按照程序和规则来处理,以确保数字档案信息与纸质完全一致,并实现信息的安全存储、传递。