行政审批档案信息化建设的路径研究

曹晓峰 吉林市龙潭区社区卫生服务管理中心

现阶段，信息技术快速发展，档案工作模式发生改变，已由传统人工管理模式逐渐转变为数字化、智能化的管理模式。信息化档案管理模式体现出信息技术手段的优势，为档案信息的收集、储存、使用等工作提供便利。现以行政审批档案信息化建设的路径为研究对象，对信息化档案建设的作用进行阐述，并针对当前档案管理中存在的问题，提出几点建议，希望为相关人士提供一定参考。

行政审批工作比较复杂，会因为审批对象、审批内容的不同，产生大量的档案信息。信息化档案管理可以强化档案管理工作效果，实现对不同类型档案信息的集中管理，解决以往档案管理中存在的问题，增强行政审批档案管理效果。

行政审批档案信息化建设的重要作用

提升档案信息化工作效率

在行政审批档案管理工作中，将审批档案与信息技术手段有机融合，可以为各部门审批工作的开展提供数据信息支持，保证审批工作的有序进行，提升行政审批工作效率。在日常管理工作中，将信息技术运用在档案收集、处理、分析、保存等环节，可以优化档案管理工作流程与效果。与传统人工档案管理模式相比，信息技术的运用可以实现行政审批信息化管理平台的建设，促使行政审批工作顺利进行，从而保证档案信息化的工作效率，为之后的行政审批奠定基础。

为发挥行政审批档案作用提供动力

行政档案信息种类较多，具有内容复杂、管理难度大的特征。因为行政审批工作涉及部门较多，所以会出现行政审批档案共用的情况。由于纸质档案保存难度大，会因为环境、人为等原因出现各种问题，从而无法使档案被再次利用。信息技术与档案管理工作的融合，可以降低外部因素对档案管理的不良影响，解决以往档案信息使用效果不理想的问题，为各部门资源共享提供支持。审批档案在行政事业单位运行中发挥着重要作用，运用信息技术，可以更好地发挥审批档案的作用，对行政审批及其他相关工作开展具有重要意义。

优化档案管理水平

行政审批档案信息化建设工作的开展，可以为档案事业创新与改革提供内在动力，推动档案工作高效开展。发挥信息技术手段的资源共享、信息传递及时、储存空间大的特殊优势，建立档案信息化管理平台，将行政审批档案与信息技术手段有机融合，体现档案的价值与作用。建立档案管理平台，工作人员可以通过该平台进行数据索引，为相关工作开展提供基础保障。在信息技术手段的支持下，将纸质档案信息转化成数字化形式，避免重复翻阅带来的损坏，于无形中提高档案管理水平，为行政审批工作开展提供便利。

目前行政审批档案信息化建设中存在的问题

落后的思想观念

传统的行政审批档案管理主要是以人工处理为主的管理模式。信息化档案管理工作的开展，可以凸显档案信息收集、信息储存等的应用优势，节约工作人员的时间成本，提高工作效率。信息技术手段运用在归档、分类、保存等各个环节，通过长期运行，以实现行政审批档案信息化建设的目的。而目前部分工作人员思想观念落后，没有先进的档案信息化管理意识，导致信息收集、存储以及运用都无法顺利进行，这一问题的出现，不利于行政审批档案信息化建设水平的提高，无法为行政单位工作开展提供动力。

信息化建设水平落后

行政审批档案信息化建设十分重要，是行政审批单位创新发展的动力。笔者通过对实际工作情况分析，发现部分行政审批单位虽然引进了数字化设备，建立了信息管理平台，但是受人力资源、资金等方面的影响，无法发挥出信息管理平台的作用，进而提升档案信息收集、处理效率。此外，行政审批涉及较多单位，需要各个部门之间做好资源共享，以推进审批工作进度。

档案资料对接困难

行政审批工作与政务工作有着密切的关系，其是促使政务工作顺利开展的关键。行政审批与政务工作的有机融合，不仅可以落实政务部门的职责要求，还可以为政务部门工作的开展提供数据支持，强化各项工作效果。但在实际操作中，笔者发现行政审批机构的职能并没有完全体现出来，从而影响了档案资料的统一管理，造成档案资料管理效果不佳。其原因在于各部门之间信息互动不到位，出现了档案资料对接困难的问题，使管理者不能及时了解各项工作的进展与实施情况。行政审批工作的实施需要多个部门共同配合，通过相互合作的方式，实现对审批信息的统筹管理。因为现阶段各部门档案资料交流不畅，所以无法为相关工作开展提供支持。

解决行政审批档案信息化建设问题的对策

明确档案信息化建设策略

行政审批档案管理工作需要明确信息化建设的策略，并落实在实践中，为档案管理工作开展提供技术手段支持。当前我国行政审批机构已经意识到档案管理信息化建设的重要性，并采取多种不同措施，为档案管理工作的创新发展提供支持。促进审批工作规范化、制度化，提高档案管理工作水平，避免出现重复工作、遗漏工作等问题，保证档案信息的完整性，使行政审批档案管理信息化工作得以顺利开展。

第一，明确行政审批资料类型，立足于实际，建立有针对性的档案管理流程，促使标准化档案管理工作的开展。行政审批档案管理类型丰富，种类复杂，且不同档案有不同的管理标准与流程。为了实现档案管理的规范化发展，需要对档案的类型进行分析，明确档案分类，方便后续整理，并结合档案的具体特征有效应用。

第二，统一标准，完善机制。行政审批机制建设需要对不同形式、类型的档案进行统一管理，结合信息化档案管理要求确定统一的文件格式与保存形式，以此实现行政审批档案规范化管理的目的。确定审批档案机制后，要求工作人员按照机制要求进行操作，避免不符合规定的档案进入信息管理平台，对后续工作产生不良影响。

注重信息化行政审批档案建设

思想是行动的前提，转变相关人员落后的思想观念，为工作人员参与档案信息化建设提供动力。为解决工作人员思想认知不到位的问题，可以采取以下措施。

第一，构建信息系统，为信息化档案管理工作开展提供操作平台。在信息化档案管理工作中，信息系统的建设不仅可以提高档案管理水平，还可以创新档案管理，促进后续工作的高质量开展。行政审批机构可以采取自主研发的方式构建信息系统，以满足自身对信息化档案管理的需求，提升档案管理效率。此外，还可以与第三方建立合作关系，建立行政审批档案管理系统，为单位内部工作的开展提供支持。

以某市行政审批系统为例，该系统包括企业在线申报、办件在线审查、电子证照、电子档案、电子监察、办件查询、统计分析、电子签章、App应用等功能，进一步实现了应急管理系统许可工作的规范化、标准化，让“数据多跑路，群众少跑路”，便利群众办事，提升群众办事满意度。新系统还横向对接了多个部门数据，实现了数据互通共享，并增加了数据主动推送、定期报送等功能，极大提升了行政审批的工作效率。这一系统提升了档案信息收集与处理效果，有效解决了档案信息资源不完整的问题。

第二，档案管理人员是推动信息化档案管理转型发展的因素之一。为了提升档案管理人员的创新意识，应做好人才培养工作，结合信息化档案管理对从业人员的需求，采用多种培育方式，如业务交流、技能培训等，使档案管理人员掌握信息化管理平台的操作方法，熟练运用信息化管理平台开展档案保存、查询等工作。行政单位应意识到专业人才队伍建设的意义，明确个性化人员队伍构建思路，以提升档案管理人员的职业能力为目的，以强化档案管理人员的信息技术操作能力为切入点，进行档案管理人员的专业人才队伍建设。

首先，组织技能培训，提升档案管理人员的专业性。以员工实际需求为前提，建立个性化培训方案，提升专业技能。在培训时可以邀请行业专家举办讲座，分享档案管理的方法、技能，提升档案管理人员的专业素质，为行政审批档案信息化建设工作开展提供技术支持。其次，与高校建立合作关系，引进经过系统专业教育的应届生，为专业人才队伍建设提供后备军，还可以进行高校招聘，解决档案管理人员专业能力参差不齐的问题，打造专业档案管理人才队伍。最后，面向社会人士进行招聘，为优秀人员队伍建设工作开展提供保障。

建立行政审批档案信息化管理模式

行政审批单位包含较多类型的档案，应用信息技术手段可以促进档案管理信息化发展。为发挥行政审批档案信息化的作用，应做好以下工作。

第一，建立信息化管理制度。建立信息化管理制度，可以提高员工对档案信息化工作的重视程度，提高员工的规范化工作意识，约束员工信息操作行为，对转变档案管理人员的思想观念有很大帮助。在建立信息化管理制度之前，需要对行政审批单位工作流程进行分析，结合审批要求制定信息化管理制度，并要求工作人员积极参与其中，落实信息化管理制度，为各项工作开展提供基础保障。信息化管理制度的建设，可以使员工在潜移默化中形成利用信息技术开展工作的意识，为信息化管理工作的开展提供保障。在信息化管理制度的约束下，可以将档案管理与行政审批业务流程有机融合，促使行政审批档案管理规范化发展。

第二，完善档案管理制度。信息化管理模式能够帮助档案实现规范化管理，并在后续工作的开展中，可以迅速进行抽调查阅，为其他工作提供依据。不断完善档案管理制度，了解档案管理的流程、要求，将此作为档案管理的依据，为精准开展管理工作提供制度支持。一方面，明确行政审批档案管理人员的工作责任与工作内容。部分工作人员对自身的职责、权限等方面存在错误认知，并没有意识到自身工作的重要性，从而出现态度敷衍、工作不积极的情况。实行岗位责任制度，可以增强档案管理人员的责任感与使命感，使其对自身工作内容、工作范围等形成初步认识，为工作的高效开展打下坚实的基础。建立岗责制度后，需要完善相关的配套设施，如奖惩制度、考核评价制度，制定科学完善的规章制度，提升员工积极完成岗位工作的意识。另一方面，做好资源共享工作，要求相关职能部门参与其中，将部门产生的档案信息上传至档案管理平台，保证档案信息的完整性。在行政审批中，各部门会产生较多的信息，为了提升档案管理工作效果，发挥各部门的作用，需要建立资源互动制度，提升各部门负责人的资源共享意识，提升档案信息的全面性。

在各项规章制度的约束下，优化档案信息化管理模式、流程，展示信息化档案管理工作的优势，促使行政审批档案管理健康可持续发展。在实际工作中，还需要加强对各项规章制度的执行，发挥管理制度的约束作用，提高行政审批单位管理水平，提升档案信息化管理工作效率。

提升行政审批档案信息安全

以往档案管理工作中，由于信息安全管理不到位，会出现重要信息丢失的情况。为防止此类问题发生，提升行政审批档案管理工作效果，可以从以下两个方面入手。

第一，树立信息安全管理意识，明确档案信息安全管理工作的重要性。在传统档案管理工作中，部分档案管理人员缺乏安全防范意识，从而为不法分子提供可乘之机，出现重要信息丢失的情况。新时代下，档案管理人员利用计算机设备进行工作时，要树立信息安全管理意识，主动遵循安全操作要求，根据规章制度落实开展工作，防止档案信息丢失问题出现。当档案管理人员形成信息安全管理意识后，会自觉维护档案安全，防止因操作不当带来的消极影响。

第二，利用现代信息技术，防止黑客或者病毒攻击档案信息平台，提升档案信息安全技能。在日常工作中，档案管理人员要明确档案信息安全管理的意义，借助多种有效技术手段，对档案信息传输、保存等环节进行安全管理，为档案信息化建设提供保障。当前市面上有很多类型的安全防护技术，如防火墙、人脸识别、权限控制，等等。档案管理人员可以根据自身需求，选择适合适的防护技术进行档案安全管理工作，提高档案安全管理水平，为档案信息化建设构建坚实屏障。以防火墙为例，该技术手段的运用可以对入网数据进行管理，保证入网对象符合相关标准，是防止重要信息丢失的有效手段。在防火墙的辅助下，档案管理人员能够及时发现非法入侵，维护档案信息安全。

综上所述，行政审批档案管理的信息化建设工作非常重要，可以提升档案管理工作效果，优化管理水平。因为档案管理人员对信息化档案管理工作的认识相对有限，所以经常会出现种种问题。因此，在信息化时代，要树立档案管理创新意识，引进现代技术手段，完善行政审批档案管理制度，构建行政审批档案信息化管理模式，使档案管理工作在各项规章制度的约束下有序进行。同时，做好信息安全防护工作，保证档案信息的完整性，并通过有效的防控技术与信息化手段，维护档案信息安全，防止出现重要信息丢失或者泄露的问题，为行政单位的工作开展提供技术保障。