计算机信息处理技术在办公自动化中的应用

郭兆东

（江阴市人民法院，江苏 江阴 214400）

目前，我国正处于互联网高速发展时期，计算机技术、人工智能技术、5G技术等均得到了高效发展，大力推进了我国现代化信息建设步伐。在此背景下，无论是国企还是私企等单位机构，均需要与时俱进，顺应时代发展要求，积极与计算机等信息化技术进行有效融合，从而促使计算机技术全面渗透与办公室正常运作与管理中，进而全面革新办公室工作模式，实现办公自动化，促进办公室工作结构调整升级。由此可见，计算机信息处理技术在办公自动化中的应用具有重要意义，是增强办公室工作整体有效性的关键性技术。

1 信息处理技术及办公自动化概述

1.1 信息处理技术的概述

信息技术（Information Technology，缩写IT）是主要用于管理和处理信息所采用的各种技术的总称。在信息技术支撑下能够实现信息的有效传递、获取、检测、处理、分析与整合，是提供信息应用有效性的基础。

1.2 办公自动化的概述

办公自动化理念被提出的时间可以追溯到二十世纪，是在互联网背景下，为满足办公室现代化建设发展以及提高办公效率与质量应运而生的，是以计算机技术为基础条件的新办公室管理理念。办公自动化与计算机技术密切相关，紧密联合，要想实现办公自动化就离不开计算机技术。办公自动化也可以被看作是一个系统，在这个系统中，计算机与操作人员是两大主体，二者之间的联系不可分割。

2 信息处理技术在办公自动化中的应用意义

在计算机信息处理技术不断发展的新形势下，应深化办公自动化发展，基于计算机信息处理技术强化办公综合效值，从此可见计算机信息处理技术是实现办公自动化的关键技术，对推进办公自动化发展具有重要的意义。如有助于提升办公室工作效率。以办公室综合档案管理为例，办公室档案管理对空间、人力等资源的需要较高，在传统档案管理过程中，需要由办公室人员花费大量的精力去管理、调取与整合。此外，对于大型企业或事业单位而言，其办公科室较多，人员复杂，因此档案数量与种类是大量的，每天还会新增一定量的档案数据，若不对综合档案进行有效管理则会极大程度影响办公室有序运作，甚至阻碍有关工作落地执行，为此必须侧重综合档案管理，其中计算机信息处理技术可以有效提高档案管理成效。通过电脑档案数据库及时调取出相关档案信息，便于提高档案使用价值，同时还能够有效缓解信息泛滥问题，及时在海量信息中调取出有效的信息内容。

3 信息处理技术在办公自动化中的具体应用

伴随着计算机信息处理技术不断深入发展，计算机信息系统功能得以优化完善，使其凭借着自身先进技术优势，逐渐成为办公室工作中举足轻重甚至是不可获取的关键性技术之一。由于计算机信息处理技术在办公室转型升级中的运用中对办公自动化运行效果具有决定性作用，因此，为进一步提高办公自动化水平与工作效率，应促使计算机信息处理技术深度融合到现代化办公室建设中，从而对办公自动化运行结构、流程进行优化，对操作与运行方式进行简化，进而推动办公自动化快速发展进程。

3.1 网络通信技术应用

网络通信技术成为办公自动化发展中的基础技术，工作人员与客户之间的沟通更加便捷，且沟通也不在仅局限于文字形式，可以利用视频、图片等多种形式，同时，网络通信技术还能够对不同形式下的文字、图片等信息进行储存或从中提取出有效的信息。

但需要注意的是，信息网络作为一种先进技术，其具有复杂的硬件、软件和数据，这些是办公自动化的关键，但其也极易受到威胁和破坏。由此可见，信息技术的不断渗透，在给企业办公自动化带来发展机遇的同时，也为企业带来了严峻挑战，因此信息安全保密管理则为重中之重，基于此，深化信息安全保密管理具有重要意义，能够切实维护各方经济利益。企业管理者需要提高对安全保密新技术引进的重视程度，了解安全保密新技术对保障企业信息安全以及维护企业良好发展的重要意义。

3.2 数据应用技术应用

首先，收集与记录数据信息。数据应用技术是基于互联网与计算机的先进技术，针对办公中所产生的大量数据，可以将其全部纳入数据库，避免数据丢失的同时，在数据中调取数据信息，以及实时对数据进行信息比对，进而通过全面的数据记录掌握各个阶段工作内容，还能够切实提高数据处理精准性。

其次，整理与利用数据信息。收集与记录办公数据是利用数据应用技术的第一步，为更好地发挥数据应用技术价值，还应利用数据应用技术对办公中产生的数据进行整理与利用，从而根据企业发展需求，生成直观且清晰的图表，增强数据的独立性的同时，借助数据信息明确下一步发展方向。在传统办公室工作过程中需要投入大量的人力，将会大幅度提高运营成本与资源消耗，而数据应用技术在办公自动化中的应用，可以迅速对大量的数据信息进行处理，提高数据处理效率与数据信息的可靠性。

最后，分析与挖掘办公数据。推动企业发展，加强办公自动化水平是计算机技术应用的核心目标，将数据应用技术运用到办公自动化中，可以通过全面的办公数据，有目的、有计划、有针对性地制定不同的数据报表，从而通过分析与挖掘办公数据，为相关制定活动的开展奠定数据基础。

3.3 决策支持技术应用

加强决策支持技术在企业经营决策中的实际应用，符合企业当前办公室发展要求，便于企业在投资审计过程中，积极对项目进行背景调查和市场风险评判，进而使企业的投资项目具有实现价值，有效避免不合理项目的投资，促进企业健康可持续发展。

例如，对于办公室人员来讲，其工作目标便是利用各种工具以及方法来有效参与单位规划活动、决策活动、控制活动以及评价活动等，同时为这些活动提供有价值以及准确可靠的数据信息，促使单位战略规划能够快速实现。因此，办公室人员工作能力对保证办公室有序运转以及促进企业健康发展均具有重要作用，而计算机信息处理技术在办公自动化中的应用，能够为办公室人员提供高效的工作工具，从而全面提高办公室人员工作能力。例如，以办公室务人员为例，办公室财务人员开展会计工作时，通常都会用到滚动运算管理、本量分析以及作业成本管理等各项技术以及模型，并借此对大量的数据信息进行处理和分析，工作量大而且较为复杂、枯燥、单调。计算机信息处理技术可以在数据挖掘的基础上有效开展数据处理工作、建立数据库以及跟踪数据分析，计算机信息处理技术具备着更为强大的信息存储能力以及高速运算能力，对其进行有效应用可以显著提升办公室财务人员的数据处理能力，极大程度提升自身工作质量以及工作效率。

3.4 WEB2.0技术的应用

WEB2.0技术是随着现代化信息技术发展所应运而生的技术，现阶段被广泛地应用与于各类企业单位办公室现代化建设中。我国目前正处于新技术、新理念高速发展时期，越来越多的现代化技术被用于社会生产生活中。在此现状下，企业办公模式也需进行创新，从而与当前时代发展要求相适应，进而避免企业在技术高速发展中落后。其中WEB2.0技术则是计算机处理技术在办公自动化应用中的主要技术表现，将其全面渗透与办公室中，不仅能够构建现代化的办公环境，能够革新商务模式交流平台，满足办公室工作人员个性化需求。

此外，WEB2.0技术应用的最大优势就是商务模式交流平台的打造，在此平台上，办公室工作人员与客户之间可以进行良好的沟通与交流，在WEB2.0技术支持下完成业务洽谈与业务拓展。与此同时，基于WEB2.0技术下的办公室互动更加频繁且简单快捷，能够进一步提升办公室自动化水平。

3.5 B/S型结构的应用

B/S型结构也被称为B/S模式，其目前在办公自动化中的应用较为普遍，是实现以及提高办公自动化水平的重要模式。B/S模式的发展基础C/S模式，是在已有C/S模式下的优化与完善，其主要是由三层体系结构的C/S模式构成的，具体详见下表1。

基于表1可知，办公室工作人员在B/S模式支持下，能够充分应用IE等浏览页面进行办公，并在面对相关问题是可以向浏览器发送请求，浏览器会根据问题给出相关反馈。现阶段B/S模式在办公自动化中的应用优势主要表现四个方面：一是B/S模式的可操作性较强，且当系统因为不明问题出现故障时，也能够在短时间内被解决，且处理手段较为简单，二是B/S模式能够与办公室工作人员的多样个性化需求相适应，三是B时间、空间对B/S模式实际应用中的约束较为薄弱，四是B/S模式对设备的要求较低。基于B/S模式的应用优势，在诸多企业办公自动化建设中其得到了普遍应用。

3.6 办公智能化的应用

从现状来看，办公室工作已经从以往全部人力人为的状态转变为电算化的状态，计算机信息处理技术逐渐取代了一些相对较为低技能的低端工作。例如：智能财务管理平台在办公室计算机系统中的切实应用，办公室人员可以利用智能财务管理平台上已有的相关财务、税务等申报计算方法以及计算逻辑完成一系列需要计算的工作，不仅可以极大程度缩短人工计算时间，还能够有效规避因人工失误造成的计算错误问题发生，进而便于提高办公成效。又如在财务核算过程中，在计算机信息处理技术支持下，相关财务人员需要完成的过账结账以及科目汇总等相关工作可以在各种财务软件的有效帮助下顺利完成电脑自动化操作。这不但有效节省了财务人员自身的精力以及时间，促使核算工作效率不断提升，同时还能够让财务人员有机会去处理一些更为复杂的工作，使得财务人员的职能范围得到了明显的扩增，进而切实提升办公室工作效率。

3.7 无线办公系统的应用

ZigBee和WiFi技术是无线办公系统主要采用的无线通信技术，作用是实现数据信息传输。ZigBee和WiFi技术的使用频率、传递速度、传输距离、传输方式、数据语音、最大功耗、连接设备个数、安全措施、主要用途分别为：868 MHz、915 MHz、2.4 GHz与 2.4 GHz、5.2 GHz；0.02 Mpbs、0.04 Mpbs、0.25 Mpbs与 6-54 Mpbs；30-70 m 与100 m；点到多点与点到多点；数据与数据；1-3 mW与100 mW；大于64000与50；32128密钥与WEP加密；家庭、控制、传感器网络与无线局域网络。无线呼叫设备图见图1。

图1 无线呼叫设备

4 总结

综上所述，计算机信息处理技术在办公室管理工作中的作用尤为显著，有利于促进办公自动化建设，实现办公室现代化、智能化管理目标，为此开展计算机信息处理技术在办公自动化中的应用研究具有重要意义，基于研究可知，在网络通信技术、文字处理技术、数据应用技术、电子邮件技术、决策支持技术、WEB2.0技术、B/S型结构、办公智能化、无线办公系统的应用下能够切实提高计算机信息处理技术在办公自动化中的应用成效。