大型施工企业档案信息化建设应用研究

文｜中交第二公路工程局有限公司 韩佳丽

2020年9 月,国务院国资委印发《关于加快推进国有企业数字化转型工作的通知》,这是新时期国企数字化改革重要的支撑,国企应深刻认识到加快档案工作数字化转型的迫切性,认识到数字化、信息化转型是提升档案管理水平、改善服务能力、促进高质量发展的内在要求,更是新时期国企培育新增长点、打开崭新局面的强大引擎。

1.档案信息化工作开展背景

1.1 企业数字化转型与内外部环境变化催生智慧档案管理

随着云计算、人工智能技术的广泛深度应用，数据驱动的企业数字化转型正在加快推进，企业管理模式、商业模式处于巨大变革之中，企业档案工作数字化转型势在必行。同时，依法治档、多元共治、数字转型、服务优先等已成为企业档案工作的发展趋势，企业档案的管理对象、业务流程、服务方式、管控模式等也随之变化，迫切需要一种更加科学、规范、高效、安全的档案管理模式。

1.2 现行档案管理模式下的痛点和问题驱动智慧档案管理

近年来，中交二公局档案管理工作按照“统一领导、分级管理”原则，档案馆管理企业总部和局中标项目档案，下属单位档案室管理公司和公司中标项目档案。此模式下，档案资源分散、归档工作质效低、档案利用效率低、档案信息资源开发利用程度低等问题日益显现。

1.3 企业智慧档案馆建设为智慧档案管理研究奠定坚实基础

为适应档案工作新形势、新变化、新要求，切实提升档案工作围绕中心、服务大局的能力，2017年，中交二公局从智能档案设施设备、智慧档案综合管理系统、室存档案数字化等方面入手，启动智慧档案馆建设工作。2020年6月，现代化档案馆正式投入使用，建设经验与行业领先的设施设备等优势为开展企业智慧档案管理、档案信息化建设研究打下坚实基础。

2.企业档案信息化工作现状调研

中交二公局档案工作团队通过文献检索，以企业档案管理模式、智慧档案馆、档案信息化等为关键词进行查阅发现，对于企业档案信息化管理研究，现阶段国内外已有一些相对前沿的研究成果，如《湖南省绿色档案馆建设现状及对策研究》提出了从节能、监督、信息化、智能化四方面加快绿色档案馆建设的基本策略[1]。《档案智能管理的特点与智能服务模式分析》阐释了档案智能信息服务模式,为建立广覆盖、多样化、多途径的档案智能信息服务体系,实现档案信息化带来的智慧服务和个性化服务提出了建设性意见[2]。《边缘计算对智慧档案馆建设模式的影响研究》提出了智慧档案馆建设的“云边模式”，并对智慧档案馆发展边缘计算需要解决的边缘计算部署、信息安全与用户隐私、多源异构平台数据共享等问题进行研究[3]。

3.加快推进档案信息化工作举措

中交二公局始终将高效服务企业中心工作作为档案信息化建设的出发点和落脚点，坚持集中部署、统一运维、同步推广、全面应用、持续优化的工作思路，把档案信息化作为档案工作转型升级的重要抓手，聚焦档案资源体系、利用体系、安全体系、治理体系建设。

3.1 深入推进智慧档案综合管理系统建设

建设初期，印发了《关于征集档案信息化建设需求的通知》文件，组织征集各单位档案信息化建设需求。通过搭建智慧档案综合管理系统，有效集成库房环境管理系统（包括智能密集柜、恒温、恒湿、防水、防火监控等子系统）、电子档案管理系统等，最终实现电子档案实时移交、在线查阅、异地异质备份和库房全方位管理。通过虚拟库房、条形码等技术手段将实体档案与电子档案双向联动，真正实现传统档案与档案库房的智慧化管理。2020年12月，智慧档案综合管理系统正式上线运行。

在建设过程中，坚持软件硬件“两手抓”，无缝对接企业PM 系统、BASE 系统、OA 系统、财务系统、光盘刻录检测一体机系统等业务系统，全面集成智能密集架、智能监控及恒温、恒湿、防水、防火监控等环境子系统，规划部署总部和下属单位等23 个全宗500 余个档案库，实现了电子档案的在线移交归档、查阅利用和异质异地备份。

3.2 全面推进各级单位室存档案数字化工作

2019-2021 年，大力推进档案资源体系建设，优化资源结构，简化档案移交接收工作流程，加快档案信息资源整合进度，从系统数据库建设、室存档案数字化、增量档案电子化、发布馆藏档案目录等方面发力，促使全局数字档案收、存、管、用工作常态化、规范化、智能化开展。

（1）全面开展室存档案数字化工作

2019年，启动局总部室存档案数字化工作，分九批组织局属各单位档案业务部门负责人观摩和档案管理人员助勤学习，累计完成70 万页数字化扫描、8 万余条目录著录和数据挂接工作。

2020年初，印发《室存档案数字化工作指导意见》《档案数字化工作规范》文件，统一工作要求，明确验收标准，有序指导下属各单位开展档案数字化工作，累计完成6975.8 万页档案数字化和329.07 万条著录工作，通过智慧档案综合管理系统实现顺利移交，为整合企业档案资源奠定坚实基础。

（2）有序推进增量档案电子化工作

2021年3 月，印发《关于深入推进档案信息化工作的通知》，结合上级单位电子档案管理要求，进一步明确了电子档案管理工作思路，并指导局属单位做好新增电子档案的管理工作。上半年，智慧档案综合管理系统与OA、浪潮系统建立了数据归档接口，实现了电子数据的线上整理、移交和归档。

（3）发布馆藏档案目录信息

档案馆在全面接收企业总部各部门、局属单位电子档案的基础上，重点审核各类档案电子目录和档案数据的真实性、完整性、可用性、安全性，分类整理电子目录，完善著录项，形成电子目录数据库，并通过智慧档案综合管理系统向全局职工开放，实现企业室存档案目录资源数据信息的集成、共享与利用。

3.3 持续推进系统功能和流程优化工作

常态化沟通机制，坚持档案系统在使用中优化、在优化中使用，定期听取系统用户对于系统的使用意见和建议，研究分析优化升级的具体项目，组织实施系统的优化升级工作。系统上线至今，已优化实时统计、线上移交、检索、借阅等功能及流程200 余项，系统的便捷程度和使用质效显著提高。

3.4 大力推广智慧档案综合管理系统应用

根据实际工作需要，中交二公局构建覆盖总部、各公司、项目的三级管理体系，统一为每个全宗单位配置了相应的全宗管理员、档案管理员、兼职档案员、普通用户等系统角色和权限，确保在册职工均可正常登录使用系统。同时，组织下属单位和项目开展了多次系统推广使用培训、现场宣贯活动，印发了档案系统操作手册和操作视频，有效提升全员档案系统意识和操作技能。

4.档案信息化建设成效

新时期，中交二公局深刻认识到管理企业数据资源和知识资源的重要性，积极带动各级档案管理人员主动改进传统管理观念，将档案的收、管、存、用工作由手工环境逐步迁移到信息化环境，将档案工作重心由管理纸质档案资源逐步转变为管理电子档案资源，将档案粗放式管理逐渐转变为精细化管理，加快探索挖掘档案信息资源价值，推动档案工作走向法治，走向开放，走向现代化。

4.1 真实、完整记录企业发展伟大历程

近年来，中交二公局创新利用信息化手段，严把归档质量关、档案安全关和利用关，不断强化管控，有效夯实了档案业务工作基础。目前，企业档案馆馆藏纸质档案共10.3 万余卷，5.5 万余件，电子档案及数字化成果约21TB，涵盖了管理类档案、合同档案、会计档案、建设项目档案、设备仪器档案、业绩档案、实物档案、声像档案、重大活动档案等多个门类，完整珍藏着建局以来取得的一系列丰硕成果。

4.2 传承企业文化基因，赓续红色血脉

中交二公局档案馆珍藏的“两路精神”等红色档案时刻诉说着革命先辈“特别能吃苦、特别能战斗、特别能奉献”的艰苦创业英勇事迹，已经成为企业红色教育的重要教材。在上级单位建党一百周年主题展览及党史学习教育活动筹备中，档案管理人员主动沟通、积极配合，为活动提供各类珍品档案数十件。

4.3 构建了完善的档案信息化工作体系

现代化档案工作体系的核心在于利用信息化手段做好日常档案收集、归档、保管和利用工作：加强企业总部、下属各单位档案集中统一管理，规范档案全宗，提高归档文件质量，提升档案内容管理水平；牢固树立“应收尽收、应归尽归”思想，坚持结构优化与质量管控两手抓，加强企业发展战略和中心工作等重点领域档案收集工作；定期组织到期档案鉴定处置工作，畅通档案资源出、入口，实现档案资源结构调整与优化；加快档案数字化载体和利用方式的转型，加大信息技术在档案工作中的应用，电子档案的安全保管、异质异地备份等，完善、优化档案利用功能，进一步提升档案服务主业的质效，为企业各项职能活动提供有力的信息支撑。

4.4 助力企业生产经营、市场开发等中心工作

方便快捷的档案利用平台、丰富全面的档案资源体系极大提升了档案服务主业的质效，为企业各项职能活动提供有力的信息支撑。中交二公局档案馆2021年借出业绩档案1315 卷，助力市场开发部门投标290 余次，档案工作围绕中心、服务大局作用愈发明显。

5.结束语

为适应新形势新要求,更好地满足企业高质量发展和员工用档需求,应着重从提升全员档案意识、深入推进档案信息化建设、搭建档案信息化平台等方面持续创新探究企业档案信息化建设方案,为新时代企业发展奠定基础。