高校财务管理信息化过程中的问题及其改进策略

谢梦若

（清远职业技术学院外语与经贸学院，广东 清远 511510）

近年来，随着信息技术的快速发展，信息化在各个领域不断实现创新运用，“互联网+”、物联网、信息化等词汇频繁出现在人们的生活中并且备受关注。而随着高等教育事业的逐渐发展壮大，高校规模不断扩大，学生人数不断上升，高校财务管理工作则面临着新的挑战，使其财务管理工作急需从以前传统的记账与核算工作模式向信息化模式转化。提高高校财务管理工作信息化程度，加强信息化建设，使高校财务工作更加便捷，同时也能更好地为师生服务，提高财务工作质量。目前，高校财务信息化过程中仍然存在很多不足，本文通过研究分析当前高校财务管理信息化过程中的各种问题，找出关键所在并针对性地提出相对的改进策略。

1 高校财务管理信息化的重要意义

当前是信息技术的时代，随着信息技术层层深入的发展，高等教育改革的层层推进，大数据行业的迅速发展，社会的方方面面都离不开信息化[1]。所以，高校财务管理的信息化建设必须加快加强，只有不断的强化才能紧跟时代的潮流，提高工作效率的同时节约资源，提升财务管理水平，才能提升高校的综合竞争能力，对高校财务工作的可持续发展有着重大意义[2]。

1.1 提高财务部门服务水平，规范财务工作流程

在信息技术的视角下，高校财务管理应将信息技术与先进的管理思想和方法相结合，实现了高校财务管理的一体化以及对数据的充分利用，对学校的资源进行有效的分配、管理、控制和优化。提高财务管理信息化程度在很大程度上打破了传统意义上的财务会计系统的约束，缩小了传统财务工作中的时间和空间概念，提升了高校在信息化时代下的财务管理能力，面向师生的服务水平也随之提升。传统会计工作向信息化转化过程中，会促成财务管理工作的流程的改革，提供了标准化的财务工作，这是对高校财务管理能力在时间和空间上的一次巨大扩展。提高高校财务管理信息化可以在很大程度上减轻财务人员的工作强度和工作压力。再者，我国的管理会计事业飞速发展，许多行业的会计都在谋求转型，提高高校财务管理信息化有利于传统会计向管理会计转型。

1.2 促进资源整合，简化财务管理工作

随着高等教育的改革深入，高校财务管理工作已经有了一定程度的提升，但同样的，也为高校的财务管理工作带来了较大的挑战。在如今信息化社会中，如果继续沿用传统化的方法必然会增加财务管理工作内容。随着高校连年的扩招改革，在其发展中，简化财务工作和促进学校资源的整合意义十分重大。通过高校财务管理信息化，如使用财务系统和财务软件等，则有效地利用了财务数据进行统计分析，将相关业务资源通过信息化手段进行整合，提升了财务会计人员工作的速度和有效性。财务数据的统计和分析等工作更为准确有效，从而简化了财务管理工作，提升业务处理能力。信息化也可以使各项数据统计工作更加便捷，有利于降低教师与学生和财务工作人员之间的矛盾，满足师生的需求的同时也为其他部门使用财务数据提供便利。

1.3 利用数据分析功能，提升部门之间的数据共享

高校财务信息化制度的完善，简化了财务管理工作，减少了繁琐的工作。财务人员可以从包含的各项流程中收集信息，从多方面、多维度对数据进行分类、分析、整理、统筹、规划。财务分析的信息化保证了财务数据的准确性，从而为高校的财务管理工作有序开展提供了保障。通过信息化系统的建设，在预算，报账，会计核算，课题经费等过程中可以对各部门和二级系部进行财务的流程监控和管理。高校管理部门较多，各部门管理者可以从许多数据中筛选所需进行分析，为部门决策提供相关数据，实现信息的电子传递，提升了数据的共享率。

1.4 提高财务人员的专业综合能力，促进建立专业队伍

随着高校财务管理信息化进程的加快，高校对财务人员的要求越来越高，他们不仅需要优秀的财务专业知识，还需要熟悉信息化系统和计算机技术的专业人员。因此，信息化进程必将促进高校建立一支高效、专业的财务队伍，提高财务工作水平，从而提升高校的核心竞争力。高校财务管理信息化程度的提高，便于学校对岗位进行合理的分配，可以将财务人员从普通机械的工作中解放出来，让其专注于管理和决策，通过稳步推进，实现从传统会计业务向信息会计业务的转变。

2 当前高校财务管理信息化过程中存在的问题

引入信息技术的目的是改进工作方法和工作手段，提高财务管理水平和财务管理的效率，实现促进财政改革的目标。当前,部分高校财务管理工作存在信息化程度较低、专业人才素质有待提高、信息没有很好地实现跨部门共享、网络安全性缺乏保障等问题。

2.1 部分高校财务管理工作过程信息化程度较低，管理层对财务信息化不够重视

由于财务管理软件落后，集成性差等原因，个别业务仍使用手工作业，导致工作效率一直无法大幅度提高。个别高校在信息系统升级更新方面不够重视，缺乏整体的规划。领导层存在对财务工作的信息化不够重视的问题，对财务管理系统建设的投入有限，导致信息化进程缓慢。没有对财务管理软件信息化进行完整设计或是更新升级，仅有部分模块实现简单的信息化，例如学生收费系统和工资查询系统。而预算、绩效或是报账模块仍使用手工作业，信息化程度低，还沿用传统的方式，因此无法满足各部门愈加复杂的业务需求。例如人事部门的绩效工资模块，大多是通过做好相关表格，再与财务系统对接，这些操作不仅无形中增加了工作量，也会威胁到财务信息的安全。一些高校使用的收费系统，只开放了部分功能，例如学生进入网络缴费大厅主动缴费只能用于交学费，其他杂费只能由财务工作人员人工主动录入并通知学生缴费，电子缴费系统没有自动通知学生的功能。在学生缴费这一方面，有着对象数量多，工作重复等特点。这就表明如果在信息化的过程中，部分功能短时间内不能同时完善，将会导致财务人员多做了重复的工作，降低工作效率，没有发挥最大的效果。并且人工录入数据容易出现差错，特别是在每个学年开始之时，面对新生学费和校园卡使用，旧生收费这一部分突然激增的工作量，所以就需要高校对一些细节上的信息化功能进行提高完善。

2.2 财务工作人员信息化素质有待提高，尚未完善人才队伍的建立

随着高校财务管理信息化越来越重要，对相关财务人员的要求也越来越高，这意味着培养一个专业素质较高的复合型财务人员队伍至关重要。财务管理信息化不能撇开人力资源来谈，无论是使用系统的完善还是技术的更新，高校都需要培养一批兼具财务知识和计算机知识的信息化人才。财务人员的专业多以经管类为主，对信息技术了解较少，对计算机仅会一些能够满足工作使用的基本操作，当面对系统故障时无法及时处理，只能求助于相关部门，无法及时解决故障，部门内部缺少能够兼顾财务工作与计算机知识的人才。还存在财务工作人员年龄偏大、学历职称跟不上等问题，对财务方面及技术方面都了解的复合型人才较少[3]。此类专业素质较高的复合型人才的缺乏，长此以往无疑会导致工作效率下降，影响高校财务管理的发展速度。

2.3 信息没有很好地实现跨部门共享

虽然系统的信息化建设给工作带来了便利，但就高校而言，很多高校都有多个部门和属于自己的信息化系统，引入时间不同，软件不同以及所属公司也不尽相同，这就容易导致信息交流不畅。即使软件系统已经处于成熟的阶段，但由于部门之间的系统不能够进行统一的对接，信息跟其他部门信息没有实现共享，影响数据的使用效率。例如财务部门想要查询教师的级别情况，以便核实工资绩效的发放是否符合教师本人的级别，教职工的级别人事部门最为清楚，如果两个部门的系统没有进行对接，则需要到人事部门查询，核对最新情况，加大了工作量，延长了核算时间。再如，有些高校的课酬发放则由教务部门负责整理，再把课酬资料发送给财务部门并入实发工资的发放，如果能够进行数据对接，只要财务部门在共享系统上查询便能够了解每一位教师的级别和课酬情况。在这些情况下，部门的信息没有很好地进行共享，就会降低工作效率，延长工作时间。

2.4 网络环境安全性不足，财务数据安全缺乏保障

互联网时代，网络安全事故频频发生，互联网信息安全面临着严重的威胁。黑客攻击和计算机病毒的传播是互联网时代数见不鲜的问题，高校即使拥有相应的保密防御体系和应急机制，但却无法保证万无一失，财务管理系统不被入侵。在财务工作中，财务人员经常使用U盘，移动硬盘或者是网络传输相关的财务数据。一旦疏于防范，可能就会导致财务系统受到外界计算机病毒的入侵，没有办法保证财务信息的安全稳定。一旦发生网络安全事故，财务人员不能及时发现问题，并在短时间内解决，影响正常的工作开展，对高校中各类系统的信息化埋下网络安全隐患。

3 推进高校财务管理信息化的相关改进策略

从长远来看，信息技术将会继续发展和完善，并将上升到一个新的高度。基于笔者在上文提到的高校财务信息化过程中存在的一些问题，从促进财务管理信息化活动的优化、工作队伍建设等方面推进相关改进策略，旨在为高校在财务活动信息化过程中提供相关参考。

3.1 积极推进优化财务管理信息化工作

首先，高校管理层需要提高对财务管理工作的重视，提高对财务部门建立信息化系统的资金投入，积极推进财务管理信息化工作。高校可以引入财务RPA技术，中文翻译为机器人流程自动化，也就是现在常说的财务机器人。此项技术通过模拟人类的工作方式去执行以规则为基础以及重复的工作，把人类从通过冗杂反复的基础工作中解放出来。再加上相关财务软件例如用友、金蝶等，只需输入基础数据，核算、汇总、分析等工作都可以通过计算机进行会计电算化处理，结账时进行试算平衡，账簿可以直接生成。信息化系统的完善，很大程度上提高了财务人员的工作效率和准确性。其次，高校师生众多，推进校园信息化建设，只要学生注册时输入学生各项信息，减少关于学生收费退费的程序，能够提高服务水平，提高学校在财务方面有更好更快的运转[4]。因为教职工和学生的数量多，需求大，财务管理信息化的推进，也能够给到教职工和学生们提供各项便捷的线上服务。此外，财务管理信息系统的建立和完善可以有效减少人为失误，提高财务人员工作的准确性，通过信息化系统的相关流程和使用权限设置可以规范相关管理流程，有利于数据安全，能够更快地调动所需数据，提高数据的利用率。重要的是，信息化过程中每一项功能在面向服务对象开放之前，需要尽量地对其进行模拟分析和研究。这样可以最大程度上了解这项功能开始使用之后会出现的各项问题以及进行及时解决，同时也可以向师生进行有效解释，提高服务质量的同时也树立了职能部门的威信。最后，以标准化和透明的方式管理资金，确保资金以最佳方式使用，改善财务管理信息活动。加快推进信息化在各职能部门当中的应用，根据高校财务管理信息化的确切需求，对整个财务系统进行优化更新。

3.2 加强综合财务人才队伍建设

高校应加强面对现有财务工作队伍的计算机技术课程培训，加强相应的实践，促进财务工作和信息化进程的结合，树立财务工作人员财务管理信息化的理念。例如每月一次邀请校外培训机构或是正在使用的信息化系统软件商家，举办相应的专业讲座或是学习研讨会。此举是为了保证在信息化过程中出现的一些简单问题可以得到解决，避免耽误工作进度。此外进行梯队建设和梯队人才管理，遵循德才兼备、公开公平选拔、结构优化、满足发展需要等原则进行人才队伍的建立和完善。高校可以和其他兄弟学校进行调研学习，对兄弟院校的财务信息化建设进行考察，借鉴其优点，审视自身所需改正的问题。人才的引用是高校十分值得关注的部分，在当前形势下，高校在招聘新的财务人员的时候，不仅需要重视其学习的专业，还应该注重专业技术能力以及其学历水平。实现财务工作人员的学历水平从中职、高职学历到本科、研究生学历的跨越，同时注意考察其对计算机使用的熟练程度。

3.3 建立学校间各部门之间信息共享平台

随着信息化的深入，使得很多高校的各个职能部门都有自己的软件或网络平台，但由于软件和平台的差异，信息无法通过一个共同的平台进行传播。为了解决部门之间信息传播不畅的问题和促进各部门信息迅速无误的传播，高校都应该建立一个统一的信息共享平台[5]。第一，应加大对建立信息化共享平台的投资，前期要注意审核外包建设平台的企业资质，进行深入调研，一方面是保证资金安全问题，另一方面是保证信息安全。建立起一系列的管理规定工作制度，以保证该平台顺利开展建设。后期平台如期完善后，进行大量的测算和模拟后再在学校推广使用，保证平台能够提高日常工作的效率和安全性。建立健全关于校内网络信息的一些保护机制。如果不能够保证新平台比以前更高效，教职工们会对使用新平台使用抱有抵触心理，久而久之造成管理的混乱，效果则适得其反。第二，对校内各部门的软件或者是网络平台进行必要的优化升级，使其可以连接到同一个平台中。这使得每个部门都能及时找到他们需要的信息或数据，减少了信息传播渠道的工作量，提高了效率，使运作更加稳定。最后，通过构建信息化的共享平台，在推动各部门信息化建设的基础上，促进各职能部门之间的信息化模块的对接，提升职能部门之间的工作效率和信息传输速度，财务信息得到集成和综合，从而提高财务管理水平和经济效益。

3.4 提高信息安全性

网络安全已成为当今世界的热门话题之一。随着新冠病毒在全球范围内的爆发，影响到在线运营的高校教育和相关活动，高校的信息安全面临的威胁比爆发前大得多。而校园网是高校重要的基础设施之一，师生发生的各项业务均依托网络，这就对高校的信息的安全管理提出了巨大的挑战。首先，高校要加强对危害网络安全事件的防范，建立相关网络信息安全防范机制，例如加密和隐藏机制，采用密码技术防止信息的泄露和免遭篡改。加密机制不仅只是密码这么简单，还可以利用口令密钥和在线签名等加密技术，能够保证控制数据的读取权限和存取。其次，信息技术专业人员需要定时排查相关网络安全隐患，对财务人员进行网络安全专业培训，模拟网络安全事件发生时应当如何操作把损失降到最低。最后，对财务部门工作中使用的工作软件和网站存在安全防范机制不足等问题要足够重视，如要保障财务工作顺利发展，则需要做好财务数据的备份和保管，加强网络安全意识的培养。再安排专业的软件维护管理人员，按时排查网络安全问题并及时上报处理，保障财务系统的稳定运转。

4 结束语

随着信息技术和科学技术的发展，财务部门作为高校最重要的职能部门之一，通过信息化对财务工作进行管理，能够不断地提高高校财务管理工作的规范性和安全性，更好地为师生提供更便捷更快速的服务，同时推动高校本身的发展和核心竞争力。使财务管理信息化将成为未来财务活动的主要趋势，从目前高校财务管理信息化建设的程度来看，发展还处于缓慢阶段，这需要高校管理层和相关职能部门的密切配合。虽然现在很多高校的信息化还有些不足，但高校必须建立实现信息化建设的目标。信息化进程不可避免，这就更需要高校勇于面对挑战和及时抓住机会，循序渐进、因地制宜地结合自身实际提高信息化程度，推动自身发展。