高校仪器开放共享测试费财务管理问题及对策

张雪原

北京大学会议中心 北京

近年来，随着国家在科学研究领域经费投入的持续增加，科研院所、高校等单位所购置的大型科研仪器数量快速增长。与此同时，国家对大型仪器的开放共享工作也愈加重视，2014年底国务院印发《关于国家重大科研基础设施和大型科研仪器向社会开放的意见》（国发〔2014〕70号），就加快推进科研设施与仪器向社会开放提出了六方面具体措施，明确了改革的组织实施和进度安排；2017年，科技部、发展改革委和财政部印发《国家重大科研基础设施和大型科研仪器开放共享管理办法》（国科发基〔2017〕289号），就科研设施与仪器开放共享工作的管理职责、实施要点、考核和奖惩等事项做出具体安排。

对高校来说，大型仪器数量的增长和开放共享程度的提高，带来的是测试化验加工费（以下简称“测试费”）收入的逐年增加。做好测试费收入财务管理工作是推进和加强仪器开放共享工作的重要保障。然而，部分高校在仪器共享平台建设、信息化发展与融合、收费管理、监督控制、政策解读与执行等方面存在若干问题和难点，限制、束缚了测试费收入财务管理水平的提升，形成了一些内部控制风险点，需要相关管理部门给予足够的重视，认真分析研究并加以解决。

一、缺少功能完善、使用便利、先进智能、集中统一的仪器共享平台

1.问题描述

（1）一些高校在建设仪器共享平台时，未对各仪器机组在仪器开放共享管理方面以及仪器用户在平台使用方面的功能需求进行充分的调研、总结并加以实现，导致平台功能不完善，可用性、易用性程度低，用户友好性差，有些平台甚至只有简单的仪器查询展示功能。

（2）如今网络化、智能化、数据共享和互联互通已成为信息系统的发展方向，而一些高校的仪器共享平台建成时间久远，彼时的管理理念和技术水平如今已显著落后于时代，与当前信息化发展的大环境、大趋势不相适应，最新的信息技术手段未得到充分利用，亟须进行智能化升级换代。

（3）一些高校未对统一的校级仪器共享平台的使用做出强制要求，未将全部参与开放共享的仪器集中纳入平台管理。于是，一些业务规模较大的机组自行采购或开发了更适应其需求的仪器共享管理系统，而一些小规模机组则游离于系统之外。缺少统一的仪器共享平台，不将全部共享仪器纳入平台管理，不利于高校以统一的业务流程标准和规则来管理和规范全校的仪器共享业务，不能获取准确而全面的仪器共享活动数据，使得很多业务活动过后变得无迹可寻，也不利于对仪器共享产生的测试费收入进行统一的财务管理。

2.对策

在系统开发建设方面，高校仪器共享管理部门应以建立全校统一的智能化仪器共享平台为目标。

（1）建设功能完善、先进智能的仪器共享平台。一是做好前期调研。首先要对系统功能需求进行充分的内部调研，调研对象应涵盖重点仪器共享机组和代表性仪器用户，听取各方意见，既要满足共性需求，又要照顾个性需求。同时要积极进行外部调研，一方面对在仪器共享平台建设和应用方面成效显著、特色突出的兄弟院校进行调研，吸取对方经验，学习对方长处；另一方面对仪器共享平台软件供应商进行调研，考察其产品功能和服务能力，为将来软件供应商的遴选工作打好基础，为建设优质仪器共享平台提供保障。二是坚持智能、互联、开放、融合的平台建设方向。在建设过程中积极融入和运用云计算、大数据、人工智能、移动互联网等信息化前沿概念和技术，使平台逐步实现从PC端到移动端的全覆盖，注重数据采集和共享，保持与相关业务应用系统的联动，积极融入学校信息化建设整体架构。三是积极应对反馈，紧跟发展趋势，持续升级迭代。在仪器共享平台建成上线运行后，应不断地积极听取和主动征求使用者的意见建议，并有针对性地加以改进，使系统功能得以持续优化和完善。应持续关注最新信息技术的发展和应用，在条件成熟时适时启用新技术、新模块、新功能，使平台做到常用常新。

（2）将全部开放共享仪器纳入平台管理。校级仪器共享平台建成运行后，应要求校内全部仪器共享机组进行统一使用，并停用其他仪器共享管理系统。应从制度规定和流程设计上确保所有仪器共享业务活动的开展都通过平台完成，避免出现游离于系统之外的情况。

二、仪器开放共享收费项目和收费标准管理不严格，仪器共享平台收费管理功能不完善

1.问题描述

（1）仪器开放共享收费项目和收费标准管理不严格。主要体现在两方面：一是收费立项和审批制度不健全。在一些高校管理部门未要求机组对全部仪器共享收费项目履行立项报批手续，未要求机组提供各项目收费标准的测算方法等制定依据并进行审核备案，未对审批通过准予立项的收费项目及其收费标准按程序予以公示，未要求机组在收费项目和收费标准发生增减变动时履行申请报批手续，未建立收费执行情况的定期检查制度。二是仪器共享平台收费标准管理功能缺失。一些高校的仪器共享平台缺少收费标准管理模块，无法将审批立项后的收费项目和收费标准录入系统，形成平台的一项基础数据。这既不便于仪器用户在平台上自行查询各测试项目的收费标准，也不便于机组人员在系统中直接调用收费标准来生成收费单。收费项目和收费标准管理不严格，容易导致出现虚构或随意增减测试项目、任意提高或降低收费标准、收取标准外费用等违规现象。

（2）仪器共享平台收费管理功能不完善。一些高校的仪器共享平台不具备收费管理功能，无法在系统中生成测试明细收费单，机组只能在系统外手工制作收费单，或以口头形式与仪器用户确定收费金额，用户再通过汇款、支票和校内转账等方式进行付款。这就使得测试费收费活动未形成收费数据并进入系统数据库保存。测试费收费数据作为仪器共享平台的一项基础原始数据，如果不加以采集保存，会对相关工作造成不利影响：一是不能使收费全过程得到完整体现并有据可查，不利于监控和规范各机组的收费行为，使得隐瞒、截留收入和产生“小金库”的风险增大；二是造成数据资源的缺失，不利于进行测试费收入的查询统计，也无法通过数据深层挖掘为仪器共享管理提供有价值的信息；三是不能在收费数据的基础上进一步拓展网上报销、网上交费、电子发票开具等功能，限制了相关业务往电子化、智能化方向升级，不利于改变传统落后的工作方式。

2.对策

（1）加强仪器共享收费项目和收费标准管理，建立健全收费立项和审批制度。一是成立仪器共享收费管理工作小组，由校内设备、财务等相关管理部门指派人员共同组成，全面负责组织测试费收费管理办法的制定、收费立项申请的审批、收费标准的审核以及收费执行情况的监督检查等工作。二是确定科学的仪器共享收费标准测算方法，加强收费标准审核。收费标准的测算应遵循成本补偿和非营利原则，测算过程中需要参照的成本要素包括设备折旧费、仪器维修维护费、材料消耗费、水电费、人员工时费及管理费等。对校外用户收费需开具增值税发票，还要考虑税费因素；对校内用户可以给予成本价或内部结算价格。机组提交立项申请时，申请材料中应包含收费标准测算说明，收费管理工作小组对测算过程和结果的合理性进行审核，并做好申请材料的备案存档。审核通过的收费项目和收费标准应及时对外公示。三是对仪器共享收费项目定期进行集中梳理和检查。对已立项项目，将其收费执行情况与立项材料进行核对，有不一致的，应根据实际情况要求其按收费标准整改或补充材料调整立项；对未立项项目，应要求其立即停止收费，确需收费的，待其按程序完成立项审批后再开放收费；对不再开展业务的项目，应及时予以清理。

（2）完善仪器共享平台的收费标准管理和收费管理功能。一是仪器共享平台设置收费标准管理模块，记录的信息应包括：设备名称、测试（化验、加工）项目、单位（机时、数量等）、单价、立项材料附件等。收费立项完成后，管理员将收费项目和收费标准录入系统，并将立项申请和审批材料的电子版作为附件上传，形成电子档案，以备日后查询。收费标准数据的作用一是供仪器用户查询，二是供机组收费时调用。二是完善仪器共享平台收费管理功能。所有收费操作均应通过平台完成，机组人员调用已录入系统的收费项目和收费标准，填入数量等信息后即可生成测试明细收费单。用户完成交费后，收费单上标记“已交费”，并记录汇款、支票、网上交费、校内转账等付款方式。平台的所有收费数据均应完整地存储在系统数据库中，并定期与财务入账数据进行对账。为保证数据完整性，可将平台收费单作为测试费收入入账的必要附件。

三、测试费收费相关业务电子化、智能化程度低，业财融合不充分

1.问题描述

与仪器共享测试费收费相关的业务包括校内用户报销、校外用户交费、增值税发票开具等。在一些高校，这些业务还大量依赖人工操作，工作方式仍停留在较为传统落后的阶段，未充分利用信息化手段加以改进。

（1）校内收费未实现交费报销一站式办理。仪器共享平台未与财务系统进行关联融合，用户使用校内项目支付测试费时，无法直接在共享平台进行财务结算，生成财务报销单。一些高校虽然可以通过网上报销系统的“校内转账”功能进行测试费的交纳和报销，但与仪器共享平台相互独立，未实现真正的一站式办理。

（2）校外收费未实现网上交费。如今网上交费已成为一种便捷高效的交费方式，受到交费者的欢迎，各高校也普遍建立起自己的网上收费平台。在面向校外用户的收费中，如果仪器共享平台未记录收费数据，或未与收费平台关联实现收费数据的传递，就使得网上交费无法实现。对校外用户来说，缺少了一种便捷的交费渠道；对高校来说，交费更多地通过汇款等传统方式，则会加大来款查询和认领的工作量。

（3）校外测试费收费未实现电子发票的智能化应用。高校对校外用户开放大型仪器收取测试费时需开具增值税发票，在纸质发票单张开票的模式下，财务人员的开票工作量较大，例如某高校一年开具测试费发票约2000张。且开票过程中手工录入的内容较多，除单位名称和税号外，增值税专用发票还需要录入地址、电话和银行账户信息，既耗费财务人员大量时间精力，也容易出现信息录入错误的情况。近年来，国家税务总局不断推进增值税电子发票的使用，电子发票已成为发票信息化发展的趋势和方向。然而一些高校尚未建立电子发票系统，或者虽有电子发票系统但未与仪器共享平台关联融合，无法像电商平台那样实现电子发票的自动开票、用户自主下载等便捷应用。

2.对策

高校应大力推动实现仪器共享平台与财务系统、网上收费平台、电子发票系统等的互联互通，积极用信息化手段改进工作方式，提高仪器共享测试费收费相关业务的智能化水平。

（1）实现校内交费的一站式结算。目标是使校内用户在仪器共享平台即可完成财务结算，而无须再登录网上报销系统进行校内转账操作。用户首先在仪器共享平台登记用于支付测试费的校内财务项目号，进行结算时，用户打开由机组生成的收费单，选择“校内结算”的付款方式，再选择已登记好的财务项目，提交结算申请。系统调用财务数据接口，检查项目预算等相关财务信息，检查通过后生成财务报销单。用户将报销单交财务部门进行账务处理。

（2）增加网上交费的校外交费方式。打通仪器共享平台与网上收费平台，实现测试费收费数据的传递。网上收费平台设置“仪器共享测试费”收费项目，该项目下的收费数据均从仪器共享平台接收。收费数据包含特定的索引字段，通过索引字段实现平台间的数据关联，并保证每条收费数据的唯一性。当用户希望进行网上交费时，机组可在仪器共享平台上将其收费数据一键推送至网上收费平台，用户登录网上收费平台，在“仪器共享测试费”收费项目下通过索引字段查询到自己的收费数据后进行交费。

（3）实现测试费电子发票的智能化应用。仪器共享平台应具备发票抬头信息采集功能，由用户自主录入和管理其发票抬头信息。通过系统关联和数据传递，由电子发票系统在测试费收费数据的基础上，结合设定的开票项目、税率及发票抬头等信息完成开票。开票过程应尽可能实现自动化、后台化，减少乃至取消人工操作。电子发票系统将开出的电子发票文件推送至仪器共享平台，用户在其收费单上即可下载对应的电子发票。

四、仪器共享测试费校内转账随意性大，缺乏有效监管

1.问题描述

一些高校未针对测试费校内转账业务制定成文的管理办法和实施细则，使得其中出现科研违规现象的风险增大。

（1）虚构测试服务内容，虚列测试费开支事项，将科研经费转入校内仪器收费账户，再从中列支人员费和其他与原科研项目无关的费用，从而达到变相扩大经费开支范围的目的。

（2）将临近项目结题或到达经费使用期限但尚有结余的经费以测试费的名义转入校内仪器收费账户，以达到避免经费被主管部门收回的目的。

（3）以预存机时费、仪器用户账号充值等名义，将大额经费一次性转入校内仪器收费账户，所付费用远超实际测试工作进度。仅在2016年科技部发布的《关于6家单位违反科研经费管理规定的通报》中，就有2家单位存在“违规开支测试化验加工费”的问题，可见如果相关管理制度、内控制度不健全，在开支测试费的过程中极易出现科研违规的情况。

2.对策

为加强校内仪器共享财务转账管理，避免在校内开支测试费过程中出现科研违规现象，实现事前和事中控制，应充分发挥仪器使用方经费主管部门、仪器共享管理部门和财务部门等各相关方的监督管理职能，并依托仪器共享平台，实现测试工作全过程可查可控。

（1）使用校内共享仪器开支测试费达到一定金额以上的，应由出资项目负责人向出资经费主管部门（如科研处）提交申请书，并附测试费预算明细表，列明仪器信息、测试内容、预算金额等，经费主管部门审批通过后方可开展测试。测试费开支金额达到大额资金标准的，还应按学校大额资金审批规定办理相关审批手续。

（2）在测试工作进行过程中，机组在仪器共享平台逐笔登记测试内容及数量金额，形成测试工作原始数据和台账。测试完成后，由机组提交“校内测试工作完成情况报告”，其中应包含测试费决算明细表。仪器使用方及各主管部门共同对测试工作进行验收，验收通过后，各方在“报告”上出具“同意”意见。

（3）财务部门对上述各项材料进行审核，材料真实准确完备的，予以办理测试费校内转账手续。

五、正常的校内仪器共享测试费支出及其会计处理遭遇难点和争议

1.问题描述

高校各项目组在开展教学科研活动中使用校内其他单位共享仪器的情形普遍存在，需求合情合理。校内仪器共享能减少同类仪器重复购置的情况，充分发挥现有仪器的最大使用价值，提高资源配置水平和资金使用效益，也是各级管理部门大力推动仪器共享的主要出发点。校内仪器共享具有时间和空间上的便利性，尤其对于使用者需要实操的实验项目，使用校内仪器更加便捷。在仪器使用成本方面，共享机组一般会对校内用户给予价格折扣，学校也会通过大型仪器开放测试基金等形式对校内仪器共享活动提供一定的资金支持，因此使用校内仪器还具有成本优势。

在科技部发布的《国家重点研发计划重点专项项目预算编报指南》中，关于测试化验加工费有如下定义：“测试化验加工费：是指在项目（课题）实施过程中支付给外单位（包括承担单位内部独立经济核算单位）的检验、测试、化验及加工等费用。”由于对此定义有不同的理解和解读，部分科研经费主管方在测试化验加工费的预算编报和费用列支方面做出了一些较为严苛的规定，使校内仪器共享在经费支出和会计处理上遭遇了若干政策疑问和难点。

（1）校内测试费转账遇到阻碍，分两种情况：一是某些科研项目直接规定不允许向校内单位支付测试化验加工费；二是某些科研项目的支出预算项设置不合理，将测试化验加工费归属在外协费下，只能向外单位支付。这样，即便使用校内仪器即可完成相关测试工作，甚至本校仪器比外单位更先进、性能更有优势，课题组也只能舍近求远，不得不使用外单位仪器开展测试。一些课题组在结题审计过程中被发现有开支校内测试费的情况后，被要求退还该部分经费，然而仪器的使用已是既成事实，课题组负责人只能另寻经费补足测试费，并进行科研调账。这些都给科研人员工作的开展造成了麻烦，也与推进科研“放管服”改革的精神相悖。

（2）某些科研项目虽然允许使用校内共享仪器并支付费用，却不允许列支为测试费，而要求将费用拆解为材料费、燃料动力费等。然而仪器使用的成本构成比较复杂，除上述费用外，还包括设备折旧费、维修维护费和人工费等，其中，部分费用的计量方式为一段时间内总体计量，如电费、设备折旧费等，部分费用为按次发生且需要均摊，如维修维护费等，因而对单次测试费用进行明细拆分不具有可行性。《国家重点研发计划重点专项项目预算编报指南》中规定：“按照研究任务分工，需由承担单位独立完成的测试化验加工任务，相关费用不在本科目（测试化验加工费）中核算，应在材料费、燃料动力费和劳务费等预算科目编列。”这里的“承担单位”其含义为何，需要根据项目的实际承担情况具体分析和界定，例如可按课题组承担（某课题组单独承担或多课题组联合承担）、院系承担（某院系单独承担或多院系联合承担）和学校承担等层面进行划分。承担单位确定后，使用校内非项目承担单位共享仪器进行测试的，无须进行费用拆分，可直接列支测试费。

（3）对测试化验加工费定义中“内部独立经济核算单位”的理解存在争议。《国家重点研发计划重点专项项目预算编报指南》中规定：“内部独立经济核算单位是指在单位统一会计制度控制下，单位内部实行独立经济核算的机构或部门，其承担的测试化验加工任务应按照测试、化验、加工内容发生的实际成本或内部结算价格进行测算。”在2008年已废止的《中华人民共和国企业所得税暂行条例实施细则》中关于独立经济核算有如下规定：“独立经济核算的企业或者组织，是指纳税人同时具备在银行开设结算账户；独立建立账簿，编制财务会计报表；独立计算盈亏等条件的企业或者组织。”此后的文件中没有再出现关于独立经济核算的明确定义，这也就意味着随着旧文件的废止，“在银行开设结算账户”、“独立建立账簿，编制财务会计报表”和“独立计算盈亏”是否仍为独立经济核算的三个必要条件已没有相关明文规定。事实上随着财务核算软件的发展，在使用同一个银行账户和同一个财务账套的情况下，通过部门核算、项目核算等辅助核算手段，也能实现实际意义上的独立经济核算。

高校内部参与开放共享的仪器分布较为分散，虽然有部分规模较大的理工科院系建立了自己的仪器中心或分析测试中心，但仍有大量仪器散布于各研究所（中心）和实验室。为便于操作，一些高校将仪器共享管理部门作为一个独立经济核算单位，为其单独开设银行账户、单独建立财务账套，进行独立经济核算，以满足政策要求，更好地开展校内仪器共享业务。然而，与校内其他带有经营性质、产生的收入非高校核心业务收入的独立核算单位（如后勤单位）不同，仪器共享测试费收入属于高校开展专业业务活动产生的“事业收入”，对其进行独立核算显然不利于高校对事业收入的统一管理。一些高校测试费独立核算账套的开户行、使用的财务核算软件均与校级财务不同，更增加了财务管理的难度和工作量。

2.对策

（1）将校内仪器共享与一般内部协作加以区分，明确将校内测试费作为测试双方的费用和收入加以确认。

首先，在校内仪器共享活动中，机组不作为仪器使用方科研项目的承担单位，对项目无深度参与，不共享其科研成果，仅作为独立一方为其提供单纯的测试服务；其次，共享机组向校内不特定用户提供不限定次数的均质化测试服务，且具有统一的收费标准，因而测试服务已商品化。在这种情况下，校内仪器共享产生的资金流转应当确认为使用方的费用和共享机组的收入，以正确衡量和反映仪器共享活动所产生的经济价值。

如果共享机组属于科研项目承担单位，其为本项目开展测试所发生的支出，应按材料费等具体费用据实列支，不列支为测试费。如果共享机组虽不属于科研项目承担单位，但对项目具有较高的参与度，或为其提供了定制化、专门化的测试服务，或要求共享其科研成果（如机组人员论文作者署名等），则可视为内部协作而非一般的仪器共享业务，采用内协拨款的财务处理方式，不确认测试费用和收入。

（2）在新形势下正确理解与重新定义“独立经济核算”。对某项经费进行独立经济核算，最终目标是能单独计量其收入和支出，并能单独生成相关财务报表，而单独开设银行账户与单独建立财务账套只是实现上述目标的非必要手段。随着财务核算软件的发展更新，高校财务部门可以借助多种辅助核算手段实现独立经济核算的目标，项目核算已成为高校财务的一大显著特点。实行项目核算后，每个具体的教学科研项目都成为一个小的“核算主体”，独立核算收入、支出和结余，独立生成收入支出决算表等。在校内仪器共享活动中，仪器共享机组和仪器使用方课题组同样分别作为项目管理、实行项目核算，即便二者使用统一的银行账户和财务账套，也不影响其各自独立核算的事实。

六、校内仪器共享收费在票据使用方面存在不规范情形和政策“真空地带”

1.问题描述

一些高校的仪器共享机组在收到校内使用方转来的测试费时，向其开具资金往来结算票据，这一做法不符合相关规定。由上文分析可知，校内测试费转账形成机组收入，各高校在实际操作中一般也按收入入账。而《行政事业单位资金往来结算票据使用管理暂行办法》所规定的可以使用资金往来结算票据的各类情形中，均包含“不构成本单位收入”这一关键条件，因此在校内测试费转账中不应使用资金往来结算票据。仪器共享测试费作为一种技术服务收费，属于经营服务性收费，按规定应当依法使用税务发票。《中华人民共和国发票管理办法》规定：“对外发生经营业务收取款项”时应开具发票，因而发票只能向外单位开具，不能在校内测试费收费中使用。且测试费既然属于经营服务性收费，就不属于非税收入，也不能使用非税收入相关票据。这样，在校内测试费票据使用方面就出现了政策规定的“真空地带”，高校财务部门对是否应使用票据、应使用何种票据感到困惑。

2.对策

在目前情况下，在校内测试费转账业务中，高校应取消财政票据的使用，将测试合同、测试工作验收报告、测试费明细收费单、校内转账审批表等材料作为收入入账的原始凭据。上级财政部门应尽快就此问题出台相关规定，以供高校参照执行。

七、测试费收入的确认不符合政府会计制度的要求

1.问题描述

政府会计制度规定：单位财务会计核算实行权责发生制。在此基础上，事业收入应当根据合同完成进度来确认。财政部在《关于进一步做好政府会计准则制度新旧衔接和加强行政事业单位资产核算的通知》（财会〔2018〕34号）中对“按合同完成进度确认事业收入”做出了具体规定，即：单位以合同完成进度确认事业收入时，应当根据业务实质，选择累计实际发生的合同成本占合同预计总成本的比例、已经完成的合同工作量占合同预计总工作量的比例、已经完成的时间占合同期限的比例、实际测定的完工进度等方法，合理确定合同完成进度。

高校仪器共享承接的某些大型测试工作持续时间长、测试工作量大、费用金额高，应当按照上述要求按合同完成进度确认当期事业收入。但在实际操作中，一些高校在收到用户按合同总金额所支付的款项后，一次性全部确认为收入；部分机组收取仪器用户账号充值款、预存款，在测试工作还未实际开展的情况下就预先确认了收入。这些做法违背了权责发生制原则，不符合政府会计制度及相关文件的规定。

2.对策

高校应切实按照政府会计制度及相关文件的要求，按照权责发生制原则制定仪器共享测试费收入入账办法。与一般科研项目较难确定合同完成进度不同，仪器测试工作大多采用样品数、机时数等作为计价单位，已完成工作量与合同进度比较容易核定，按合同进度确认收入的可行性较高。对于在一个会计期间（一般为月度）内可以完成的测试项目，应在测试工作完成当期确认收入；对于工期超过一个会计期间的测试项目，机组和用户双方应签订合同，并于每期末提交经双方核定认可的测试工作进度报告，财务部门依据合同与进度报告确认当期测试费收入。如果用户预付测试费，在收到款项时应贷记预收账款，确认收入时再冲销相应金额；如果用户后付费，应在确认收入的同时借记应收账款，收到用户支付的款项时再进行冲销。

八、结语

在仪器开放共享工作中，高校的设备、财务、科研以及其他相关管理部门应通力合作，以信息化助力、精细化管理、规范化运行为工作重点，着力解决测试费收入管理中的突出问题，提升仪器共享财务管理工作水平，推动高校仪器开放共享工作迈上新台阶。