项目档案工作中的主要问题与相应对策

石家庄东方热电热力工程有限公司 宗文杰

在当前我国建筑行业全面发展的过程中，国家对项目建设工程给予了高度重视，并于2005年开始，国家相关部门把已经完成的项目融入对应的企业考核管理活动中。项目档案管理作为项目管理活动中不可或缺的一部分，整合了项目全生命周期各个环节管理信息的工作，是保证项目建设工作顺利完成的前提要素。

一、项目档案工作的特点

项目档案是指固定资产投资项目在提出、立项、规划设计、施工建设、竣工验收等过程中形成的各种具备使用价值的资料、文件等，通过各种方式进行保存和记录。

为了更好地完成项目档案工作，需要确定工程建设目标、工程建设周期、工程建设规模，做好相应的管理工作，严格按照国家法律政策要求，对建设过程进行有效约束，从根源上减少不必要问题的出现。项目档案是项目建设过程中各种数据信息的原始记录，展现出了全面性、专业性、动态性等特点[1]。在开展项目档案工作的过程中，需要保证档案信息的完整性、准确性、全面性，其特点是资料比较多，覆盖范围广，指导性强、管理难度大、对项目档案验收要求严格。根据项目档案工作的特点，需要思考档案管理部门在企业中的价值，顺利完成项目档案工作，制定相应的工作计划，优化应对措施，结合实际情况，保证项目档案管理的规范性和专业性，有效提高项目档案工作水平。

（一）责任重

作为项目建设中的重要因素，项目档案形成在整个项目建设的各个环节，能够真实地展现出项目从提出、立项、设计规划、施工建设、竣工验收、后期投用各个环节的内容，其形成过程进一步反映了与项目活动对应的运动规律，是项目建设的成果，是无法取代的关键产物。所以，项目档案不仅承担着记录整个项目建设过程的职责，同时也肩负着为科研生产提供服务的重要使命，是项目建设与管理的前提依据。

（二）难度大

一方面，档案资料比较分散。因为项目法人和设计人员、施工人员、监理人员、上级地方等专业管理部门人员之间存在着一定的联系，人员流动性比较大，涉及的专业内容较多，导致项目档案资来源多样化，在一定程度上给项目档案资料采集与整理工作增添了难度。另一方面，项目档案体现出一定的周期性。项目周期性管理特点使得项目各个环节都要严格按照约定的要求进行，保证在规定时间内顺利完成。在这种情况下，项目档案工作需要和项目建设各个环节保持同步，做好追踪调查工作，高效配合，防止出现脱节问题。除此之外，管理相对比较复杂，因为项目档案涉及的内容比较多、数量大，载体相对比较复杂，需要根据项目档案的实际情况和形成规律，采取对应的管理方式和对策，迎合其多样化特点，这在一定程度上让项目档案工作变得更加困难[2]。

（三）要求高

对于项目档案来说，作为项目管理、工程竣工验收、生产运行、维修管理、对项目改造进行审核调查的依据，可以给项目建设正确判断和科学决策提供数据参考，是维护项目资产与知识产权的关键，更是保证项目稳定运行和科学管理的前提，是项目建设发展过程中的重要资源。对于项目档案来说，是否真实、完整在一定程度上将会给项目档案工作质量和结果造成一定影响。

（四）分布广

开展项目档案工作并非是一个独立的管理系统，项目档案是一个汇集了整个工程建设过程各项信息的载体，涉及的内容比较多，容易受到各种因素的影响。所以，要想更好地完成项目档案工作，需要各个部门配合进行，其中包括项目领导、项目负责人、项目管理人员、项目施工建设人员、项目技术人员等，都要对项目档案工作要求有充分的了解，并且要求项目档案工作人员掌握充足的专业知识，具备一定的专业技能，通过科学协作，形成一个多方参与的项目档案管理工作机制，在各级人员的配合下，保证项目档案工作顺利完成。

二、国家对项目档案工作的要求

为了让项目建设工作有序进行，真正做到有章可循、有据可依，保证项目建设全过程得到科学管理，顺利完成建设目标，防止因界面不清晰出现问题后各个部门相互推卸责任，需要加强项目建设与项目档案管理体系建设。例如，结合项目现场具体情况，完善项目管理机制，科学划分各个部门的工作职责，确定好职能部门之间的关系，各司其职。与此同时，明确项目建设的整体要求，完善相应的奖罚措施，把文件材料通过立卷和归档的方式融入各个部门职责中，将其当作一个支撑性的文件，并且优化项目文件归档管理细则，完善项目档案管理体系，确定档案管理对策，重点对各个立卷部门建档过程进行监督管理，要求严格按照归档内容和归档时间完成相关工作，并且建立设备、材料管理合同机制，在确定工作职责的同时，协调好各部门之间的关系，保证项目档案管理工作顺利进行，快速完成工作目标。

（一）依法建立健全项目档案

结合我国相关部门发布的基础设施工程质量管理要求，各个项目建设都要严格按照国家法律标准完成建档工作，并且加强相关工作体系建设。从项目筹划到项目竣工验收完成，各个环节的文件资料都要严格按照国家法律标准进行采集、整理和归档，项目档案管理部门及相关工作人员应该将工作职责落实到位，对于失职的工作人员，可以结合实际情况依法处理[3]。

（二）提高对项目档案管理重要性的认识

国家档案管理部门在发布关于基础设施工程质量管理的过程中，要严格按照国家法律标准完成建档工作，并对项目档案进行科学管理。在项目质量管理中，项目档案管理作为重要内容，在国家基础建设中发挥着重要作用，各级档案管理部门需要给予此工作高度重视，严格按照相关要求做好项目档案管理工作，为项目建设和发展提供专业化服务。通过加强项目档案科学领导，科学划分档案工作职责，将其融入工程质量领导责任机制中，并且把项目档案管理渗透到项目法人责任制度范畴内，优化项目档案管理流程，创新项目档案管理对策，保证项目档案管理工作顺利进行，有效提高档案信息的完整性和真实性。

（三）加强项目档案验收和管理考核

国家相关部门在发布的项目档案验收管理政策中明确表示，项目档案验收作为项目竣工验收中重要的组成部分，没有经过项目档案验收或者项目档案验收不通过的，不可进入或者开展项目竣工验收工作。通过做好项目档案管理工作，和项目建设工作同步落实，项目建设部门需要把项目档案管理工作融入项目建设管理活动中，科学划分项目档案管理职责，完善相关人员的工作责任机制，并对其进行全面考核，从根源上减少项目档案工作中的问题，提高项目档案管理水平。

三、项目档案工作目前存在的问题

随着固定资产投资项目管理更加规范和专业，国家对固定资产投资项目档案工作提出了严格要求，项目档案需要从项目立项环节入手，到工程项目竣工验收结束，直到后期投放，整个过程都要做好项目档案收集、整理等工作，对项目档案管理提出一系列要求，如果在实际工作中没有严格按照相关要求操作，必然会产生一些问题。当前项目档案工作中常见的问题有以下几点：

（一）组织领导方面认识不到位

领导人员的重视度会对项目档案工作的实施起到一定影响，一些单位领导对项目档案管理重视度不够，没有意识到档案工作的必要性，组织落实不到位职责划分不清晰，没有构建完善的项目档案工作机制。在项目开始之前，没有把档案工作纳入项目管理活动中，在项目建设过程中，档案部门也没有全面参与项目立项、规划设计、施工管理等环节，无法实现对项目档案形成和管理过程的科学指导。在项目完成后，对项目档案归档缺少有效的激励和考核，因为档案不可再生，即便采取相关措施进行处理，也无法获得理想的效果。

（二）规章制度方面不够健全

一些单位在项目档案规章制度建设方面表现出薄弱性的特点，没有严格按照国家相关要求和法律标准制定对应的项目档案管理机制，在项目档案形成一定量以后，在项目档案整理、开发过程中缺少一套专业化的指导依据，没有建立部门及人员责任机制，缺少专业化指导，相应的考核和奖罚制度也不完善[4]。

（三）人才队伍建设培养力度不够

随着各个单位在用人、考核、激励方面的工作体系改革优化，相关部门和编制开始渐渐被压缩，人员流程性比较大，一些单位档案部门没有独立设置部门和人员，档案工作逐渐被弱化。因为相关人员比较少，档案工作规模大，档案人员需要把大量时间和精力放在事务性工作上，缺少学习的机会，导致档案从事人员专业水平和综合素养比较低，无法满足项目建设发展要求，使得项目档案管理比较随意，影响档案工作效果。

四、强化项目档案工作的相应对策

为了让项目档案工作朝着专业化、规范化的方向发展，需要加强档案工作体系建设，从行业管理的角度出发，结合实际情况，采取一系列对策。

（一）在项目整体竣工验收前实行项目档案专项验收

结合我国相关部门发布的项目档案验收管理要求，各个单位在上级公司开展项目竣工验收工作之前，需要做好档案信息的自检工作，自检通过后，相关部门需要在项目竣工验收前两个月向上级档案部门提交验收申请，并做好专项验收准备工作，由档案组织部门人员负责对项目档案进行科学验收。验收通过以后，由验收部门在项目档案验收评审表中认真填写验收意见。相关部门需要把档案部门签字审核通过的档案验收评审表当作项目竣工验收的依据，反馈给建设主管部门进行审核。项目档案专项验收没有通过的，需要由验收部门提出相应的整改意见，要求项目负责人在项目验收竣工之前进行整改，并结合实际情况进行复查[5]。通过项目档案专项验收的，及时找到存在的问题并进行处理，保证项目整体竣工验收工作的顺利进行。

在今后的项目档案管理过程中，应将其提前纳入项目建设过程中，从根源入手，做好过程管理工作，结合项目建设要求和各个环节的实际情况，做好档案信息采集、整合与验收工作，保证档案信息质量。

（二）在项目档案专项验收工作中实行项目经理负责制

现阶段，项目档案专项验收工作已经全面开展，严格按照相关要求和标准将其落实到位。结合目前的情况，根据项目档案验收工作要求，对项目负责人和建设部门的相关人员进行层次上的划分，定期开展相关培训工作，培训考核通过的人员才能参与到项目档案专项验收活动中，让项目档案工作变得更加规范和专业。

（三）坚持执行项目档案管理登记制度

企业需要建立完善项目档案管理登记机制，凡是新建设、在建设、竣工收尾的工程项目，认真填写项目档案管理登记报表，及时了解项目档案管理情况。对于新建项目，需要在施工的六个月完成填写工作，在建以及未竣工验收的项目，每年填写一次，同时在每年3月之前提交给相关部门。

项目档案登记工作是项目档案专项验收的重要依据，建立完善的项目档案管理登记机制，可使档案管理更加规范和专业，并且给档案管理部门提前参与到项目管理活动中提供依据，让档案管理和项目管理同步发展。

（四）实行项目档案信息反馈、通报制度，表彰先进

要想更好地完成项目档案工作，档案部门需要加强项目档案信息反馈、通报管理机制，对项目档案验收过程进行科学监督与指导。通过简报的方式汇报各个项目的档案工作进展情况，定期对各个部门在项目档案工作中的表现和成绩进行评价与公布，开展表彰先进工作[6]。

（五）加快推进行业档案专业人才队伍建设

一方面，在企业内部选择一些专业水平高、工作经验丰富的人员从事档案工作，另一方面，加强专业培训，考核通过的人员将会积极参与到企业项目档案专项验收活动中，积累经验，并且适当对专兼职档案员开展各种专业化培训活动，不断提高相关人员的专业水平和素养，促进行业档案专业人才团队建设与发展。

五、结束语

总而言之，通过全面开展项目档案工作，能够给企业档案管理水平的提高和发展提供支持，促进档案管理理念和模式的改革。通过加强项目档案科学管理，优化档案管理工作流程，让项目档案渗透到项目建设的各个环节，为项目建设发展服务。通过做好项目档案工作，完善信息交流体系，建立项目管理平台，可以将项目档案自身的价值充分发挥出来，有利于企业更好地发展。