高校仪器设备验收与管理的路径探索

于强强 聂庆明

(无锡职业技术学院 资产与实验实训设备管理处，江苏 无锡 214121)

高校仪器设备验收工作作为高校仪器设备的“招标采购、入场验收、资产入库”三大环节中的关键节点，既可以检验招标采购的合同履约情况以及招标需求的响应情况，守好学校购置资金付出的最后一个关口，又可以验证仪器设备数量、品牌、规格型号等各项指标参数的准确性，确保资产入库工作中的账实相符[1]。现阶段高校仪器设备资产验收无统一的验收流程和标准，且在实际工作中存在“重采购、轻验收”的情况[2-3]，因此，应积极探索高校仪器设备资产验收工作的实践性管理办法。

1 高校仪器设备验收的重要性

高校仪器设备资产验收是指高校对所购买的仪器设备在付首款前进行的一次查验环节，查验的内容主要包括仪器设备的各项参数是否符合招标文件和合同的规定，功能是否满足招标需求，供货时间是否在规定期限内，售后时效和期保是否达到招标标准等[4]。在实际验收工作中，经常会遇到以下两种情况：第一，不良供货商故意提高仪器设备参数应标，中标后提供不符合招标文件要求的产品，导致进场的仪器设备不能满足实际需要；第二，资产入库时按照发票参数入库，实际仪器设备参数和发票参数存在差别。仪器设备验收工作的目的:一是确保“约实相符”(这里的“约”指采购合同、招标文件，“实”指购买的仪器设备实物)，从而提高购置资金的利用成效；二是保证资产入库时的“账实相符”，提高国有资产实值率以及使用效率。基于这两个“相符”，仪器设备验收工作需从多方面考虑，不仅要提高购置申请人和验收人员的责任意识，避免流于形式的验收过程；而且要增强验收时效、确保验收规范化，进而把控采购质量、确保入库账实一致，切实维护学校利益。

2 高校仪器设备验收现存问题

对高校仪器设备验收工作，根据上级部门相关要求，各高校基本自行建立了相关的验收制度和验收流程。经过和多所院校沟通交流，发现在实际的仪器设备资产验收过程中或多或少存在以下五个方面的问题。

2.1 仪器设备购置申请人验收观念淡薄

高校仪器设备购置的申请人大多是实验室建设教师，他们在实验室建设前期的仪器设备需求论证、购置资金、市场调研等方面都较为认真负责，然而，在他们向采购部门提出采购申请后，有些购置申请人认为经过严格招标采购工作流程所购置的仪器设备必然能达到自己的要求，进而对仪器设备验收工作不重视，存在“走过场”的验收观念[5]。有些申请采购仪器设备的实验室建设教师对学校资产验收过程不清楚、对相应验收规章制度不了解,进而产生一些不规范的现象，加大验收难度。例如，在邀请验收专家和职能部门验收负责人验收时，出现仪器设备未安装完毕、不能够正常运转或者验收报告单仪器设备参数填写不完整等现象，极个别教师甚至会询问验收人员是否可以对不符合要求的仪器设备现场提前签字先验收通过，不足之处后期再进行改正，以方便仪器设备账务处理。可见,仪器设备购置申请教师的验收观念淡薄会导致部分仪器设备的验收工作耗时耗力、效率低下。

2.2 验收人员过于依赖验收牵头部门的决定

高校中达到一定金额的仪器设备资产的验收必须有资产管理处(这里指具有资产验收职责的部门)和实验实训设备管理处(这里指专职管理实验实训室仪器设备的部门)这两个部门参加，这两个处室也常常被当作仪器设备验收工作的牵头部门[6]。调查发现，在少数情况下存在个别验收人员的验收结论过于依赖验收牵头部门决定的情况，出现只有验收牵头部门在验收单上签字确认后，个别参与验收的相关人员才随之进行签字的现象。这种现象反映出个别参与验收的人员流于验收形式，对验收过程的关注不够，过度依赖验收牵头处室验收决定的现况，进而表明验收结果存在一定程度上的不严谨。

2.3 验收过程缺乏科学性和规范性

完整的验收过程应该包括开箱清点、安装调试、技术指标测试、组织验收小组、现场验收、验收资料归档六个环节[7-8]。调查发现，验收小组成员组成不合理及现场验收不规范是目前高校仪器设备验收常见的问题。第一，验收小组成员组成不合理[9-10]。由于高校的仪器设备专业性较强，为避免验收人员专业不匹配或缺少类似项目经验的情况[7]，验收小组成员的组成可能会局限于单个院系内部的专家或专业教师，他们彼此熟知，因工作上的交集对验收过程中的细枝末节很容易产生包庇心理，导致验收结果存在一定程度的不科学性。第二，现场验收不规范。对仪器设备验收现场，验收人员仅仅局限于对仪器设备规格型号等参数是否符合招标文件和合同的规定，以及仪器设备是否能够正常开机运行的表面验收，很少有更进一步对仪器设备的性能、运行指标进行验收[7,11]，验收点不全面，验收结论片面。

2.4 被验收仪器设备的实际成效难以把控

被验收仪器设备的实际成效指的是经初步验收后，首付款已付，仪器设备在实际使用过程中发挥的价值。这个价值体现在实际使用中的各项参数指标是否满足初始招标文件和合同的设定标准。通常仪器设备的尾款付出是在首付款付出的一年后，在这一年中仪器设备的运行状况可反映设备今后的可使用价值，但是在仪器设备进场验收结束后和尾款付出前这一年的时间段里，验收组对新购仪器设备的实际成效关注甚少，尾款付出也过多依赖仪器设备购置申请人的决定。在高校仪器设备验收工作中，仍存在仪器设备购置申请人过于考虑项目完成进度而忽视新购置仪器设备实际运行成效的现象。

2.5 未建立异常验收管理制度

异常验收包括超时限多次验收、最终验收未通过等情况。在实际验收工作中，存在超过规定时间限定还需要进行多次验收才能通过的情况。导致多次验收的原因主要有供货速度慢、仪器设备自身功能调试慢、个别仪器设备部件功能需要更换或重新定制、设备购置申请人对仪器设备进场速度和质量等监督不到位等。最终验收不通过的情况极少，导致最终验收不通过的主要原因有仪器设备功能指标存在应标虚报、交货验收无法满足合同规定又不能进行提升改正[12]。有些高校对异常验收仍缺少相应的管理规定，不利于学校的仪器设备验收工作的顺利开展。

3 高校仪器设备验收工作的实践探索

为了满足高校实验室建设的需要，更好地保障教学科研工作的开展[13]，针对现阶段高校仪器设备资产验收工作过程中存在的突出问题，提出改进仪器设备验收工作的建议和对策，以求更好地维护学校利益。

3.1 建立仪器设备购置绩效评价机制

为了增强仪器设备购置申请人的验收观念及验收责任感，避免出现延时验收或多次验收的现象，高校应建立一种贯穿“购置—验收—入库—付尾款”全过程的绩效评价机制。此机制采用百分制综合评分方法，考评对象为仪器设备购置申请人，考评内容主要针对购置申请人在“购置—验收—入库—付尾款”整个过程中的工作表现。考评内容分四部分：仪器设备招标采购工作考评、仪器设备验收工作考评、仪器设备档案归档及入库工作考评、仪器设备运行成效管理及结付尾款工作考评，每部分占分为25分，具体得分由每部分的主要工作负责人判定，最终根据考评结果形成仪器设备购置绩效考评报告单。此报告单的总得分将作为年终工作绩效考核依据，直接与年终奖励和项目奖励挂钩，并作为部门年终考核要求之一。对考评内容中的仪器设备验收工作考评部分，其主要考评负责人为验收牵头部门，如资产管理处、实验实训设备管理处，其考评内容主要包含验收资料是否齐全、验收报告单是否按规定填写完整、现场是否已经满足验收条件(仪器设备是否安装完毕、与仪器设备安装有关的消防安全措施是否已经做好等)、验收是否超过规定时限等。对其他三部分考评内容和考评要求则根据对应工作要求进行设定。仪器设备购置绩效评价机制可全面考查购置申请人的工作情况，消除其“走过场”的验收观念和懈怠思想，督促其在验收工作中尽心尽责。

3.2 建立分责验收模式与线上并行无干扰验收结论评判方式相结合的定评新方法

分责验收模式是改变传统同结论评判签字确认的一种责任细分签字确认验收方法。传统同结论评判签字方式是在验收报告单中验收结论模块形成统一意见后，所有验收人员确认签字的一种验收形式。传统同结论评判签字方式不能体现验收的工作分工和责任划分，在一定程度上易造成验收人员产生大家认同我也认同的验收心理。而分责验收模式指的是细化验收结论模块，主要分为三部分。第一部分：由项目负责人、使用责任人(保管人)、资产管理员共同签字确认的仪器设备入场接收至初试运行的现场验收结论。主要验收的内容包括仪器设备入场是否满足招标文件和合同的时限规定、仪器设备的包装是否完好、规格参数是否准确、设备入场后试运行效果等。第二部分：专家验收结论。专家验收的主要内容包括仪器设备的运行状况、性能指标等。第三部分：验收现场监督人员结论。验收现场监督人员指高校的资产管理处和实验实训设备管理处验收负责人，其主要职责是再次核对仪器设备的规格型号等参数指标，确认仪器设备安装现场是否符合学校建设和消防规定，监督验收专家的人数和专业是否符合验收要求，验收过程是否合规等[14]。建立线上并行无干扰验收结论评判方式是指在现场验收结束后由仪器设备购置申请人网上发起验收结论评判请求，参与验收的所有人员进行在线结论评定，且除了牵头负责部门，其他人无权限查看他人定评结论，最终评定结果由牵头负责部门告知购置申请人(严格规定未经相关部门允许不得告知他人每位参评人员的评定结论)。分责验收模式与线上并行无干扰验收结论评判方式相结合的定评新方法取代传统现场定结论验收模式，在一定程度上可解决现存少数验收人员依赖以验收牵头部门决定为主的验收问题，以及验收中因相识碍于情面而产生的情面验收等问题，增加了验收结论的严谨性。

3.3 建立验收专家库和验收责任终身制

建立验收专家库指的是全省所有高校共同建立一个验收专家库系统，专家库成员由具有验收资格的在职教师和经考评获取验收评定资格的社会人士组成(类似招标采购评标专家库)。对高校的仪器设备验收工作设定验收规范，达到一定金额的仪器设备必须请专家库中的专家参与验收。验收可以分三个等级：第一等级为30万元以下的仪器设备验收可由校内人员组成验收工作组完成验收工作；第二等级为30万～100万元的仪器设备验收必须邀请三名及以上专家库中的校外专家参与验收工作；第三等级为100万元以上的设备必须邀请五名以上专家库中的校外专家参与验收工作。对于30万元限额以上的校外专家抽取工作，可以由学校资产管理部门负责，指定专人于验收日前一天上午9点至10点进行，并对被抽取专家的个人信息严格保密，专家库系统自动发送通知短信和邮件给专家，通知短信和邮件的内容包含验收时间、验收地点以及注意事项提醒等。同时，学校资产管理部门验收专家抽取专员可电话联系被抽取的验收专家，确认其是否能够准时参与验收工作，如果验收专家不能准时参与验收安排，则可进行验收专家补抽工作，确保验收工作能够正常开展。另外，验收专家库系统对应的管理制度要明确专家库成员被抽取后的请假制度，并且要完善考核机制。建立验收责任终身制，引入类似司法责任追究制的验收责任制度，即验收专家对自己参与的验收工作终身负责，出现问题后不能因时间、岗位和职务的变化而免责。建立省内高校联盟验收专家库可以有效避免验收时因仪器设备专业性较强而导致验收专家局限于校内单个院系或者无法找到合适验收专家的状况。验收工作的终身责任制度，可以让验收工作更加严谨，不局限于表面验收，提高验收工作的深入性和规范性。

3.4 建立二次验收制度

二次验收是指仪器设备进场经首次验收使用一年后在付尾款前进行的一次验收工作。二次验收相对于首次验收，评判的是仪器的使用运行效率、效益和使用状况等[15]。二次验收的参评人员由首次验收人员组成，人数为首次参评人员的三分之二，验收结果形成线上二次验收报告单，报告单评定内容主要包括以下5个方面：(1)仪器设备现运行状态是否正常；(2)仪器设备近一年质保记录有几次，质保响应时间是否满足签订的合同要求；(3)仪器设备外观的损坏情况；(4)仪器设备的功能实现情况；(5)仪器设备一年中的使用效益情况。二次验收考评的内容主要针对仪器设备现运行状况是否满足合同签订时的要求、质保是否合格、使用效益是否满足购置要求等。现阶段，仪器设备购置合同一般约定：自买方验收通过之日起12个月内仪器设备使用正常，无质量和功能问题，需全额支付尾款(全款的10%)[15]。因此，二次验收报告单中所设定的验收内容的最终考查目的是仪器设备在使用一年后是否满足付尾款的条件，二次验收合格，仪器设备购置申请人可付清尾款。二次验收可以消除因仪器设备购置申请人考虑项目完成进度急于付尾款的心态，有力保障了新购置仪器设备的实际成效，提高了国有资产实值率。

3.5 建立异常验收管理制度和线上全程跟踪进度管理模式

建立异常验收管理制度，明确因非特殊不可抗力因素导致的多次验收、最终验收不通过的处罚和赔偿措施，并针对不良供货商违规导致的异常验收，根据情节轻重情况判定是否列入招标采购失信名单库，列入失信名单库的不良供货商于学校招标采购官网公布，禁止其参与学校今后任何招标采购项目的竞标。线上全程跟踪进度管理模式，是指改变现阶段校内招标采购官网只公示招标、中标相关通知的管理方式，设定项目“招标—中标—验收—入库—二次验收—付尾款”全程跟踪公示管理模式，类似快递行程管理模式。初步探索可实践的线上模式，设定“项目名称、项目号、状态”组成项目标题，点击标题进入可查看招标项目的进展情况，针对验收模块公示信息，如有延迟验收或多次验收的情况，则公示延迟或导致多次验收的原因。通过建立异常验收管理制度和线上全程跟踪进度管理模式，可有效减少异常验收情况，提高验收效率。

4 结语

新形势下，各高校在仪器设备资产验收工作中积极探索，管理方式各有不同。在实际验收工作中，部分高校仍然存在对验收工作不重视、验收流程不严谨、验收成效低、未建立异常验收管理制度等问题。因此，高校应根据自身发展需要，针对实际工作中遇到的突出问题，逐步建立适时之需的购置绩效评价机制、分责验收模式、验收责任终身制、二次验收制度以及异常验收管理制度；结合信息技术的发展[16]，开发线上验收结论评定新方法和全程跟踪进度管理新模式，弥补自身验收管理缺陷，提高现阶段高校仪器设备资产验收效率；通过验收把控采购质量，提升新购仪器设备的使用实效，切实维护学校发展利益。