6S精细化管理在医院档案管理中的应用

聊城市人民医院 李喆

档案管理在医院的运营和建设过程中发挥了十分重要的作用，医护的档案数据为提升医院的诊疗水平产生直接的影响，患者的档案管理可以进一步体现医院对患者的关怀。随着档案管理理念的不断发展，医院的档案管理也更加强调规范化、科学化、智能化，6S管理模式最早起源于日本的企业管理，从6个方向（整理、整顿、清洁、清扫、安全、素养）展开有效的管理，从形式上和制度上保证管理政策的有效落实。

一、6S精细化管理

6S精细化管理最早被用于企业管理的过程中，讲究在企业运行的过程中，通过明确的执行目标，形成日常工作行为的规范化，进一步提升企业内部运行效率和管理水平。

同时，6S精细化管理是一个长期系统的管理过程，只有在工作过程中充分贯彻管理目标，才能有效地实现管理行为日常化、工作方式习惯化，从而提供高效的运营和管理服务[1]。

医院运行过程中产生的档案信息种类繁多、内容十分烦琐。医院档案管理的6S主要内容包括：整理，需要将档案信息进行合理的分类，并建立对应的索引条件，与档案管理无关的内容需要进行及时的清理；整顿，需要将医院档案管理相关的制度、规范、流程进行有效的整顿，使其规范化模式化，从而提升管理效率和档案信息提取速度；清洁、清扫，需要清除档案信息中意义不大、无法提供良好医院服务的内容，保持档案信息的干净与整洁，从而确保医院档案信息服务的有效性；素养，从档案管理人员的工作能力、职业素养中做起，进行有效的培养和发展，使档案管理人员形成良好的工作习惯；安全，需要重视档案信息管理工作过程中的信息安全，管理规章制度安全，提醒档案管理人员该工作的重要性，并注重在工作过程中保持长期的警惕性，以确保档案管理工作得以有效地展开[2]。

二、医院档案管理面临的主要问题

（一）管理流程不规范

相较于其他社会机构的档案管理，医院档案管理的内容更加复杂，对数据的真实度、准确性、时效性要求更高，不仅包括医院在正常运行过程中产生的医疗、患者数据，在医疗科研项目中的数据信息，还包括医院在运营过程中的人事档案、经营管理档案。因此，收集档案信息的方式、归档内容具有较大的差别，并按照对应的档案管理流程来进行有效的操作。但在实际管理的过程中，一方面由于对档案信息管理的不重视，导致医院档案管理部门长期工作在较为随意的状态，档案信息收集的期限、归档、废弃等制度极不合理[3]；另一方面，我国医院的医护业务较为繁忙，在病历、处方等开具的过程中，由于业务对时间的限制，书写的字迹较为潦草，且没有进行明确的标识，在导致患者理解困难的同时，也为档案管理带来不良的影响。这些问题都导致医院档案管理过程中的效率低下，也导致档案信息的收集、分类、归档具有更高的难度。

（二）配套设施不够完善

随着我国民众对健康的需求以及医疗技术水平的发展，医院医疗档案的数量也伴随着信息技术的发展而爆炸式增长。虽然档案管理的信息化可以有效解决当前医院在运行过程中产生的各种数据，但是在实际的医院运行过程中，纸质档案依然占据档案管理工作内容的极大一部分。纸质档案的增加，以及纸质档案信息化的难度，使纸质档案的存放、信息化的效率得到有效的保障。在受到硬件和软件制约的情况下，档案无法被有效地电子化、数据化，同时由于档案信息管理系统与医院信息系统存在一定的接口问题，导致医院信息管理系统无法有效收集档案信息，并在档案信息管理系统中进行有效的电子归档，从而无法实现医院内部档案信息的充分共享和共同管理[4]。从档案电子化数据化的角度来讲，医院档案信息的录入难度较大，现阶段的录入依然通过人工识别、手动录入的方式进行，缺少扫描仪、智能识别软件的有效支持。同时，医院在运行和科研过程中产生的影音资料，现阶段并没有进行有效的归档，从而导致医院档案管理的总体水平低下，信息技术的利用效率不高。

（三）档案管理人员的素质堪忧

医院档案管理对工作人员的素质要求较高，不但需要具备基础的档案管理技能，还需要具备专业的医疗基础知识，以及信息化管理的技术、技能。医院档案管理人才的选拔、培训工作具有一定的难度，同时多数医院不太重视对专业技术的培养，导致档案管理人员的素质无法满足现代化档案管理的需求。在人才引进的过程中，缺乏良好的人才培养机制和晋升机制，导致医院档案管理并没有吸引优秀人才的能力。在很难引进外部新鲜血液的情况下，档案管理队伍的工作理念、技能素养无法得到有效的发展。甚至在采用精细化管理制度的情况下，档案管理人员依然对自身的工作目标和服务内容一知半解。同时，随着医院运行对档案管理服务的需求，档案管理人员的素质、能力是保证医院档案管理质量和效率的重要保障，只有具备具有竞争力的发展空间和良好的档案管理能力、医疗专业知识的培训，才能确保档案管理人员的能力素质符合医院的发展需求[5]。

（四）工作方法不科学

医院档案管理的数据量巨大、类型繁多，不同的档案数据类型需要采用不同的管理流程，以确保其数据的真实性和有效性。这就导致医院档案管理的流程和规范性缺少一定的参考标准。同时，医院长期处于人力资源紧缺的状态，无论是在医疗、科研业务还是在档案管理中，人才数量的紧缺导致档案管理很难满足实际业务开展的需求[6]。在此情况下，医院档案管理流程的不规范，会进一步导致档案管理效率无法得到提升，例如各个科室由于业务繁忙，对档案的送报并不积极，而档案管理人员也缺乏良好的档案信息收集的管理态度，没有进行有效的督促，导致患者档案数据收集和管理无法同时展开，患者也无法及时获得自身的病历档案。

（五）档案数据、信息化的难度较高

医院档案信息的收集过程中，虽然现阶段已经采用信息化的管理模式来进行相关信息的快速收集和整理，但纸质资料依然占据档案管理工作中极大的一部分。为了进一步提升档案信息的有效性并缩减档案管理成本，纸质档案的电子化工作是医院档案管理的重要工作内容。但纸质档案的信息较为复杂，现阶段为了确保纸质档案信息收集的准确度和有效性，依然采用人工识别、手工录入的方法，这种方式难度较高、效率较低，进一步对医院档案管理的水平造成不良的影响。

三、6S精细化管理在医院档案管理中的应用

（一）档案的整理与分类

6S精细化档案管理的过程中，需要进行有效的整理和分类中。

一方面需要将档案的类型进行等级划分，确定长期保存的档案资料、中期保存的档案资料、短期保存的档案资料，并设定对应的资料废弃标准，从而有效节省档案管理过程中消耗的资源，并同时保证档案的有效性和时效性。

另一方面还需要根据档案的具体价值来进行严格的分类和归档，并建立对应的标准，以确保档案管理工作的有序展开。而在建立具体标准的过程中，可以根据以下的方式来进行划分：（1）医院管理部门签发的文件，如会议文件、决策文件、项目文件等；（2）医院运营相关的文件，例如规章制度、医院发展历史、财务管理等；（3）医疗业务相关的资料，例如病患资料、科研项目资料、医院开具的诊疗资料；（4）科研数据、科研项目清单、科研成果、申请、执行文件；（5）医院基础设施相关的资料，例如材料采购清单、设施建设合同、验收资料等；（6）设备使用清单、设备采购申请、采购清单、使用历史记录、设备保养记录、设备维护记录。明确不同的档案类型，并制定对应的档案管理标准，从而使医院档案得以有效、快速地归档，提升医院档案管理的效率[7]。

（二）医院档案管理制度的整顿

企业管理过程中的整顿需要将工作场景中的物品进行有效的整顿与管理，以便工作能够顺利地开展，在医院档案管理的过程中，需要对医院档案管理制度进行有效的整顿。

首先，需要明确医院档案的收集管理机制，一方面需要加强对医院档案收集效率的监督和管理，让医院各个科室积极使用信息管理系统，录入业务展开过程中的档案资料收集。另一方面，还需要加强档案管理工作与业务工作的有效衔接，根据医院档案资料的分类，使档案管理工作与业务进行有效的融合，在降低档案收集难度的同时，可以增强档案管理的效率。

其次，不同的档案资料需要进行合理的分类和归档，由于医院在业务展开过程中产生的档案类型具有较大的差别，同时需要采用对应的管理制度，以确保档案管理的有效性，因此需要在制度上进行有效的保障，促使医院的业务档案、行政档案、财务档案等资料能够按照对应的管理制度和标准得以有效的落实，并将同类型的档案进行集中处理，通过有效的时间划分，确保档案信息能够及时调取，并提供对应的服务。

（三）医院信息档案、纸质档案的清扫

首先，纸质档案的清扫，需要确保档案室、档案库房时刻保持干净和整洁，确保纸质档案得到有效的保存。同时通过良好的档案室卫生安全防护制度，确保纸质档案得以长期的保存。

其次，对于医院的信息档案，需要制定明确的信息化流程，并定期对医院信息档案进行有效的整理。一方面需要加强纸质档案的数据化、电子化，并在此过程中确保档案数据录入的有效性；另一方面，需要通过信息档案的有效分类和筛选检查，确保信息档案归类的正确度和规范化，从而使信息档案在业务展开的过程中能够获得有效的利用。

此外，还需要加强医院有效档案与无效档案的清扫，一方面需要对已经失去价值的档案信息进行有效的清理，比如失去时效性的档案；另一方面还需要对医院的档案设定保存期限，以确保医院档案管理资源得到有效的利用。

（四）医院档案信息的清洁

清洁则需要将整理、整顿、清扫进行有效的制度化，一方面需要维持档案管理场所的整洁度，另一方面还需要确保信息档案实际应用过程中的分类正确、存储精确。不但需要做到档案管理职责的精细化分工，还需要从制度管理上进行有效的规范化。在确保档案管理人员按照档案管理规章制度展开工作的同时，还需要确保档案管理设施设备的完善。通过有效的基础设施完善，确保医院档案信息能够得到快速、有效的整理和归档[8]。在此过程中，需要从硬件设施的完善和软件设施的完善上入手，硬件设施的完善需要进一步提升医院档案管理系统的信息化，并通过对管理设备、计算机的推陈出新来确保档案管理的工作效率。

软件设施的完善，则需要从档案信息管理系统的更新和发展入手，一方面需要加强档案信息管理系统的模块化，从而确保当前的档案信息管理系统在功能上、处理效率上能够得到进一步发展；另一方面还需要加强档案信息管理系统与业务系统的接口建设，确保档案信息管理系统与业务系统得以有效的对接，从而无缝开展医院档案信息的搜集与整理，并确保医院档案信息的有效性，最终实现医院档案信息的清洁效果。

（五）档案管理人员素质的培养

首先，需要建立具有专业素质和专业能力的档案管理队伍，在档案工作开展的过程中，需要对档案管理人员的技能进行有效的培训。不但需要加强对档案管理技能的培训，如信息技术、医疗知识方面的培训，还需要从人才创新的角度上，根据当前的医院档案管理需求，来制定对应的培训和发展策略。

其次，需要加强档案管理队伍的专业化。一方面由于部分医院档案管理的过程中，采用兼职或者外部人员管理的方式，导致档案管理的水平较低且无法提供有效的档案管理服务；另一方面，由于医院档案管理涉及多个专业，档案管理人员的专业素质会对最终的管理成果造成较大的影响。因此需要进一步加强档案管理队伍的专业化，不但需要从内部人员的素质培养、发展中入手，还需要进一步加强外部新鲜血液的有效吸取，通过具有竞争力的条件来聘用高素质的档案管理人才，并通过外部新鲜血液来激发医院档案管理队伍的活力，使医院档案管理人员的专业水平和素质得到有效的发展，从而有效实现医院档案管理水平的快速提升和管理意识的有效革新。

（六）重视档案管理的安全性

医院的档案数据对医院的建设与发展有直接的影响，在经历纸质档案向电子档案发展的过程中，档案管理的安全性也需要得到足够的重视，以确保档案管理能够提供有效的服务。

一方面，需要加强纸质档案的针对性管理，通过严格的信息归档和调取审查、记录，确保纸质档案在使用过程中不会出现数据丢失、遗漏或者被盗的现象。同时，需要加强纸质档案存储区域的有效管理，做好防昆虫以及保存环境的维持和消防工作，并加强纸质档案的电子化和数据化。

另一方面，需要加强电子档案的安全管理，在采用防火墙技术和备份技术对电子档案进行有效防护的同时，还需要明确电子档案的访问权限，通过访问权限的设定来确保电子档案不会被恶意调取和信息泄露。同时，对于需要提取的电子档案，需要制定明确的档案调用技术方案，如使用U盘和移动硬盘调取医院档案数据的过程中，需要进行严格的记录和存档，从而确保该行为得到有效的追溯。而对于医院档案数据的网络访问，在使用明确的访问权限加以限制的基础上，需要对外部访问进行有效的网络隔离，以确保外部访问不会对医院内部数据造成影响。例如使用专用的外部档案服务器，有效确保医院档案管理服务器与外部档案管理服务器的隔离，从而使从外部带来的网络威胁降到最低。

四、结语

医院区别于其他的社会机构，产生的档案数据庞大、种类繁多，为档案管理的质量和效率带来了一定的挑战。同时，伴随医疗服务水平的提升，以及医院档案发展的实际需求，现代医院档案管理的重要性已经得到充分的证明。在此过程中，需要加强医院档案管理模式的更新，通过有效地应用6S精细化管理，从管理制度、管理行为、工作方法等多个角度上开展有效的精细化管理，在确保档案管理精准性、及时性、安全性的基础上，使档案管理能够有效地为医院业务的开展提供信息、数据服务，为医院的健康可持续发展提供可靠的数据保障。