浅议如何充分发挥综合档案室在医院管理中的作用

张俊芳

（内蒙古自治区人民医院，内蒙古 呼和浩特 010017）

引言

随着医院管理的发展和变化，档案管理已成为当今医院不可缺少的重要组成部分。医院建立了完善的档案管理室，从过去传统的档案管理到现在的档案管理，说明档案管理室在医院管理中发挥着重要作用，但如何发挥这种作用是当今医院面临的一大挑战。档案原产品，档案是原产物记录病院管理活动，证明的病院发展史，有重要的检测利用价值。系统而完整的档案材料不仅仅是文本。它详细而准确地记录了医院医疗技术发展和成长的整个过程，是医院最重要的历史画卷。档案材料不仅直观地反映了大量医院的密切关系和管理工作，也间接反映了医院不同阶段的管理水平和医院的风貌，从某种意义上说，档案建设是医院发展的重要内容。档案工作最重要的功能是注重档案工作在医院管理中的作用，这不仅是因为优质医疗工作为社会和经济服务，更因为在这方面它是医院管理质量和管理水平的重要环节。因此，加强医院的档案工作，提高档案管理水平是一项非常必要和紧迫的任务[1-2]。

一、对医院管理、记录管理和综合归档之间关系正确的理解

针对档案来说，基本内容就是医院管理，关系着医院的原始性记录，也是医院发展全过程的代表，是医院发展的凭证，因此价值含量较高。只有完整并充分的系统档案材料，才能够完全呈现医院发展的全历程。对于档案而言，其以医院管理行为为基本内容，是原始记录的表现，代表了医院发展的全过程，发挥凭证的作用，极具价值。只有拥有完整与系统的档案资料，才能达到对医院发展历程的完整呈现。因此，档案资料不仅能体现不同时间段医院的管理风貌与管理质量，还能有效反映出医院和管理之间的关系。换句话说，医院的管理是不能离开档案管理工作的[3-4]。档案的功能是为行政管理服务的，档案在医院管理中起着核心作用，是提高医院管理质量和效率的关键。综合档案馆是管理医院档案的一种手段，需要从传统的分散管理向集中管理转变。它必须把以前收集在不同部门的档案集中起来，提供内部和外部的存档服务，充分体现档案的价值，更好地促进医院管理和支持决策。

二、如何充分发挥综合档案室在医院管理中的作用

1.提高管理者对综合档案的认知水平

随着如今医院管理模式的不断转变，管理水平也得到了极大的提升，医院也正在开始向科学管理的方面发展。在这种环境下，医院的基本管理脱颖而出，需要一个完整、准确和系统的档案作为管理的基础。特别是在当今的信息社会，强调信息管理是一种不可抗拒的管理模式。一条信息可以带来新的发明或创造，或者一条信息可以带来非常有效的分析或决定，所有这些都可以从档案的作用中产生。医院的主要作用是为病人提供技术质量高、充足、安全、可靠和有信誉的医疗服务，以满足社会对医疗服务的需求。医院高级管理层高度关注服务质量和财务回报[5-6]。而更好的医院管理需要了解自己的过去和现在，了解行业的历史和现状。例如，在医院管理中的经济核算，如果没有全面、系统、准确的档案信息基础，就不可能分析和制定出切实可行的管理方法和工作指标，没有档案信息的概念，在谈及经济管理时，只能包括一般的、表面的现象。为了进行详细的分析，有必要参考医院发展的不同阶段和众多的档案材料，以找到正确的框架并获得更可靠的数据。在医院管理中，经济以及其他管理决策都需要有档案的支持。目前，管理者对综合档案工作在医院管理中的地位和作用以及正确决策所需的内容没有一个平衡的认识。综合档案材料在管理决策过程中的作用，是在管理决策之前的参考分析、调查和研究过程之后进行的，是确定管理人员是否做出正确决策的重要过程。医院领导认识到记录管理的重要性，因为全面的记录管理有利于决策，并与良好的医院管理紧密相连。只有这样，才能促使医院领导建立全面的档案管理，不忽视档案工作。作为医院的管理者，要进一步展望未来，认识到档案是一种非常宝贵的资源，容易丢失，难以恢复，只有这样，综合档案才能在医院管理中发挥积极作用[7-8]。

2.依托办公室为综合档案室管理营造优质环境

综合档案室直隶属医院办公室，因此综合档案室的管理和办公室之间有着密不可分的关联。总的来说，综合医院档案保管工作具有一定复杂性，涉及众多机关，横跨诸多领域，但同时，综合档案室的建设工作又是一步步进行，除依靠部门领导干部在政策法规等方面的帮助以外，还需各个部门的共同协调，才能确保物流管理的工作得以妥善实施，也使得所有规范和标准都得以贯彻执行。医院的综合档案室支持从内部收集和管理到日常运作的一切，使其成为档案工作人员的最佳办公环境。此外，在建立综合档案馆方面也取得了一些成绩，包括建立综合档案管理环境，实行工作人员管理制度，制定相关档案管理办法。办公室对综合档案馆工作的支持主要是指导、管理和监督综合档案馆的行政工作。也就是说，人民医院综合档案室的工作成绩与办公室工作有着密不可分的关联。具体来说，针对综合档案室的工作，如果面临着上级工作，办公室和综合档案室就必须一起陪同和参与；应主动参与有关档案工作领域的国际会议与交流活动，并注意沟通，掌握档案领域的新动态。按照标准化和规范化的发展要求，切实加强人员素质和能力，切实提高国家综合档案管理品质；要积极落实综合档案管理的有关规章制度，做到严格依法办事，明确综合档案室的各职责过程和环节，切实提高其管理质量。借助办公室、综合档案室的管理工作才能正常有序进行下去，在诸多机构有形、无形资源的帮助下，最大限度调动有关人员工作积极性，全面提升医院档案管理水平，更好服务于医院的发展与建设[9-10]。

3.建立健全医院综合档案管理制度

作为企业实施的具体过程，一些企业管理系统已经被引入。这也适用于全面的记录管理。鉴于医院在档案管理中的首要作用，有必要建立一个统一而完整的档案和归档管理系统，以使档案管理对医疗管理有用。在收集和集中管理医院所有档案的基础上，建立一个全面的医院档案管理系统。如果工作条件不适合，不能一下子引进，可以采取分步的统一管理方法，但必须明确统一管理的总体目标。实行集中统一管理，可以有效地保证医院档案的完整性和安全性，保持档案的有机一致性，从而使档案得到科学有效的利用。从管理的细节入手，有必要加强对档案材料和档案管理制度、移交制度、收集和组织制度、借阅和使用管理制度以及保存制度的建设[11-12]。明确了对文书收发人员、综合档案室人员，以及与归档工作密切相关的职能科室中负责档案资料管理等各类工作人员，在归档管理工作中的主要职能，以增强档案资料储存的管理力量，并提高了医院对各门类档案的归档质量。在各职能部门的运作中，制定各种文件的归档范围和保存期限，以实现全院档案的全面整理和系统化。全面开展综合档案信息化，通过建设网络版的综合档案室档案总登记簿、分类明细登记簿、接收移送登记簿、借阅登记册、流通和销毁登记簿，以及利用信息检索工具等。在医院内所有的综合归档软件中根据不同的分工开放不同的权限，最大限度地充分发挥了医院的综合归档工作在医院管理工作中的重要功能[13-14]。

4.提升档案管理人员素质与能力，增强管理规范性

作为总资源办公室的负责人，其主要任务是确保医院内材料的整体完整性和安全性。同时，要根据实际情况，按照规定使用档案，划分权利，明确使用范围，制定各种应用程序，改进档案的使用方式。同时，必须保证保密性，以防止档案信息的破坏或泄漏。对于综合档案室，管理人员对档案安全的管理能力，对自身业务素质也有较高要求。每一个管理人员都要具有很强的社会责任感，具有良好服务意识，热爱档案工作。除了档案管理领域的知识外，开放创新、拥抱新事物、改变思维方式、积极参与信息技术的发展、利用现代档案管理手段、对档案的利用更加敏感也是非常重要的[15-16]。

5.做好综合档案保密工作，有效提高医院管理水平

维护档案的完整性和安全性是档案管理的基本任务和目标。档案的特殊任务是确保它们不被破坏、丢失、分散或干扰。为了防止档案受损，维护档案安全，为国家领导人的决策提供物质上的保障，档案保管这一艰巨而有声望的任务是档案工作者必须始终坚持的重要基础工作。档案查阅系统通常包括阅读、借阅和复印系统[17-18]。

第一，根据不同的情况，为不同级别的访问定义了不同的范围，包括信息的保密性、完整性、可用性、真实性、可控性等。

第二，档案安全负责直接访问的机构需要高安全性能。首先，素质好，有高度的政治责任感，有为公众服务的真诚态度，对档案工作和档案事业的执着。第二，专业技术能力，要掌握法律知识，了解所管理的档案内容，了解档案规章制度。第三，思想文化品格方面，要有较高的人文基础知识水平，能总结与剖析实际使用工作中的成功经验和问题，从中了解实际使用工作的基本规律。善作利用者的本职工作，能自己解决实际使用中存在的一般问题等。

第三，加强中央监控。这包括防止档案被盗和篡改，因为一些用户浏览的唯一目的是获取凭证，并提醒那些经常阅读、划线和流口水的用户。首先，嘴勤，传达档案管理系统和使用条件，与使用者沟通，了解他们的目的和原因。其次，手眼勤，看管每个使用者，观察他们的行为。最后，手勤脑勤，与使用者的状况和使用所有档案的效率有关必须进行认真的分析和审查，并仔细监测记录系统的使用。必须严格执行记录使用情况的制度。雇主必须仔细检查离职前后使用的所有档案和资料，调查和纠正任何问题，并记录在使用记录本上。必须及时调查和处理更严重的冻结损失的违规行为，并立即向有关管理层报告，以便挽回损失。

结语

综上所述，在新的发展时期医院管理日趋系统化，档案管理在医院整体管理的提升中具有重要地位。因此，要根据医院的发展，结合医院的实际，落实综合档案室的管理，理顺综合档案室管理与医院整体管理的关系，积极构建有针对性的发展战略，提高综合档案室在医院档案管理和整体管理中的制度、机构和人员培训的作用。需要改善人民的生活质量。它必须是高效的，并促进医院综合管理水平的提高。这样做可以提高医院的整体管理水平，为医院的长期发展打下坚实的基础。