浅析烟草企业销售的内部控制问题及建议——以Z市烟草公司为例

程思佳

（英国南安普顿大学，英国 SO17 1BJ）

一、引言

内部控制作为现代各大企业稳定发展过程中一种必不可少的管理职能，在企业的各个部门和经营环节中作用举足轻重，良好的内控能使企业管理机制充分发挥自我调节、自我约束、自我控制的功能，使企业在经营道路上良性、健康、平稳地发展。当销售环节出现偏差或失控时，企业的管理部门可通过内控制度采取有效措施，防止内部人员出现违法违规行为，以规避销售风险。同时内部控制也可以避免资源浪费，节约销售成本，提高企业经营效益。

我国是全球最大的烟草生产和消费国，对于规模如此庞大的经营业务来说，烟草企业的内部控制可谓十分重要。我国烟草行业是由烟草工业企业和商业企业两部分组成，是生产和销售分离进行的，二者不存在隶属关系。烟草商业企业的主要业务即为销售，在这样的模式下，本就是内部控制难点的销售环节就变得更为重要，任何内部控制不力带来的差错都会给企业带来大量的损失。那么如何加强对烟草行业销售环节内部控制管理，使企业减少错误和舞弊行为，销售流程更加简略化、透明化、标准化、高效化、低风险化目前已经成为一个亟待解决的问题。因此，研究烟草公司销售内部控制对稳步提升Z市烟草公司竞争力有一定的现实意义。

二、Z市烟草公司销售业务内部控制现状

随着各行业内部控制的发展，烟草行业的内部控制制度也逐渐建立发展起来，烟草商业公司通过对管理者的培训来提升管理水平，为加强对舞弊和管理漏洞的防范，还开展了秩序整顿、“两烟”流通治理、定期资产清查等工作。此外，还定期接受第三方检查，积极配合审计师的审计工作，对内部控制十分重视，经过不懈努力，烟草行业内部控制得到了一定的规范管理，减少了舞弊行为和管理漏洞的发生，与以前的内控情况相比，可谓是取得了不小的成就。近年来，Z市烟草公司切实强化部门及人员职责，多方位、重细节，进一步地加强内部控制建设工作。管理层加强内部控制意识，夯实各部门人员的监管责任，增加考核制度，紧抓日常管理，这些活动都取得了一定成效，公司的销售业务开展得更加顺利高效并具有计划性。但总的来看，Z市烟草公司主要是从资金方面来达到内部控制的效果，虽有作用，但控制手段单一、成效不明显，销售环节内部控制依旧难以逃脱目前我国企业内部控制惯有缺点的桎梏，需要进一步优化改善。

三、Z市烟草公司卷烟销售业务内部控制缺陷

（一）绩效考核与评价机制不完善

绩效考核机制是企业管理之中一个十分重要的环节，是指企业管理层采用科学的考核方法，根据员工的既定目标和考核标准来评价员工的工作完成情况，并根据员工的工作情况来制定相应的激励制度并以此作为考核凭证。Z市烟草公司存在绩效考核和评价机制不够完善、考核与评价的执行标准也不够明确、考核形式也不正式、考核指标不科学、考核结果缺少公开性等问题，其绩效考核与评价机制亟待进一步改进。

（二）未建立风险预警系统

企业管理者一味地追求销量而普遍不重视风险防范，而管理层的态度和决策能够影响整个企业，导致Z市烟草公司的员工风险意识普遍淡薄，企业内部没有风险预警系统。随着人们对身体健康的关注以及控烟政策的逐渐收紧，对卷烟的销量也带来一定的影响，这都需要Z烟草公司及时建立风险预警系统进行及时预防，避免可控的风险发生以及在风险来临时能够将其带来的损失降至最低。

（三）管理人员授权审批不及时

在一个企业运营过程中，若要使内部控制起到管理作用，则每一项交易都必须适当授权。一般授权是指管理层根据国家政策制定各部门应该遵守的条例，各部门员工通过条例规定的权限，在权限内批准各项经营活动的执行，遇到权限内决定不了或需要上级授权才可以继续的交易，则需要向上级管理者汇报，待上级授权审批后才可以进行下一步工作。当一个企业有多个部门和员工时，企业就应该在各级权限内合理分配任务，将企业员工按照任务量和任务难度进行调配，当所有人合理协调地工作的时候，公司整体才能高效运转。Z市烟草公司设立部门较多，企业内部由于流程复杂导致企业办事效率低下，各层级管理人员之间授权审批不及时，往往会在等待授权审批这一环节耗费非常久的时间。

同时，授权审批的滞后性还导致了信息沟通不畅以及信息失去时效性。信息失真导致的信息质量下降所带来的危害不是企业短时间就可以通过急救措施弥补的，而是需要长久的恢复和修正，可见确保信息的质量和时效十分有必要。Z市烟草公司近年来对信息技术发展投入了大量的人力物力，已经实现了线上订烟的全面覆盖，内部管理也高度信息化，但由于信息化建设基础不牢、授权审批缺乏及时性、各部门信息缺乏有效衔接，以至于管理层内部会出现信息孤岛或信息失真现象。单一部门信息闭塞、部门之间信息传递不及时都有可能影响到管理层对未来经营方向的决策，还会对下一阶段的经营预案产生不良影响。此外，信息失真还会影响企业生产经营决策和资源的合理配置，同时会影响经营活动的全过程，危害企业的生存与持续发展的可能性，若提供的信息存在账实不符导致的信息失真的情况，则会影响财务信息的正确性从而使企业管理者做出错误决定。而烟草行业作为高度计划管理模式下的政企合一的国有垄断企业，烟草行业收益的一大部分都将成为国家税收来源，产权主体缺位、监督者虚位、权责不清、制度僵化环环相扣的弊端导致的后果可能会影响企业经营状况。

（四）企业内部缺乏对销售交易的独立核查

想要确保企业内部控制的合理运行，独立核查这项内部控制活动也必不可少。内部控制是动态的，没有任何一条清规戒律可以让内部控制制度一劳永逸，良好的内部控制应该随着不同的问题的发生而产生对应的解决办法。所以在销售方面，企业内部需要有一个部门独立地对不同控制目标进行不同的内部控制核查程序，以确保工作人员对控制制度的正确执行。Z市烟草公司由于内部控制氛围不强，管理层内控意识淡薄，内部审计部门地位较低，总是受限于财务部门的管理，难以发挥其独立核查和监督的职能，这大大增加了错误和舞弊的发生概率，严重影响数据的真实性和企业资产的安全性。另外，Z市烟草公司的部分工作内容与财务人员重合，不能履行其真正的职责，难以发挥内部核查的真正作用。

四、Z市烟草公司加强销售内部控制的建议

（一）细化绩效考核与评价机制

良好的内部控制离不开完善的监督机制，监督机制的存在能迫使内部控制由静态变为动态，由一味地遵循定好的制度变为能够根据产生的新问题不断找出更好地解决措施并及时修正。Z市烟草公司应该设置更加完善的内审机构，避免“遵循一个规定不变通”的现象产生，有效地完善整个内部控制系统。

考核评价是对销售部门以及销售人员的成效进行的检验，精准有效的考核评价应辅以相应的激励和问责，能够更好地把内控制度落实到具体实处。在考核评价标准化的问题上，要结合Z市烟草公司实际制定量化评价指标。应及时完整地考核各岗位工作人员的职责履行情况，设计员工考核评分表来记录人员实绩，为每一位员工的升迁提供合理依据，去繁拨冗，督促每一位工作人员“在其位，谋其事”。具体考核指标应包括“硬指标”和“软配套”即业绩考核（定量）+行为考核（定性）。例如，销售收入增值率、毛利率、坏账率等定量指标；客户满意度、工作完成情况、工作能力等定性指标。管理层应做到每月严格按时、按标准评分，以进一步提高工作效率。

（二）建立风险预警系统

风险预警涉及烟草销售经营过程中的每一个细节，能够提高Z市烟草公司抵抗风险的能力，对于风险预警方面，本文认为应采取以下措施。

1.成立专门的风险分析小组

Z市烟草公司可引进专业风险管理人才，挑选业务能力强的员工进行培训，经过培训后成立风险分析小组，定期按时根据营销中心各个部门的工作特点和工作目标展开风险评估工作。分析每个部门可能面临的风险，结合对风险的预测和各部门对风险承受能力强弱的不同，划分风险等级，重点关注风险等级高的部门进行风险预警，制定与其相符的解决办法。

2.收集与风险相关的信息

在风险分析小组成立并对各部门进行风险评估之后，管理层应与小组一起指导各部门及时收集并注意与风险有关的信息，将这些信息递交风险分析小组人员进行处理分析。信息要及时更新以确保准确性，信息的更新归纳可以帮助风险识别并使风险预警更加有效。

3.建立风险清单

在归集信息完成之后，风险分析小组应分析信息并将其中找出的有效的、重点的、反复出现的风险预警信息提炼出来并汇报给管理层，同时将Z市烟草公司的重要风险要素总结归纳为风险清单，用来构建完整高效的风险预警系统。

（三）优化授权审批控制

前文提到，Z市烟草公司卷烟销售流程复杂，导致在管理者授权审批不及时，影响工作效率和准确性，导致营销中心不能真正地了解和预测市场需求。针对以上现存的不足之处，应简化授权审批流程使其准确地反映市场需求，提出以下改进建议。

1.简化销售流程

结合卷烟销售流程实际操作过程中的经验，简化销售流程，并且明确进行人员分工，有效避免授权审批复杂这一问题。调整供货计划制定方式，使供货计划更加迎合市场需求，加强信息流通性，使货源组织调配更加贴合商户实际需求。

2.优化线上销售平台

在信息化普及的当下，良好、便捷的信息化管理可以帮助企业获取有效销售信息并传递给管理者。Z市烟草公司应优化线上订货平台系统，可以有效地减少销售高峰时段系统卡顿、订单无法提交、消费者账号无法登陆、无法及时同步销售信息、订单失效等一系列问题，使信息质量更加高效准确。良好的线上销售系统可以使信息被烟草公司多个部门利用，卷烟的出库入库都可以及时同步，减少错误的发生，准确的信息可帮助销售流程变得更加简洁，从而从侧面解决授权审批不及时的问题。

3.建立用户反馈渠道

新商盟平台在使用高峰期出现的各种问题缺少反馈渠道，有时会出现消费者拨打电话给客服经理反馈问题却得不到解决的情况，烟草公司应设置专门的反馈意见渠道使消费者有办法及时提出使用线上平台时发生的问题，提高消费者积极性，同时还可以完善线上平台，使销售信息传达得更加及时，更方便管理者的使用。全面的用户反馈可以帮助企业更好地修正销售流程，去除多余的环节，添加有真正作用的环节，可帮助优化授权审批流程。

（四）企业内部加强对销售交易的独立核查

1.增强内审部门的独立性

独立性是内部审计的最本质特征，是实现其目标、履行其职能的必要保证。监督（Monitoring）是COSO内部控制框架的五个要素之一，此职能虽不能独立创造价值，但却可以通过检查来帮助其他四要素更好地发挥作用，给企业带来更大的价值。Z市烟草公司内的财务人员和审计人员因为参加日常的财务工作和审计工作，不能履行好独立监督职能，所以企业应增设独立部门进行内部核查，该部门人员不能同时参与Z市烟草公司财务部门的日常工作，防止串通舞弊。内部审计部门负责人应直接向组织内最高决策层负责并报告工作，不受其他部门或个人的干扰，从而保证内部审计活动的实施。

2.加强内审部门核查人员的专业性

Z市烟草公司虽然本身就有财务和审计人员，但这些人都参与了日常活动，且独立的内审部门需要从日常业务中寻找问题和漏洞，所以需要更好的职业素养和更高的专业性。Z市烟草公司应引进专业人才，加强已有职员的专业培训和考核，提升内审部门工作人员的业务能力。

五、结语

在日益复杂的经济环境中，烟草行业在迎来更多发展机遇的同时也会面对更多挑战，若想要提升竞争力、规避风险，则必须解决企业经营活动中的诸多问题。企业的销售环节是经营活动的重要组成部分，因此，优化企业销售环节的内部控制活动对企业健康发展有着重要意义。本文认为，Z市烟草公司卷烟销售环节的内部控制活动中存在一些薄弱的环节，若不加以改变则将给企业带来不良后果。该企业在今后的发展过程中应当结合企业经营过程中的实际情况对此加以优化与核查、不断改革创新，以规避销售环节因内部控制活动的不足而引发的各类风险，从而在激烈的竞争中保有良好的竞争力，成为高效并拥有持续发展能力的企业。