RPA在企业信息化建设中的应用探析

赵梦笑

（爱恩邦德（无锡）技术有限公司，江苏 无锡 214000）

1 引言

近年来，“内卷”一词越来越频繁地出现在各大媒体之中，其实质是竞争效率的提升与强度的加大。在企业运营中，财务信息系统作为反映企业运营结果的系统，也越来越“内卷”，对财务信息系统的运营效率提出了越来越高的要求。在数据提供的时间维度上，部分企业要求财务会计报表及管理会计报表即时（on-time）反映，以便随时掌握某个产品的毛利率、及时了解某个客户或供应商的账龄。在数据提供的综合性维度上，要求月度结束即完成集团化合并报表的编制，数据深度整合的难度越来越大。在资本市场的助力下，企业快速向集团化发展，迫切需要编制合并财务报表以及合并业务报表以全面反映集团的经营状况与经营成果，但随着股权层次的增加及股权结构的复杂化，提供合并财务报表与合并业务报表涉及多层次的抵消分录，逻辑复杂且难度很大。为满足高效竞争的需求，建立财务信息系统是企业发展的必由之路。但财务信息系统无法独立存在，其是企业“数据生态系统”的一部分，必须与其他业务系统相整合，只有这样才能最佳发挥其效能，实现公司战略规划，否则财务信息系统会形成信息孤岛，造成“伪”信息化状态。因此，企业要打破信息孤岛，整合不同信息系统，使其为财务信息系统“输入”数据，同时，财务信息系统也向其他信息系统“输出”数据，形成动态的“数据生态”，这是企业财务信息系统建设的难题。企业经常会因为整合不同系统，带来财务信息系统筹建成本的上升、实施周期的拉长、系统灵活性的降低。如何破解这一难题，是目前会计信息系统建设中面临的重大挑战。RPA（Robotic Process Automation）即机器人流程自动化，主要的功能就是将工作信息与业务交互，通过机器人按照预先设计的流程去执行，这样可以高效解决不同信息系统的数据交互问题，执行复杂的流程，大大节约人工成本。在现代财务信息系统中充分运用RPA 技术，能够全面高效地提高获取异构系统数据的能力，有利于财务信息系统整体水平的提升，在提高企业财务管理系统的整体效率、有效管理和控制财务风险以及降低财务信息系统的运营成本方面发挥着非常重要的作用。因此，探讨RPA 技术在财务信息系统建设中的应用，对于现代化财务信息系统建设具有重要的现实意义。

2 企业财务信息系统概述

财务信息系统是一个可以使用计算机收集和处理信息，并全面记录、分析、计划、预测、控制和监督企业财务和管理活动相关信息的系统。财务信息系统主要是一套现代化财务管理系统，其由若干个主要单元模块构成，这些单元模块既能够相互独立，也可以相互关联，最终集成在一起实现高效、系统运行。一般而言，财务信息系统的主要组成部分应至少包括企业组织互连模块（基础信息共享模块）、会计信息模块（总账及相关模块）、财务管理信息模块（成本计算及分析模块）、财务决策与支持模块（财务预算和BI 分析模块）以及财务业务流程管理模块（公司组织架构、业务流程管理及授权模块），共由5 个子系统组成。企业组织互连模块的功能是确保财务部门与企业其他部门之间以及企业与其他关联企业之间的财务信息流动，为企业财务管理的规划、组织、控制、分析、预测、决策等提供支持，充分实现数据共享。会计信息模块可以根据其他系统提供的各种数据，生成精确的会计核算账务信息。财务管理信息模块可以实现成本预算、计算、分析及控制，发挥财务管理职能。财务决策与支持模块可以帮助企业从不同组织部门各自的业务角度对财务信息进行加工，以实现对业务的计划与控制，进而生成各组织所需的财务信息。财务业务流程管理模块可以对企业财务管理、业务管理的所有环节、全部过程通过系统进行统一管理。这一系统通过在财务信息和非财务信息系统之间共享基础数据，摒弃了人工输入数据的传统模式，可以最大限度地提高每个系统自动获取数据的能力，让其他系统共享财务系统数据和业务系统数据，提高财务信息系统的效率和应用价值。传统的会计信息系统只注重财务系统本身的构建，即主要数据来源于凭证的录入，凭证通过一系列处理形成企业财务报表。这种财务信息系统不符合现代企业高效运作的标准与要求，因此，建立现代财务信息系统具有重要的现实意义。

3 企业建立财务信息系统存在的难点

3.1 财务信息系统与业务系统的集成难度较大

财务系统有一套独立的逻辑体系，建立在“资产=负债+所有者权益”这一基本财务原理之上，自18 世纪60年代开始的英国产业革命以来，已有几百年的历史，在促进生产力发展方面发挥了很大的作用。现代会计系统是基于一系列会计准则构建的信息系统，其具有精深的逻辑关系和多变的财务模式，即使有多年财务工作经验的人员也很难全面理解。信息学是以信息载体为重要研究方法对象，以计算机信息处理等现代技术分析方法为核心研究工具，以开发和扩展人类社会基本信息功能为主要发展目标的综合性学科。现代信息技术是一门主要研究信息表示、获取、处理、传递和利用的前沿信息学科。现代企业要求在财务信息系统中嵌入信息技术，信息系统设计者需要充分理解财务系统的逻辑，以便将财务系统与信息系统有机地集成和融合。然而事实上，财务信息系统与业务系统的集成难度较大，究其原因，信息学是以信息为研究对象、以计算机等技术为研究工具、以扩展人类的信息功能为主要目标的一门综合性学科，属于自然科学；财务系统应用的是基于经济业务建立的财务逻辑，属于社会科学。如果要整合会计学和信息学，需要培养此类复合型人才，难度较大。这是构建现代化财务信息系统的一个难点。

3.2 财务信息系统与其他系统的数据交换难度较大

信息技术的快速发展已经开始改变财务信息系统。当前，企业管理者的工作面临着各种挑战，财务信息系统不能仅仅是一个从凭证录入到报告生成的简单系统。现代化的财务信息系统需要建立在企业计算机网络设备系统的基础上，以各种通信媒介和客户终端设备为通信交换中心，贯穿企业组织产品设计的研发、生产与设备的制造、市场调查和品牌营销、售后服务、人力资源等多个系统，形成新一代信息集成系统。信息处理效率的提高将彻底改变整个企业的战略和管理思维，并对未来的现代化企业及其商业模式产生更深远的影响。通常情况下，企业主要包括7 个常用的子系统，即CRM、ERP、OA、BI、PLM、FI 和企业电子商务平台（BP）应用平台，这7 个系统也将被越来越广泛地使用，具有一定的行业个性化特征。在这些系统中，FI（财务信息）系统需要与其他系统高度集成，从其他系统读取数据，并形成财务会计报表和管理会计报表。同时，财务信息（如资产价值和折旧信息）也会将数据传输到其他系统，建立业务管理分析模型，并进行业务决策和分析。因此，多个系统如何高效、安全地传输数据是建立财务信息系统的另一大难题。

4 RPA 在企业财务信息系统建设中的应用方案

在企业运营中，CRM、ERP、OA、BI、PLM、FI、HR 等系统的数据交换主要考虑3 个维度，即安全、效率、成本。目前常用的方式有建立数据中台、构建API 通道、使用财务机器人RPA 这3 种主流方式。下面对这3 种方案进行对比分析：

①构建数据中台。该方案投资超过百万元，否则应用效率不高。该方案更适合中大型企业（建议销售额在50 亿元以上的企业采用）。企业需要投资中小型服务器或自行租用一定数量的云空间，同时，应该具备一定数量的软件开发人员来开发和利用数据中台形成的数据，还应该有一般的信息安全人员来维护企业数据中台以及各种信息系统之间的数据传输和存储的安全。

②构建API 通道。该方案需要各个系统开放API 接口，并对各个子系统进行二次开发。各系统的开发成本非常高，一般情况下，一个单据业务系统需要10 万元以上的开发成本，而且后期维护相当困难。不同的系统一旦升级，极易导致原本构建的API 通道出现故障，需要重新调试，造成业务中断或暂停，对企业的业务造成极大的损害，后期运维成本也较高。但API 模式在数据传输效率方面具有很大的优势，效率高且准确。

③使用财务机器人RPA。随着RPA 相关软件产品的相继研发和应用，在很大程度上为CRM、ERP、OA、BI、PLM、HR等系统的集成提供了最佳解决方案。RPA 是通过软件系统的“建立操作流程”来模拟人的行为动作，进行数据的操作与分析处理，它是软件机器人，非真实意义的硬件实体机器人。人们可以使用RPA 来实现多个计算机系统之间的复杂信息交互、传输和执行。RPA 也是对人们所称的“智能劳动力”（Digital Labor）的补充，可以通过使用数字化的支持性智能软件来完成甚至超越一些专业人员才能完成的一些复杂工作。通过模拟人的操作和人的判断，RPA 可以在不同的系统中实现数据收集、整理、验证、分析、记录等一系列功能，降低系统二次开发的成本，不必构建API 数据通道，提高系统的安全性。财务机器人RPA 技术显著提高了现代企业财务活动管理部门财务决策的准确性和效率，适用于业务流程严格清晰、质量要求高的各种重复流程。

依靠成熟的RPA 技术，建立高效的财务信息系统能为企业带来以下效益：

第一，高效率、高准确率、低成本高效的业务处理方式。RPA 软件机器人可以实现全天自动工作，快速高效地处理大量的重复任务。由于全部通过机器化操作处理，其操作程序能够保证最大限度地实现规范化操作，并客观地消除人为因素可能导致的操作错误。同时，RPA 可以为整个业务流程提供更完整、全面和详细的关键操作流程审计、监控和跟踪记录，降低业务风险。此外，RPA 技术系统的系统成本已开始显著低于传统的人工成本，具有长期稳定的投资回报。

第二，自动操作业务可以连通多个信息系统。RPA 机器人可以自动操作整个业务流程，连接各种业务信息处理系统，打破系统间数据交换的技术壁垒。同时，RPA 是对手动操作的完全模拟，利用人工登录不同系统的账号与密码，具有很高的安全性。目前，国内外有许多主流的RPA 工具，国外的代表软件有UiPath、Blue Prism、Automation Anywhere；我国的代表性软件有来也科技的UiBot、艺赛旗的iS-RPA等。考虑到与Microsoft Office 软件的集成能力，以及与SAP和Oracle 软件的协调性，国外的UiPath 具有明显的优势。

虽然RPA 财务机器人宣扬无代码、“傻瓜式”操作，但如果采用RPA 财务机器人，整合不同的系统，为财务信息系统输入数据，也必须做好以下工作，否则会增加运维成本：

首先，选择合适的RPA 平台作为建立财务信息系统的载体。目前，RPA 项目很受欢迎，RPA 开发企业如雨后春笋般涌现，新企业的软件和服务费用报价很低。但是，建议企业从国内外主流的RPA 工具中选择，如UiPath、Blue Prism、Automation Anywhere、来也科技的UiBot、艺赛旗的iS-RPA，这样后期产品升级以及与其他主流CRM、ERP、OA、BI、PLM、FI 和BP 系统集成的能力将相应提高。如果考虑到未来软件专利的风险，建议选择国内主流来也科技的UiBot 和艺赛旗的iS-RPA，这是目前实施财务信息系统项目的优选方案。

其次，加强对财务信息系统综合型人才的培养。RPA 财务机器人属于计算机程序，后台有其独立的逻辑，涉及变量、表达式、循环控制、差错处理等复杂逻辑，不是一般的财务人员能够操作和维护的，需要接受一定的专业培训。建议在财务部门选择一些逻辑性强、有VB 及SQL 基础的人员进行培训，并担任运维人员，这样后期RPA 的简单操作和维护，如文件路径更改和变量更改，都可以自行维护，这可以大大提高RPA 财务器人的使用效率。同时，企业可以构建一些简单的业务流程来解决简单和重复性的工作。

最后，分步实施RPA 与财务信息系统的整合。当一些企业了解到财务机器人可以替代人力，便片面地认为此举“前途光明”，立即应用了几十个RPA 财务机器人进行系统整合。然而，使用人员不了解RPA 的本质，也不具备一定的RPA 运维能力，后期RPA 财务机器人经常出现死机问题，完全依赖顾问公司进行运营和维护，导致后期成本高昂。因此，建议企业逐步实施RPA 财务机器人，可以先从银企对账、费用报销、账龄分析、发票匹配等基础工作导入，后期随着团队的成熟，逐步从不同系统开展取数分析，建立BP 业务机器人、BI 报表分析机器人等高端RPA 财务机器人。

5 结语

总而言之，在企业财务信息系统的开发、建设和管理过程中，使用RPA 财务机器人软件已逐步成为迫切需求。RPA在异构系统中高效传递数据，按设定的流程控制不同的系统，充分利用RPA 可以有效地提高企业财务管理效率，强化业务与财务的融合，对提升企业综合竞争力具有现实性意义。企业在建立财务信息系统时，需要结合实际状况，选用可靠品牌的RPA，加强对财务团队信息化人才的培养，注重流程的梳理与优化，提前统一规划，由易到难分步实施，为企业财务信息化的成功落地提供有力的保障。