智能财务+代理记账的应用与实践探索

韦柳鸣

（广西工业职业技术学院，广西 南宁 530001）

智能财务是信息时代的产物，是依托互联网、大数据、云计算和AI机器人等技术为基础发展起来的。近年来，随着用友易代账、金蝶账无忧、云账房、亿企代账等财务软件的开发、应用和推广，代理记账（简称代账，下同）行业紧跟时代步伐，进入全新的智能化时代。智能财务在代账行业的应用优势主要有：一是提高工作效率。智能财务可实现票据自动识别、自动做账、自动报税、自动对账和智能管理等功能，大大提高工作效率。二是减少人工成本。智能财务把代账人员从简单重复、低附加值的劳动中解放出来，提升人力管理效率。三是推动财务管理向管理会计转型。智能财务利用大数据技术建立模型分析，帮助企业进行指标分析、风险检测、经营评价等活动，实现智慧管理和数字化经营。

一、智能财务在应用实践中存在的主要问题

智能财务系统作为一个新兴技术革命产物，虽然设计理念先进、技术手段强大，但在代账工作实践中仍存在一些问题，亟需改进和完善。

（一）纸质票据的扫描转换和识别校验工作量大

智能账务处理系统的工作原理是通过引入电子发票，自动识别发票要素从而生成会计分录。在这个环节中，代理记账人员面临的困难主要有：一是发票扫描转化工作量大。目前，我国开具电子发票主要集中在增值税和通行费发票，其他类型的发票主要为纸质形式。而代理记账行业的客户大多为小微企业，小微企业由于缺乏专业的财务人员，大多不具备接收电子发票的能力，在日常工作中更愿意接收纸质类型。除了发票外，证据链中相关的结算单、入库单、收货单等原始交易单据也是纸质形式。因此，记账人员在账务处理前，必须将纸质发票通过机器扫描或拍照的方式换为电子版凭证才能够导入财务系统。二是发票整理识别难度大。对于代理记账公司而言，客户的票据一般为一个月集中收集一次。但由于积攒时间长并缺乏相关发票保管的意识，客户提供的票据大多不够平整，会出现折痕、污渍、缺角或者字迹模糊的情况。因此，代理记账人员在扫描前就需要花费大量的人工和时间进行处理，如抚平折角、擦净污渍、压平折痕等，否则扫描出来的图片会因为清晰度不够导致账务系统无法识别或者识别错误。三是人工校验繁琐。为确保扫描票证和电子票证的一致性，还需要进行人工校验发票代码、发票号码、开票金额、税额、开票单位，接收单位、张数等关键因素，无形中增加记账人员工作量。而且纸质发票还容易出现收到假票的情况，会计人员鉴别真伪的责任重大。

（二）记账分录模板固化，账务处理仍需要人工调整

与传统核算技术相比，智能财务系统最大的进步就是可自动生成会计分录。其工作流程是智能财务系统预先设定好各种类型的会计分录模板，通过识别电子票证上的各要素，自动触发并引入对应的分录模板，从而完成会计分录的编制。该方法快捷方便，可极大提高分录的编制效率。但在实际工作中，由于系统只能根据票证上有限的要素进行识别，无法判断业务发生的具体情况，导致生成的分录不一定与实际业务相吻合。如系统识别出差旅费发票时，财务系统会自动生成借方科目“管理费用”。但按照会计核算的要求，费用科目的确定是要按照使用部门来分类的。如果是行政部门的差旅费应计入“管理费用”，销售部门的差旅费就应该计入“销售费用”。而且，就算系统识别正确也仅限于一级科目，还未能明确到明细科目。如，“管理费用”应根据企业管理要求下设不同的明细科目，差旅费发票是计入“差旅费”还是计入“培训费”或是“专项调研费”等明细科目，还需借助人工判断来进行调整。

（三）管理会计职能未得到充分利用，转型遭遇困难

管理会计模块是在财税核算模块基础上，依托大数据分析技术发展起来。该系统可将客户企业运营结果数据化，通过建立分析模型、生成各类管理报表，为客户企业的生产经营提供信息数据支持。财务会计向管理会计转型符合当今会计潮流的趋势。但目前代理记账的客户大多为小微企业，其委托代账最主要的目的是为了完成简单的账务处理和纳税申报，能顺利通过税务、工商等部门的检查，即这些企业委托代理的记账业务俗称“外账”。而涉及“内账”的核心的财务信息，小微客户并未完全提供甚至拒不提供给代理记账公司，造成管理会计系统模块无法通过数据层面挖掘梳理有价值的信息。由于缺乏数据基础源，经营分析无法有效开展，管理会计的转型遭遇困难。在实践中，少部分同代账公司深度合作企业即使愿意提供全面的财务信息，管理会计系统的分析也只是停留在简单的数据指标和模型上。代账公司由于缺乏高层次的管理会计人才，针对平台提供的数据，无法结合企业的生产、经营和经济环境进行更深入的研究，使得分析报告的价值大打折扣。

（四）安全防护措施不足，信息系统存在安全隐患

智能财务管理系统涉及网络安全、信息安全的隐患主要集中在以下几点。一是智能财务管理平台对内连接财税核算、运营管理和增值服务三大模块，对外可对接税务、工商、社保、金融等平台。涉及的部门和外接端口越多，各系统之间的数据连接、交互、依赖、协调、协同等相互关联的难度就越大，导致智能财务系统存在不稳定性；而且数据来源复杂，外部信息的接入会带来安全隐患。二是代理记账公司的客户企业众多，中等规模的代账公司其客户数量可达1 000户以上。企业的财务和运营管理信息属于企业的商业机密，一旦遭受非法黑客、病毒侵袭或者员工操作失误，就会造成信息泄露、被盗或者毁灭，后果非常严重。三是代账公司自身的安全防护手段和措施不到位，极易造成信息泄露。如缺乏安全管理制度或者执行不力、服务器和计算机等硬件设备的配置普遍不高、员工缺乏设备维护和安全保障方面的专业知识、公司人员流动大、员工的安全保密意识较为淡薄等。

二、改善智能财务在实践中应用的对策和建议

（一）增强发票管理意识，提高电子档案系统的处理效率

一是针对客户企业发票管理意识不强的问题。代理记账公司可通过办理培训班等方式，宣传解读最新的发票管理规定，提高客户企业接收、保管和传输发票的水平，学习电子发票的开具、查验、核销、接收以及纸质发票的真伪辨别和日常保管等知识；指导客户逐步接受电子发票这一先进方式，并在日常工作中按规定进行管理，从源头推动电子票据采集模式的转变。二是代理记账公司可以适当缩短发票的收集时间。对于一些票据较多的客户企业，发票的收集时间可以从一个月一次改为一旬一次；也可主动为客户提供相应的票据夹以便保管收集票据。通过以上措施，可以最大程度保证票据的平整、清晰和有效，提高票据的扫描处理效率进而缩短前期的处理时间。三是通过配置硬件设备，进一步提升生电子档案系统的处理效率，包括影像化处理的速度和质量。

（二）改进智能化账务处理模式，提高会计核算准确性

针对记账分录模板固化、生成分录不够准确的缺点，软件公司可以通过事先设置部门和明细科目代码、增加分录模板类型等方法加以改进和完善。部门和明细科目的代码设置要求简单易懂，可以由系统自带，也可以由代理记账公司根据客户情况自行设置。这种处理方式在初始化设置时虽然比较繁琐，但设置成功后，就可以极大提高账务处理的准确性。如行政部门的差旅费，在票据识别时只要附加输入行政部门的代码，引入的分录模板所对应科目的就是“管理费用”；在处理销售部门的差旅费时，只要附加输入销售部门的代码，引入的分录模板所对应科目就是“销售费用”。如果核算需要精确到明细科目，在识别发票时同时输入部门和明细科目代码，系统就会按要求自动引入符合条件的分录模板。通过改进后，账务处理的准确性大大提高，实现会计分录一票转化、自动生成、核算准确的目标。

（三）加快推动管理会计转型，提高代账人员的专业素质

对于小微企业而言，自身规模小、抗风险能力差，在市场竞争中本来就处于弱势。近三年来受疫情影响小微企业生产经营困难，任何一个环节的判断失误就有可能称成为其破产的诱因。市场环境的恶化，倒逼小微企业的财务管理观念必须进行转变，即从传统的会计核算、纳税申报的财务会计转换并提升到兼具运营管理、风险控制和战略决策的管理会计；用数据模型、知识图谱、各类报表工具等对企业的经营管理分析、成本控制管理、经营风险预警、预算决策编制、薪酬绩效评定等进行全新的赋能。因此，小微企业迫切需要智能管理会计系统为每一环节提供实时、动态的数据服务，帮助其进行预测、计划、控制、分析和调整。基于此目的，代理记账公司可以通过加强宣传和培训等工作，助力小微企业转变代账目的，将全盘账务交由代理记账公司处理并接受指导。在进行系统推广时，代理记账公司可通过限时免费或优惠费率等模式进行营销。随着智能财务系统的推广，代理记账公司还需注重提升会计人员的综合技能，增强其在观察洞悉、形势解读、数据分析、风险评估、决策判断等方面的能力。对客户企业实行专人管辖，要求专管人员既要熟悉客户企业的账务核算，又要掌握客户企业的行业特点和运营管理要求；能根据管理会计系统提供的数据，结合客户的自身特点和需求，提供专业指导，为其量身定制各种运营方案，提供高质量决策分析报告。

（四）提高信息安全管理的水平，构建信息安全保障体系

一是建立健全信息安全管理体系。代账公司要根据行业经营特点和客户保密需求，制定本公司的信息安全管理制度和应急预案，并在日常工作中切实执行安全管理规范、完善控制设施和积极防范风险。二是提高设备配置，切实保障网络与系统的安全。加强对于计算机网络设备的投入，确保智能系统安全高效运行，保证票据和数据的流转安全。三是强化从业人员的安全防范意识，做到“信息安全，人人有责”。代账公司要设立安全员岗位，关键岗位应配备多人共同管理；加强员工安全意识的培训，提升其计算机应用水平，减少操作风险；通过签订保密协议，要求人员对接触到的商业秘密严加保守。四是聘请专业机构，加强信息安全保障。在公司缺乏专业技术人员的情况下，代账公司可聘请社会专业测评机构，对本公司定期进行信息安全等级测试和检查，全程指导并落实各项保障措施，构建三百六十度的安全保障体系。

代理记账行业作为众多小微企业的财务管家，一直致力于提供优质、高效、安全的财务服务。智能财务+代理记账作为新技术革命力量，正引领代理记账行业跨时代发展。针对在实践中出现的问题，我们需要通过不断改进和完善，逐一破解，确保智能财务的设计目标得到顺利实现，推动行业的智能化发展。