档案数字化管理在医院档案管理中的应用

张庆磊 聊城市第三人民医院

医院档案是疾病治疗和控制过程活动形成的文字、图像以及录像等具备保存价值的原始凭证及真实信息记录，是医学领域中的重要信息资源。自步入信息时代以来，档案数量剧增，传统的手工、电脑录入已经无法满足档案管理的实际需求，加强医学档案管理，注重数字化、信息化档案库的建设，实现信息资源共享，已成为医院档案管理的主要课题。在此形势下，医院要及时转变传统的发展观念，在档案管理上加大数字化手段的建设，以切实保障档案管理的有效性，为医院今后的长久发展打下基石。

一、档案数字化管理概述及其在医院档案管理中应用的意义

所谓的档案数字化，即以计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术为核心的现代化档案管理形态，在现代技术的作用下将档案资源转换为数字化形式的档案信息，在数字化存储形式下，档案管理人员可灵活运用计算机系统进行管理，既有助于档案信息的管理，也有利于档案信息的共享。通过档案数字化管理手段的运用，实现对医院档案库的再度拓展，实现对管理模式的再创新，并通过智能化、数字化管理，有效实现对档案信息的录入、索引，既实现了档案管理体系的优化，提升了管理效率，也减少了人工管理成本，对于促使医院档案管理的可持续发展有着重大意义。其次，在档案数字化技术支撑下，医院档案管理工作部门可以将丰富的档案资料内容完成分类、分析、总结等工作，让档案管理流程更加系统化、层次化，以从根本上确保医院档案工作的顺利开展。然后，带动医院档案管理人员素质的再提升。档案数字化建设意味着当代档案管理人员的工作水平、工作效益提出了更高水平的要求，在此过程中，档案管理人员为适应岗位需求，必须要不断从业余时间或者实践中汲取经验，学会灵活处理档案信息安全问题，严格遵循职业道德标准。在处理一些档案管理问题时，其内容复杂、操作要求更多，档案管理人员能够保持严谨的判断力和问题处理能力去解决这些问题，从而切实保障医院档案管理成效。最后，通过档案数字化管理技术的运用，切实拔高医院的整体硬实力。档案数字化建设除去切实提高档案管理成效外，同样也是为了保障医院内部管理流程的高效展开，从而切实达到增强自身硬实力、行业竞争力的目的。档案数字化管理的运用意味着医院内部各个部门都会被带动，促进本部门整体医疗效果、医疗服务水平的提升，实现本院医疗水平的不断进步，从而为医院今后的可持续发展奠定基础[1]。

二、传统医院档案管理中存在的问题

（一）医院档案种类繁多且归档复杂

医院档案涉及多个领域，并逐渐形成了多层次的综合性学科，因而在医学档案当中，既包含了流行病学调查报告、监测数据以及预防措施，还包含了疫情统计资料、实验室原始数据以及免疫规范方案等，涵盖范围较广，档案名目众多，难以实现其收集、整理以及归档处理，这在一定程度上强化了对信息化、数字化管理的需求。

（二）档案管理数字化水平不足

在新的时代背景下，互联网已经步入到社会各大领域，让各个领域取得了跨越式发展。然而，部分医院在内部管理上仍未步入现代化发展轨道，在档案管理层面依旧存在原始收工记录、存档的现象，既限制了医院的发展上限，也在很大程度上降低了医院的“软实力”。其次，虽然当下医院数字化水平得到了较大的提升，然而在档案管理软件的投入上不高，其操作步骤繁杂、实效性较低，再加上医院档案管理工作本身就十分繁重，极大地影响了档案管理效率。

（三）档案管理制度有待完善

医院档案记录了医院在不同发展时期的科研建设、基础建设、财务活动等众多内容，有效的档案管理体系能够帮助医院自身意识到不同时期的发展轨迹，从而更加深刻地总结、反思。但就当下医院管理的实际情况来看，部分医院仍在采取传统的粗放式管理制度，在管理制度上十分笼统、松懈，严重缺乏针对性，长期如此，也就极易造成档案遗失、遗漏甚至恶意篡改等现象，既不利于档案的高效、有序管理，也会在极大程度上使得医院内部信息出现泄漏[2]。

（四）档案管理意识较为滞后

在新的经济条件下，医疗行业迎来了极大的变革，其公益性和事业单位性遭到了较大程度的削弱，促使自身经济利益的提升成了医院发展的主要方向，在内部服务、档案管理等后勤类工作上逐渐懈怠，久而久之，医院领导人员也就逐渐降低了对于档案管理工作的重视性，不仅不注重档案人员的招纳，也不注重数字化档案管理设备的建设，最终使得医院档案管理工作出现问题。

（五）先进的管理人才匮乏

先进的档案管理人才不管是在数字化档案技术的投入运用，还是在医院的可持续发展上都有着极其重要的作用。而就具体情况来看，医院在选拔管理人员时所设置的标准并不统一，对于档案管理人员的要求也不高，所谓档案管理只是做好本案室内档案信息的收集、检查等，这就使得档案管理人员素质不一，或许其具备一定的档案管理经验，却不具备先进的计算机操作能力，也没有符合数字时代需求的先进管理理念，这是限制医院档案数字化建设的关键因素之一。

三、档案数字化管理在医院档案管理中的应用路径

（一）加强基础设施建设

要想实现数字化档案管理技术的运用，必须要保障医院的基础硬件设施过硬。当下医院在硬件设施建设上要具备一定的智能性、数据性和前瞻性，要构建出一套围绕着计算机技术的灵活结构化布线系统，只有基础设施到位，才能为今后医院的数字化档案管理提供更加广阔的运用空间。同时，医院在选择相关技术时也要具备一定的先进性，要综合考虑到医院档案数据的复杂性，要以档案数据的录入、保存及检索为中心，与此同时，为方便数字化管理技术的运用，医院还应配置扫描仪、打印机等基础设施，以更加方面档案的输出和利用[3]。

（二）创新医院档案管理工作理念

在新时代背景下，科学技术已经发展成熟，以互联网技术为代表的网络信息技术手段已经应用融入了社会的每一个角落。当下医院已经具备了一定的档案数字化、信息化管理能力，然而由于部分管理层缺乏对档案管理的重视度，医院在档案数字化管理体系的建设上依旧困难重重。因此，医院档案管理部门需要将自身的管理理念进行创新，在内部构建出全新的工作服务观念，使传统滞后的观念得到摒弃。首先，医院档案管理工作部门需要创新应用技术的工作理念，积极将网络数字化技术手段应用到日常档案管理工作当中。然后，要加强培训，让档案管理人员能够熟练操作现代技术手段，当今是大数据时代，各种先进的管理手段和管理方式层出不穷，这就需要医院要让职员工具备一定的计算机操作能力、档案管理软件运用能力，以促使医院能够在数字化平台搭建完成后顺利运用于档案管理当中。

（三）加快档案管理体制的建立

为保障档案数字化手段的有效运用，医院相关部门必须要加强促进档案管理技术的研发与应用，在研发过程中应当严格遵守科学合理的机制和政策，构建出数字化档案管理体系。医院可以结合档案数字化管理的内涵、特征，构建出一套完整的档案管理体系，如在档案管理时要严格按照登记-编目-检索-利用-统计辅助五个板块展开，对于各个板块的档案信息，要构建出合理的站点，以实现档案信息的连接、互通，既提升档案管理的安全性，也能够保障档案管理工作的梯度性展开。

（四）整合医学档案内容

为实现档案数字化管理在医院档案管理中的有效运用，医院档案管理部门同样要充实档案库，根据医院档案管理特点进行改革，这些内容不仅包括免疫规划方案、医疗报告，还包括质量控制及效果评价资料，能够真实且全面反映出医院的真实医疗情况，将其作为其日后治疗的依据。通过医学档案的整合，为后续档案信息的完整录入奠定基础。

（五）加大数字化资源发展

数字化资源建设是医院能够有效运用档案数字化管理技术的必备前提之一。医院在数字化资源建设上要基于医院馆藏资源、医院社会资源两大层面，具体而言要涵盖文书档案、病历档案及人事档案等，档案建立时要注意编制目录，便于后续的检索和查询，也有助于相关人员及时阅读和下载。通过数字化资源的建设，将整个医院的档案信息有序地整理，并将其录入到网络系统当中。

（六）实现档案信息的数字化录入

档案信息的数字化录入是运用数字化档案管理技术的关键点。对于以往的纸质档案，管理员可以通过文字、图片等形式将其录入到网络数据库中，也可以利用扫描仪等现代设备进行录入，通过数字化录入，实现纸质档案和数字档案的同时存在，从根本上保障档案信息的安全性。其次，对于各个档案，要做好备份，医院既可以建立多个数据库，也可以选择多台计算机，通过对档案信息的备份，切实保障档案信息安全，且对于一些重要档案，也便于医院随时跟进[4]。

（七）实现人工与计算机结合

档案数字化管理的核心在于管理人员，除去创新档案管理人员的管理理念外，还需要增强其专业技能，以有效实现人工操作与计算机的融合。就当下医院档案管理人员的实际情况来看，普遍存在“两少”和“两多”问题，即低学历人员较多、非档案管理人员较多，而“两少”则体现在专业管理人员少，而具备专业管理水平和计算机操作能力人员更少，为有力解决这一问题，医院在加强数字化建设的同时，也要加大对档案管理人员的培训，强化数字化、信息化技术的专业教育，让人员既具备专业档案管理知识，也能够通晓计算机技术、通信技术及信息技术。只有通过培训、招纳出一批“复合型”人才，才能真正实现档案管理人员从“保管员”到“信息员”的转变。

（八）保障档案管理的安全性

档案数字化管理的运用让档案的安全性受到了广泛重视，医院工作人员需要构建出更加安全的档案管理工作体系，确保档案资料信息内容在信息化系统中仍然可以得到安全有效的管理保存。具体而言，为确保医院档案的安全性，档案管理部门首先应当将自身的网络数据安全保障技术进行强化，确保安全管理是以网络技术为基础开展的。同时，工作人员需要明确下来对档案的监管工作，对档案的管理进行实时监管，建立网络防火墙，全方位提升档案管理的安全性。对于一些重要文件，医院要严格设置权限，实现分区加密，如此一来，档案信息就难以发生丢失和泄漏。且为防止一些不必要的损失，医院要在各个计算机安装杀毒软件，定期排查、杀灭计算机中的病毒，以从根本上保障档案信息的安全性[5]。

（九）建立健全的医院档案管理制度

“无规矩不成方圆。”构建出一个完善的医院档案管理体系是当前医院需要完成的关键管理工作内容。以数字化技术为基础和背景，建立健全出完善的医院档案管理体系，可以显著提升医院档案管理工作质量。首先，医院档案管理工作人员需要将知识产权的法律条例进行明确，将法律信息内容渗透到档案管理的实际工作环节中。其次，要加强档案管理工作过人员的法律意识观念，以从根本上减少档案信息泄漏、丢失的现象发生，增强档案管理的安全性。其次，医院档案管理工作部门需要重点培养创新的技术人才，并对其进行定期的培训，以及完善医院内部的人才招聘机制，为实现数字化管理系统在医院档案管理中得到有效运用奠基。总之，建立健全医院档案管理制度，对实现数字化手段与档案管理工作的顺利融合，促使医院档案管理效能的提升有着重大意义。

综上，信息时代的到来给医院档案管理工作带来了极大的机遇和价值，也同样带来了较多的困难和挑战，意味着当代医院档案管理部门要积极实现管理、工具及方法的转变，深刻意识到数字化技术对医院档案管理、整体硬实力提升带来的巨大价值，从加大硬件建设展开，从提升管理人员的信息素养、构建完整的数字化档案管理体系及构建档案安全管理为方向，全面确保医院档案管理工作的数字化、智能化落实，最终提升医院档案管理成效，保障医院的可持续发展。