基层市场监督管理局的档案管理探究

崔静 公主岭市市场监督管理局

档案管理工作对于国家行政单位的建设发展有重要意义。当前市场监督管理局档案管理工作仍存在一定的问题，因此需要改进传统的管理方式。在对目前档案管理工作的现状分析后发现档案管理制度存在着弊端，如：管理制度传统；管理人员水平不高；检索方式落后等。如果档案管理工作效率低下，那势必会影响整体工作效率，直接影响基层市场监督局发挥其社会职能。基层市场监督管理局应该尽快完善整体管理制度，加大资金和技术的投入，紧跟社会发展脚步，及时调整自身，从而促进我国社会整体发展。文章以基层市场监督管理局的档案管理为研究对象，探究我国在档案管理上的不足之处，并提出解决意见。

一、档案管理中的问题

（一）管理方式单一

由于市场监督管理局的基层人员对于档案管理工作的不重视，普遍认为只需保证档案不丢失，不外流，能够查到并提供资料就可以了，这就导致档案信息的收集、整理等工作要点进行不到位，无法准确的为档案管理人员提供行动依据容易产生后续问题，影响档案管理工作的整体效率和质量，影响了档案的利用率。工作人员的传统工作模式和管理制度已经不能够满足现在高速发展的信息化社会，想要提高工作效率必须改进档案管理方式。

（二）管理意识不强

现阶段，档案管理人员储备不足，在档案管理工作中因没有组织领导的扶持，需要一人担任多个职位，这种情况下工作人员往往分身乏术，不仅工作效率和工作质量低下，而且多数人员专业素养比较低。现阶段的知识储备量已经无法满足当今档案管理的需求，由于没有经过专业培训，部分档案管理人员对于档案资料的收集、整理等工作不熟练。在部分基层市场监督管理局甚至没有专人管理，常由执法人员监管。档案管理人员没有认识到档案工作的重要性，整体管理意识不强，无法更好地开展后续建设。

（三）管理工作不细致

基层市场监督管理局如果想要更好地开展后续工作就需要档案管理人员细化其工作内容，细化档案整理工作，将各项档案按照类目分类整理。

（四）硬件设施问题

硬件设施是档案管理工作的基础保障，从当前实际情况来看，很多基层市场监督管理局档案管理部门硬件问题比较严重，不仅缺乏电子化设备，而且档案存放空间不足，环境也比较差，一些单位甚至没有独立的档案室[1]。对于硬件设施的不重视，是基层市场监督管理局档案管理的常见问题。

（五）检索方式的落后

基层市场监督管理局的档案管理由于直接面向企业和个体营业者，每年都需要在档案里面添加材料，导致基层市场监督管理局的档案资料往往多且繁杂。又因为每年都有大量的工商业户成立和倒闭，材料流动性很大，档案馆管理的工作带来了不小的难度。部分市场监督管理局没有安装电子档案管理系统，还没有实现无纸化办公，依旧在使用手工检索。如果没有专业的档案管理文件，仍使用传统方式保存的话，档案信息就会很难与上级电子信息系统对接，降低办事效率。档案检索方式主要取决于基层事业单位的档案管理信息化建设水平的高低，倘若有先进完善的软硬件设施作为有力依托，计算机检索的效率相对较高，就可以快速找到需求档案，有利于档案地科学充分利用[2]。

（六）管理人员综合素质问题

因为基层市场监督管理局没有充分触达宣传教育工作，档案管理人员的观念仍处于老旧的工作理念，工作模式固化，没有紧随时代发展变化，办公态度得过且过，这种工作态度受周围办公环境影响的同时也影响周围办公环境，导致整体工作效率不高。基层市场监管局应关注档案管理人员的办公能力，跟随时代发展对员工进行定期培训，如果还是故步自封，那么将会影响我国市场监督管理局的现代化发展。

（七）服务管理人员的服务态度问题

对于在窗口咨询业务的工商业户和企业，部分管理人员的服务态度非常冷漠，说话死板，给咨询者带来了不好的服务体验。服务人员作为服务业者，对顾客的态度好坏直接影响咨询者对基层单位的看法。

二、加强档案管理的措施

（一）建立高效的规章制度

市场监督管理局是质监、食药监、工商三个部门的合并。这三个部门在业务方面虽然有不同的侧重点但也有交叉的业务。面对现在的基层市场监督管理局的管理制度还有很多不足。从档案管理方面来看，由于档案资料覆盖较广，而且涉及的内容比较繁杂，因此更需要清晰的档案管理制度，明确不同档案的管理要求和管理方式。建立完整的档案管理制度需要根据相关条规制定有据可依的制度，符合档案管理现代化的发展理念，在制定时，必须要明确工作重点，细化工作内容，增加培训机制和激励机制的细则，这样档案管理人员才能对岗位和自身工作有清晰的认知，而科学的激励机制则能够增强档案管理人员的工作热情，使之投入更多精力去提升档案管理水平。

（二）加强管理队伍建设

加强管理队伍建设的重点主要在于提高档案管理人员的职业技能。人员储备量少，就需要一个员工身兼多职，人员配置不合理直接导致档案管理工作混乱。为了解决这个问题，基层市场监管局需要加强档案管理队伍建设。在档案管理方面安排专人负责，若职责不明确，则需要设立专门的岗位以及专业人员，完善硬件设施并配备计算机用来管理档案和电子信息。基层市场监督管理局还应该定期举办培训交流活动，多吸取其他基层单位的创新经验，吸取优秀的办公经验，并对自己工作上的不足之处进行反思和归纳总结，并提出解决措施。不仅于此，基层市场监督管理的基层管理人员还应该了解国家动态，并及时根据国家发展建设自身。

（三）加强对软硬件设施的管理

加强对基层市场监督管理局的硬件设施管理有利于档案管理的现代化发展。对于当前硬件设施的管理主要体现在对档案库房的管理，对于基层市场监督管理局的档案管理来说，应该尽快实现无纸化办公，采用电子信息系统记录数据，提高档案管理的效率，电子信息系统还可以与上级市场监督管理局对接档案数据，增加信息传输的效率。对于仍使用纸质档案的基层市场监督管理局，则要安装监控对档案库房进行实时监控，记录人员出入，防止数据被盗窃，还需要根据档案库房所处位置及空间调节档案库房的温度，及时防止因天气潮湿导致的霉变，并严禁档案管理人员进入档案库房时携带易燃易爆品，预防火灾的发生。除此之外，档案管理人员还应该定期检查档案的保存情况，严格管控档案是否有破损、缺页现象。一经发现，需要及时向上级报告并尽快补全破损，以免影响后续工作的开展和进行。

（四）加快档案管理的信息化建设

信息化已经成为当今社会发展的趋势。基层市场监督管理局的档案管理方面应该加快信息化进程，应建立信息化档案管理系统，实现信息化档案录入、信息化档案存储管理，并且应该充分依托信息化技术减少人工操作，推动档案管理工作的无纸化发展。应与上级档案管理系统对接，做到信息互通，提升档案管理的效率。档案管理的信息化建设离不开相应的软硬件，从硬件角度来看，较高配置的计算机、服务器、扫描仪、打复印一体机以及相应的摄录设备应全面配齐。而从软件系统上看，不同单位的档案管理需求有一定差异，为了保障软件系统与工作需求相匹配，应与软件开发企业进行合作，结合需求设计软件功能。软件系统应具备较强的开放性特征，应能结合需求调整灵活进行系统升级，同时也应注意与上下级单位保持联通，确保档案系统可以进行信息互联，此外还要重视检索系统的开发，保障检索的便捷性[3]。检索设备的完善也提高了我国基层市场监督管理局的信息化建设水平。

三、对档案管理人员的要求

（一）提高管理人员的综合素质

信息化时代应当自主更新档案管理理念，要求档案员不断掌握大数据、云存储与智能化档案管理理念，促进档案员由传统的纸制档案管理思维向信息化档案管理思维转换，档案管理人员应当有良好的职业道德修养，能够与时俱进的学习新档案法规，正确对待新环境中的档案管理问题，做一个爱岗敬业的档案员，按照法律要求认真开展档案管理。在对档案管理人员的选择上，应选择作风优良，政治正确的共产党员。在培养过程中应着重提升其责任意识和保密意识，促进工作人员在岗位上发挥自身特长，积极贡献力量，在强化保密意识的基础上，杜绝涉密信息外泄。应根据工作要求的变化提升个人工作能力，积极参与专业技能培训，做到熟悉工作环节，关注工作重点，从而提升个人工作水平，提高档案管理的工作质量。

（二）提高管理人员的职业技能

为了应对信息化、智能化的档案管理信息，档案管理人员应该熟悉工作流程，掌握专业知识，积极参与培训活动，学习相关的专业技能，并根据具体情况跟进相应的工作流程，并怀有创新精神，跟随时代发展更新档案管理的方法。档案管理人员还应该熟练运用计算机，充分进行档案衔接，保障档案信息可在内部系统中进行共享，进一步推动信息化档案管理发展。

（三）建立定期考察制度

由于档案管理工作比较烦琐，档案管理人员需要有充足的耐心，持之以恒的毅力，而且还需要具备多样化档案管理能力，提升自身工作效能。在完善的档案制度之下，档案管理工作的要求以及权责更明确，所有工作人员将对工作有更准确的认识，对专职人员的考核将会更加清晰，并根据工作职能进行考核。主要将对档案管理人员的计算机使用能力，工作内容和工作要点等多方面进行考核，在充分的了解档案管理人员的综合能力后进行评估。使用激励机制，对于通过各项评估的管理人员可以进行嘉奖，这种激励机制可以有效地提高档案管理人员的自信心和积极性，提高对于工作的热情。对没有通过考核的档案管理人员，可以对其不足之处进行专项培训，具体问题具体分析，保证所有档案管理人员都可以掌握在档案管理方面的专业技能，综合提升档案管理工作的效率与质量。

（四）加强档案工作的基础管理

对于基层市场监督管理局档案管理工作而言，其档案管理工作以基础管理为主。应注意加强档案的立卷归档管理，保障按期进行检查。在目录编辑过程中结合档案具体类型进行科学分类，对于一些应用频率较高的档案资料应重点编辑档案首页，以首页信息综合概括档案内容。区分主要职能档案、大事件档案以及发展规划档案等不同档案类别，做到科学分类、科学管理。档案管理工作需要严格按照规定制度进行归档管理，使用情况需要说明，这样可以增加档案管理工作的效率，这也是基础市场监督管理局档案管理人员必须要做到的工作职责。

（五）提升服务人员的服务态度

作为服务人员，保持良好的服务态度也是工作内容的一部分。服务人员应该树立公仆意识，提高职业道德水平。面对工商业者、企业和个人，都应该以耐心，服务大众的服务态度做基点，提高个人的服务质量。领导部门在面对服务人员的态度问题时，应该对态度差的服务人员予以警告处理，情节严重者可做开除处理。只有严格规范规章制度，才会有良好的服务风气，只有树立了良好的服务风气，服务人员整体的服务质量才会提升。

四、人工智能在档案管理的应用

近年来，人工智能运用于多领域，并提高了多个领域的工作效率。在档案管理方面也可以使用人工智能用以提高工作效率。人工智能与档案管理工作结合最为显著的优势是提升管理效率。人工智能不仅具有更快的响应处理速度，而且可以长时间高负载工作，比较而言，传统人工管理的短板比较明显。此外，在档案资源开发利用方面，人工智能技术也有着人力管理不可比拟的优势。在定向发掘档案资料价值的过程中，传统人工管理模式难以在海量的档案资料中准确筛选所有有价值的信息，人工智能档案管理模式能够更好地挖掘档案价值，提升档案管理效能。而且人工智能技术具有很强的意识识别和学习功能，在其整合到档案管理系统之中后，随着应用实践的不断延长，其与相关单位档案管理工作的契合度将不断提升。为了防止人工智能出现泄露数据等风险问题，应对人工智能应用于基层市场基督管理局的档案管理时可能会出现的错误失误率进行评估，在发现问题后及时优化程序设置，规避可能出现的风险问题，以便更好地使用人工智能来提高基层市场监督管理局的档案管理质量。

五、发展现代化档案管理

从档案管理工作当前发展趋势来看，未来档案管理工作必然以智能化和无纸化为方向，综合提升档案管理效率并有效发掘档案的潜在价值是未来档案管理工作的重要目标。规避纸质办公出现的问题，缩减基层市场监督管理局的档案管理因纸质办公的支出成本，对档案数据进行数字化处理，让档案管理工作更加高效化、智能化，以更加丰富的形式存在于电子信息系统中。在档案管理工作上可以设立权限，部分机密档案的浏览权限只有权限比较高的管理人员才可以浏览，加大对机密档案的保护，避免信息的流失。档案管理人员应该加快档案管理的现代化建设，使我国市场监督管理局档案管理的工作向现代化更进一步。

六、结语

基层市场监督管理局的档案管理工作非常重要，面对现阶段的在档案管理体系上的不足，需要健全管理制度，提高档案管理人员的综合素质，完善硬件设施，使用计算机检索来提高档案管理工作的工作效率，从而加快我国在基层市场监督管理局的现代化进程，促进我国社会整体进程的现代化。