提升企业档案管理工作质量的几点思考

李连 九龙县雅砻江矿业有限责任公司

近年来，随着我国社会经济的高速发展，社会主义市场经济体制日益完善，市场竞争愈发激烈，企业想要占据更多的市场份额，就必须改变传统的运营管理模式，需加强内部控制工作，从多方面来把控企业的管理工作。其中，档案管理工作是重要内容，也是当前企业内部控制中的要点，需予以高度重视。企业应当清楚认识实施档案管理的必要性，从意识上改变过去的不重视想法，真正理解档案管理的概念和内涵，学习新的管理思维，在相关法律法规允许范围内展开高效的档案管理活动，做好相关记录，整理各类资料，需制定完善的企业档案管理制度，建立健全的质量管理体系，采取有效的档案管理手段，使得该项工作质量更上一层楼。

一、加强企业档案管理工作的必要性

企业档案管理工作的重要性不言而喻，对于企业的整体发展较为关键，应当采取有效措施来提升其工作效率。一方面，高效的档案管理，能够通过全面采集企业发展过程中的各项信息，为经营决策、制定目标提供可靠依据；另一方面，有利于加强企业文化建设工作。企业档案中除了一些数据信息之外，还涵盖着在整个发展过程中所呈现出的企业愿景、企业精神，也表明了企业的战略规划。在进行档案资料管理的同时，也能够加深企业的文化思想[1]。

二、企业档案管理工作要求

在企业档案管理工作中，为了规范档案资料，合理使用档案资料，使之更具科学性，则必须充分发挥档案管理的作用，以便于给企业提供优质服务。基于此，在实施企业档案管理时，应当做到以下几点：第一，要强化档案管理质量意识，工作人员从自身做起，予以榜样作用，用正确的方式、有效的工具，来提高工作效率，贯彻落实档案管理工作，基于现代科学技术探索档案信息化管理；第二，要重视对档案管理人员素质的培育，使之具备良好的责任意识，主动服务于企业；第三，档案管理人员需具备积极向上的学习精神，做到与时俱进，愿意投入自身业务能力提升中，强化自身管理能力；第四，要重视档案管理工作的每一个流程，实施有效的预防管理措施，保障档案管理工作的顺利开展[2]。

三、现阶段企业档案管理工作中存在的问题

一是部分企业领导并未关注到档案管理工作，没能把握住档案管理的作用，认知程度有待加强，在概念理解上存在偏差，有一定的局限性，使档案管理工作过于形式化，没能真正发挥出档案管理的作用。由于部分企业忽视了档案管理环节，企业在档案管理方面的人力、财力、物力等投入都比较少，没能予以大力支持，这就影响了企业档案管理工作效率，无法为企业的长远发展提供可靠的保障。且企业中部分人员依旧坚持传统的管理理念，不具备创新性，所采用的理念过于落后[3]。

二是企业的档案管理工作缺乏制度保障，未深入研究档案管理制度的每一个细节，而且也未和企业的实际情况相结合，以致所拟定的制度缺乏实用性，流于形式。一方面，并没有采取有效措施来激励员工，员工的工作态度较为懈怠，人员流动性比较大，档案管理队伍还需加强建设；另一方面，未制定适宜的考核制度，未能对档案管理人员行为进行有效约束，企业资源利用率不高，所采用的管理模式过于陈旧，管理手段较为单一。

三是档案管理人员的培训力度不够，专业知识水平有待于进一步提升。档案管理员未得到专业的培训，缺乏系统的学习和良好的档案管理意识，未能全身心投入档案管理工作中。由于档案管理工作未能得到企业的高度重视，管理岗位工作的层次不高，招聘人员时不够细心和专注，甚至部分档案管理人员属于兼任，工作态度较为被动，容易出现操作上的失误。

四是忽视了计算机信息技术的作用，没能将计算机信息技术有效融入于档案管理工作中，信息系统建设方面还有所不足，以致档案管理工作效率得不到提升。而且粗放型管理模式已经无法满足现代企业的发展需求。

五是企业未对档案资源进行二次开发，没有设立科学的评价机制，以致无法全面反馈出企业的档案资源管理实况，缺乏科学的评价指标。

六是部分企业当前所采用的档案管理组织形式过于单一，没能根据企业的实际情况来选择适宜的管理模式。而且也忽视了网络技术的应用，未在实施纸质档案管理的同时，有效应用电子档案管理方式。

四、提升企业档案管理工作质量的有效措施

（一）强化档案管理意识，转变管理理念

只有当企业真正认识到企业档案管理的重要性，从意识上改变过去的错误思想，其才能在行动上重视档案管理工作，所开展的管理工作必须围绕企业进行，宗旨在于管理的档案资料服务于企业，需要为企业提供真实、准确的信息数据，使得其在每一个经营阶段都能做出正确的决策，提高企业档案资源利用率。企业档案管理工作需要全员参与，每一个人员都应当具备良好的档案意识，需将档案文化融入于企业文化建设中，重视对档案管理工作的宣传和教育，无论是企业管理者，还是部门人员或档案管理人员，都应当转变传统的档案管理理念，从思想上认识到这项工作的必要性，并积极投入予以一定的支持[4]。

传统的企业管理理念，已经不再适应社会主义市场经济体制的要求，难以促进企业的可持续发展。基于此，企业应当转变档案管理理念，可借鉴国外优秀的档案管理经验，创新档案管理理念，可从以下方面着手：一是企业要走出去，前往同行业、或不同行业的企业中进行学习，交流档案管理经验，吸取教训，结合企业自身的实际情况调整和优化。参与档案管理培训活动，深入认识档案管理工作的重要意义；二是企业要引进来，可引入国外发达国家的档案管理理念，并不断地实践、尝试、优化，以完善档案管理体系，保障档案管理工作的有效开展。与此同时，还要充分认识到档案管理工作和企业文化建设之间的联系，需采用现代化企业管理模式，成立专门的档案管理部门，负责购买企业生产经营所需的硬件设施，并做好相关档案记录，推动企业高质量服务。

（二）制定完善的企业档案管理制度，加大投入力度

在企业档案管理过程中，只有定出了标准、明确了规范才能使该项工作有据可循、有法可依，因此企业应当制定完善的档案管理制度，设立科学的管理机制。企业应当做到因地制宜，具体问题具体分析，所实施的制度要符合自身实况，且具备一定的可操作性，并跟随时代发展趋势来进行相应的调整和优化，使之更加规范，实施标准化档案管理活动，达到预期目标。可修订现有的档案管理制度，明确企业档案管理目标，规划档案管理范围，根据管理内容来采用相应的管理方法，从而保障档案管理质量，如XX公司立卷归档制度、XX公司档案保管制度、XX公司档案保密制度、XX公司档案统计制度等。要注意的是，企业不可完全照搬其他企业的档案管理制度，否则不仅无法实现有效的档案管理，还会增加管理成本。为建立健全的档案管理体系，需做到：首先，应当制定完善的档案管理考核制度，充分发挥企业领导的引导作用，调动各部门的积极性，各部门要明确自身职责，并进行有效沟通与合作，通过科学的考核指标和评价机制，来贯彻落实档案管理工作；其次，优化企业资源配置，改变传统的档案管理模式，不断地创新档案管理手段，为档案管理人员提供更为便捷、高效的工作环境。需在企业日常经营过程中充分发挥档案管理的职能作用，保障其决策的正确性，真正落实档案管理工作。

除此之外，要加大对企业档案管理工作的投入，不仅要从人力、财力方面增加投入，还应当实时更新档案资料内容，把握档案管理中的重点内容，详细而真实地记录每一个资料内容。需做好档案资料整合工作，以便于企业中各个部门的查询。可为档案管理部门添设新的设备，引入先进的档案管理技术，提高档案管理人员的工作效率，使他们从各个角度来把控档案管理工作，保证档案资料的真实性、完整性和准确性，为企业提供可靠的数据。

（三）提升人员素质，加强人员培训

档案管理工作的开展，需要高素质人员的支持，工作人员的管理是否规范将直接影响最终的管理效果。在这种情况下，企业应当合理安排档案管理人员，划分各岗位的管理指责，不断地壮大档案管理队伍力量。通过多元化的培训方式来提升管理人员能力，加强其专业知识，提升其职业道德素质。一方面，需重视人才招聘工作，要做好审核工作，严格按照相关制度进行把控。所录用的工作人员，既要有扎实的专业知识，又要有一定的工作经验，还应当具备良好的职业道德素质，有着不错的业务能力，尤其是计算机信息技术应用能力；另一方面，档案管理人员需要有自觉学习意识，做到与时俱进，不断地更新所学知识，加强彼此之间的经验交流，掌握先进的管理技术，使之工作效率得以提升，取得目标管理成效。企业可通过提升档案管理人员的薪资待遇，来避免人员流动性过大，采取有效措施来激发档案管理人员的工作兴趣，给档案管理人员一定的关怀和尊重，充分发挥档案管理人员的主观能动性，使之全身心投入企业档案管理工作中。

除此之外，还应当加强对档案管理人员的培训。为保障企业档案管理质量，需转变档案管理人员的管理理念，需开展高效的培训工作，强化各相关人员的专业知识能力，并提升人员的档案意识，明确档案管理工作的作用。在实际项目建设过程中，不仅要关注于项目实施的质量和进度，还需要基于项目特点，利用各相关部门来开展培训工作，使之全身心投入管理工作中，从而产生强烈的责任感，认真执行档案管理工作，强化档案管理人员的业务能力。

（四）充分应用计算机信息技术，实施精细化管理

现在已经是计算机时代，计算机的应用高效、安全、便捷，企业应当充分发挥计算机信息技术的作用，基于企业经营特点和需求，设立科学的信息管理机制，强化信息化管理水平，可借鉴国外企业的优秀档案信息管理经验，不断地摸索和实践，满足企业档案管理需求。企业应当建立完善的信息化平台，创新传统的档案管理手段，将粗放型管理向精细化管理方向转变。所建立的信息平台应当具有一定的交互性、开放性，利用计算机信息技术来提升档案管理水平，逐步完善电子档案管理系统，增加档案管理信息量，提高管理效率，为企业带来更为优质的服务。如企业常用的紫晶企业档案管理系统、XX州电子文档管理系统等。基于信息化档案管理，可将企业档案管理工作进行分解，需重视对每一个流程的把控，可利用计算机信息技术来处理细节问题，从而规范企业档案管理。

（五）开发企业档案潜力，设立评价机制

企业档案中含有大量有关于企业生产经营的信息数据，是企业制定未来发展战略目标的重要材料。从企业角度来说，企业档案需要进行保密，保密的前提是这些资料信息要能够有效服务于企业，为企业的发展奠定扎实基础。基于此，企业需深入挖掘档案中的潜力，对档案资源实施二次开发，以便于全面了解企业的实际运营情况。应当确定企业档案管理的服务方向，把握服务重点，满足经济建设需求。可在企业中建立电子档案室，创建完善的档案数据库，做到实时监测、实时更新，采取先进的检索工具，以便快速查阅所需信息。

除此之外，为了提高企业档案管理工作质量，应当明确档案管理目标，制定科学的评价机制。一方面，企业所制定的管理目标，不可脱离其发展的实际情况；另一方面，基于所制定的目标来设置适宜的评价指标，旨在促进档案管理工作的标准化，改善当前档案管理工作现状。需遵循国家相关规章制度，基于企业的实况和需求来细化评价指标。如档案库房存放管理标准指标、建档指标、档案检查指标、管理办法评价指标等。

（六）管理组织形式多元化，结构网络化

为适应全新的市场机制，企业档案管理工作需优化组织结构，采取全新的组织形式。不同的企业在生产经营管理过程中遇到的问题都有所不同，企业特质的差异性，也会影响档案管理工作的开展。基于此，企业应当遵循因地制宜的原则，根据自身的实际情况，来有计划、有目的地选用适宜的档案管理工作形式。比如说梯级档案管理、网状档案管理等。前者指的是企业下属公司有一定的档案管理权限，总公司需每年对档案资料进行定期检查；后者指的是企业指定档案管理部门及专职档案管理员，各部门指定专（兼）职档案管理人员，档案管理部门带领企业中的各个部门进行数据资料的收集，并进行汇总，然后再通过层级责任人档案管理模式，来将档案管理职责落实到个人。这种多元化的管理形式，有利于提高档案管理水平，促进企业的科学发展，具有一定的创新性。

除此之外，还应当实现企业档案管理结构的网络化，指的是基于计算机信息技术，优化企业档案管理结构，增加档案信息资源最大传递容量，加快传输速度。利用互联网技术，来连接网络，使企业突破时间、空间的限制，直接进入档案管理系统中心，并获取所需档案信息内容，将纸质档案管理和电子档案管理有效结合。

五、结语

总的来说，要制定适宜的企业档案管理目标和制度，根据企业的实际情况开展针对性的管理工作，制定完善的规章制度，从每一个环节把控档案管理工作，从而保障档案管理质量和利用效果。