煤炭企业档案管理创新发展模式

李姝婷 陕煤集团神木红柳林矿业有限公司

作为国民经济与社会发展的核心支柱企业之一，煤炭产业一直与国家的发展保持协调的步伐，也直接影响着国家社会经济形态的发展。随着国家经济飞速发展市场的开放性与包容度不断提升，新兴产业的形成与崛起对传统行业造成了一定的冲击，但也为传统行业的转型与创新带来了绝佳的契机。

一、落实档案管理的重要性

档案管理工作是企业管理与运行工作中的核心组成部分，它对煤炭企业各阶段的发展接进行了详细的记录与整理，通过妥善的保管与类别划分可以降低工作人员查阅与调取信息的难度，缩减信息查阅的时间，从而为企业的决策提供更重要的参考价值。当煤炭企业需要制定战略规划或解决发展问题时，决策领导者皆会调取相关的档案文件进行参考与借鉴，在档案资料中寻求科学的问题解决方法。由此可见，档案的妥善安全保管与利用对于煤炭企业发展的重要意义。随着我国社会与经济形态步入全新的阶段，煤炭企业的档案管理工作也需要根据新形式进行创新与发展，全面推进档案管理工作的信息化转变，利用互联网平台对档案文件展开更高效安全的保存与整理，既有效规避档案泄露与遗失问题的发生，又提高档案查阅与调取的效率，从而为企业的决策与运行提供更优质的档案服务。通过云端对企业档案进行整理与保存可以有效保障信息的完整性，但这需要档案管理人员具备规范化管理意识与专业化管理能力。目前，煤炭企业档案管理队伍的整体素质较低，档案管理工作的信息化发展进度也相对滞缓，仍有部分企业沿用传统的手工整理与存储方式，这导致资料的完整度与查阅的效率都会受到影响。由此可见，煤炭企业转变档案管理观念与模式是在必行，出于档案管理重要性的考虑，煤炭企业更应该采用误差更低、更便捷的档案管理模式，使档案管理工作能够满足当代煤炭企业发展的需求[1]。

二、新形势下企业档案工作的特点

（一）进室档案涉及经济建设方面增长迅速

面对当下我国经济领域日新月异的变化形式，煤炭企业为提高生存与市场竞争力应该以积极的态度良好适应市场变化，强化各环节管理水平，更大力度的支持企业内部的安全管理、科研投入及基础建设。这也导致了在入室档案中基础建设、设备、经济领域的档案文件数量快速积增，其他方面的档案文件数量减少或维持不变。尤其是对于经济效益良好的煤炭企业而言，相较于过去归档的技术图纸数量会呈现数十倍的增长，经济技术合同类档案的数量也会实现极大的提升。在煤炭企业效益高峰期，不仅企业的对外合同数量会增多，企业内部的购置设备与技术改造合同数量也会提升。由此可见，煤炭企业的档案结构可以侧面记录企业的发展情况，体现经济建设的变化。

（二）归档的内容在不断增加

近些年来，面对世界经济格局的变化，我国不断进行宏观经济政策的调整，从国家、地区与行业角度出发都必须适时地进行经济变化与转型，而这也必然会使各行业的工作量与工作规模发生变化，工作增多现象在不同行业与企业中都具有不同程度的体现。就煤炭行业而言，在新形势下，企业的发展需要重点钻研循环经济、自主创新、关闭矿井、节能减排与知识产权等全新的课题，而对这些活动中所产生的档案信息的收集、整理与存储对档案管理工作也是全新的课题，并没有成熟的经验可供借鉴，档案管理工作不仅要适应新的内容还要面临归档内容不断增加的现状。以关闭矿井工作为例，我国自2015年始开始着手关闭煤质差、开采难度高、复存度低的老区矿井，但此类矿井中所使用的井下设备与材料具有较高的回收价值，出于缩减成本的考虑企业会在关闭矿井的过程中对相关资源进行合理回收。但由于关闭的矿井皆为历史悠久的老矿，其中所使用的设备材料信息较为复杂，而为了有效二次利用回收的设备与材料则必须全面收集相关信息，这位档案管理工作造成了极大的困难。如关闭白水矿井的过程中，企业共回收一台整套的综采集、一千多架液压设备、一万三千多米各类线缆，档案管理部门不仅要完成回收的设备材料型号的备案登记，还需要收集记录相关的生产厂家、技术资料、使用年限与维修状况等信息，建立完整的档案资料库，从而便于企业日后的再次使用与调剂，为企业的安全作业提供保障[2]。

（三）档案利用的目的和形式有了新的变化

档案利用目的根据传统分类方法可被细分为编史修志、工作考察、经济建设、宣传教育及其他等五大类。而在新形势下，就煤炭企业发展环境而言，对于档案的主要利用目的为经济建设，主要围绕生产技术、科研、合同会计、设备仪器与个人等档案的使用而展开。尤其是对于转型过程中的煤炭企业而言档案的使用更是主要作用于经济建设，部分煤炭企业为了不断实现去产能化而开始关闭矿井作业，分流了大批职工，在面对市场竞争压力时会存在流动资金紧张的问题，随之会衍生出合同履行问题等一系列状况，当企业面对此类问题时，会提高档案的查阅量，出现档案室接待查阅人员次数激增。

（四）档案信息化建设有了新进展

在新形势下，煤炭企业全面开展信息化与智能化转型，不断推动办公的自动化发展，计算机与内部网络被普遍引入至内部办公工作中，而档案管理部门的信息化建设也初见成效。部分煤炭企业近些年的产品与文书档案已完全落实了纸质与电子版同步存档，档案管理工作也开始借助网络与计算机对档案信息进行自动化接收、存储与整理，文件及目录数据库的构建工作也开始有序推进。而进一步强化档案管理信息化建设也被煤炭企业的领导层纳入重点议题[3]。

三、对我国煤炭企业档案管理工作的现阶段评价

近些年来，我国煤炭企业的档案管理工作正处于高速发展与转型阶段，虽然已取得了相应的成绩与成果，但其发展幅度与煤炭企业业绩经营增长幅度仍存在一定差距。这一问题已成为煤炭企业档案管理工作中最核心的问题，其他所表现出的问题皆是围绕该核心问题而形成的。综合分析，我国煤炭企业现阶段档案管理工作呈现出以下现象：

（一）制度体系建设亟待加强

很多企业的，但工作制度是在1990年以后开始建立的，伴随着时间的不断推移企业组织结构和部门职能开始发生了一系列的变化，越来越多的制度无法适应现状，而这些制度又没有得到及时的完善，很多业务标准都需要重新的规划和制定，另外随着领导和管理人员的不断更换一些制度，无法达到有效执行，“三纳入”“四参加”“四同步”的要求迟迟得不到落实。

（二）硬件投入不足，管理设施落后

很多企业档案管理机构并没有设置专项的经费来负责档案管理设施的更新与添置对于档案管理也没有长远的规划，由于缺少相应的工作设施，大管理很难满足硬性的要求，这适当的使用寿命大大缩短。

（三）管理人员更换频繁，专业水平不高

实际工作中一些领导人认为档案管理是非常简单的工作，这种保管工作不需要太专业的人员负责，因此档案管理人员的流动十分频繁，特别是涉及企业的改组改制和兼并破产，往往会有一些缺乏专业知识的人员来负责档案管理工作，甚至还有一些人员是兼职工作，这样的工作态度难免会导致档案管理工作难以实现标准化和规范化，甚至还会增添更多的困难。实践操作过程中，如果管理人员缺乏专业的知识，那么档案管理工作很难得到及时落实，无法保证档案材料的完整性和准确性，这对于后续信息使用者而言，往往会带来诸多不便[4]。

（四）档案信息资源的开发利用工作力度不够

目前很多企业在档案管理工作上，只是进行了档案的归档整理与保管工作，能够提供的档案服务也只是停留在查阅这种相对较浅的层次上，在利用档案过程中，大多数都是提供档案原件对原件进行复制，投入到生产经营，由此可见，对于大的信息资源缺乏开发力度，涉及档案深层次的工作，几乎没有涉及，除了浅层次的服务以外，档案还能够信息开发，资源整合，这些都能够在工作过程中转化成企业的生产力，促进企业的发展。

（五）企业档案信息化建设进展缓慢

在资金、观念、人员设施等诸多因素的影响下，很多企业的档案信息化工作目前仍处于起步阶段，一些企业只是将文件的目录输入进去，距离建立起文件级目录数据库的要求还有很远的距离，由于企业之间的区别，各有千秋，所以结合企业特征的档案管理系统软件，在配置上往往不能满足企业的实际工作需求，档案管理部门想要为企业各项工作提供档案信息的网上服务，仍然要做出更多的努力。

四、新形势下做好企业档案管理的工作思路

（一）进一步加强制度体系建设

《企业档案工作规范》总关于档案的管理工作提出了最基本的要求：档案工作制度体系的构成是由工作制度，管理制度和业务标准规范组成的，其发展过程中，伴随国家宏观经济政策的不断调整，行业形势的不断变化，以及管理标准的不断改变，甚至其内部组织结构以及部门职能的变化，这些情况随时随地都有可能发生，因此我们需要对现有制度及时完善，确保其能够适应新的业务标准规范，真正地将“三纳入”“四参加”“四同步”有效落实确保档案工作能够为企业的生产经营管理以及可持续发展提供切实有效的服务，保证企业的各项活动能够得到充分满足。

（二）多渠道收集档案，尽力丰富室（馆）藏

首先要做的就是要将接受面进行扩张，过去只接受管理部门的档案应该扩大到接受相关科室的所有档案，企业在发展过程中涉及的某一时期、某一特定事件以及某一专题，只要具有保存价值，都可以作为接受的内容。而这些内容不要仅仅的保存于部门，很有可能留存于某些班组或个人。其次对于接受的门类也要进行扩大，在原本的基础上，结合企业的发展实际需求，接受新的内容，使档案的门类逐步增加，例如诉讼档案，涉外档案等都可以作为接收的内容，在对档案进行收集过程中管理人员的职业敏感性一定要逐渐增强，对于档案的征集工作要格外注重尽可能地将各级管理人员中的档案资料进行汇总，这样才能使档案在今后的企业发展中发挥出应有的作用。

（三）加强在档案信息化建设方面的工作力度

由于企业的档案存储量比较大，悉数工作比较薄弱，所以对于文件集的目录数据库应该优先建立，等到条件成熟时再进行档案原文扫描和数据检索等其他工作，这方面工作中需要注意的是建立文件级目录数据库时，要确保当前所有的档案案卷能够做到准确无误的分类、著录、整理、鉴定，也就是意味着做好各项基础工作的前提下，才可以进行文件级目录数据库建立，所建立的案卷目录和文件目录，档案质量有所保证，同时结合企业的大管理与利用需求，逐步地对非电子档案进行数字化处理，另外还要保证档案信息的完整性，所有案卷和专题档案要进行全部数字化处理，任何大概都不能因为信息的重要程度，敏感程度做出删减，出现人为的档案信息不完整情况，让今后的档案管理工作陷入被动。

（四）适时增加投入力度

目前企业对档案进行保存的目的，更多的是为了今后的生存和实现可持续发展，所以适当的增大投入力度是现阶段的档案管理得到有效落实，对于企业今后发展而言也有着重要作用，从人员方面上来看，一定要在稳定现有人员的基础上，在必要的条件下使大管理人员的专业性得到增强，可以定期地对档案管理人员进行在职培训，提高档案管理人员的综合素质，使其能够具备自学的能力，促进管理效率的不断提升，另外还要设置专项费用，制定长远计划，在硬件设施等方面适当进行投入，软件研发上更是要积极努力使大量管理工作能够跟上信息化建设的步伐，实现档案管理现代化、档案信息数字化，档案利用网络化，档案管理系统与企业各信息系统衔接的档案信息化总目标。

（五）建立重要档案数据库，保证重要数据的安全

当然数字化管理的核心煤炭企业还应该建立几大数据库系统，想要将所有的档案转换成信息资源，需要耗费大量的资金和人力，另外还有一些大概属于企业机密，企业的大额数字化要抓住几方面重点：一是建立收藏档案目录数据库。主要是根据单位各类档案基本情况，通过著录标引，把单位收藏的文本类、图形图像类和影音类档案的分类号、全宗号、档号、题名、责任人、形成的时间、数量、主题侧、提要及文件级的原文等基本情况录入计算机，建立基本数据库，这样可以通过计算机检索提供档案原件的利用。二是建市基层报表数据库。在煤炭企业档案数字化管理系统中，建立起状态数据库和基层报表，将各部门要报送的数据、反馈的信息通过网络系统直接填入所建立的数据库中，再按要求进行调整。并根据上级的要求和使用情况，及时、迅速、准确地做好基层报表的填报工作。

五、结语

伴随社会的不断发展以及科技的不断进步，煤炭企业在档案信息的需求量上必将会成倍增长，这些势必会使档案工作的任务、环境、服务对象和管理方式产生全新的改变档案管理工作，一定要和企业的生产经营实际情况紧密结合，不断促进档案管理水平的提升，坚持与时俱进，对服务功能进行拓展，使档案利用走向更广更深的方向，确保档案管理能够在为企业提供服务的同时，可以实现信息资源的社会共享。