科研机构基建声像档案管理研究

文/中国科学院上海光学精密机械研究所 岳文杰

一、科研机构声像档案的概念及意义

科研机构基建声像档案是指科研机构在进行新建、改建和扩建的基本建设项目中直接形成的具有保存价值，主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式的记录，包括照片、录音、录像制品、影视片以及相应的说明文字等。基建声像档案的收集应与工程建设同步进行，不得事后补编。

科研机构声像档案可以全面展示研究所在不同年代和生产环境的建筑面貌。不仅为未来科研院所建设与规划提供了重要参考，而且丰富了室藏声像档案的类型，从中可以挖掘出深厚的研究所历史文化，从而建立科研机构的“记忆”工程，为科研院所的文化建设、档案编研等提供素材。

二、科研机构基建声像档案的特点

科研机构基建项目类型除了存在普通单位的人才公寓等民用建筑、办公用房外，还有一类特殊的用房——科研建筑。科研建筑通俗来说，指的是实验室用房。与一般的基建项目不同，科研建筑需要与科研项目技术指标、实验仪器设备运行环境相适配，比如部分实验设备输出的数据受环境影响较大，即便是轻微的震动，都会对数据产生很大的影响，那么在进行科研建筑的基本建设时需要在隔振等方面要进行相应的设计，确保数据不受外界干扰。

科研基建项目与一般单位基建项目的差别，也导致了声像档案的采集与普通基建项目声像档案存在较大的差异。由于很多工艺设备需要在特定的环境进行测试，那么科研建筑基建项目的声像档案也记载了特定的基建全貌。如有些设备需要在类似太空中的环境进行调试，科研建筑可能需要向地下挖掘几十米来模拟真空环境，那么科研建筑的声像档案相较于普通地面民用建筑呈现出很大的差异，带给人强烈的视觉冲击。科研建筑的全生命周期声像档案除了可以用于科研机构基建项目宣传外，更是为今后类似的基建项目提供了全面的借鉴材料，生动地展示了科研的建筑全貌。

三、科研机构基建声像档案的作用

（一）生动形象记录科研机构的外貌变迁。与科研机构归档的基建项目纸质文件不同，基建声像档案生动形象地记录了科研机构随时代变迁而发生的建筑面貌改变。其收集范围一般为基建项目在开工前、施工中、竣工时等各阶段形成的反映重大活动、重点部位等方面的声像材料，能够全面、真实地反映基建项目从立项到施工至项目竣工后整个过程的全貌。

同时，声像档案可以为纸质档案或者电子文件档案起到相互补充、相互说明的作用，为档案利用提供更全面的素材；如在召开基建项目立项会归档了会议材料、评审材料等纸质文件，同时归档的声像档案可以更生动地展现会议现场，也便于该项目档案移交进馆后的查借阅。

（二）为档案编研提供素材。习近平总书记指出：“文化是一个国家、一个民族的灵魂。”科研院所基建声像档案的归档和长期保存可以为科研机构所史馆、科学家精神教育基地等研究所文化建设提供素材。如利用档案展厅展示科研院所不同历史时期的建筑外貌，让年轻一代切实感受到老一辈科学家在早期艰苦科研环境下依然孜孜不倦，为祖国科学事业做出重要贡献的精神，激励新一代科技工作者“不忘初心、牢记使命”，用实际行动履行国家战略科技力量的使命担当。

同时，也可以利用基建声像档案进行档案编研制作微视频等，将基建声像档案嵌入宣传片中，可以起到还原再现历史时期的画面，给人以身临其境的感受。如中国科学院国家天文台制作的《南仁东：一眼万年》，讲述了有着“中国天眼”（又名FAST项目）之称的500米口径球面射电望远镜建造过程的艰辛和南仁东先生艰苦奋斗的科学家精神。正是由于FAST工程声像档案完整地拍摄和保存，才有了这个鼓舞后辈继续奋进的科学家精神微视频的诞生。该视频展现了从2008年该项目奠基工程到2016年项目竣工的全生命周期建造过程，以及南仁东先生无私奉献、坚持不懈的科学家精神，也让更多的人了解这个大工程建造的不易，弘扬了新时代的科学家精神。

（三）为后续基建项目提供佐证。基建声像档案是对工程建设过程中重要施工环节和隐蔽工程文字记录资料的补充和印证，是检查和记录工程质量情况的重要措施，是城市旧貌和新貌对比的重要依据。归档并保存好基建声像档案，可以为未来科研机构开启新的基建项目的规划、设计、施工、管理、抗灾等环节提供佐证材料。

同时，科研院所的基建项目需要向属地的城建档案馆进行移交，不同城市的城建档案馆对声像档案提出了不同的归档要求。如上海市在声像档案移交进馆时规定：总投资在5000万元及以上、1亿元以下的建设项目，应制作及报送工程照片档案。同时，上海市重点建设项目或总投资在1亿元及以上的建设项目，还应制作及报送工程录像档案。这反映出声像档案在基建项目中是非常重要的，不仅丰富了科研机构室藏档案的资源，也丰富了城建档案馆的声像档案门类，满足了科研院所职工和公众对基建项目声像档案不同需求的利用。

四、科研机构基建声像档案存在的问题

（一）缺乏声像档案管理制度。科研院所在纸质档案的管理方面普遍制定了与实际工作相匹配的管理制度。但是，对于声像档案的管理往往缺乏相应的制度，导致声像档案从采集、移交到归档的全生命周期的管理比较随意，如基建项目的重要建造过程照片未拍摄或者出现拍摄不清晰、归档非原图等现象。到了档案验收阶段，大家主要关注纸质档案的归档情况，忽略了声像档案的归档是否准确、完整。

随着信息化时代的到来，声像档案也从打印归档的纸质照片向数字照片、音视频转变。由于缺乏声像档案的管理制度，导致以光盘、硬盘等载体的声像数字资源归档之后，未定期对光盘、硬盘的内容进行巡检，也没有对这些声像数字档案进行备份，归档的声像数字资源随时间和环境的变化可能出现损坏或者不可读的现象，不便于长期保存。

（二）不重视过程声像档案的收集。对于基建声像档案而言，拍摄和整理需要贯穿在基建项目的全生命周期。包括在项目开工前的可行性研究、初步设计、规划选址、勘察设计、重要合同的签字仪式、工程现场原地貌或景观等环节。开工及施工过程，如开工及奠基仪式、施工过程（基坑开挖、填土等重要施工阶段）、隐蔽工程、施工工艺（新技术、工艺及特色等）、工程项目中主要的质量检查、验收活动、质量问题、事故现场及处理；工程的竣工阶段：竣工后外部新貌（完工建筑物、构筑物、绿化小景等）、室内面貌、周边风貌（标志性建筑物和道路等）、竣工验收会等。在科研机构实际开展基建项目时，基建部门及施工单位往往忽略了声像档案的拍摄及保存，只注重纸质档案的收集归档。没有设置专门的人员进行声像档案的拍摄、收集、保管、监督，导致基建项目结束时缺少如项目隐蔽工程、重要施工环节等档案材料。这反映出基建项目的领导及管理人员对声像档案不够重视，缺乏对声像档案重要性的正确认知。

（三）移交的声像档案质量有问题或缺乏著录。

在科研机构基建声像档案移交时，往往出现基建声像档案质量未能达到归档和长期保存的要求，或者缺乏著录导致无法在后续利用时提供佐证作用。如声像档案的拍摄模糊或者光线昏暗等情况导致声像档案不符合归档和移交的质量。同时，移交每张照片或视频往往缺少说明、日期、事件等要素。随着时间的推移，无法在未来工作中对这些资料进行“深度”利用。要想让这些声像档案真正做到“讲述自己的故事”，需要及时、全面著录好基建声像档案的信息。

（四）未能达到声像档案长期保存。科研院所的声像档案的管理往往没有设单独的长期保存的软硬件设施。声像数字档案的存储往往是将基建声像档案的光盘、硬盘与基建项目纸质档案随意放置在一起，并没有将其放在防磁柜等专用声像档案设施中。同时，也没有定期的巡检制度来确保归档的声像数字档案光盘、硬盘是否出现不可读或者内容有损的情况。

随着信息化时代的到来，为了方便科研院所职工的利用和编研工作的开展，需要建立数字档案室和声像数字档案模块。目前，仍有很多科研院所未建立数字档案室，导致声像数字资源未能挂接到档案系统信息化便捷查借阅，阻碍了基建声像档案后续价值的实现。

五、科研机构基建声像的改进策略

（一）建立健全科研机构基建声像档案质量和管理制度。首先，科研机构应建立健全基建声像档案的质量管理制度，需要界定适合长期保存的声像档案范围和存储格式，明确不属于保存格式的声像档案需要转换格式。其次，声像档案的拍摄质量需要进行规定，如拍摄角度、清晰度、容量等因素。再次，要明确归档流程的环节，以及明确每个基建项目声像档案归档的时间节点。最后，要明确基建声像档案的奖惩举措，同时成立兼职声像档案员队伍。将基建声像档案的归档情况纳入兼职声像档案员的年度考核中。对积极完成基建声像档案移交归档的兼职档案员予以奖励，对未完成声像档案工作的兼职档案员予以惩罚。通过一系列的奖惩举措强化人员重视归档的意识，确保基建声像档案能够及时移交、规范归档以及长期保存。

（二）加强对基建声像档案的培训和检查。科研机构综合档案室要加强对基建声像档案移交归档的培训。主要包括两个方面：基建项目立项声像档案培训和定期基建声像档案培训。

对于基建项目档案培训而言，综合档案室应该在基建项目立项时就及时介入基建项目的管理。综合档案室应根据不同基建项目开展个性化的档案培训，向基建管理部门、施工等部门宣贯包括基建声像档案在内的采集、归档步骤及原则。同时，声像档案具有过时不补的特性，综合档案室也要加强对基建声像档案过程的检查。对于包括基建声像档案整理不规范的人员，综合档案室需要对该部分责任人及所属部门负责人发送《基建档案整改通知单》，列出需要整改的事项及限期整改时间，跟踪直至整改完成。

对于定期基建声像档案培训而言，侧重点主要是培训基建管理人员及基建兼职档案员的归档意识基本归档知识。兼职档案员相较于专职档案员而言，其流动性比较大。因此，科研机构应当建立常态化、定期基建档案培训机制，帮助基建管理人员及基建兼职档案员养成包括声像档案在内的基建档案建档和移交意识，规范基建声像档案的整理。

（三）配备声像档案的软硬件设施，确保声像档案的长期保存。对于声像数字档案的长期保存，需要配备一系列软硬件设施。首先，在移交环节，需要专业的检测设备，对数字声像档案进行演示或检测，确保移交的声像档案图像、声音清楚，载体材料没有磨损、外观没有划伤，内容准确完整。其次，需要配备声像数字资源长期保存的防磁柜等存放设备，并进行备份来确保声像数字档案的安全。同时，制定声像数字档案定期巡检制度，保障声像数字档案的安全可用。最后，对于移交归档的声像数字资源，可依托数字档案系统建立声像数字资源库，不仅方便科研机构职工的在线查阅，也为声像数字资源的后续利用提供新的方案。对于声像纸质照片，则需要将其单独放置在相应的档案架上，保证干燥、整洁，并定期检查确保其状态良好。对于破损的纸质声像档案则需要及时修复。

（四）要注重基建声像档案的编研工作。基建声像档案对科研机构档案编研工作起到了重要作用，可以帮助研究所进行一系列的宣传工作，对提升研究所影响力起到了积极的正面效应。要想充分发挥基建声像档案的编研作用，科研机构可以利用基建项目声像档案结合特定节日进行宣传。如在“国际档案日”、研究所周年庆等节点制作，反映科研机构外貌变迁展示，利用声像档案直观的特性进行展览。也可以结合档案编研工作制作微视频等新时代宣传方式积极宣传。

六、结语

对于科研机构基建声像档案而言，需要进一步强化基建声像档案相关负责人的重视程度，做好基建声像档案的全生命周期管理。同时，要做好新时期城建声像档案管理体系的构建，采用数字化管理以及数字化利用等一系列的方法。让基建声像档案在科研机构的发展建设中持续发挥重要作用。