基于新时代背景下办公室保密工作的完善路径

文/海洋石油工程股份有限公司 杨洋 田帅 潘志明

信息技术的快速发展使很多企业将内部的信息数据进行加密保存，但同时也给企业办公室的保密工作带来更加严峻的挑战。一旦企业的核心文件或信息被盗取，会给企业带来商业危机，不利于企业的生存发展，因此需要结合办公室保密工作的情况，采取有效的措施提高保密工作水平，更好地促进企业发展。

一、办公室保密工作泄露的危害

如果办公室没有做好涉密文件的保密工作，尤其是伴随信息技术的不断发展，如果出现涉密文件泄露情况，很容易将涉密信息泄露给竞争对手，从而影响企业的正常发展。因此在企业发展时应当做好办公室的保密工作。除此之外，如果出现核心机密泄露情况时，不仅会降低自己的市场竞争力，也会影响企业员工的自身利益，导致企业员工出现下岗的情况。因此在企业发展中保证办公室保密工作的水平至关重要。

二、提高办公室保密工作水平的具体对策

（一）提高对保密工作的认识。由于办公室属于行政中心的枢纽，承担着各项工作任务，保密工作是其中非常重要的工作内容。办公室保密工作，不仅需要对领导负责，同时也需要对上级部门负责，做好文件材料的上传下达，保证具体工作落到实处。1.应积极学习保密知识，提高保密意识。在办公室保密工作中，办公室主任承担着重要责任，为了保证办公室保密工作水平的进一步提高，办公室主任需要积极学习保密知识，提高保密意识及能力，牢固树立终身学习的理念，将自己所学习到的保密知识应用到实际办公室保密工作中，同时也需要将保密工作的效果以及情况及时向上级部门汇报，做好保密工作的基础管理工作，确保保密制度的健全，以此让保密工作更好地促进社会经济的发展。2.应当加强和各业务板块之间的沟通联系。为了方便企业将保密意识落实到各个环节中，需要让各个业务板块的工作人员进行充分的沟通以及交流，让各个部门的同志认真负责，做好保密工作的第一关，对日常工作的情况进行详细的检查以及管理，同时工作人员也需要履行管理职责，让保密工作能够落到实处。3.加强对保密工作的检查和指导。在开展办公室保密工作时，需要对日常工作进行部署，及时召集各个业务板块的负责人以及业务人员，让其学习到最新的保密理念以及知识，从而提高全体干部的保密意识。同时在办公室保密工作过程中，也需要让上级部门定期派遣工作人员对保密工作的发展情况进行全面的检查以及指导，及时发现问题，并且采取有效的措施保证秘密文件的安全性。最后在开展保密工作时，应配备完善的保密设施，做好技术防范以及人工防范等等，确保保密工作的顺利开展。

（二）强化保密管理，认真做好保密工作。1.加强宣传教育工作。办公室需要让工作人员在意识上承认保密工作的重要性，在行动中进行表现。因此应当加强宣传教育工作，将保密法的教学内容纳入年初所制定的学习计划中，引导员工积极学习，保证教学计划得到有效的执行。同时为了提高员工学习保密法的积极性，在日常活动时可以利用例会或者集中时间学习保密法。丰富的保密知识，提高保密意识，明确自己在办公室保密工作中应当承担的义务以及责任，避免出现保密文件泄露的情况。2.加强对涉密人员的管理以及配置。在办公室保密工作中，工作人员的素质以及工作水平都会影响工作的开展情况。因此在正式挑选办公室工作人员时，企业需要对招聘的员工进行严格的审查，并将政治标准放在第一位。同时对于涉密文件的保管员以及计算机技术人员需要严格要求。除此之外还要做好备案工作，如果涉密人员出现离职或者工作调动，需要让员工严格按照保密规定与相关人员签订保密承诺，如果员工出现违反承诺的行为，需要承担相应的责任。3.严格按照有关涉密文件的交接手续开展交接。在具体交接办公室涉密文件时，应当严格落实交接本的签字制度，涉密资料做到专人保管以及专柜密存，从而确保涉密资料文件的信息得到安全处理。

（三）工作人员要具有认真负责的态度。在开展办公室保密工作时，工作人员要具有认真负责的态度，约束自己的行为，确保保密工作的顺利开展。由于密级文件的签收，需要有一定的时限要求，因此在收到文件过后，应当让当事人去相关部门领取文件或者进行上交文件，当收取到文件之后，需要及时向单位的领导汇报情况，并且做出及时地处理，保证处理结果的科学性以及时效性，避免出现拖延的情况。对此，在开展办公室保密工作时，工作人员应当具有强烈的责任意识以及使命感，在工作时不怕吃苦，任劳任怨。

（四）把保密工作以及保密意识落实到日常生活中。通信技术的快速发展给人们的日常生活带来极大的便利，同时也促进了办公室保密工作的开展，但也带来了极大的挑战。因此，为了保证有关企业涉密文件的安全，在使用电脑以及网络时，保密工作人员应当时刻将涉密材料和非涉密材料进行分离，禁止使用互联网传递涉密文件。应当强化自己的保密意识以及防范意识，确保保密工作的顺利开展。

（五）加强对各类涉密介质的管理。在办公室工作时会使用大量的纸质文件，因此在对纸质涉密文件资料进行管理时，需要严格按照相关规定开展一系列的管理活动，比如文字的签收和保存等等，并且在工作时也应当管理存放文件的磁盘以及光盘等等，不能够将其随意放置甚至丢弃。

（六）不断完善保密制度。为了能够让办公室保密工作顺利开展，并且取得良好的保密效果，应当结合企业办公室的经营情况，建立比较完善的管理制度。对此需要对办公室的所有信息开展统一的管理，以此保证信息的安全性。在开展办公室保密工作时，不仅应当完善保密制度，同时要确保各项制度得到有效落实，确保每一位办公室工作人员职责都能够得到有效的落实。如果办公室保密工作中出现信息泄露的情况，可以在第一时间找到相关的负责人，并且对出现工作问题的负责人进行适当的处罚，以此提高保密制度的力度。除此之外，在办公室保密工作进行时，企业需要定期检查，需要派遣专门的工作人员对其进行监督，避免出现信息泄露的情况。随着社会经济的不断发展，信息技术的发展速度越来越快，在企业发展中有很多黑客会利用信息手段来获取有关企业发展的涉密文件，因此为了避免黑客的侵入应当不断加强计算机防火墙的使用，在使用计算机向外界传输文件和信息资料的时候，应当做到与内部网络相隔离，避免出现信息泄露的情况。最后对于涉密工作人员应当加强宣传教育，让其认识到保密工作的重要性，提高政治觉悟，让涉密人员能够和其他的工作人员站在同一个角度上思考保密工作进行的效果，确保每一位工作人员都能够明确自己应当承担的责任，用规则来约束自己的行为，避免泄露事件的发生。

（七）强化计算机系统以及移动设备的管理。在办公室保密工作进行时，会使用非常多的计算机系统，因此需要对系统开展有针对性的分级，包括涉密计算机在使用时需要与企业内部的网络进行物理隔离，以此保证信息传输的安全性。如果计算机出现问题时，要在第一时间对涉密计算机进行维修，并且现场需要有保密工作人员全程监督。对于一些需要淘汰的计算机，在淘汰之前对于计算机的使用情况进行详细的调查，将所存留的信息数据进行删除以及销毁，确保信息的安全性。

（八）不断强化信息技术在保密工作中的作用。

信息技术发展使得信息软件以及技术更新换代的速度越来越快，因此为了能够强化办公室保密工作，提高保密工作的效果，企业在开展办公室保密工作时需要紧跟信息技术发展的脚步，不断更新信息系统，确保保密技术的建设完成。在开展保密工作时，工作人员应当严格按照国家标准要求配置计算机，不断提高办公室保密工作的技术水平。

三、结语

为了能够使涉密文件或信息得到很好的保存，避免被盗取影响企业的发展，企业需要采取有效措施，不断提高办公室的保密工作水平。除此之外，随着信息技术的不断发展，为了能够提高办公室的保密工作水平，应当结合企业发展的情况建立完善的保密机制，加强对工作人员的教育以及管理，保证保密工作获得良好的效果。