基于图书管理系统在中小型图书馆使用的思考

孙婷婷，邱 宏

（上海交通大学医学院附属精神卫生中心 上海 200030）

0 引言

随着计算机和网络技术被逐渐应用于人们的生产生活，很多生活和学习上的问题得到了信息化的处理，由复杂繁琐变得简单易行，极大方便了人们的生产生活。互联网迅速在各个领域被广泛应用，为大众的日常生活和管理带来了很多便利，社会上不同领域都开始探索信息系统的应用，包括高校及医院图书馆的信息管理系统。图书管理系统信息技术为图书管理的发展带来了新的机遇，信息化的管理模式让高校及医院图书馆的日常管理工作更加便捷[1]。在信息技术高速发展的今天，传统的医院图书馆管理模式已无法满足院内职工和学生自主查找所需图书的需求，图书管理系统的应用势在必行，好的图书管理系统能够有效提升借阅效率，让人们形成更好的阅读习惯[2]。基于图书管理系统在上海市某三甲医院的应用，讨论了图书管理系统在中小型图书馆的使用，笔者所在的图书馆过去使用的是丹诚图书馆集成系统，近期更换为少昊图书管理系统软件V3.0，通过新旧系统的对比分析了图书管理系统的迭代，以期使图书管理系统能够更好地辅助图书馆的日常管理工作，助力图书馆的良性发展。

1 建设图书管理系统的意义

随着科技的发展和进步，尤其是计算机相关学科的发展，社会进入信息化时代。图书馆是知识的重要集散地，拥有种类繁多的图书资料，并储存有大量的用户借阅信息，所涉信息数据数量庞大、分类很细，人工处理过程中难免出错，一旦出错当时很难发现，事后也很难进行查找[3]。基于此，利用信息技术手段为图书馆搭建一套完整、规范的信息管理系统，即专业的图书管理系统，能够促进图书管理工作程序化、系统化和规范化，减少因信息杂乱出现错误的可能性，并进一步提高信息处理的效率，方便图书在库状态和借阅状态的查询和修改。

图书馆管理系统的应用能够解放图书管理人员的双手，并方便广大读者进行快速借阅，优化和提升了整个图书馆的工作效率。最初图书管理系统在大型图书馆中进行应用，一经上线就得到了广泛好评，市面上的图书管理系统大多能够处理数量庞大的信息数据，拥有较为完善的图书管理功能，并可以长时间存储信息数据[4]。中小型图书馆受制于经费不足、人才缺乏等问题，无法采购和应用大型图书管理系统，在这样的背景下如何解决中小型图书馆信息系统的设计和开发问题十分急切。

近20年来，随着图书管理系统的开发者对中小型图书馆管理需求的分析和探索，适用于中小型图书馆的图书管理系统随之诞生，并得到了广泛应用，中小型图书馆的图书管理问题得到了较好的解决[5]。图书管理人员充分认识到信息技术应用在图书管理工作中的必要性，也开始思考如何更好地利用信息技术去优化图书管理工作，更好地对图书进行编序、查找和流程管理。中小型图书馆图书管理系统也在图书管理人员对日常工作的总结中不断更新需求，最终实现系统的更新和迭代，选择更适合当下和未来发展的更为先进的图书管理系统[6]。

2 中小型图书馆图书管理系统建设的基本目标

2.1 图书馆门户网站的设计

为方便信息发布和提供数字资源，中小型图书馆应建设自己的门户网站，医院图书馆的门户网站可作为医院内网的一个子模块进行展现，页面设计的风格需与医院内网保持统一。中小型图书馆的门户网站主要包含以下内容。

2.1.1 导航栏

导航栏中通常包含本馆概况、新闻动态、数字资源、馆内公告、资料下载、新书通报等模块，方便用户点击直达相关功能。

2.1.2 公告栏

公告栏主要展示图书馆的一些重点通知，包括活动开展通知、平台更新通知、闭馆通知、统一归还通知等，更新频率不高。

2.1.3 新闻中心

报道一些与图书馆工作相关的新闻，包括图书馆内部活动、领导参观指导图书馆工作、图书馆举办读书活动和相关比赛等，更新频率不高。

2.1.4 数字资源

链接到中国知网、数字图书馆等数字资源平台，如登录图书管理系统内部账号，可以使用图书馆的资源进行信息检索。数字资源通常包括共享资源、购置资源、试用资源和自建资源等类型。

2.1.5 其他栏目

一些图书馆门户网站的设计中还会包括新书推荐、资料下载、图情知识、联系我们等栏目，从多个层面覆盖读者的需求。

2.2 图书管理系统的主要功能及利用

中小型图书馆配套的图书管理系统，需要能够满足图书馆基础服务的需求，并能够提供好互联网相关服务。图书管理系统的核心功能是辅助传统图书借阅工作的开展，其核心功能包括两个子系统：一是图书采编系统，通过关联省内高校、国家图书馆、中国高等教育文献保障系统（CALIS）等平台，实现了新书的及时采购和编目，上架后能够更便捷地进行借阅；二是图书流通系统，用于实现图书馆图书资源基于互联网的查询、借阅和馆际互借。

2.3 图书管理系统的更新迭代

笔者单位早期应用的是丹诚图书馆集成系统，该系统是国内图书馆软件市场上较早出现的成熟产品，其第一版设计至今已有二十余年的时间。旧版系统能够满足多库借还、异地借还、连续出版物记到等功能，但其互联网相关设计已无法满足当下应用的需求。

基于此，笔者单位在近期更换了少昊图书管理系统软件V3.0，新版图书信息管理系统借鉴了其他先进系统的设计，并针对中小型图书馆的工作流程和特点做了专门的设计，能够较好满足当下中小型图书馆的需求。

新版图书管理系统设计了C/S和B/S并存模式，除了传统的客户端安装程序外，能够随时随地通过浏览器使用软件，还通过互联网实现了CNMARC数据共享，方便了图书管理工作随时随地展开，打破了时间和空间上的限制。相较于旧版图书管理系统，新版的操作更为简洁明了，很容易掌握并进行使用。

新版图书管理系统涵盖了订购、编目、证件、流通、连续出版物、检索6大模块。在图书订购时能够做好查重、审批、登记等工作，智能化程度较高。在编目时条码所储存的信息内容更为丰富，相关表格和清单也更为多样和丰富。在证件管理模块，可以实现与学生IC卡的绑定，无需制作专门的借书卡，也方便注销和删除。流通环节是图书管理工作的核心环节，涉及的内容较多，新版系统考虑到的场景更加多元，能够有效避免特殊情况的发生。连续出版物管理能够对期刊进行更好的归类，方便读者进行借阅，有助于科研工作更好开展。检索除了本地查询外，还开放了网上查询，读者可以足不出户就知道图书在不在馆，并能够提前在网上预约借阅。

图书管理系统的设计和应用要能够满足读者的需求和行为习惯，对于图书管理工作者而言还需要做好新旧系统的数据迁移工作，防止因为系统更换导致的历史数据丢失。要尽快学习和掌握新版图书管理系统的功能和相关操作，以便更好地为读者提供服务，让读者体验到更为便捷的阅读方式。

3 对中小型图书馆实施图书管理系统的几点思考

3.1 资金投入的增加应有目的性

资金问题仍是当今影响中小型图书馆发展的重难点。印刷品和数据库价格保持着持续走高的趋势，但资金投入却停滞不前，这使得图书馆满足读者信息需求的能力大幅削弱。当地方政府参与中小型图书馆的建设发展时，往往存在着严重的理念差异。一线城市的大型图书馆通常可以得到更多的资金支持和人力支持，而欠发达地区的中小型图书馆，通常难以获得相当数量的资源投入。调查结果显示，政府或机构投资减少是中小型图书馆运作出现危机的主要原因。在此现实基础上，中小型图书馆的资金运用更应提高效率。

所以为保障中小型图书馆日常工作的顺利展开，工作人员需要对有限的资金进行更有效的利用，加强对数字资源的建设。中小型图书馆应在保证原有纸质书籍数量的前提下，加大对数字资源的资金投入，提升整体的购买能力，使馆藏的数字资源更加丰富，提升图书馆中数字资源和电子图书的占比，推进图书纸质资源向数字资源的转变。同时，中小型图书馆应积极向文化部门争取更多的资金，以保障设备采购和日常运行。

3.2 工作人员应坚持提升业务水平、不断拓展业务类型

图书管理人员依然是中小型图书馆工作开展的主力军，能够更好提升图书馆的数字服务水平。“服务”的内涵十分广泛，就中小型图书馆而言，“服务”包括馆藏内容、人员态度、服务方式、签约条款等[7]。中小型图书馆对比大型图书馆，欠缺的不仅是有效的管理体系，更多的是整体服务质量呈现落后的态势，服务人员的服务方式和整体素质是需要提高改进的重中之重。特别是如今互联网发展迅速，数字化阅读在读者生活中的重要性与日俱增，实地借阅图书的读者对比以前有所下降，面对面的亲身交流也相应减少，为了更好地满足读者的需求，吸引目标用户，中小型图书馆的服务更多地强调服务内容及服务方式。增强读者满足感的关键在于多样化服务方式及提高数字化业务能力。特别是在图书馆管理系统被广泛应用的今天，中小型图书馆工作人员的业务难度加大，标准提高。

当前，中小图书馆面临的服务危机主要是由于读者满意度低，服务不能满足读者日益增长的需求。通过研究显示，一千份调查问卷中，只有8%的被调查读者表示图书馆能够完全满足读者的需求。此外，网络服务方式的完善也是图书馆服务质量的一个主轴。研究表明，当今中小型图书馆还存在网络服务问题，如检索界面繁琐、检索方式单一、无法跨库检索、响应速度慢等[8]。中小型图书馆的工作人员应根据本单位的实际情况，积极主动地由传统服务者向数字服务管理者转变。图书馆还应进行管理型人才的引进，全面提升其信息技术和信息素养，同时不断加强对现有工作人员的专业培训，确保图书管理系统投入使用后中小型图书馆的工作人员整体业务水平的提升。为使中小型图书馆的数字服务被更多读者所接受，工作人员应加强对业务的宣传和介绍，方便读者从多渠道全面、详细地了解图书馆提供的数字服务，最大程度提升数字资源和数据服务的使用率。在知识经济时代，馆员是图书馆最重要的活力源泉，是图书馆企业最活跃、最有生命力的要素。根据美国尤里斯图书馆的一项调查显示，中小型图书馆服务满意度5%体现在建筑物结构外观的表现、20%在于信息材料，而75%取决于图书馆员的服务[9]。中小型图书馆在建设人才队伍方面仍有努力空间，需要根据现实情况调整人员配置，制定新的馆内标准，重点放在再教育上，督促员工尽快提高业务能力。同时，要在图书馆引入聘用和考核 制度，引入竞争性推荐机制，强化岗位责任制，落实职工薪酬激励机制，最大限度提高工作积极性和员工的创造力。

3.3 发挥相对优势，建立特色馆藏

特色馆藏是根据地区的需要，对图书馆特定领域、特定学科、特定产品等特定方面的文献进行全面系统的收藏，成为一个特定用户使用的集合。在图书馆馆藏体系中占有合理优势的图书馆也称为“特色馆”。特色馆藏作为打造中小型图书馆品牌和解决生存危机的关键，目前已有图书馆进行学习和模仿。例如温州的“中国鞋都图书馆”就是在温州鞋业高度发达的经济特点基础上成立的[10]。馆藏藏书包括制鞋业的技术、标准和发展趋势。温州300多家鞋类制造商成为图书馆长期合作伙伴，同时图书馆还拥有数千名会员和显着的服务优势。它在地区经济和文化发展中发挥着重要作用，得到社会的广泛认可与市政当局的大力支持，已成为当地知名品牌之一。除了建立特色馆藏，还需要建立可以支撑起当前馆藏内容的管理系统。当前，中小型图书馆管理系统的最大问题是响应缓慢且功能不佳。甚至一些图书馆仍然采用传统的人工管理模式。这种落后的管理方法根本无法支撑起发展特色馆藏的馆内系统。首先，随着时间的推移，系统将生成不需要的数据集。无用数据的堆积使得读者在查询过程中很难找到有用的信息，造成查询困难。这种管理模式数据容易丢失。数据将丢失，恢复的工作量将是巨大的。这需要大量的人力物力，在这个过程中很难保证数据的准确性。二是安全性不高，难以加密，因为所有数据和传统的人工管理信息都存在纸上，易发生数据泄露，并且难以保护数据。因此，中小型图书馆应在发展数字图书管理系统的前提下，发展特色馆藏模式，找到自己的相对优势进行价值转化，提供独特的价值体验，提高读者的满足程度。

4 结语

图书馆是传统文化机构，要扎根传统，深耕创新的土壤。在未来，随着信息技术和数字技术的发展，图书馆的网络化、数据化、移动化、智慧化、用户自主化将更加深化，图书馆应该制订自己的工作规范，以规范化和标准化来保障图书馆行业的健康成长，并建设自己的行业和区域特色资源，形成特色竞争力和发展源动力。

在信息时代的不断发展中，人工智能诞生并被广泛应用于各个领域，进一步方便了人类的生产生活。在图书馆的建设中，人工智能开始发挥越来越重要的作用，使图书管理工作更加现代化和人性化。人脸识别、语音识别等技术在图书馆的应用为读者带来了更好的体验，未来人工智能技术也会普及应用到中小型图书馆，图书管理人员应坚持学习前沿科技，提前为图书管理系统的下一次更新迭代做好准备。

图书馆管理系统作为数字化服务的一种，需要建立相应的一套科学、全面、可行的体系，并应用到中小图书馆的管理流程中。数字化服务有两个重要元素:服务的主体和服务的方法。在服务对象上，专业馆员是数字化服务的执行者，因此，有必要引入专门的馆员制度，以期在中小图书馆建立足够的人才库，为数字服务提供足够的人才担保。从服务方式来看，数字化服务趋势需要改进和创新传统的数字化服务方式，优化整合资源和工作流、资源定义等以适应新时代。在这种情况下，为了充分满足用户的需求，有效提高采集资源的利用率，有效提高数字服务的水平和质量，优势互补，平等互利，实现互利共赢，可以建立强大高效的数字服务共享机制，以稳定高效的方式与其他中小图书馆进行共享，共同进步，共同推进图书馆新业态的发展。