水库工程声像档案特点及管理现状分析

宋婷婷

（河南省白龟山水库管理局，河南 平顶山 467031）

1 水库工程声像档案的特点与作用

水库工程声像档案是指在水库工程管理过程中直接形成的以声声音画面为主、并辅以文字说明的具有保存价值的原始记录，主要以照片、底片、录音带、录像带、音频、视频等不同材质为载体，真实记录当时发生的重要事件、重大活动、重要节点声音和画面信号。水库工程声像档案其本身有原始记录的特性和用声音、图像生动完整呈现的特点，具有较强的形象性、直观性和空间感，便于复制储存、体积轻小、还原性强等优势，与纸质档案互为补充，共同记载水库工程管理过程中各种图像文字符号。水库工程声像档案随着时代的发展，在画面和声音记录方面不断运用先进的科学技术拓宽广度和深度，画面高保真效果好、声音清晰度更强，在画面感和时空感上持续发挥优势，丰富了档案的形式。

1.1 声像还原，动态更新

水库工程管理声像档案主要反映水库工程发展建设各个时期的重要人物和重大事项，记录的内容要求其必须具有声像还原、动态更新、真实保存的特点，主要记录内容上表现：利用声像档案记载在水库工程管理过程中涌现出的一大批优秀人才和典型模范，在国家水利发展建设时期具有典型性和突出性，要求声像画面真实记录、人物事件真实完整；在水库工程建设施工和运行养护阶段，包括新建水库的工程开挖建设和已建水库的除险加固、岁修养护和机电设备运行等过程，要求记录内容持续动态变化，有一定的时间和地域要求；防洪抗旱救灾和应急抢险过程中，需要瞬时记录全过程，要求第一时间抢抓时机、瞬间记录、保存完整，对特定的时间、场所、事件要求高质量、高清晰度记载；在水事执法过程中，需要作为执法依据真实留存，对真实性和严肃性要求比较高，必须当时当地清晰记录声音画面。水库工程声像档案记录内容的特殊性要求其满足声像还原、动态更新的特点。

1.2 内容广泛，利用率高

水库工程声像档案内容广泛，全面反映和记录水库工程发展建设、防汛应急抢险、水环境治理、水生态保护、城市生活和工业供水、水情教育等内容，既是对水利工作的真实记载，也是记录城市发展建设的全貌。声像档案不仅仅是对工程管理工作的简单记录，也是对文化宣传、精神文明建设、党风廉政建设、普法等内容的辅助载体，在对外展示单位形象、反应工作动态、展现丰硕成果、总结经验教训、谋划长远发展等方面都需要声像档案提供丰富多样的素材和详实细致的依据。

2 声像档案管理现状

声像档案的存储介质的多样化对存储管理提出了新要求，水库工程声像档案因管理单位和管理水平的不同，普遍存在着声像档案收集专业水平低、档案保管不规范、管理机制不健全等问题，声像档案存储管理滞后不能满足水利事业发展水平不断提升的要求，直接影响档案的完整性和可利用性。

2.1 声像档案收集专业水平亟待提高

声像档案的存储第一要素是收集精细、清晰、详实的声像内容，主要依靠专业人员、专业设备、专业水平达到声像资料存储要求。目前，在各单位中声像专业人才普遍缺乏，多为临时人员或兼职人员，对摄影摄像专业研究不够、重要性认识不足，存在不规范、不专业的情况，导致输出的声像资料出现主要内容不清楚、人物事件抓拍缺失、画面质量偏低、声画语言把握不准确等等，特别是在水利工程建设过程中拍摄范围把握不准，混淆具体位置、具体规模、具体设施情况，画面表达混乱；在拍摄转瞬即逝的重要画面时对工作流程、重点部位、重要节点出现理解错位，失去重要的拍摄机会；在特定人物、特定时间的声画同步录制时，声画不同步、场景混乱，导致声像资料内容缺失甚至失去保存价值。

另外，资金投入少、设备更新少、人员专业弱、重视程度低等造成设备有效利用率低、专业性低，不能及时记录重要活动和关键时刻，不能实现高质量留存声音画面，致使档案内容保存不完整，为之后的档案资料归档管理留下隐患。

2.2 声像档案归档保管不规范

声像档案是由感光材料和磁性材料为载体，对温度和湿度变化以及灰尘、有害生物、外界磁场等要求较高，容易造成损坏，声像档案的归档保管制约着声像资料的保存寿命，做好声像档案的保护和管理，要有专业的管理场地，一般照片存放的温度应保持14℃～24℃，相对湿度应保持37.5%～67.5%；录音、录像带应保持18℃～24℃，相对湿度应保持40%～60%；机械硬盘和固态硬盘对温度要求较低，可以常温保存，但对防尘、防潮、防震、防磁、静电等方面要求较高，目前，大部分水库工程管理单位档案存放场所都不具备恒温、恒湿、防磁、防静电等保存要求，甚至在档案使用过程中操作不规范、保护不到位、随意放置等原因，致使照片资料变黄褪色，底片粘连变质，磁带、硬盘受损不能恢复使用等，对声像档案的长久保存和利用带来不利因素。

2.3 声像档案管理机制不健全

主要存在管理意识薄弱和管理制度缺失问题，档案管理人员存在重视纸质档案管理、轻视声像档案的现象，导致声像档案保存的不连续性和不完整性；对声像档案界定不明确、内容不清楚，使声像档案归档顺序混乱、查找困难；随着技术升级，视频、音频档案出现不同材料载体，对于这些新兴载体介质的收集、整理和归档缺乏专业性的指导，导致声像档案难以及时完整归档。声像档案管理制度能有效规范和理顺管理流程、管理方式以及应对问题的处理办法，有助于优化档案管理工作，目前纸质档案管理工作比较成熟，相对应的管理规章制度比较完善，声像档案缺少科学合理的规章制度，这需要档案专业人员在工作中不断学习提升，探索新形势下档案管理新模式、新方法、新途径。

3 优化声像档案管理的分析及建议

3.1 建立健全管理机制

声像档案管理是一个系统性、协调性、专业性的工作，需要各个领域、各个岗位相互配合，按照统一领导、分级管理的原则，专人专管落实声像档案收集和管理工作，档案管理人员负责制定声像档案管理制度，强化规范管理，明确收集范围、收集要求、归档期限、移交手续、保管条件等内容，同时做好接收、保管、利用、移交、销毁等工作事项；信息技术人员负责建设声像电子档案管理系统、安全防护等技术支持；保密人员负责档案涉密情况审查和处理。各部位联动协作，明确责任，依规管理，做到有章可循、有法可依，才能提高声像档案管理水平。

3.2 规范声像档案收集归档

随着时代发展，声像档案形式和内容不断丰富，档案管理人员要努力适应对新形式下声像档案管理工作，不断提高专业水平，在开发利用上下功夫，在管理规范上找不足。开展声像档案收集、保存和归档等的专业培训，组织人员多参与、多取材、多收集，以确保重大活动、重要事件和重要节点声像档案收集完整、及时、齐全。同时档案管理人员按照要开展存储、挑选等收集工作，留存的声像档案能够客观、系统、清晰反映工作主题；对收集到的声像资料进行清点、鉴定，并辅以文字说明，包括时间、地点、人物、事件、作者（摄制者）等，确认无误后完成存档登记。为保证声像档案存储信息的安全性，应对存储设备进行备份，防止声像内容被人为删减改动或者损毁丢失。同时，使用声像档案专用库房和储存柜进行存放，满足恒温、恒湿、防磁、防震、防静电等条件，尽可能保证声像档案的完整性，延长使用寿命。

3.3 声像档案数字信息化

数字信息化技术的飞速发展，促使声像档案进行数字化建设，文字、图像、声音等都可以转化为数字信息进行储存和利用，在水库工程管理各个阶段会收集大量的声像图文资料，对档案归档和保管工作带来压力，档案数字信息化技术的成熟发展为声像档案提供了更加安全、便捷的管理方式，可以按照规范格式、完整体系进行统一记载保存，便于声像资料的整编、检索和利用。同时也要做好声像档案数字化涉密审查工作，严格依据声像档案的机密程度确定公开范围，对于敏感内容和人物信息，要经过审查和审批程序后才能公开利用。

4 结语

水库工程声像档案在推进水利事业不断发展进步的过程中具有重要作用，也是档案工作的重要组成部分，声像档案对水库工程管理单位全局性工作研究、重大决策部署、管理水平提升等方面有重要作用，做好规范化、系统化的声像档案管理具有重要意义。因此，研究分析声像档案管理存在的问题，提高管理水平、建立健全管理体系，加强档案管理资金建设，是解决声像档案管理问题的有效措施，也是让声像档案更好为水利工作服务的有效途径。