财务共享在出版社财务管理中的应用

刘 兰 新疆人民出版社

随着社会信息技术的不断进步，尤其在财务管理中的应用，促进财务工作趋向科学精细化管理模式，对于提升出版社财务管理水平有着重要的推动作用。财务共享就是在信息技术基础上建立的一种财务管理模式，对于促进财务信息的集成化建设，帮助出版社节省财务管理成本的作用。因此，出版社在财务管理中要积极创建财务共享管理模式，为减轻财务人员的工作负担以及提升财务工作质量和效率打好基础。

一、财务共享概念阐述以及对出版社财务管理的重要性

所谓财务共享也就是利用信息化技术对财务活动以及运营状况进行集成化管理，从而实现财务信息共享的目标，提高企业内部财务管理的科学有效性，促进企业财务管理覆盖企业各个部门。另外，在财务共享的基础上帮助企业做好财务管理以及决策，不断提升企业财务管理的专业性和科学性。企业建立财务共享的管理模式有利于提高财务活动的集中化管理，还能减少财务人员的工作量，对于提升财务的综合管理质量以及效率也有着重要的意义。所以财务相关人员越来越认识到财务共享在财务工作中的作用，也是很多企业主动进行财务共享推广的重要因素。

那么针对出版社而言，财务共享对其财务管理有着以下作用。其一，有利于财务管理水平的提升。出版社在财务管理中开展财务共享模式，可以有效增强财务部门的信息化建设，同时还能使得财务数据实现实时同步共享，这样有利于财务各个人员都能及时掌握和了解出版社的财务数据。传统的财务管理中需要财务人员制作各种报表并为不同部门制作或接收各种基础性财务数据。利用财务共享模式就可以避免此类重复繁琐性工作内容，以便于财务工作人员能够有更多的时间和精力进行财务分析以及实时了解财务预算的实际执行情况。针对财务预算在实际执行中存在的问题进行及时优化和完整，从而为出版社高效开展工作提供保障，推动出版社整体财务管理能力的提升[1]。

其二，有利于出版社资源整合以及信息共享模式建立。随着社会的发展和进步，出版社的经济活动类型越来越丰富，同时增加了财务管理工作内容，传统的财务管理模式已经难以满足当下的出版社发展需求。在此背景下出版社在财务管理和结合信息化技术建立财务信息共享模式，将各个部门的信息统一整合到共享中心，实现信息传递的及时性，为实现出版社科学化管理模式提供全面详细的数据支持，促进出版社整体管理水平的提升。

其三，有利于财务管理效率的提升。加快出版社财务管理的信息化模式建设，能够帮助财务人员在财务报表以及凭证登记等繁琐工作中解脱出来。通过信息化技术搭建财务共享中心，财务工作人员需要将会计凭证等直接录入财务共享系统，财务总账以及明细结余等都会自动生成，提高了工作效率还能提高工作的精准度，避免人为操作中出现失误。

二、出版社财务管理中的问题分析

财务管理工作的有效性对于出版社的经济收益以及未来发展有着直接的影响。这就需要出版社中的财务管理人员要不断更新自身的管理理念，积极采用现代化信息技术，提高财务工作的有效性。在此过程中不断加强财务管理的整体水平，为财务工作的科学有效开展奠定基础。但是目前很多出版社在财务工作中存在各种问题，其主要表现为以下几个方面。

首先，出版社财务管理中资产管理混乱，导致出版社资产有流失现象。出版社作为事业性单位在固定资产的管理中有一定的盲目性，这是国有企业财务管理中的通病，其中多次重复购买固有资产的情况比较常见。一般在固定资产出现短缺的时候，没有科学调配的意识，使得出版社资产不能充分发挥其作用，经常出现资产浪费或者闲置的现象，严重影响出版社财务管理中的成本管控质量。资产管理不到位就容易出现账物不符的现象，尤其是在出版社没有定期对固定资产盘点的情况下，经常会造成固定资产的流失统计不及时，使得资产管理混乱，从而影响财务工作的顺利开展[2]。

其次，在财务管理中对资金预算认识不到位，在工作中没有凸显其重要性。出版社在开展财务管理工作时，对资金的预算编制对其发展有着关键性的影响。首先建立完善的资金预算可以帮助出版社明确资金的未来流向，以便于更加科学合理地进行资金管理，充分发挥资金在出版社经营中的最大价值。企事业单位的运转资金多数是由国家财政部门进行拨款。所以出版社要有对人们和国家负责的态度，在财务管理中要对资金进行科学而详细的管理。从而明确财务支出明细以及流向[3]。出版社不仅需要强大的资金来支撑其正常运营和发展，同时也要避免在这个过程中使得资金预算流于形式，强化财务管理人员的科学资金管理意识，建立完善的资金管理制度，让财务人员在进行资金管理中有据可依。另外，财务管理人员要重视专项资金的管理工作，并且要针对专项资金的具体执行进行有效的跟踪监督。通过制定详细的资金预算以增强资金使用有效性，从而为每一笔资金支出和使用做好计划，促使出版社能够健康可持续化的发展。但是在实际执行中发现，很多财务人员没有资金预算的意识，并且还会出现资金随意支出的现象，更是没有积极开展专项资金管理工作。在这种现状下使得很多资金在使用中缺乏计划，导致资金预测以及使用管控中容易出现问题，最终使得账目经费出入较大，难以满足时候的资金考核工作[4]。

最后，缺乏科学有效的风险管理能力。作为事业单位在经营发展中会遇到财务风险，为了更好地规避风险并提高单位的抗风险能力，就需要提高财务管理人员的风险意识和能力。那么作为财务管理人员如何对风险进行有效的预警和控制以及处理，就需要提高财务管理人员的综合水平，以确保财务管理的有效性。通过强化财务人员的风险意识，促使监督工作的有效开展，对于财务管理部门增强其风险控制能力有着明显的作用。然而在实际的调查中发现，很多出版社的财务管理人员风险管控意识和能力较弱，没有将风险管理纳入到日常工作中，对于监督工作的开展造成困难，从而严重影响财务管理的质量和效果。另外，事业性单位存在则会盲目并随意重复购买设备的问题，尤其是购置大型的固定资产会严重影响资金的内部周转，给内部其他工作的开展带来极大的负面影响。同时因为缺乏有效的风险管控机制，导致出版社在经营中资金应用效果并不理想。那么在出版社财务管理中开展财务共享管理模式就可以有效推动风险管理工作的开展，同时对于促进资金的健康正常运转有着积极的促进作用。

三、出版社财务管理中对财务共享模式的有效应用

(一)建立财务共享平台

财务共享平台是建立在信息技术基础上的财务管理模式，这就需要信息化技术系统作为支持。所以这就需要出版社要重视单位信息化平台建设，为开展财务共享模式奠定基础。目前在财务管理中应用较为广泛的信息化技术包括“互联网+”以及云计算、数据传输等。信息化技术在财务管理中的应用既是时代发展的需求，同时也是推动财务人员提升工作效率的有效途径。在此背景下，推动出版社各个部门与财务部门之间的联系，以推动财务信息的同步化建设，促进财务共享模式的形成[5]。最终实现一种集预算以及资产管理和风险预警等多功能的财务共享中心。通过财务共享中心的建立为各个部门之间进行数据信息之间的链接传输做好服务。同时要对财务管理中的是税收和资金管理等多部门进行联网，实现缴存和对账以及核算等自动化办公模式。在出版社内部相关人员可以实现自动扫描凭证进行存档入库，同时支持在财务共享中心进行填单以及审批等办公流程操作，从而有效提升出版社内部的工作效率和规范性以及科学性。在2020年我国无锡市事业单位建立的财务共享平台正式上线运行，这标志着我国事业单位在财务共享模式上踏入了第一步。之后在我国各类事业单位中开始分批试点推进，利用财务共享模式有效规范财务中的资金支出以及审批流程。最终为单位的提报、审批以及支付和报销及最终的核算等实现流程化、科学化、信息化的管理模式，促进共享数据的建立，推动想出版社此类事业单位的财务管理升级转型。由此可见，在出版社经营发展中建立财务共享管理模式，对于出版社的财务管理规范化以及科学化有着重要的意义。

(二)在出版社发展中积极推行信息化建设

财务共享模式需要有强大的信息化技术做支撑，因此，出版社在发展中要逐步推动信息化基础建设，为财务共享管理模式的开展做好准备工作。比如：推动各个部门的信息化和自动化办公模式，在各个部门之间搭建基础网络，为在财务部门建立财务共享中心奠定基础。通过建立完善的信息化办公基础，促进财务管理范围的拓展，为财务工作提供方向和目标。所以出版社在信息化技术的应用过程中需要重视以下几个方面。首先要完善银行与企业之间的联网系统。通过银行和企业之间建立合作关系，推动网上支付业务的有效开展，提高网上结算和对账业务的开展，以有效提高财务人员的工作效率和质量。在信息化网络基础上，使得财务部门的相关数据和信息资源等能够实现信息共享，从而提高工作的快捷性和便利性。然后，要重视商旅系统的建立。事业单位运营中会涉及到采购以及出差订酒店等业务，利用互联网开展工作，可以充分发挥网络系统优势，提升工作效率。良好的财务共享模式对于提升出版社财务管理的协调性和快捷性有着重要的帮助[6]。

(三)建立电子化档案管理体系

出版社运营中需要对信息档案进行妥善保管，传统的保管模式不仅耗时耗力，还不利于信息的检索。所以在财务共享模式中建立电子化档案管理体系，利用摄影等技术保留信息档案的原始化影响，尤其对于财务部门的信息档案管理有着积极的意义。首先，在财务共享模式中积极使用电子化条码技术，为原始档案信息以及电子会计凭证具有唯一的代码，有利于后期的信息使用和检索。这种方式对于提升财务管理的档案综合管理水平具有良好的促进作用。其次，加强信息备份，提高会计档案信息的安全性。在对会计档案管理中最容易出现的就是因为计算机系统等导致信息丢失，为了避免这种情况可以对会计档案信息进行多次且不同形式的备份。如可以在多个硬盘中进行存储，也可以上传到加密云空间等。另外，利用信息化技术对电子化档案信息进行有效压缩，从而降低对空间资源的占用，同时减少对纸质资源的使用，以实现绿色化财务办公模式。最后，还要重视对财务电子化档案的安全保管。财务共享模式中要对不同的岗位设定不同的使用权限，使得出版社人员都能够在相关管理制度下严格遵守财务共享信息的使用。所谓财务共享并不是所有人都可以随意查看所有财务信息，因此，财务共享管理员要对使用人员权限做好管控，对于调用、下载财务信息要进行登记并明确用途和使用目的。同时还要杜绝财务信息外带，避免具有保密性质的财务信息外泄，损坏单位发展利益。在财务管理人员中明确工作职责，利用责任到人的财务人事管理模式，为电子化档案管理在出版社经营中发挥最大积极作用做好保障[7]。

(四)充分发挥财务共享作用，提高财务人员的风险管理意识

在出版社管理中要充分发挥财务共享管理模式的作用，从而不断明确财务管理的具体流程。首先，要加强对出版社内部资金的监管，提高对资金的有效使用率，为出版社经济效益提升打下基础。采用科学合理的资金管理模式，可以加强财务单据审核科学化以及流程化，从而有效避免情感因素对财务资金管理工作的负面影响，以确保财务资金管理的公平公正性。另外，在资金流向查询上更加方便，减少资金非正常流出。最后能够有效提高财务工作的工作效率，尤其在处理异地票据的过程中，利用财务共享可以减少不必要的差旅或快递经费，同时还能提高财务工作的准确性和有效性。财务共享模式有利于风险管理工作的有效开展，通过将各类信息进行汇总，为管理者制定出版社战略发展决策有着重要的指导作用。良好的风险管理意识对于出版社健康可持续化发展有着重要的影响。风险管理贯穿于出版社运营的各个环节中，风险预测和风险管控以及风险处理中需要有强大的财务管理做保障。所以增强财务人员的风险管理意识和综合能力对于出版社的风险管理有着关键性作用。对于出版社的财务人员要定期开展财务共享培训，使其能够充分了解财务共享在风险管理中的作用，同时明确工作方向和内容，积极应用财务共享优势，促进财务风险管理的有效开展。

四、结语

总之，在出版社财务管理过程中要积极推动财务共享模式的建立，在信息化技术的发展支持下，在出版社内部建立信息化办公模式，为建立财务共享中心提供支持。还要提高对财务共享模式的认识，结合信息化技术支持完善出版社电子化档案管理体系内容，同时财务管理人员要认识到财务共享对于风险管理的作用，充分发挥财务共享的作用，推动出版社风险管理能力的提升，为出版社的健康可持续发展打下良好的基础。■