商业零售企业财务信息化建设的探讨

杨柳溪

（北京雪莲集团有限公司，北京 100055）

商业零售企业是指直接向消费者供应生活消费品或向社会团体供应非生产性消费品为基本任务的商业企业。在互联网时代，商业零售企业应发挥自身实体优势，结合自身经营战略目标，实施信息化建设、重视数据资产建设，利用信息化手段及时精准的收集、管理、分析和使用数据。目前零售企业普遍存在信息提供不及时，不能数据共享，应通过财务信息化建设进行数据采集、共享、分析发现企业在管理和经营方面存在的问题，防范风险发生，进行事前控制，通过对问题进行分类，探究根因制定解决方案和应对预案。商业零售企业进行财务信息化建设旨在对资源合理利用、业务创新、流程优化、效率提升、业态调整等诸多方面得以改善，实现业态间相互引流、相互促进的良性发展格局。

一、商业零售企业财务信息化存在问题

（一）经验和技能不足的问题

由于管理层信息化工作的经验和员工信息化技能不足，使得目前大部分零售企业还将电算化和信息化等同看待，未能将信息化平台变成推动企业可持续化发展的重要保障。

1．管理层经验不足

信息化建设作为新技术，管理层认为信息化系统在管理和使用上存在困难，对信息化系统的网络风险有所担忧。造成这一现象的主要原因管理层缺少相应的管理制度规范信息化建设的经验、无法有效应对突发网络安全事件，无法有效提高信息化建设的工作效率和工作质量。其次是不重视对信息化建设人才的引用，无法有效贯彻落实信息化建设工作的规划和部署。

2．员工信息技术不足的问题

企业信息化建设会涉及商业企业的组织形式、业务流程、内控流程等诸多方面，需要企业全体员工的共同努力才可以实现。但现实中，企业的部分员工已习惯原有的工作流程和工作状态，对于改变和创新工作缺乏积极性。主要原因是对信息化建设在企业实现经营目标的意义方面缺乏认识。另外，是员工的计算机应用水平有限，对于操作新系统有抵触心理，同时企业又缺少对信息化技能培训的组织与投入。

（二）信息传递不及时，销售过程不可控，财务风险无预警

信息及时传递是现代化管理的基本要求。严格地说，所有信息处理都是信息在组织内部的传递，信息传递速度决定了企业制定政策的及时性、合理性。

1．核算方式传统，不符合现代企业要求

体现在对企业内部信息仅停留在利用电算化手段进行数据计算，未能实现内部各职能部门之间数据及时传递与实时共享，数据更新不及时，决策无依据，业务数据无法量化难以考核，不利于发现经营中存在的问题，进而导致决策失误，相关措施无法落实，削弱了企业管理能力。主要原因是信息化建设方面的人才储备不足，设备更新不及时，不能有效落实企业信息化建设共工作的部署。

2．与供应商对账不及时

对于企业外部，因零售企业供应商较多，销售分为自营、联营、代销等多种模式，销售数据庞杂分散，自营模式下的采购数据形成的应付账款、联营模式下的销售数据等不能够及时地与供应商核对，留下了潜在财务风险，增加了对结算周期较长的款项的核对工作，影响工作效率。主要原因是核对流程烦琐，导致对账周期过长。

3．财务风险无预警

鉴于零售企业多元化经营的特点，消费者需求差异性大，日常的经营活动中存在风险的可能性大，在没有信息系统的支撑下，各点位的自主操控性灵活，影响对整个业务流程的关键控制点进行密切监控，不能及时了解可能发生的风险。

（三）信息分散，过程控制较弱

由于信息分散并缺乏有效分析，业务数据与财务数据不能有效融合，存在信息孤岛。不利于及时掌控消费者信息，不利于调整经营策略，制定采购计划。

1．供应商及库存管理不到位

由于部分零售企业原有电算化系统不能做到单品管理，自营模式下依然采用商品进销差价核算，造成销售量高而进销差价低的走量商品带走大量的进销差价，为零售企业制定采购计划，规划销售方案带来误导。

2．无会员系统，无法加强顾客的忠诚度

商业零售企业特点是人流量较大，对于商品的需求又不尽相同。在没有会员管理的情况下，无法掌握顾客信息及购买习惯，并针对顾客制定专门的销售方案，造成企业与顾客之间的信息脱节，无法更为准确地制定营销方案，顾客忠诚度低，企业零售收入波动大。

（四）资金利用率低

资金管理是企业对资金来源和资金使用进行预算、控制、监督、考核等工作项的总称。在没有信息化平台支撑下，容易造成资金闲置或不足，资金使用不透明，资金利用率低下。

首先是在资金预算执行过程中，主要由人为判断随意性增加，造成预算严肃性降低，更重要的是应该给予资金支持的业务商品，可能因没有得到资金支持，造成经营上的困境。其次资金管理分散，缺乏有效的资金管理模块对整个业务流程的资金进行动态管理。

二、解决零售企业财务管理信息化问题的建议

（一）提高全员认知，加强制度建设，提升员工素质

1．提升财务信息化建设的认识

财务信息化是指在一定的深度和广度利用现代科学技术手段、引进先进工具，将财务工作与其结合建立数据共享的财务信息系统，实现数字化集中管理，有效发挥数据的作用，为企业提供预测、决策、分析、控制手段，助力企业发展。财务工作与信息化建设紧密相连、互相补充、互相配合。商品零售企业通过全面推进财务信息化建设，对进一步提升财务工作水平，优化业务流程，改善管理能力，提高经济效益，实现可持续发展等具有十分重要的意义。

进行财务信息化建设，首先需要领导层高度重视和树立科学观念，正确认识和科学评估信息化建设对实现企业经营目标的重要意义，在信息化建设方面进行合理投入。其次应强化中高层人员对信息化建设工作的认识，制定人才培养计划，合理投入，加强对信息化建设的目的和意义的宣传，营造全员共同推进信息化建设的工作氛围。实施过程中应坚持服从规划原则、提升管理原则、聚焦实效原则、注重安全原则、确保柔性原则。同时还需要企业财务人员主动地进行职能转变，从核算型会计向管理型会计转变，学会用业务的视角分析问题。

2．加强信息化制度建设

“没有规矩，不成方圆”，首先成立信息化建设领导小组，切实加强信息化建设的组织工作。其次应建立符合企业战略目标的信息化制度，使信息化建设规范化、有序化，最大限度地降低企业信息化的建设成本和运行成本。同时建立网络突发事件应急预案，如发生突发网络安全事件及时解决，必要时及时切断网络连接，保障企业网络的安全运行。

3．引进计算机专业人才和设备

信息化建设离不开专业人才，引进计算机专业人才是推动并有效落实信息化建设领导小组意志的关键。其日常工作可对相关设备、设施巡检并及时对信息化系统进行维护与更新，增强系统与企业的匹配程度使其更适应企业发展的需要。定期对相关操作人员计算机知识进行培训、指导，提升操作人员计算机使用能力。

4．提升人员的综合能力

加强全员层面对信息化知识的培训教育，熟练掌握和运用信息化工作技能。整个财务团队成员要不断学习新的财务制度和知识，加强职业道德修养来提高自身的综合素质，并将其运用在本职工作中。企业需为财务人员创造学习的条件。把对相关人员进行终身教育作为战略目标坚持不懈地抓下去，还要定期对相关人员进行考核，并将考核结果与绩效工资相结合，提高员工学习的主动性和积极性，为零售企业更好地利用企业信息化系统提供支撑。

（二）引进商业管理系统，优化业务流程，提升管理能力

1．引进适合企业的商业管理信息系统

商业管理系统是以现代科技手段为基础，辅助企业各职能部门的相关管理人员进行管理决策的信息系统。它为企业的日常经营活动、内部控制和战略决策提供支持。商业管理系统主要是通过对信息的加工处理来达到对商流、物流、资金流有效地控制和管理。引进商业管理系统要选择适合企业信息化管理要求，适合企业自身情况的软件有利于提升企业的管理水平，使其成为企业发展的推动力。

2．集中管理分析利用零售企业商业数据

利用商业管理系统优化业务流程可有效解决零售企业数据分散的问题，实现企业整体上的集中管理，提高企业计划和决策能力实现企业的经营战略，并利用商业管理系统进行数据分析为内部决策提供依据，推动零售企业朝着战略目标不断发展。

3．形成业财融合的商业管理系统

在互联网时代的大环境下为财务信息化建设提供了良好的技术支撑，零售企业可以通过信息化建设推动财务管理质量进而优化业务流程，在引入商业管理系统时既要考虑将业务流程与信息化网络载体有效融合，又要为后续的使用提供良好的操作平台，实现财务有效监督与管理做好评估。

（三）实时传递业财数据，及时与供应商对账，防范财务风险

1．实现数据的实时传递，为决策提供支撑

在企业内部充分利用商业管理系统，财务能及时获取业务数据的条件下，完善财务数据分析，运用相关的指标，为管理层科学决策提供数据支撑，从而提升零售企业的运营能力。例如将零售企业各时期销售数据从不同时点、不同季节，顾客购物种类，顾客购买时点、方式、种类等数据的分析，为零售企业制定促销方案，有效盘活低效资源，实现各业态间引流与销售相互促进，相互弥补的良性发展提供保障。

2．实现与供应商网络对账，规避财务风险

对企业外部的供应商，因零售企业多元化经营形成不同结算方式的供应商且数量较多，又因为零售数据分散的特点，零售企业应在建立信息系统基础上且在做好网络安全的情况下，将应付账款数据利用加密外部网络系统与供应商每周或每月进行对账，保证应付款项数据的准确，降低了长期未结算款项的核对难度，提高了财务工作效率，减少了因数据不准确造成的财务纠纷。促进企业与供应商建立长期和谐、共赢的关系。

3．建立财务预警系统

建立财务预警系统是企业信息化建设的重要组成部分，可以起到防范财务风险的目的。结合零售企业自身经营特点找出业务流程中的财务关键控制点，并对这些控制点进行密切关注实时跟踪，发现问题时可以有效化解，最终起到保障零售企业健康发展目标。

（四）实现业财数据共享，实现动态财务管理

财务业务一体化是将企业经营过程中的业务流程、财务流程、内部的管理流程有效的统一，使财务数据和业务融为一体。

1．推进业务与财务数据的融合

利用商业管理系统将企业经营过程中的数据实时采集、运算、传输到相关使用部门，提高对账的准确性、时效性，减少重复工作。实现管理系统对内提供服务的同时也发挥监控的作用。

2．加强对供应商及库存的动态管理

可以根据每种商品的销售量，制定相应的采购计划，对库存量精准控制实时反应库存的实际情况，实现零库存管理。却保证企业经济效益最大化。

3．基于信息化建设，建立会员制

会员制的最终目标在于维护自己稳定的顾客资源并建立长期的关系。针对目标消费群提供会员制服务，为企业带来稳定的零售收入及利润。同时掌握顾客的基本信息和消费习惯，针对顾客群的特点，帮助企业进行消费分析，以此为顾客带来更为便捷的购物体验。

（五）利用信息化系统，加强资金管理，提高资金使用效率

资金就是零售企业的血液，是商业零售企业得以持续发展的重要保证，在企业运营的全过程都需要资金作为支撑。因此在信息化建设过程中应加强资金管理。首先在预算资金管理活动中，想要做到规范有序，引入信息化系统并梳理结算流程是最有效的方法，可协助企业对资金预算的编制、控制、分析以及调整，减少人为因素对预算的影响，提高预算的执行力。其次在进行信息化建设过程中，利用信息化系统加强资金管理，实现从商品购进到卖出到结算的业务资金全流程的动态管理，增加资金结算的透明度，并有助于企业的资金调配，使资金的利用率更加高效，从而增加企业的经济效益。

三、结束语

综上所述，商品零售企业财务管理信息化是顺应时代与财务管理的必然要求，也是企业在互联网时代保持行业领先地位的关键。在企业信息化建设的过程中，既要根据自身特点又要为零售企业未来发展留有空间，选择高适应性和高稳定性的系统。同时在信息化建设过程中引进专业人才，加强对相关人员培训也是重要一环，不但在基础操作上对财务管理信息化进行了解学习，还要从理念上转变思维，将信息化融入每一天的工作中，从而提高整个团队的综合素质，把财务信息化建设打造成既可服务顾客，又可推动业务增长，传播企业文化的平台，使零售企业健康发展。