新时代高校学生档案管理现状及策略研究

文/西南大学 何怡慧

党的十九大以来，中国特色社会主义进入新时代，2021年《“十四五”全国档案事业发展规划》明确指出，要推动“十四五”时期档案事业高质量发展，适应国家治理体系和治理能力现代化要求，到2025年，形成档案工作与新时代中国特色社会主义事业相适发展的新局面。高校档案治理关系到大学治理，而高校学生档案作为高校档案的重要组成部分，是深入推进档案资源体系建设的重要内容，也是高校服务民生的重要抓手，其管理质量直接影响着高校学生的成长和就业质量。规范高校学生档案管理，不仅能够提高学生档案的质量，最大限度维护学生利益，而且能够促进学校树立优良学风，提高教学质量，推动学校稳定健康发展。

一、高校学生档案管理现状

（一）涉及主体多元，管理权责不清。根据《高等学校档案管理办法》规定，高校学生档案主要包括：学生高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等，可见高校学生档案涉及主体之广泛，包括各学院、研究生院、学生处、招生就业处、校办等众多部门。目前，我国高校学生档案管理主要有三种模式：一是档案馆集中管理型，这一类高校往往有独立的档案馆机构。新生入学后，学院统一将学生档案以个人为单位，密封装袋后移交档案馆保存，直至新生毕业后，由档案馆专人移交邮局寄送给各派遣单位。这种模式保管安全性高、不易遗失且便于派遣，但管理流程繁琐，管理周期较长。二是学院管理型，即学生档案由各学院收集保管，直至学生毕业时由学院辅导员移交邮局邮寄。这种模式能够及时对学生档案进行查缺补漏，但往往因为缺乏专业的保管人员及专门的保管场地，学生档案的完整性、保密性得不到保障。三是职能部门管理型，即学生档案由研究生院、招生就业处等职能部门保管，直至学生毕业时，再移交给各学院或档案馆邮寄。但对于职能部门而言，档案工作只是辅助性、边缘性工作，并无专人负责，基本是产生一些，存放一些，因而存在学生档案材料不齐、同一学生或同一事由的档案存放混乱等问题。以X高校为例，该校学生档案采用档案馆集中管理模式，新生入学后集中放置档案馆专人保管，毕业季档案馆派遣之前，各学院再将学生变动档案重新放入，学院辅导员签字确认无误后再派遣，即便有这样严格的流程，档案馆依然会发现学生档案种类不一、重要档案缺公章、部分档案漏交或重复等问题。一旦出现问题，由于各职能部门、学院、档案馆之间权责划分不清晰，容易出现三方互相推诿、互不作为等现象，给学生带来困惑，影响学生档案的保管及派遣，甚至给学生就业及学校评价带来负面影响。

（二）缺乏顶层标准，资源建设同质化。目前，我国已有的《高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》及《高等学校档案实体分类法》均未对高校学生档案的概念及其归档范围加以界定，因而大多数高校只能根据经验或者相互效仿来制订归档范围和归档标准。但在实践中存在两个问题：一是将学籍档案、学生档案、教学档案混淆使用，导致学生档案的具体内容因校而异，缺乏统一格式。而以标准中对三者内涵的表述（如图1所示）来看，三者内涵虽有部分相同之处，但教学档案的内涵与外延更加宽泛，学籍档案只是学生档案的内涵之一，如何能混用？二是高校学生档案资源内容与应用存在脱节。目前来看，高中档案、入学登记表、体检表、成绩表、毕业生登记表、组织档案作为学生档案的基本内容已经得到高校档案界的普遍认可，但高考报名登记表、高考录取材料、授予学位决定、奖惩等重要材料却因校而异。以X高校为例，该校将授予学位决定也纳入学生档案，同时档案工作者了解到入学登记表、毕业生登记表等利用率高、失误率高且仅有一份装入个人档案，一旦出现掉档等问题则无法弥补，本着以人为本、与时俱进的理念，该校档案馆与研究生院、学生处等职能部门合作，实行入学登记表、毕业生登记表等档案“双套制”，一份存入学生档案，一份留存于教学档案，永久保存于学校档案馆。

图1 档案分类

（三）服务方式单一，智慧化程度不高。在大数据、云技术等新技术支持下，电子文件单套制得以兴起并在法律证据、政务服务等领域得到广泛应用。但在高校，学生档案仍以纸质档案为主，各高校之间由于信息化的差异，缺乏全国统一的有效接口，导致学生高中档案无法实现在线对接。此外，高校内部学生处、招就处等各职能部门的办公系统也尚未与档案系统形成有效连接，使得学生电子档案在线归档、单套制归档成为空中楼阁。在实际工作中，学生档案信息服务仍不够智慧化。以X高校为例，电话、邮箱、委托等传统媒介仍是提供学生档案信息服务的主要方式，信息传递呈现单向性，用户与用户间相对独立，档案馆与用户缺乏交互性，以解决实际问题为主，较少考虑用户的个性化和多样化需求。

二、新时代高校学生档案管理策略

（一）划定权属，明确职责。无论采用哪一种管理模式，高校学生档案所涉及的各个主体应形成多元合力，而不是互相掣肘或推诿，为此，有必要厘清各主体部门上下游关系，划定各部门权属范围，建立学生档案工作考核机制。同时，为保证学生档案的完整性、连续性，还应建立学生档案补充机制，确保各部门各司其职。例如集中统一管理模式下，高校档案馆作为学生档案的下游部门和责任主体，对学生档案的收集、保管、派遣负主要责任，但产生学生档案的其他上游职能部门也有责任及时将学生学籍异动、奖惩等材料定期补充提交给档案馆，档案馆负责对各部门学生档案工作进行考评，考评结果纳入绩效，使各部门归档质量在绩效考核中得到体现。

（二）制订统一标准，加强资源建设。随着时代的发展，学生档案的内容发生了变化，且《中华人民共和国档案法》修订及颁布以来，现行的《高等学校档案管理办法》（2008年）部分内容已不适应新时代档案工作的要求。鉴于此，应做好如下工作：一是应结合新要求修订完善《高等学校档案管理办法》；二是有必要专门制定全国统一的《高等学校学生档案管理办法》，应结合《高等学校学生管理办法》《干部人事档案工作条例》等规范及实际工作中的问题，对学生档案的内涵加以明确界定。在此基础上，各高校可结合实际情况适当扩展收集范围，增加社交媒体、重大活动、突发事件、学校特色活动等既能够反映学生个体特色又能够体现学生综合素质的档案材料，如诚信档案、心理健康档案等，与时代接轨，也为用人单位选拔人才提供有效的支撑。

（三）利用数字技术，提升服务效能。新时代数字人文、人工智能等技术给高校学生档案管理带来的影响是深刻的、颠覆性的。高校学生档案管理将不再是简单的实体管理，而更多的演变为知识管理，通过利用大数据、人工智能等新技术，深层次挖掘高校学生档案资源内容，将更好地理解用户需求。高校档案信息服务方式与利用方式，从以解决实际问题为主的单向线性传播转变为更加注重服务与利用的智能化、知识化与参与性。将社交媒体等数字技术融入高校学生档案管理，将打破单一线性传播模式，提高用户的参与度，实现共享式服务。未来，高校学生档案信息服务平台可结合生物识别、数字签章等技术，实现学生档案信息自助查询、电子档案一键生成、派遣信息实时通知等，推动高校档案信息服务更加智慧化。

三、结语

档案管理是大学治理至关重要的组成部分，在高校管理工作中发挥着基础性、支撑性作用，高校学生档案作为高校档案的重要内容，在新时代、新技术、新发展理念下有了新的生命力。为此，有必要制订统一标准，使其管理更加规范化、法治化、智慧化，更好地发挥高校学生档案存史育人、高校档案存史资校的作用。