浅谈地名档案管理模式的继承与创新

刘 巍

（凌海市社会事务服务中心，辽宁 锦州 121200）

引言

现代社会一个突出特征就是信息技术的快速发展与广泛应用，在此背景下，传统地名档案管理模式遭受了巨大的冲击。为跟上时代发展的步伐，新时期地名档案管理工作必须遵循精准高效、严谨便捷的原则，积极探索管理新理念与新方法。传统地名档案管理模式变革要在继承的基础上寻求创新，将新技术同传统管理方式结合起来，推动地名档案管理走上更加科学、更加规范的发展道路[1]。

一、地名档案管理及其工作模式创新的必要性

1.地名档案管理工作概述

在国家档案管理工作中，地名档案管理是其中的一个重要组成部分，具有极大的存储与管理价值，有利于相关工作人员通过查询地名属性信息，查阅相关资料，以解决工作当中的实际问题。当前我国城市化进程不断加快，地名信息也不断融合改变，采用传统的地名档案管理方式难以满足实际管理需要，因此必须积极探索现代化管理手段[2]。做好地名档案管理工作，是确保公众高效利用相关信息的前提。如果管理理念与方式不更新，那么对管理效果与质量会造成较大的影响。在继承的基础上创新地名档案管理工作模式，有利于对地名属性信息进行完善，帮助社会公众了解地名所蕴含的文化内涵与历史价值，对推动区域文化发展而言也具有非常重要的意义。另外，地名档案管理是一项具有严谨性要求的工作，需要由国家法律法规来进行规范与约束，因此，在现代化社会发展背景下，应该结合信息技术积极探索地名档案管理工作模式的创新路径。当然，在信息时代背景下，推动地名档案管理模式在继承基础上创新是一项复杂的系统化工程，无论是在思想观念转变、制度规范的制定、安全保密措施执行以及人才队伍建设等方面都提出了比较高的要求。为有效创新地名档案管理模式为提高地名档案利用率，发挥其实用价值，就必须满足其在各个方面的新要求。

2.传统地名档案管理模式存在的问题

推动地名档案管理模式创新，是由传统地名档案管理模式存在的问题决定的，主要体现在以下几个方面。第一，地名档案管理投入力度小。当前，我国许多机构虽然建成了地名档案管理部门，但是在软硬件设备投入方面的力度比较小，导致管理质量受到了不同程度的影响[3]。同时，由于地名档案信息收集力度不足，导致档案中仅存在一些较为基础的信息，档案资料不健全，同样也影响了管理质量；第二，制度规范不健全。由于地名档案管理工作的内容庞杂，涉及的工作流程也比较繁琐，档案管理人员需要同各个部门进行深入交流与合作，才能够保证地名档案信息的完善性，确保管理质量。但是从管理工作开展的实际情况来看，由于缺乏制度规范的约束，导致一些员工自身缺乏责任意识，存在管理流程混乱、档案信息不完善、部门沟通协调不足等问题，影响了管理工作的开展。第三，地名档案管理队伍素质水平低下。当前，我国一些地方的地名档案管理队伍建设水平低下，人员素质较低，由于多地还未实现专人专岗，导致相关从业人员缺乏专业的管理理念与技能，严重影响了地名档案管理的工作质量。再加上一些管理人员的意识比较落后，主要依赖于人工管理模式，导致管理效率低下，档案的使用价值没有发挥出来[4]。

3.借助信息技术创新地名档案管理工作模式的必要性

在互联网时代，信息技术的发展与应用深刻地改变着各行业的面貌，对传统的地名档案管理模式也带来了巨大的冲击。借助信息技术创新地名档案管理工作模式，已经成了其在新时期变革发展的必然要求，其必要性主要体现在以下几个方面。首先，利用信息技术进行地名档案管理，有利于创新与丰富管理方法。在经济社会改革发展的背景下，我国地名档案信息量飞速增长，对管理方法提出了更高的要求。传统的地名档案管理方式虽然具有原貌保存、安全程度高等优势，但是同时存在着人力成本较高，监管时效性差等劣势，借助远程监控以及防火墙等，现代化信息技术有利于实现地名档案信息的网络化、自动化管理，从而能够有效弥补传统管理模式的不足[5]。其次，应用信息技术有利于实现地名档案管理功能的多样化。传统的地名档案管理方式常常是“为管而管”，其具体的使用价值没有真正体现出来。而信息技术能够实现不受时空限制的远程资源利用服务，满足不同受众的个性化服务要求，在此基础上实现了地名档案管理使用功能的拓展。最后，信息技术的应用，提高了地名档案管理的效率与效益。在传统的地名档案管理模式中，档案信息主要有纸质材料来进行存储，依赖的管理方式也以人工为主，虽然人工管理较为稳定可靠，但大量的档案信息需要进行分类归档以及存储，时间效率低，工作人员压力大，且效益低下。而借助数据库云计算等现代信息技术，能够实现地名档案信息的电子化存储，一方面，能够扩充档案信息容量；另一方面，又能够依赖电子手段进行地名档案信息的采集分类等工作，既简化了流程又节省了成本，同时创造了更大的管理效益。

二、地名档案管理模式在继承基础上创新的策略

1.加大地名档案管理工作的投入力度

在大数据时代背景下，各个行业领域每天产生着大量的数据信息量，这无疑给档案管理工作带来了更大的挑战，地名档案管理工作也面临着更大的压力。因此，各地必须加大地名档案管理工作投入力度，主要满足其在软硬件设备方面的需求。首先，应该建立起较为完善的地名档案管理信息系统。借助信息技术连接各个部门，高校进行数据传输，从而保障地名档案信息收集的效率，增进各部门之间的协调合作。此外，还需构建，地名档案信息资源共享库，将相关的地理档案信息传输并存储到数据库当中，再借助大数据技术对其进行分类，划分成信息查询浏览以及下载等各个板块，以确保服务的质量。其次，地名档案管理工作的开展，受到技术、人员以及资金等各方面因素限制，只能够保证一些基础信息的收集，却无法发挥地名档案信息管理的实际价值，有关部门应该加大投入力度，收集地名属性信息，如果地名发生变动，那么应该确保档案信息更新、编排的及时性，以凸显地名档案信息管理的效率与价值。最后，当前科学技术飞速发展，传统的地名档案信息存储载体已经发生了多元变化，传统的纸质存储占据空间较大，且不易查找，发生意外事故被损坏的几率较高，因此可探索电子存储路径。当然，在利用图片、音视频等电子存储载体进行地名档案信息的储存时，也应高度关注存储路径的安全性[6]。

2.打造地名档案信息化管理专业队伍

要推动地名档案信息化发展，就必须打造地名档案信息化专业管理队伍。首先，建立地名档案管理创新模式，必须要有坚强有力的组织领导。只有做好顶层设计，做好科学的宏观指导，才能够更好地推动管理模式转变的具体策略落到实处。此外，各地有关部门应该制定地名档案信息化管理人才培养计划，针对各种类型的人才，依照职能以及数量进行科学配置，其中尤其要关注高层次、高素养人才的培养，在落实人才管理计划时，应该将建立现代化高素质信息管理队伍作为指导思想，依据目标要求展开科学的工作程序，通过系统培养方案，使档案信息专业人才，结构设置合理分工明确。新时期地名档案管理人员的能力素质要求更高，一方面，需要有过硬的信息理论知识与技术能力，需要精通与地名档案管理建设有关的计算机基础知识数字化网络技术知识，等等，并且能够掌握娴熟运用这些技术的专业技能；另一方面，为确保档案信息的安全性，管理人员还需要具备良好的信息道德意识，摆脱传统的管理思维模式，建立起与新时期地名档案信息化管理模式相适应的管理思维，同时要严格恪守档案职业道德，认真对待档案管理工作[7]。

3.完善基于信息技术的地名档案管理标准与制度

为发挥信息技术在地名档案管理中的作用，就必须明确基于信息技术的新时期地名档案信息化管理标准与制度。地名档案信息化管理标准包括以下几方面的内容。第一，应该实现地名档案信息管理目标的全覆盖。从地名档案的信息源头到资源末端使用，需要实现全方位覆盖监控。第二，实现地名档案使用的智能化。减少人力资源投入，优化管理流程，提高档案资源信息的使用效率。采用信息技术将传统的纸质档案载体扫描成相关的电子档案资料，转化为数字化档案资源，并建立相关的地名档案信息数据库，用于集中存储。第三，拓展地名档案信息的利用范围与渠道。减少传统管理模式中的繁琐流程，降低层级阻力，从而畅通地名档案信息的纵向及横向交流，以保证地名档案信息服务功能的实现。第四，推动档案信息一体化的实现，包括促进档案文档一体化以及各门类档案馆的一体化建设等。此外，还要建立完善的、能够适应信息技术要求的地名档案管理机制，包括以下几方面内容。第一，建立完善的责任机制，充分发挥信息技术保密性强、专业度高等优势，从而使地名档案信息管理工作能够切实落实到各个层次、各个环节中，使各个岗位分工明确，责任落实到个人，建立相关责任追究制度，提高管理人员的责任意识。第二，建立完善的监督管理机制。要发挥信息技术的可溯源性、交互性强等优势，对各个工作环节展开细致监督。第三，建立完善的技术研发维护机制。为使技术信息技术同地名档案管理工作更好的融合，应组建专业管理团队，发挥技术优势，围绕档案管理工作的实际需要，开发电子档案资源数据库，并不断攻克地名档案管理中的重难点问题，提供更加坚实的技术支持。此外，针对地名档案管理信息技术存在的综合性、复杂性的特点，展开全面周密的系统维护、设备维护以及使用环境维护工作，等等。

4.提供地名档案信息管理安全保障

实现数字化管理虽然可以使资源集中存储，使用更加便捷高效，但是也增加了安全风险。因此，推动地名档案信息化管理的实现必须筑牢安全保障。可采取以下几方面措施。首先，强化地名档案信息管理人员的安全意识。强化相关管理人员安全保密教育，并促使其全面学习国家有关档案安全保密管理的政策法规，使管理人员能够树立起依据，国家保密政策与法规办事的自觉。其次，落实安全责任。为了提高地名档案信息管理人员的责任意识，须严格依据“业务谁主管、保密谁负责”的管理原则，使安全保密，工作意识能够贯彻落实到地名档案信息管理工作的全过程，尤其是在档案信息利用环节，必须强化管理，对相关人员的权限要进行一个控制，信息使用的全过程也要进行监控，以防不法人员非法侵入和破坏系统，造成重要档案信息的泄露或损伤。再次，采取技术安全防范策略。有关部门需要严格限定档案查阅的具体范围，根据不同的使用途径限制权限，采取身份识别、数据加密以及访问控制的安全防范策略做好地名档案信息管理的安全保障工作，防止地名档案信息遭到非法窃取。最后，严格执行地名档案信息安全保密制度。对数据库使用以及杀毒软件等相关产品的配备安装，都需要由权威部门的安全鉴定通过。在电子文档制作归档以及使用等各个环节中，都必须建立科学规范的安全管理制度，对这些档案信息进行安全有效的检查，以确保资源的完整性和可靠性[8]。

5.筑牢基于信息技术的地名档案管理硬软件基础

加强基础设施建设是确保地名档案管理信息化实现的前提保障。扫描仪、传输加密设备、复印机、硬盘、光盘等都是建立电子档案数据库所需用到的基础设备，为发挥信息技术在地名档案管理中的重要作用，就必须按照要求进行这些基础设备的配置，为了保障安全，还需要安装摄像监控系统以及防盗报警等装置。此外，为使档案信息的使用更加便捷，还可以建立档案资源阅览室等，为地名档案管理信息化的实现奠定坚实的物质基础。

结语

综上所述，新时期地名档案信息在各部门工作中发挥着极其重要的作用，为减轻档案管理工作人员的负担，提高档案管理工作效率，就必须根据时代发展的需要，积极创新地名档案信息管理模式。我国传统地名档案信息管理模式存在诸多问题，建立新模式需要有效解决和完善这些不足。为了将信息技术同地名档案信息管理更好地融合起来，可采取组建专业的人才队伍、建立完善的管理标准与制度、提供安全保密保障等举措，提升新时期地名档案信息化管理水平，创造更大的综合效益。