浅谈物联网技术在企业数字档案馆（室）建设中的应用

张 钰

（白银有色集团股份有限公司，甘肃 白银 730900）

引言

信息技术的发展极其快速，在不到两百年的时间里就从建立电磁理论发展到了提出“智慧地球”概念，信息化已经充斥了人们生活的方方面面。“无纸化办公”的快速推行使得旧有的档案工作方式已经难以适应现代化企业的办公模式，人们对于档案中信息资源的渴求也使得旧有的档案服务模式难以满足所需。企业对于工作“简洁增效”的要求、科技发展导致的大量电子版档案的产生及人们对于档案信息资源的需求促使档案工作进入信息化时代，数字化档案馆（室）的建设已是势在必行。

一、数字档案馆（室）建设必要性

在前些年，国家是以经济建设为中心，在这样的形势下，二线工作的人手不足、身兼多职等现象并不罕见。档案部门的日常事务性工作琐碎繁杂，难见效益，往往会被归类到二线部门。人员缺少尤其是高素质的专业人才的缺失对档案工作来说影响巨大，档案缺乏开发利用，其价值难以体现。也因此，档案中潜藏的信息资源往往不能很好地提取从而创造新的价值，档案工作不受重视只能说是必然之果。但在近些年，档案工作对于生活，对于工作，对于社会乃至于对于人类的重要性凸显得越来越明显。档案工作愈来愈受人重视，档案服务的受众愈来愈广。仅凭有限的档案工作人员已经难以兼顾档案的归档整理、开发利用及社会服务等各项工作。唯有使用数字化手段简便各项流程方能解决此项问题，档案信息化管理已经成了必然。

二、使用物联网技术建设数字档案馆（室）

1.物联网技术简介

物联网指的是将无处不在的末端设备和设施，包括具备“内在智能”的传感器、移动终端、工业系统、数控系统、家庭智能设施、视频监控系统等和“外在使能”的，如贴上RFID的各种资产、携带无线终端的个人与车辆等“智能化物件或动物”或“智能尘埃”，通过各种无线或有线的长距离或短距离通信网络实现互联互通（M2M）、应用大集成以及基于云计算的SaaS营运等模式，在内网、专网或互联网环境下，采用适当的信息安全保障机制，提供安全可控乃至个性化的实时在线监测、定位追溯、报警联动、调度指挥、预案管理、远程控制、安全防范、远程维保、在线升级、统计报表、决策支持、领导桌面（集中展示的Cockpit Dashboard）等管理和服务功能，实现对“万物”的“高效、节能、安全、环保”的“管、控、营”一体化[1]。

2.使用物联网技术建设数字档案馆（室）的原因

使用计算机进行档案管理只能称之为档案信息化，而不能称之为建立了数字化档案馆（室）。数字化档案馆（室）是一个集档案管理、档案库房管理、通过数字化手段进行档案开发利用为一体的综合型概念。现在不少企业已经使用计算机搭建档案管理软件来进行档案管理工作。但档案工作中的档案库房管理不少仍旧是采用定时检查的老办法，档案管理软件中针对库房的部分往往比较简略，并没有实现真正意义上的智能管理。档案的开发利用更是常常仅限于编写组织沿革及大事记和提供日常借查阅工作。编研耗时、耗力，多数的档案馆往往难以在短时间内做出编研成果。

唯有使用物联网技术方可以做到对档案进行信息化管理的同时对档案存放环境实行智能化管理确保档案安全，并为档案开发利用方式提供更多可能。

3.使用物联网技术建设档案管理系统

3.1 使用物联网技术建设档案管理系统的原因。档案管理系统其实就是将纸质的档案转化为与电子文件一样的电子数据后进行共同的存储管理。对于档案管理系统而言，最重要的属性无疑是简便易用、安全可靠。简便易用可以只依靠软件，但安全可靠就必须依靠软件和硬件共同实现了。

3.2 使用物联网技术搭建档案管理系统的可行性及如何搭建或选购档案管理系统。档案管理系统主要需要的是数据库及管理数据库的页面。但为了便于进行大量数据的录入，编程必不可少，因此对于开发人员的技术水平有一定要求。对于小型企业来说，在产生的文件不多，但希望使用数字化手段将其归档管理时，可以使用市面上通用的数据库mysql、SQL Server或ACCESS等搭建自身的档案管理系统，可以省略页面及其他附加功能的制作。记熟数据录入及查询的几个简单的sql语句就可以实现用数字化手段管理档案。但大中型企业面临着过于庞大的数据，就必须要使用制作完整的档案管理系统才可以便捷工作，否则反而会产生许多的麻烦。现在市面上已经有一些商家制作了功能完备的档案管理系统，可以直接选购。在企业中有相关技术人员时也可以自行开发。

无论是自行开发还是进行选购，档案管理系统都应注意以下几点。

第一，能够做到安全可靠，如录入档案管理系统的数据必须存放在本公司能够确保安全的服务器或计算机中。

第二，具备可扩容功能。

第三，具备与“无纸化办公系统”进行对接的接口。

第四，具备关键字查询和能够进行重点检索的高级查询两种查询方式，并具备日常查询所需的同义词库，简单说来就是需要查询办公用品采购情况时，在检索框中输入“办公用品”，结果应该能出现计算机、电脑、办公耗材等多个关键词的查询结果总和。

第五，有多个角色可对访问档案管理系统的人员进行权限分级。

第六，可自动提交对已超保管期限的档案进行移库或销毁的请求。

第七，具备多单位、多全宗的不同门类的档号自动生成功能。

第八，具备组件（卷）、拆件（卷）功能。

第九，具备根据字段自动生成报表、统计结果的功能。

4.使用物联网技术建设档案库房管理系统

4.1 使用物联网技术建设档案库房管理系统的原因。档案的库房管理的实质就是对于档案保管环境的维护。只要是具备实体性质的档案均存在其最佳保管条件。我们可以通过使用物联网技术进行档案保管环境的监控与维护。这一点也只有物联网技术方能做到。

4.2 使用物联网技术搭建档案库房管理系统的可行性及如何搭建档案库房管理系统。物联网技术的发展让档案的保护有了新的方式。可是档案库房往往占地较广，档案中的一些短期文件即便是继续沿用现有的档案保管方式也不会因时间更替损毁档案对其开发利用造成影响。鉴于档案库房管理所需的智能设备目前价格较为高昂，个人认为可以对保存短期档案的库房暂缓建设。但对于一些难以复制的重要珍贵档案而言，对其保管环境的方方面面严格要求就很有必要性。

对于一个完整的智能化档案库房来说，至少应该具备视频监控系统、门禁系统、入侵报警系统、智能档案柜（架）系统、防火报警系统、防水报警系统、智能借查阅系统、智能化集成系统这八个系统。除智能化集成系统外的每个系统均应包括系统所需的各类软硬件设施设备。

4.2.1 智能化集成系统。智能化集成系统的主要用途在于对各子系统进行集中的管理、控制、监测。简而言之，就是管理系统的系统。它应该具有以下功能。

第一，能够控制各子系统进行多子系统联动。

第二，有预加载的通用应急预案（提供修改功能），有相应子系统后自动监测启动。

第三，能够加载自主的应急预案，自动检测应急预案开始条件，并做出相应反应。

第四，有相应接口，能够在安全的情况下进行信息资源导出。

第五，具有良好的安全机制。

第六，有详细的统计、报表功能。

第七，能够加载定制模块。

4.2.2 视频监控系统。视频监控系统的主要用途在于对馆（室）内部及周围的人员活动情况进行实时监测。它应该具有以下特点。

第一，视频监控无死角。

第二，能够分屏实时显示监控情况并能对历史录像进行调阅。

“舅翁”一词最早出现于宋代，自此在文献中层出迭见，但词语工具书未见收录，如清人《称谓录》、当下《汉语大词典》和《汉语称谓大词典》等皆不载此词。我们认真梳理古代文献，从相关资料中搜集些许确证，进而发现“舅翁”从古至今主要有四种意思:一是舅爷爷或外祖父;二是舅舅;三是内兄(弟)，即妻子的兄弟;四是女性的公公。惟独没有“岳父”这一义项。

第三，在规划时须根据建筑结构进行整体规划布置。

4.2.3 门禁系统。在已经具有视频监控系统的情况下，门禁系统的主要用途仅在于确定进入档案库房的人有相应权限，且重要档案或具有重大经济价值的档案不被私带出库，以确保档案的安全。它应该具有以下功能。

第一，进出时须刷脸验证身份，未通过验证或通过验证者不足两人（人数可设置）时库房大门无法打开。

第二，能检测到档案离库且能及时发出警报。

第三，能够加载定制功能。

4.2.4 入侵报警系统。入侵报警系统的主要用途在于监控档案馆（室）非法入侵情况。它应该具有以下特点。

第一，布控于相应地点后可以实时监测到非法入侵。

第二，当发现非法入侵后，可向智能化集成系统及相应工作人员发出警报。

第四，能够加载定制功能。

4.2.5 智能档案柜（架）系统。智能档案柜（架）系统的主要用途在于维护档案保管所需的环境条件。它应该具有以下功能。

第一，实时监控档案柜（架）温湿度情况，并进行智能调控，如湿度不够时可自动加湿，温度过低可进行升温等。

第二，定时进行通风换气，并依据天气进行智能调控，如检测到大风、大雨等天气时及时闭窗，并于天气好转后继续完成计划时长等。

第三，定时进行清扫除尘、空气净化工作，并依据空气情况进行智能调控，如当空气中灰尘过多时加长清扫时长等。

第四，能够加载其他有关档案保管环境维护的定制功能模块，如预防长时间光照等。

第五，所有传感器能做到功能自检，并在检出问题后自动上报系统管理员。

第六，对于上述所有功能模块都能够生成详细的相应报表，并可导出历史记录。

第七，当接到智能化集成系统有险情发生的通知时，可第一时间关闭柜门，向远离险情的方向尽可能移动柜架。

4.2.6 防火报警系统。防火报警系统的主要用途在于监测档案馆（室）内的火警情况，并在发生警情时，发出警报，保护档案。它应该具有以下功能。

第一，能够实时监控火警情况，在警情发生时能迅速确定具体地点及火警情况，并实时上报。

第二，能够在检测到有火警发生的第一时间向值班人员发出警示，并上报智能化集成系统以便及时根据应急预案发起多系统联控。

第三，能够加载其他定制功能。

4.2.7 防水报警系统。防火报警系统的主要用途在于监测档案馆（室）内情况，并在档案有水淹风险时，发出警报，保护档案。它应该具有以下功能。

第一，能够实时监控档案库内情况，在检测到跑水发生时能迅速确定具体地点及情况，并实时上报。

第二，能够在检测到档案有水淹风险的第一时间向值班人员发出警示并上报智能化集成系统，以便及时根据应急预案发起多系统联控。

第三，能够加载其他定制功能。

4.2.8 智能借查阅系统。智能借查阅系统的主要用途在于当收到系统管理员发来的调阅、归还请求时，可自动进行档案的取、放工作。它应该具有以下功能。

第一，可远程接收管理员的调阅档案要求。

第二，可进行档案的取放工作，且不伤害到其余档案。

第三，可将档案按要求传递至于指定地点。

第四，能够加载其他定制功能。

5.使用物联网技术搭建档案开发利用系统

5.1 使用物联网技术搭建档案开发利用系统的原因。信息化时代，线上线下的交互变得尤为重要。面对已经到来的AR、VR应用和即将来临的5G时代，物联网相比传统的互联网无疑更具有优势。档案价值的体现就在于档案中信息资源的开发利用。所以档案的开发利用必须要解放思想，跟上时代，借用高科技手段，方能在确保安全的情况下更好地进行档案开发利用。

5.2 使用物联网技术搭建档案开发利用系统的可行性及如何搭建档案开发利用系统。档案的开发利用需要在原有开发利用方式的基础上不断创新更多的方式方法，所以初步的档案开发利用系统起码应具备下列功能。

第一，足够坚固的安全保密体系。

第二，线上借查阅功能（必先进行权限确认）。

第三，自动编研，即输入年代、关键词等要素，可自动整合相关案卷并提取要素。

第四，可根据所存档案类型及浏览次数高的档案进行编研主题推荐。

第五，浏览记录可调阅，异常浏览记录可提供警示。

第六，可统计总体档案利用率，分类档案利用率等数据。

6.将物联网技术搭建档案管理系统、档案库房管理系统、档案开发利用系统整合为档案综合性管理系统的必要性

档案管理系统、档案库房管理系统、档案开发利用系统是数字化档案馆（室）建设的基石。它们彼此独立又相互依存。就像圆鼎缺少任何一个脚都无法立稳，只有将之整合为档案综合性管理系统才可以真正地使档案工作做到全面的信息化、数字化，才可以将档案馆（室）变为数字化档案馆（室）。只有通过整合，我们才能切实实现多系统联动联控，才能更好地管理保护并利用档案，才能让办公变得更简洁高效，才能真正地发挥档案的价值。