培养民众档案意识的途径研究

李英俏

（本溪市城市建设档案馆，辽宁 本溪 117000）

培养民众档案意识是档案事业的基础工作，关乎到档案工作的根基，民众的档案意识增强了，档案工作就能在各行各业顺利开展，并不断推进档案工作质量的提升，多年的档案工作实践以及国家的重视，民众的档案意识不断增强，已经适应了经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里的实际需要。在新的时代面临新任务，为使档案工作有新的突破，各级档案事业管理机关和档案部门还要开展一系列行之有效的工作，稳步提高民众档案意识，人民群众是社会发展的主要力量，培养、提高民众的档案意识，对于培养整个社会的档案意识具有基础性作用。因此，加强对民众档案知识的教育，培养和提高他们的档案意识，促使未来档案事业发展。

一、培养民众档案意识的必要性

档案意识是人们对档案和档案工作的认识水平与敏感程度，培养民众的档案意识是提高全民族档案意识和做好档案工作的前提，同时促进社会档案文化体系的建设、推进档案管理社会化的进程。

1.助力提高全民族档案意识

随着经济社会的发展和科教兴国战略的实施，我国民众的整体文化水平实现了整体稳步的提升，但民众们档案意识落后的这一现象依然客观存在，社会文明程度体现的一个重要标志就是档案，档案是运用文字记载一个国家和民族宝贵历史财富的系统资料，但相当一部分民众没有这种思想觉悟和档案意识。培养民众的档案意识，使得民众们逐渐重视起档案，潜移默化地影响其家人、朋友，对整个社会档案意识的提高奠定基础，民众的档案意识对社会群体起重要的基础作用，是提高全民族档案意识的必要前提[1]。

2.为选人用人提供档案支撑

人民在日常的工作、学习和生活中，形成资格考试证书、奖励证书等、学籍档案一起构成了人事档案。人事档案是向用人单位介绍其个人素质的凭证材料，全面反映个人的综合素质。民众养成良好的档案意识，将日常形成的私人档案及时归档以便更全面、更准确地反映民众的综合素质，更好地发挥人事档案的作用。便于单位选拔应聘者时，借助民众形成的私人档案，如技能证书、奖励证书等，招聘最优秀的人才。

3.加快档案管理社会化的步伐

档案管理的社会化是指档案是全社会的共同财富，档案管理是一种社会各级各类组织、机构和个人的共同行为，其目的在于把全社会的档案以不同形式分层分类集中控制起来，形成一个社会性的开放管理系统。社会化档案管理的实现是以方方面面的条件保证作为基础的。其中，最重要的一点是个人对于档案的主动保管。民众既是档案的形成者同时也是档案的利用者，应自觉地将日常形成的档案积极积累，选择有保存价值的进行归档。培养民众的档案意识，推动档案的公众化水平，使得档案管理越来越具有广泛的社会意义，也是推进档案管理社会化进程的必要条件之一[2]。

二、民众档案意识的现状

1.对档案有所了解但不够重视

现在相当一部分民众的档案意识较强，对档案认识比较深刻，但还有一部分民众对档案依旧处于懵懂无知的状态。他们虽然对档案有大体的认识，但询问其具体问题时，例如：档案的内容与特征、使用档案的权利与义务等。他们却知之甚少。由于不知档案的真正价值所在致使他们对档案重视程度不够。同样对档案管理的基本知识也很缺乏。了解档案是什么，但是对档案却没有给予相应的重视，以至于丢档、弃档，就业后才发觉不重视档案带来的是难以估量的损失。

2.档案宣传多样但利用意识薄弱

民众们主要通过报刊书籍的刊登、朋友的介绍、自媒体栏目等获取档案知识，此外，各级档案馆网站和高校档案信息网网页设置精美、内容类别丰富。北京电视台《天下收藏》、辽宁电视台《档案》、湖南卫视《话说档案》、中央电视台第十套《探索·发现》、江苏卫视《黑白档案》、中央电视台第四套《国宝档案》等电视节目类型丰富多样，民众可以多方面地获取档案知识[3]。

但由于日常生活中对档案了解较少，使得民众没有较好地利用档案的机会。当查阅资料时，民众们只会想起图书馆，却不知道学校档案馆也可以提供诸多资料。由于他们不清楚学校档案馆中哪部分档案是对外开放、可提供利用的，以及不清楚如何办理查档手续等。甚至很多人从未去过档案馆，利用档案的能动性较低。

3.有学习档案知识愿望但条件不完备

民众渴望学习档案知识，期望档案部门提供多样的档案服务，其中以实用性的讲解个人档案转递流程、介绍档案馆提供的服务为代表。多数民众认为接受档案知识的培训是很有必要的。由此可见，虽然当代民众档案意识是薄弱的，但是他们对档案知识的渴求，使得他们的档案意识有很大的提升空间。

但由于我国传统的教育模式对档案知识传授较少，所以即使他们渴望学习档案知识，也会因为种种原因而失去机会。产生这种结果主要原因有：一是民众工作繁重接触档案知识机会少。二是受档案管理体制的影响，民众们极少接触档案。由于档案历来“重藏轻用”，给民众们留下神秘的印象，特别是人事档案，查阅人事档案又需要严格的调取手续，因此，民众对档案接触甚少，自然对档案知识无从了解。三是缺乏获取档案知识的途径。调查结果表明大多数民众有兴趣学习档案知识，但是，由于缺乏档案知识相关讲座普及，造成民众因不了解而意识淡薄。

三、培养民众档案意识的措施

目前民众的档案意识不断增强，对档案和档案工作也有基本的了解与认识，但受到培训学习渠道限制、利用档案机会较少，在日常的学习和工作过程中对档案和档案工作缺乏深入的认知，民众的档案意识还需要进一步提高。

1.国家出台相应政策扶持

国家各级档案部门依据档案法出台政策、制定制度增强民众的档案意识。比如高教行业，教育部制定了《普通高等学校档案管理办法》《档案员职责》等管理制度是高校开展档案工作的制度前提，学校日常的档案工作应严格按照档案管理制度来进行。教育部联合国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》中明确提出了高校档案的利用与公布。此外，国家有关部门应继续探索高等学校档案管理制度的改革，强化高校的档案管理。例如，在人事档案收集范围的规定里，除党团组织关系、奖惩情况、学习成绩外，要适度扩大收集范围，如社会实践活动情况、在校期间诚信行为、科研活动材料等，以全面反映民众在校期间的成长过程，保证人事档案收集的完整，并提高人事档案的质量。因此，在档案工作不断改革的新形势下，国家有关部门应继续出台相关政策，确保高校档案的利用。

2.媒体加大档案知识宣传

档案是人们在社会活动中形成的，其内容是对社会活动的内容、过程及结论的原始记录。因此，档案具有鲜明的社会性。提高民众档案意识的重要前提就是要营造良好的档案学习氛围。社会媒体注重档案知识的宣传，为民众提供良好的学习途径。着重介绍档案的重要性，突出档案与现代社会的密切关系。近些年，除电视节目、报纸刊登等传统对档案文化的传播模式，社会上涌现出了以电脑、手机为终端的档案宣传途径。传统媒体对于档案的宣传单调、乏味，相较于传统媒体，新兴媒体如微博、微信公众号等融合了视频、图片、文字，且与用户有较强的交互性，也更受民众群体的欢迎。档案文化博主可利用微博平台，定期发布有关档案的知识，例如绝密档案集以照片档案的形式向受众传播历史文化。档案类公众号可利用微信平台以多种形式开展档案知识宣传活动，例如，中国档案报、档案那些事、辽宁档案等通过发布订阅文章，介绍两会期间2020《政府工作报告》、档案实物等。让民众们不再对档案感到陌生，以此培养民众的档案意识。

3.高校与地方文化传播基地合作

档案与历史密不可分，各地区高等学校可结合地方历史特色开展档案教育。到地方具有特色的纪念馆、档案馆的爱国主义教育基地进行参观学习。各省市、自治区都具备有当地特色的博物馆和档案馆，例如，北京的“中国第一历史档案馆”，辽宁沈阳的“九·一八历史博物馆”，辽宁本溪的“东北抗联史实陈列馆”等。地方本科院校可充分利用自身优势，以就近为原则，依托地方特色文化资源，通过组织同学们参观的方式，激发学生了解史实、档案文化的兴趣，使他们认识到档案的重要性，进一步提高档案意识。

高校可推出校园微信公众号宣传档案知识。民众们都具备手机微信，微信公众号已经成为用户最广泛的自媒体平台。通过实地观察，民众对微信公众号宣传档案知识的接受度较高。因此，高校档案部门可充分利用微信这一新兴媒体，开通校园档案馆微信公众号，进行档案知识的宣传和推广。利用微信公众号定期推送档案知识，不受时间、空间的限制，民众可以在轻松、无压力的环境下利用碎片化的时间获取档案知识，受到潜移默化的影响。如介绍个人档案转递流程、介绍档案馆提供的服务、介绍校史档案特色等。既丰富学生们的课余时间，又培养民众的档案意识。现代社会是法治社会，《中华人民共和国档案法》是我国档案工作的根本大法，开设《档案法》系列知识讲座，对于提高档案法治观念，培养民众的档案意识，起到保障作用。此外，各高校可以定期地向在校民众，开设就日常私人档案的保管问题、毕业生的人事档案管理问题的专题讲座，为日后毕业生人事档案管理提供知识储备。此外，还可专门对新生和毕业生进行档案知识教育，可利用新生的入学教育在民众正式踏入校园之前，对档案知识进行普及，让新生一开始就对个人档案、学校档案馆有所认识，介绍校档案馆提供的服务，为同学们日后利用档案奠定基础。各高校也可对民众进行专门指导，就同学们关心的人事档案转递、校档案馆的档案如何利用等开设系列课程，让民众明白档案的重要性。

4.建立高质量的档案管理体系

档案管理人员日常工作任务繁重，工作量大，以至于很少有精力进行档案的宣传工作。此时便需要领导对档案部门给予足够的重视，对档案、档案工作的宣传提上日程，档案部门以及其他各部门相关人员就会努力去开展这项工作。领导重视对民众档案意识的培养，那么档案部门也可对档案知识进行宣传教育，为民众档案意识的培养奠定前提基础。

如高校档案馆作为学校专门管理档案的部门，承担着培养当代大学生的档案意识这一重要任务。通过调查问卷返回的数据可以看出，同学们更愿意档案馆提供实用性强的服务，如档案信息咨询、现行文件查询、网络信息检索服务等。高校档案机构应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。因此，档案馆立足于本馆实际，综合利用学校各项资源，创新档案服务模式为广大师生服务[4]。

5.档案馆开展特色档案宣传活动

各省级、市级档案馆可利用带有地方特色的馆藏档案资源，在民众参观的过程中介绍本馆特色档案知识，也可举办档案陈列展览等活动，一方面，传承民族文化；另一方面，扩大了档案工作的影响。每年的6月9日是国际档案日，各高等学校的档案管理部门可以利用“国际档案日”有关的宣传活动培养民众的档案意识。学校组织民众社团活动或者其他校园文化建设活动，也可通过班会、档案知识宣传走廊等形式，普及有关档案的基本知识，以增强民众的档案意识。高校档案部门也可联合省级、市级档案馆协作开展档案宣传。

民众们更愿意以一种“趣味性”的方式学习档案知识，潜移默化地培养档案意识。在信息化社会下，民众逐渐掌握现代化办公软件，能够通过电子设备对档案进行检索和利用。因而，档案馆应加强档案资料的数字化建设，并及时更新在学校的档案信息网上，民众可利用现代办公软件快速、全面地获取所需档案信息，从而提高档案资料的利用效率。档案信息网不仅是档案馆工作动态的宣传平台，更是民众进行档案信息检索与利用、档案馆与民众进行沟通的良好平台。

随着媒介融合趋势的不断加深，档案宣传工作宣传内容、形式、手段等方面都逐渐得以丰富，不断提高档案宣传力度，各级各类档案部门越来越发挥档案宣传增强档案意识的效果，积极利用新的科技手段探索档案宣传工作新模式、挖掘档案宣传新方法，通过建立档案网站、档案自媒体等形式拓宽档案宣传渠道，扩大档案的社会覆盖面，增强档案对社会的影响力，使得档案宣传工作达到一个增强民众档案意识的全新高度。