6S精细化管理在医院人事档案管理中的应用

尹 蕾

（淄博市中心医院，山东 淄博 255036）

知识经济时代下，人才受到了国家与社会的高度重视。人事档案是对“人”进行管理的重要资料，也是用人单位了解员工、评估员工的主要依据。基于此，医院在档案管理过程中，越来越重视人事档案管理。提升人事档案管理效率与质量，是实现人尽其才、才尽其用的重要前提。

一、人事档案管理在医院发展中的重要性

人事档案中记载了个人的社会关系、学习经历、政治面貌、工作状态、奖惩信息以及劳动薪酬等信息，能够为用人单位提供有效信息，是用人单位进行人才招聘、培养和应用的重要依据。人事档案管理对医院发展发挥着重要作用，有利于实现医院人力资源配置的优化，提高人事考核的科学性，并加快医院的改革步伐。具体来说，第一，实现医院人力资源配置的优化。医院在人事档案管理中，通过应用有效方法，全面收集员工的年龄、学历和奖惩等信息，可以全面掌握职工队伍的状况，进而提高干部选拔任用过程中的人岗匹配度，真正实现选贤举能。同时，还可以准确评估当前医院的人才使用情况和人才结构合理性，对未来人才应用策略、人才储备策略的制定提供可靠依据，从而实现医院人力资源配置的优化。第二，提高人事考核的科学性。医院在人事档案中如实记录员工的履历与组织考评结果、优势与劣势、专业水平高低等信息，实现对员工的准确考核，进而确保评优评先工作的公平性、合理性。此外，可根据员工的优劣势有针对性地开展培训，更好地促进员工个人的发展与提高。第三，加快医院改革步伐。作为人才信息库中的重要部分，人事档案在人才管理方面发挥着重要的作用。医院通过对人事档案进行科学、规范的管理，及时发现人员招聘、岗位聘任、人力资源配置、人才队伍建设、人才应用、医德考评、绩效考核、职称晋升等方面的问题，为领导决策提供可靠的信息支持，进而推进医院改革的深化[1]。

二、6S精细化管理及其优势

精细化管理是一种现代化管理理念，指在常规管理的基础上，将服务质量精细化、将社会分工精细化，在最大限度上减少管理占用资源、降低管理花费成本的一种管理方法[2]。6S管理是一种新兴管理模式，包括“SEIRI”即整理、“SEITON”即整顿、“SEISO”即清扫、“SEIKETSU”即清洁、“SHITSUKE”即素养、“SECURITY”即安全六个方面的内容。第一，整理。指的是按照工作内容对办公用品进行细致的分类处理，将必需品留下，清除与工作内容无关或者多余的物品。第二，整顿。指的是分门别类地对工作相关物品如文件、办公耗材等进行摆放，同时做好醒目标记，以便于实际工作中有需要时可以迅速找到。第三，清扫。指的是定期对工作环境进行打扫，为员工营造卫生的、舒适的办公环境。第四，清洁。指的是切实做好上述三个步骤，并始终保持，创造清洁的办公环境。第五，素养。指的是提高员工素养，可以从规范员工操作、加强员工培训、引进优秀人才等层面，增强员工整体素养。第六，安全。指的是工作内容的安全保密、办公环境的安全、员工的安全等多个层面的安全，提示员工日常工作中应具备较好的安全意识[3]。

6S精细化管理将精细化管理与6S管理有机结合起来，从整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全六个方面出发，规范化、细致化地开展管理，能够有效提高整体管理水平，并且大幅度降低管理成本。为实现人事档案管理效率与效果的提高，医院应积极引进6S精细化管理[4]。6S精细化管理在人事档案管理中的优势主要体现在以下几个方面。第一，以往医院不重视人事档案管理，导致职工人事档案中存在诸多问题，如出生时间和工作时间认定错误；未能及时更新个人的职称、学历、年度考核、薪酬信息等。这些问题导致人事档案信息不完善、不准确，严重影响了对人事档案的利用度，降低了人事档案的使用价值。在人事档案管理工作中引入6S精细化管理可以实现这一问题的有效解决。严格执行6S管理能够保证人事档案的及时更新，通过培训提高人事档案管理人员的素养，实现人事档案管理质量的整体提升。第二，人事档案是医院一笔宝贵的资料，有着非常高的应用价值，知识经济时代背景下，医院对人事档案管理工作的要求明显提高，但目前部分医院依然采取传统的人事档案管理方法，无法满足信息化发展的要求。6S精细化管理有机结合了现代管理技术，可以采用电子文件、编程搜索等技术，从而减少人事档案管理的工作量，减少人事档案的查找时间。由此可见，相比传统管理手段，6S精细化管理更具有先进性，有利于提高人事档案管理效率与质量。

三、6S精细化管理在医院人事档案管理中的应用策略

1. 整理

医院档案种类繁多、数量庞大，包括科研档案、文书档案、病历档案、教学档案等，每一项都有其重要性。因此，医院在人事档案管理中应用6S精细化管理时，要特别注重在整理环节对档案信息的甄别与处理。整理环节主要是全面阅览档案资料，甄别出有实用价值的档案材料，并将其与无价值的档案材料进行区分。做好整理环节，首先，需要客观、公正、全面的对档案价值进行判定，不能仅根据某人或某部门的主观意识而定。医院可以组建针对档案管理的6S精细化管理小组，设立组长和副组长，并根据分工将档案管理人员分为不同的小组，分别对不同类型的档案进行整理、归档。落实岗位责任制，建立追责问责制度，健全监督整改机制，并对档案传递流程进行改善，确保档案资料的收集、整理流程清晰明了、科学规范。其次，要注重对档案的整理标准。做到有序整理不同类型的档案资料，将其按照分类规范编码、有序存放，切记将档案不加分类、不加辨别的堆砌在一起，对档案利用造成严重阻碍。

2．整顿

对人事档案资料进行有效整理、保证档案资料归档符合要求、确保调阅档案资料的通道顺畅，是高效利用档案资源的重要前提。医院人事档案6S管理中的整顿环节主要指对上一环节整理好的档案进行编码、归档，该项工作必须由经过培训的专职档案管理人员负责。注重档案管理与现代化信息技术的结合，建立医院人事档案管理系统将整理好的人事档案扫描为电子档案并及时上传到档案管理系统中，同时，需要认真对电子档案进行审核，保证电子档案内容的准确性，实现电子档案归档的精细化。在档案管理过程中充分运用好医院人事档案管理系统，利用系统先进的档案存储与检索功能，能够实现快速精准的检索人事档案内容，提高档案利用度，更好发挥人事档案价值[5]。

3．清扫

医院在人事档案管理中应用6S精细化管理时，应制定科学、可行的卫生安全防护制度，明确档案管理人员的职责，根据制度要求，做好对档案的清洁、保护。具体做法包括几点。一是由档案管理人员负责每周对档案室进行一次清扫，可以使用紫外线对档案进行消毒。二是对档案室的温湿度进行严格控制，持续监测环境参数，采用自然光照，保持档案室的通风和干燥，确保室内环境温度的合理性。三是每月定期组织对档案室进行清扫、全面清洁，避免角落、档案柜顶等卫生死角。四是明确规定严禁档案管理人员在档案室内吸烟或使用明火，避免引起火灾，且不能在档案室进餐，做好档案室工作环境的清扫，营造干净整洁的工作氛围，以确保人事档案的清洁性。

4．清洁

清洁指是指以制度方式将整理、整顿及清扫三个环节呈现，以促进医院人事档案管理的规范化。清洁环节，应建立标准化的整理、整顿及清扫等制度，责任到人，明确档案管理人员在各个环节的具体职责，严格按照制定的制度和标准执行，保持清洁的常态化，不定期组织对档案室卫生环境进行检查，并根据档案管理人员的责任履行情况，进行合理的奖惩。

5．素养

素养主要是针对档案管理人员的能力素养和品质素养。档案管理人员在档案管理工作中占据主体地位，发挥着至关重要的作用。素养环节应从招聘引进、培训、考核奖惩等入手，提高档案管理人员的整体素养，积极引进学历层理高、整体素质好的专职档案管理人员，并经规范培训后上岗。同时，鼓励档案管理人员参加继续教育，不断学习档案管理的前沿知识、现代化管理手段和信息化技术，以促进档案管理人员素养的提高，为实现医院人事档案管理的规范化、精细化提供良好的人才支持。

6．安全

当前，医院档案管理信息化建设已经取得了一定的成果，信息化的到来对推动档案精细化管理，大幅度提高档案管理质量和效率起到重要作用。档案包括电子档案和纸质档案，医院在人事档案管理中应用6S精细化管理时，应根据档案特点，有针对性地实施管理。对于电子档案需要做好备份，避免电子档案丢失；对于纸质档案，需要对档案室做好防潮、防虫、防火工作，确保纸质档案无差错、丢失、霉变等问题。此外，在积极推广信息化的同时，需要格外注意电子档案的安全问题。人事档案涉及广大干部职工的隐私，需要严加保密，医院应该建立较强的防火墙技术手段，确保数据的绝对安全，避免数据的丢失或盗取。

四、医院人事档案管理中有效应用6S精细化管理的保障措施

1．提高重视程度

实现6S精细化管理在医院人事档案管理中的有效应用，必须自上而下提高对6S精细化管理的正确认识和重视程度。医院领导应认识到6S精细化管理在人事档案管理中的作用，推动6S精细化管理相关制度措施的制定与施行，引导全体人员高度重视、积极配合6S精细化管理的实施。成立以人事管理部门牵头，专门进行人事档案管理的6S精细化管理小组，负责6S精细化管理在人事档案管理的落实。同时，应根据医院实际情况、人事档案管理的要求，建立科学合理的考核机制，制定可量化的考核指标，并严格执行奖惩措施，以提高人员的积极性，促进人事档案管理效率与质量的提高。

2．加强人员培训

医院人事档案管理工作离不开人才的支持，人事档案管理人员业务能力、专业水平的高低，在一定程度上决定着医院人事档案管理工作水平的高低。因此，为实现对6S精细化管理的有效应用，必须采取有效的措施，提高人事档案管理人员的业务能力、专业水平。第一，在招聘人事档案管理人员时应严格要求，致力于引进复合型人才。同时，要对人事档案管理人员进行定期培训，将升学、进修、内部轮岗等培训方式有机结合起来，提高人事档案管理人员的专业能力与综合素质。在开展培训的过程中，应以6S精细化管理、最先进的档案管理模式为主要培训内容，丰富人事档案管理人员的专业知识，理论结合实践，增强人事档案管理人员的专业技能，使其切实满足新时期人事档案管理工作的要求。培训过程中，可利用微博、微信等新媒体平台，应用智慧课堂进行线上培训，打破时间、空间的限制。第二，基于新时代背景下医院档案管理信息化建设的需求，在人事档案管理人才队伍建设过程中，当务之急是要加强大数据和信息化人才培育，加大人才引进力度，招聘具备较强大数据和信息化应用能力的档案管理人才，以打造出一支优秀、专业、高素质的人事档案管理队伍。第三，经常组织档案管理人员参加档案业务知识培训和继续教育培训，加强对档案整理规范和档案法律法规的学习和全面掌握，从而对电子档案管理和档案数字化工作有规划和目标，更深层次的提高档案管理人员的档案管理意识、档案管理技术水平及业务指导能力。

3．引进先进技术

在科学技术迅速发展的背景下，为实现医院人事档案管理工作效率的提高，必须在档案管理工作中积极引进先进的科学技术。例如，目前已在各行各业得到广泛应用的大数据技术。大数据具备四项明显的特征，即体量大、速度快、多样性、价值高。以往，医院人事档案管理工作中主要采取人工管理的方式，既费时、费力，又效率低下。在人事档案精细化管理的大背景下，为实现对6S精细化管理的有效应用，应积极采取先进的大数据技术与信息化，一方面，可以有效简化工作流程，减少人工工作量；另一方面，还可以摆脱人事档案管理工作的时间与空间限制，从而提高人事档案管理工作的效率及准确性。

结语

综上所述，6S精细化管理结合了精细化管理与6S管理的优势，是一种科学、有效的管理手段。医院人事档案管理中应用6S精细化管理，应结合实际情况，认真分析存在的问题，探索和改进档案管理工作的细节，加强对整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全六个环节的把控，以充分发挥6S精细化管理的作用，提高医院人事档案管理质量。