高校外事档案管理服务教育国际化的问题与对策

吕慧

（浙江师范大学 图文信息中心，浙江金华 321004）

自20 世纪90年代， 高等教育国际化(Internationalization of Higher Education) 成为世界各国高等教育发展的一个新趋势。 2010年发布的《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010—2020年）》首次明确提出“扩大教育开放”“加强国际交流，引进优质教育资源”， 中国现在已经成为亚洲最大留学目的国。据教育部最新统计数据，共有来自200 多个国家和地区的49.22 万名留学生来华留学。 不可否认，这是我国高等教育国际化发展取得的丰硕成果。 在此背景下， 高校外事档案管理如何服务教育国际化发展，成为高校教育国际化不容回避的紧迫问题。

1 高校外事档案管理在高等教育国际化中的重要性

高校外事档案是指高校在与国外高校、团体、个人在教育教学、学术研究、人才交流等合作中形成的具有保存价值的纸质和声像载体等材料。 高校外事档案管理对于推进教育国际化起到积极的促进作用。 主要表现在如下4 个方面：

第一，高校外事档案管理直接影响高校外事工作水平，影响我国高校能否积极融入和适应教育全球化和国际化。随着高校国际交往的增多，高校外事工作涉及内容更加广泛、种类更加繁杂,对高校外事档案整理的要求也更高。 外事档案管理是高校档案管理的“特区”，高校外事档案管理工作的成功与否，直接影响到高校外事工作水平的高低， 也影响学校在国内外的知名度。

第二， 高校外事档案管理是推进高等教育国际化交流与合作的重要保障。 高校外事档案管理是高校对外交往的窗口和国际交流的枢纽， 不仅影响到学校教职工和广大学生应对全球范围竞争的心理和目标定位，还影响到学校如何把握国际、国内的教育动态并及时调整自身的发展战略、 制定教育国际化发展对策等。 拓宽高校外事档案管理内容,为高校决策者提供可靠的信息资源, 才能为中外合作办学提供多方位服务[1]，推进教育国际化发展。

第三， 高校外事档案管理为适应新形势下高等教育国际化发展提供现实依据。 高校外事档案是一种重要的文献信息资源，它不仅客观、真实地反映了学校对外交流的整个发展过程， 也为学校的持续发展提供了现实的依据。 与封闭性的高等教育模式相比，教育国际化成为全球文化交流发展的重要方式，建构适应教育国际化背景下高校外事档案的信息化管理模式， 将为高等教育国际化发展提供忠实纪录和现实依据。

第四， 高校外事档案管理还是促进高等教育国际化发展的重要动力。 高校的外事档案既是连接学校与国内外的窗口，又是教学、科研对外收集情报资料的数据库。挖掘利用高校外事档案信息，不仅可以提升高校的国际影响力、促进国际文化交流、推进国际教育交往迈上更高层次，还可以通过国际比较、取长补短、优势互补，促进高校各项相关工作的开展。从教育国际化发展趋势看， 高校外事档案管理及外事档案信息资源开发利用， 将为促进高等教育国际化发展注入强劲动力。

2 高校外事档案管理服务高等教育国际化中存在的问题

随着高校教育国际化日益频繁，教师、研究人员交往增多，留学生增加，教材交流与协作增强，高校教育的封闭与孤立状况得到极大改变， 这就要求大力提升高校外事工作水平。在此背景下，重视并努力解决高校外事档案管理服务中存在的问题， 成为推进高校教育国际化发展的迫切需要。 就高校普遍现状而言，缺乏外事档案建设及管理意识，档案工作制度化和管理化水平低[2]，是高校外事档案工作存在的普遍问题。具体而言，当前高校外事档案管理服务高等教育国际化存在着4 个方面的主要问题：

其一，服务意识有待提升。随着教育国际化趋势日益加强，各国教育在对象、制度、内容、形式、方法等方面的共同点日益增多， 对高校外事档案服务提出了更高的要求。但是，当前我国大多数高校外事档案管理服务教育国际化发展的意识难以适应教育国际化的迅猛发展。 主要表现为：一方面，外事档案管理的归档意识薄弱， 影响了教育国际化中对外事档案的利用。 有些高校外事档案管理缺乏专业档案管理人员，归档工作由外事办公室人员负责，由于不熟悉外事档案归档立卷的流程、 缺乏专业技能和专业标准， 造成归档文件整理不规范、 甚至有遗漏的状况， 人为地贬损了外事档案服务教育国际化的功能作用。 另一方面，服务的积极主动性严重不足。 当前很多高校的外事档案管理仍停留在“收”和“存”，“管理”只是为了“保存”，更别提“运用”，不能充分发挥高校外事档案主动服务教育国际化对科研、教学、项目合作等方面的作用， 削弱了高校外事档案服务教育国际化的积极作用。

其二，服务能力有待增强。 就当前情况而言，我国高校外事档案服务教育国际化发展的能力普遍有待增强。 制约服务教育国际化发展能力的主要原因是外事档案管理自身存在诸多问题， 难以适应高校教育国际化的迅猛发展需要。 对于高等教育国际化而言， 外事档案管理的服务能力主要表现在国际文化交流、教学服务、科学研究服务、人才交流服务等方面。 当前很多高校外事档案管理重在对外事文件材料及时收集、归档、保存，对于如何在文化交流、教学、科研、人才交流中发挥作用仍然处于被动地位，不能积极主动地提供服务， 更难以通过对档案资源发展趋势、规律、经验进行总结，主动为高校教育国际化提供指导、借鉴、参考和有效建议。

其三，服务效率有待提高。制约高校外事档案服务教育国际化效率的因素主要在于外事档案管理自身存在的问题。一是外事档案的归档制度不健全，造成管理不规范，甚至有一些外事档案材料被遗失、漏归，不能及时提供核查、借阅、咨询、参考、利用的服务。二是技术手段落后，制约了外事档案信息资源开发利用，并进而影响教育国际化快速发展。一些高校的外事档案管理停留于纸质或实物材料的归档、立卷、上架、保管，未能有效地、及时地将外事档案资料转化成信息资源； 多数高校还停留在纸质归档的管理模式，未能建立外事档案信息查询系统，不能适应快捷地服务于教育国际化需要。

其四，服务领域有待拓展。外事档案管理服务于高校教育国际化不能仅仅停留在提供文件材料的查找、借阅的被动服务上，而应该拓展服务领域、积极主动地服务于新时期教育国际化需求。 一是通过外事档案的汇总和总结，发现教育国际化存在的问题。例如，近些年许多高校为提高办学国际化水平，加快具有国际视野、 国际交流能力和国际竞争力的高水平师资队伍建设，聘请的外籍教师越来越多，但是，对外籍教师的国别、学历、教育状况，他们在学科建设、人才培养、科学研究等中的业绩状况等档案材料未能进行总结评估，不利于发现问题、剖析原因、寻找改进措施，影响了国际教育实效性，也影响了高校的国际影响力扩展。 二是开发外事档案材料的信息资源，为教育国际化决策提供参考和指导。如对出国人员出国进修、国际比赛、学术交流的档案信息开发利用可以为高校派遣师资出国进修和访学的规模提供依据；对外籍教师讲学、进修、短期培训、国际学术会议、国际合作项目等档案信息开发利用，可以为外籍师资的聘用、教学监管、合作要求、业绩考核等提供方向性指导；对外国留学生国别来源、学习成绩、文化交流作用等档案信息开发利用，可以为国际留学生的招生规模、录取要求、日常管理等提供决策参考。

3 新形势下高校外事档案管理服务教育国际化发展的对策

扩大教育开放已经成为我国高校教育发展的一个新趋势，随着教育国际化的不断推进，高校外事档案管理的服务作用必将更加凸显。新形势下，如何更好地服务教育国际化发展， 高校外事档案管理已然是责无旁贷。

其一，以服务理念创新为指导。 一方面，高校外事档案管理的负责领导和档案人员要充分认识到教育国际化已经成为当前高校教育的必然趋势， 自觉地树立服务教育国际化的思想意识。 中国在发展中实现了“站起来”向“富起来”“强起来”的转变，而“强起来” 的一个重要表现就是文化教育的国际影响力不断提升。 高校外事档案管理相关人员只有从思想理念上意识到自身职责， 才能积极主动投入教育国际化的服务行动中。另一方面，外事档案管理强调要适应教育国际化需要，围绕高校教学、科研和文化交流国际化的中心任务， 营造一种教育国际化的氛围和塑造一种高校开放性的精神气质。因此，我们应该主动向日本、美国和欧洲等先进国家学习，借鉴他们在教育国际化中档案管理的先进理念、 档案管理教育和档案管理措施等先进经验， 以更快地适应世界高等教育国际化的要求。

其二，以服务综合能力提升为根本。一是要加强高校外事档案管理专业化建设，即“专门的人管专门的事”。外事档案管理应由专职人员负责而不是兼职人员管理， 同时要加强外事档案管理人员专业培训以提升专业素质， 从而从主体保障方面提升外事档案的服务综合能力。 二是加强高校外事档案管理的基础设施建设。如网站建设、场馆建设、设备更新、新技术运用等，这是提升服务综合能力的硬件保障。三是加强高校外事档案信息资源的开发利用。 建立和完善外事档案信息资源、 建立健全留学生档案信息资源、 筛选和整理反映高校历史面貌的外事档案信息资源[3]，加强外事信息资源的开发和加工。 四是学习国外先进经验， 探索与建立了教育国际化交流关系的高校进行档案管理合作的路径方式。例如，美国高校档案管理中对国际合作非常重视， 大学之间合作建立虚拟档案实验室、开展相应的档案合作项目，聚焦档案数字化和数字化档案， 这些先进经验值得好好学习。

其三，以服务规范化为保障。高校外事档案管理是一项严肃的工作， 严谨而细致的服务才能为推进高校教育国际化提供积极动能。 服务规范化既靠制度保障、也靠人员的主体保障。 一方面，加强外事档案管理的制度化建设。 档案的规范化管理是规范化服务的根本保障。 教育部对于高校的外事工作做出明确指示， 强调外事工作形成的档案材料要集中统一管理、确保其完整性、系统性、准确性及安全性，以便日后的开发利用工作。为此，各高校外事档案管理工作必须严格遵循《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》 等法律法规， 完善各种规章制度，使外事档案管理工作“有章可循”“依章办事”。提升高校外事档案资源的利用率， 必须加强档案收集制度、核查和整理制度、保存制度、资源共享制度以及档案管理综合制度等建设[4]。 当前，加强外事档案管理服务规范化的基础性工作在于完善外事档案的收集核查、整理保存、信息查阅、资源共享、咨询建议等制度保障。 另一方面，加强外事档案教育，提高外事档案管理人员素质， 使其明确外事档案管理规范化的重要性和必要性，端正其档案管理观。与美国开始于20 世纪30年代的档案教育相比较，我国高校的档案教育国际化发展水平相对比较落后，尤其在高校外事档案管理理念教育、人才培养等方面有待进一步加强。 为此，在新形势下，高校应该树立档案教育国际化理念、构建国际化档案教育模式、吸收借鉴档案教育国际化经验[5]，拓展我国高校档案教育国际化视野。

其四，以服务方式创新为突破。在当今的全媒体时代， 技术应用服务方式创新使得档案信息服务方式与信息利用行为发生革命性变化。 服务方式创新体现在服务的互动性、技术性、分众化、参与式和智能化等方面[6]。 对于当前高校外事档案管理现状而言，服务方式创新主要表现在3 个方面：一是要体现服务的“人本性”，通过“互联网+服务”的服务技术创新方式， 更好地实现档案管理者与档案使用者的良性互动。二是体现服务的“技术性”。如运用元数据技术、大数据技术、数据挖掘技术等，提升外事档案服务方式的精准化。三是要体现服务的“智能性”。在档案馆网站建设中，建立外事档案的智能化检索、信息定制与推送、个性化服务等方面，体现档案服务教育国际化的快速性、便捷性和有效性。

4 结语

高等教育国际化是在国际文化交流中展示中国文化自信的重要场域， 而高校外事档案管理优化是服务教育国际化的重要支持力量，从此意义而言，高校外事档案管理的使命光荣而责任重大。