信息化时代学校档案管理工作的创新路径

张 岩

（朝阳师范高等专科学校，辽宁 朝阳 122000）

创新精神对于各行各业而言都有着关键性的作用，信息化时代的来临也是在科研人员创新精神不断地推动下才得以实现的。因此，各个行业都应当秉持着创新原则，找出最适合自己的发展路径，利用新型的技术手段提高整体的工作效率。学校档案是记录各类信息资源的关键性文件，这些文件对于学校作出各项决策、进行各项管理制度的制定起到了关键性的作用，只有利用这些数据对学校的各项决策进行有力支持，才能保证学校的发展方向不出现偏差，档案管理工作是学校重要的基础建设。随着信息时代的来临，学校需要储存的数据数量也越来越庞大，这对于档案管理工作的要求也越来越高，为了进一步提升档案管理工作效率，应当引入信息化技术，利用全新的技术管理手段，优化整体的管理流程，让档案的借阅与储存不再成为复杂繁琐的工作环节，要尽量地减少资源的过度浪费，节约更多空间，让档案管理工作能够为学校的发展提供更加有力的支撑。

一、信息化时代学校档案管理工作的内容

1.数字档案储存

我国的传统档案工作是利用纸质文件进行信息记录与储存，而在信息化时代下，这种储存工作发生了形式上的变化。信息设备的引用可以将纸质文件的信息进行有效的转换，让纸质文件档案中的文字信息转换成数字，储存在设立好的档案信息库内，这样便可以让档案信息连入到互联网平台，将档案信息进行云端储存，同时也能够让信息实现高速共享与调用，可以进行多次备份，并且储存的工具可以是外端储存设备也可以是云端储存设备，这种储存并不会占用档案室内的过多空间，也不会轻易发生损毁现象。学校内需要记录的信息资源数量较多，在调阅的时候往往需要耗费大量的时间进行分类查找，这种情况下不利于学校的各项工作开展，而在信息时代下，将纸质档案信息转换成数字文件进行储存，能够在网络上的索引系统进行高效查找，对档案的信息资源的妥善利用。更方便人们利用信息对学校的各项事件进行分析，调取各类的信息资源，也避免了在调研过程中发生的数据损坏现象，进一步保证了档案信息的完整性，由此可见，数字档案储存成了当前学校档案管理工作中的主要工作模式之一，而这种工作模式也成为了推动档案管理工作发展的重要环节[1]。

2.自动化档案管理

传统的档案管理模式与当前的信息化管理模式有着较大的区别，大多数的档案信息都是利用纸质的文件记录的，档案管理人员需要对这些纸质文件进行整理分类，因工作需要一些信息资源的时候，需要将这些纸质档案进行调用，在调用过程中如果出现意外，很容易造成档案资源的丢失与损坏，这种情况下档案的管理工作被很多人视为一项繁琐至极的工作。而且纸质的档案整体较为脆弱，且需要占据档案室的过多空间，这样必须要对档案进行定期的处理，无形之间也加大了档案管理人员的工作量。档案室的温度与条件要进行严格的控制，这样才能保证纸质档案不因潮湿等问题发生损坏。随着信息时代的来临，档案管理工作的工作任务量也在逐渐增多，过量的信息资源让很多档案管理工作变得更加复杂，学校作为教书育人的场所，记录的各项信息数量更是繁多，如果依旧采用传统的档案管理模式进行管理，很难保证档案管理的有效性，更无法将这些信息资源进行全面的利用，因此将信息化技术应用在档案管理工作中成了当前档案工作发展中的常见改革形势。智能技术已经普及到千家万户，带动了多项产业的进步，档案管理工作迎来了全新的发展机遇，通过档案自动化管理能够将档案管理流程高效简化，将纸质的档案转换成数字信息进行储存，这样档案在保存过程中不必再占据过多的空间，也不会再有更多的储存条件，只需要设置好档案管理的系统，购入素材计算机设备对档案信息进行管理，就能完成档案信息的储存工作。而且档案的调用也不再面临着档案丢失的风险，因为信息化的档案数据能够及时进行备份与储存，并且高速实现信息共享。在信息化的需求下，人们在调用档案信息时能够结合计算机技术将档案信息进行传输与共享，让档案的调用环节更加安全，有效提升整体的管理效率[2]。

二、信息化时代学校档案管理工作的创新路径

1.优化档案管理模式

在档案管理工作的发展过程中，最重要的发展方向是档案管理模式的改革，信息化时代的来临让档案管理的形式更加多样，档案管理人员也可以利用信息技术进行全面的改革规划，在此背景下，许多学校购入了现代化档案管理手段的相关设备档案管理人员，需要及时适应现代化管理流程，这样才能真正地利用设备，提高整体的管理效率。学校档案管理工作还需要依靠信息技术才能实现真正的改革，因此学校应当注重理念的革新，投入更多资源到学校的档案管理部门建设过程中，将更多的指示文件档案转化为信息档案，这样便可以利用计算机设备将更多的档案信息资源进行储存，通过档案系统完善档案管理流程。除此之外，也要加强档案管理人员的专业素养培训，利用培训的方式让他们对改革后的档案管理模式进行了解，让他们能够快速熟悉自己的工作流程，实现档案管理的最高效率，让更多的档案信息能够得到合理的应用，将更多信息完整的保存，让档案管理工作的发展速度更适合当前学校的发展速度，推动学校的可持续发展[3]。

2.加强观念的创新

为了能够让学校档案管理工作实现创新，应当加强各个部门的理念创新，如果校方领导缺少对管理工作的重视，也缺少创新精神，很难让管理部门实现真正的转变，因此应当对档案管理工作的重要性进行宣传，并且结合现代发展的状态对未来的发展形势进行分析，这样才能够让更多人直观地看到档案管理工作的发展前景，实现理念的转变，让更多档案管理人员能够强化自身工作意识，将自身投入到工作当中，有序地推动档案管理工作的改革创新。档案管理人员更应当不断地加强自身理念的创新，结合自身的工作经验，对未来的发展形势进行分析，在工作中认真学习档案管理工作的整体流程是否有完善的方向，找到时间进行信息技术的学习，通过信息技术的学习强化自身的工作效率，让更多新型的管理设备能够得到全面的应用，并且制定完善的档案管理制度，利用创新后的管理形式提升整体的工作效率，在提升档案管理水平的同时让档案管理工作真正地能够推动学校的发展，让学校的每一项决策都得到有力的档案信息资源支持，通过观念上的创新，让档案管理部门迎来真正的变革[4]。

3.加强各个部门的联系

随着现代信息资源的不断增加，仅仅凭借档案管理部门难以完成学校档案的全部管理工作，在信息化时代背景下，档案部门应当积极与各个部门进行联系，这样才能完成信息资源的有效传递档案管理工作。不仅仅是保存档案与分类档案，还需要将各类信息进行有效的利用，通常学校内的各个部门会在一些会议时调用档案信息，进行信息资源的整理，利用信息化手段处理的档案信息，能够实现信息资源的高效共享，让各个部门之间的档案信息传递效率得到提升，让档案管理系统逐步完善。而传统的档案管理模式，则需要各个部门亲自去档案室进行档案纸质信息的调阅，因此档案管理人员应当积极创建与各个部门的联系途径，实现信息资源的高效共享，只要在网络上利用社交软件便能实现档案信息资源的传输，并且要与各个部门的管理人员进行充分沟通，了解他们工作的需求，这样才能够调用出更适合他们进行应用的档案，要对他们的部门工作职责了解清楚，这样才能对档案信息进行有效筛选，更快地帮助其他部门的人员寻找到档案信息的资料。档案信息的录入过程需要实现自动化的处理，提高档案的利用效率。在管理过程中，应当培养管理人员的服务意识，完善档案管理系统与查询系统，让管理人员能够第一时间寻找到所需要的资料，构建信息化平台，让服务质量得到质的飞跃，通过各个部门之间的联系，让各个类信息资源能够得到更全面的利用，共同推动学校的发展[5]。

4.强化档案信息数据库的建设

在信息化时代，档案管理工作迎来了全新的发展机遇，而利用信息化技术将档案信息转换成数字信息进行储存，成了档案管理工作中主要的工作形式，在这种工作环境中，不仅需要提升管档案管理人员的专业素质，利用合理的手段强化整体的工作效率，还应当注重档案信息数据库的建设。为了保证档案信息的安全性，档案管理部门应当通过网络技术人才建设专业的档案信息数据库，这样才能够在网络上对档案信息进行储存，并且能保证网络上信息资源的安全性，因此应当实现档案信息的信息化，建设利用合理的手段提升信息数据库的整体功能性。在建设档案信息库的过程中，档案管理人员应当结合自身工作经验对档案数据库的建设提供相应的建议。比如，日常档案管理工作中需要做好的分科目分录以及档案信息资源的整体整合方法，从细节入手实现档案信息与数据信息的有效融合，将更多的纸质文字记录转换成网络数据记录，这样能够让信息得到更加长久的保存，也能节约更多的空间，让更多信息资源能够得到保存。应当加强网络平台的建设，并且聘请专业的网络人才进行数据库的安全维护工作，现在的网络上有许多危险漏洞，一旦档案系统出现漏洞，很容易导致档案信息泄露，影响学校的整体信息资源规划，因此应当强化档案信息数据库的建设，从不同方面入手，让档案信息数据库更加完善，提升档案管理服务的整体质量。

5.提升档案管理人员专业素质

信息化时代中，学校档案管理工作迎来了新的发展，为了进一步提升档案管理工作效率，通常会引进信息化设备进行档案的全面管理，这样对于档案管理人员的要求也逐步提高。传统的档案管理模式中所聘用的档案管理人员并不需要较高的工作素养，只要经过短期的培训就可以实现档案工作的处理，虽然内容较为繁琐，但整体的工作流程较为简单，适合尚未接过专业教学的档案管理人员进行工作。但是随着信息化时代的来临，档案管理工作中利用了更多的信息技术，为了进一步保证工作效率，让信息化技术能够实现真正的效果，应当强化档案管理人员的专业素质。首先，档案管理部门应当聘请专业的档案管理人员，让他们的新思想与新思维创新档案管理工作中的整体形式，让他们能够利用更新的网络技术提升档案管理的整体效率，让他们能够熟练地操作电子设备实现档案工作的储存与调取。档案管理工作人员的知识与内涵是非常重要的，因此在选择聘用档案管理人员的过程中，也应当考察他们的知识涵养，这样他们才能够跟随上社会科技发展的步伐，强化自身的工作效果，明确自身的工作职责。其次，还应当注重档案管理人员的岗位培训，设置更加全面的档案培训计划，让更多档案管理人员能够通过培训提升自身的专业能力。除了应当聘请专业的档案管理人员，还应当聘请专业的信息技术人员，这样才能够定期的对档案系统进行维护，及时发现档案系统中存在的安全隐患，及时作出处理，避免因档案系统的问题导致档案文件丢失与损坏，提升整体的档案管理效率。

结语

综上所述，信息时代的来临让管理工作的地位得到了提升，学校档案中记录着学校发展过程中的各项重大事件以及各类的教学成果，是一种宝贵的信息资源，因此需要采用合理的手段强化整体的管理效率。在目前我国学校档案管理工作中仍旧存在着许多问题尚未解决，只有明确这些问题，在这些问题的基础上创新档案管理工作的形式，让信息技术支撑起档案管理工作的开展，让学校内储存的档案信息能够更加有效地应用起来，才能让更多人能够通过档案信息认识到档案管理工作的重要性。档案管理工作的创新应当从改变观念为主，只有提升人们的观念，对档案管理工作重视起来，才能推动档案管理的信息化建设，让管理人员制定明确的管理制度，真正地提升档案管理工作效率，优化档案管理模式，加强各个部门间的联系，逐步完善档案的信息库建设，这样才能让档案管理工作更好地服务于学校的资源调用，让学校迎来真正的发展。