公交行业提升档案管理信息化水平的实践探讨

张 筱

（北京公共交通控股（集团）有限公司，北京 100055）

随着公交行业档案管理工作的逐渐发展，电子数字档案的发展普及应用速度也更为迅速，档案信息化管理相关工作已经逐渐发展，并且成了新经济时期下公交行业档案管理事业科学发展的一种必然趋势。目前，信息化档案技术的主要发展特点就表现在对于档案信息的综合处理应用能力、归纳应用能力、保存应用能力，档案人员现在需要做的是不断了解学会信息化处理功能、应用功能，顺应时代的进步和发展。并且通过完善档案管理制度和标准，不断完善自身档案管理能力，进而有效加强公交行业档案管理的整体信息化水平。

一、档案管理信息化概述

档案管理信息化，就是进一步实现电子录入、展开信息数据采集、信息数据查询以及档案信息的共享等相关内容，使得档案相关信息可以得到有效开发和利用，提升整体管理效率。由传统档案逐渐转换成电子档案，实施有效的管理模式。信息化档案管理，可以在很大程度上满足社会中各个行业未来发展的基本需求，展开档案工作的统一科学管理，并且制定相关管理制度，同时根据有关规定，使档案管理的信息变得更为完整和准确[1]。电子档案的实际管理工作，主要是利用信息化技术进行管理，通过更为先进的网络信息技术展开相关信息数据资料的收集及储存，并通过互联网技术有效实现资源共享，促进档案信息得到科学利用。档案管理逐渐向信息化方向发展，需要运用很多先进技术手段作为基础，进而实现管理工作自动化。和传统档案管理手段相比较，不管是档案信息数据的收集储存，还是档案信息的开发利用，都得到了显著提升。

二、公交行业档案管理工作中的问题

1.档案人员专业水平有待提高

公交行业内的档案管理工作，对于企业内部的发展建设具有十分积极的推动和促进作用。行业基层档案管理发展不均衡，档案收缴、日常保管、库房标准、安全防护等档案管理存在较大差距。由于缺乏专业档案人员，档案人员自身素质有待提高，造成档案各类问题严重，使得档案管理工作的水准得到制约。特别是当前社会经济改革的发展逐渐深入，在可持续发展这种大环境之下，公交行业的档案管理工作逐渐变得更为复杂，这对于行业内的档案管理工作和公共交通各项工作而言，都具有很大难度，对于档案管理的发展无疑是一种不小的挑战。这对从事公交企业档案管理人员的整体素质提出了更高的要求。因此，档案人员需要充分发挥出档案管理工作的优势，加强公交行业内部档案信息整体的应用价值，档案员若素质低下，就不能够为档案管理工作运行提供更加具有价值的支持[2]。同时，信息化技术在公交行业内部的档案管理工作之中具有广泛性，需要相关档案人员有效学习有关信息化档案管理的核心内容，提升自身档案管理基本技能。若其中档案人员思想比较传统，对于先进化档案管理技术的学习效率较低，不能进行深入学习，这就会对公交行业的档案管理工作质量带来很大影响。若档案人员针对信息化技术设备应用并不熟练，就很难形成科学有效的档案管理模式，对于档案信息化管理效果具有不良影响。

2.档案人员的管理意识较薄弱

近年来，随着《档案法》的普及和档案利用、档案宣传的深入，公交行业整体归档管理意识明显提升，但个别单位缺乏对档案工作的深入认识和理解，依法归档意识淡薄，归档的主动性亟待提升。档案部门和其他相关部门之间并没有及时形成一个完整的档案管理工作系统，档案管理过程中的一些工作比较混乱。针对档案工作以及实施过程中可能出现的一些问题，档案人员需要针对档案信息和数据进行保存及利用，提升档案管理整体价值。随着最近几年公交行业各项工作的飞快发展，各类档案逐渐增多，这对于档案的收集、整理、保存、利用等，都提出了新的挑战。假如档案人员对所形成的档案了解不够充分，或没有做到及时对其进行科学有效的档案管理，那么在展开公交行业档案管理工作时，就很有可能陷入一些困境，比如档案信息不健全等问题。

3.档案信息化建设水平较落后

企业档案人员在展开档案各项工作时，通常每个部室所形成的需要存档的文件，都不需要兼职档案员展开管理，而是需要通过计算机等设备向专职档案员移交后，由档案员进行科学管理，但并未形成比较科学的档案管理工作模式，导致档案信息化建设水平十分落后。虽然档案工作的信息化发展，看似只需要在一台计算机中直接进行信息数据的存档。但是每个档案人员在进行计算机中的网络安全维护管理方面、资料安全维护管理方面以及电脑病毒的维护预防等方面，都有可能会出现一些错漏之处。由于公交行业的部分档案工作人员针对企业内部档案展开收集、整理以及归档等相应工作，整体管理仍缺乏科学性，促使档案信息化建设水平的落后。所以，在很大程度上会促使档案管理工作出现档案信息缺失和信息漏洞等问题，这会导致档案管理问题变得十分严峻[3]。

4.档案利用率较低

由于公交行业各专业工作人员对档案工作认知不够充分，缺乏档案工作管理危机感，档案借阅流程相对较繁琐和不规范，导致公交行业的档案管理工作封闭和保守，这种情况下会导致公交行业相关部门对于档案的整体利用率比较低下，档案利用率低下，就不能充分体现档案的价值。

三、公交行业加强档案信息化管理的方式

1.强化思想上的认识

随着当前我国现代化社会科学信息技术的不断进步和发展，在不同的领域与行业之中，信息化都有着一定的重要意义。对于整个公交行业的发展和管理，需要不断加强自我认识。这对于整个公交行业的档案管理工作以及档案信息化，对于公交行业自身可持续发展来说，有着相对积极的推动力和深刻意义，需要不断结合自身的实际发展情况，不断针对企业内部档案管理工作，投入更多人力、物力以及相应财力，不断做好对于整个公交行业的档案管理工作以及档案信息化管理的体系建设。

2.做好健全档案信息化的管理体系

公交行业内部所形成的档案内容繁杂，要想健全档案信息化管理，不仅要有正确的思想认识，还要确保数字档案信息的安全，建立数字档案信息安全保障体系，通过权限控制、加密存储、网络控制等实现对档案数据的使用、存储及传输安全的有效控制。建立出一套十分健全的信息化管理设备。可以促进公交行业档案管理工作变得更为完善。

3.完善档案的编研

随着社会经济的不断发展，信息化时代俨然到来。在这一背景之下，为了有效提升公交行业档案管理工作的信息化水平，提高档案管理方面的开发与利用，需要不断根据公交行业档案管理信息化相关制度、办法、规则等进行积极的档案管理。在国家开展全国档案资料编制调研的这一关键节点，为了有效保障公交企业内部的档案管理信息化工作质量，根据实际工作形成档案内容较为繁杂这一特点，形成档案包含各种收发文、会议及数据材料，以及招投标合同、实物、声像、会计、基建资料等。根据目前日常档案管理工作的基本要求，需要依照一定的规律对档案工作进行进一步规范，并合理地将分散的档案资料分类进行综合编研，积极管理、开发和利用在公交行业的各类档案资料。

4.加强数字化、信息化及网络化的建设

智慧公交属于时代发展的基本需求，将信息化、网络化以及数字化建设作为公交企业档案的发展主线，进行科学的改革。进一步加强网络化信息化的建设，针对档案展开信息化管理，针对有关的档案信息展开多元化管理，分门别类，针对档案信息进行自动化的整理以及储存。创建出网络化信息系统，并将档案资料及时在信息化网络中提供档案利用及进一步整理。根据公交行业从前各年份生产经营中产生的各类资料的实际情况，展开详细的摸底调查和数据分析，为档案管理的新思路提供有效数据信息。数字化的服务模式可以有效促进数据信息的完整性，加强信息化水准。另外，还需关注信息数据整体的安全管理制度，网络整体的安全性属于档案管理工作中需要关注的问题，一定要利用信息安全管理相关制度及配套设施，给予管理保护和认证，加强对于数据信息整体安全问题的管理。有效加强数据安全管理，可以保障电子档案数据和信息的完整性，避免档案出现损坏以及泄漏等安全问题。

四、公交行业档案信息化的建设路径

1.针对现有的档案信息进行迁移整合

公交行业档案信息化建设的基本工作内容就是针对当前的档案信息化数据展开迁移以及整合工作，创建出十分完善的信息化档案管理体系，进而可以达到统一化管理的基本目标。在进行公交行业档案信息数据迁移以及整合的过程之中，要做到以下几点。第一，针对每一个类型存档的档案数字化信息都要展开摸底分析以及汇总工作，并依照档案性质创建出对应的数据系统，与汇总之前的信息进行比较，找出二者之间的不同，进一步完善相关数据的基本内容，使得公交行业档案管理具有合理性，有效增强档案之间的关联性。第二，档案人员需要检查迁移整合前后公交行业内部形成档案的总量，保证公交行业档案管理具有一致性以及完整性，且针对其中出现失联状况的档案进行及时处理，避免公交行业档案出现丢失的现象。

2.科学布局、集约高效

结合数字档案室建设，对行业内现有档案布局进行整合，充分利用可利用空间，实施档案集约管理，通过优化资源配置，完善档案归档流程，减少重复投入，降低管理成本，构建系统完备、集约高效、科学规范、可操作性强的档案管理体系，全面提升档案管理环境和安全防控水平。以贯彻落实档案信息化法规要求为契机，主动适应公交行业业务管理数字化升级的实际，运用信息技术手段，逐步推进各专业系统、管理系统与档案系统的有效衔接，全面推进数字档案室建设，实现档案管理的数字化升级。

3.推进档案治理、资源、安全、利用体系建设

运用信息手段，以OA协同办公新用户注册功能为依托，建立企业档案全宗备案制和科技档案立项注册制。从源头加强对基层企业档案的监管，提升各级管理人员归档意识，有效解决基层企业档案缺失问题。结合档案数字化建设，推进档案管理由分级管理转为集约管理，逐步推广全系统业务系统、办公系统、新媒体信息与数字档案室的即时归档进程。建立实体档案自上而下的档案收缴接收模式，提高归档的标准化和接收质量，实现应交尽交，应收尽收。运用信息化手段，对档案库房安全防控进行统筹管理，统一库房安全标准，建立远程数字监控系统，加强库区定期巡检，提升档案库区技防、安防水平。提升公交行业档案文化建设，加大公交行业历史档案挖掘与研究，加大档案利用水平和利用价值的分析、宣传，提升档案利用的影响力，真正使档案成为新时代全面展示百年公交走向国内领先、世界一流的现代公交行业历程历史见证。

4.推进档案专业人才的技能提升

推进公交行业档案科技创新、档案人才培养、档案对外交流合作，通过优化档案专业人才队伍建设，完善档案业务流程和规范，提升档案专业人员业务素质。促进纪事编辑、档案编研、档案修复、档案研究、档案宣传以及档案数字化转换的专业技能的全面提升。为档案专业人员创造良好的工作氛围和环境，保持档案专业人员的相对稳定。

5.加强信息技术设施的建设

提高档案管理整体的信息化水准，是基于完善档案信息管理基础设施的基础之上，信息化管理基础设施是进一步保证档案信息化管理相关工作可以更为顺利的进行。信息化档案管理主要就是依照现代化先进设施，提高档案管理整体的信息化水准，需要给予更多经费方面的支持，完善档案管理基础设施的整体建设。主要包含管理软、硬件设备，一些基础性的设施如打印机、计算机等，还包含智能化系统和相关数据库等软件以及储存方面的设备，创建出现代化性质的数字档案室，保证数字档案室整体的安全。实施智能化档案管理，促进档案信息数据得到有效开发，实现业务系统与档案系统的对接，实现档案管理的标准化、信息化、规范化。为公交行业的有效发展工作提供有效依据，加强公交行业的科学发展，有效满足人们对于公交行业的各类基本需求。

结语

总而言之，本文主要针对加强对于档案的管理、科学完善档案管理制度以及健全相关管理制度等方面展开有效分析，针对公交行业的档案信息化管理工作展开阐述。其中进一步加强对于数字化、信息化以及网络化等方面的档案建设，可以有效提升档案管理信息化的基本水准。随着社会的进一步发展，信息化相关技术都在不断发展，公交行业内部的档案管理相关技术也在进行更新，有效加强档案管理的智能化建设，提升档案信息化管理水准，可真正实现公交行业内部档案资料的科学利用，加强公交行业的进一步发展。