城市公交企业档案管理实践研究

杨 旭

（北京公共交通控股（集团）有限公司，北京 100055）

引言

公交是城市公共交通的核心部分，该行业的发展直接关系着人们的出行，而档案管理工作能够促进企业的发展。随着我国市场经济逐渐完善，公交企业的档案管理却没有跟上时代的发展，存在一定的滞后性，需要采取有效措施，提高档案资源利用率，提升档案管理水平。

一、做好城市公交企业档案管理工作的重要性

在城市公交企业各项管理工作中，档案管理工作是非常重要的一部分。首先，档案能够对城市公交企业的发展历程进行呈现。在实际开展企业档案管理工作时，要先了解其中的具体内容，如文字、视频以及图片等各种信息，从这些信息中，能够看到企业发展的历程。因此，必须要做好档案管理工作。其次，便于企业采集信息。档案资料中含有大量信息，通过对这些信息进行分析整理，能够帮助企业管理人员做出更加科学的决策，也能及时了解行业发展规律，推动公交行业的进一步发展。再次，档案是企业发展规划的重要依据。企业规划是企业短期内的发展目标，任何企业的发展都需要遵循相应的规律。在进行企业规划时，需要结合这些规律，综合衡量企业发展的各项因素，合理制定规划。而企业档案中记录着企业的发展规律。所以要对企业进行改革，就离不开档案资料，其为企业的进一步发展提供基础参数。一个企业的发展前景需要对其获得的成就进行总结，也可以认为借助档案资料，才能合理确定未来的发展方向[1]。若企业没有建立完善的档案管理制度，将会影响其生产经营活动的开展，如企业需要对固定资产进行改建，但却没有相关的档案信息，势必会对其改建工作产生影响。最后，能够从档案资料中了解企业文化的形成过程。在实际开展企业档案管理工作时，可以发现其并不是一直不变的，随着企业发展战略的调整，以及发展精神的形成，档案管理都会记录这些内容。这样透过档案管理，就能明确企业文化是如何形成的，也有助于企业当下相关工作的开展。

二、城市公交企业档案管理创新原则

在实践推进公交档案管理工作创新时，一方面，要根据企业实际需求来进行。档案管理工作的开展，主要还是为企业经营活动的进行提供服务，城市公交在进行档案管理相关工作时，应紧紧围绕企业发展战略进行，打造具有自身特色的业务档案。这样才能真正发挥档案资源的价值，为企业获取更大的经济效益提供助益。另一方面，要借助信息技术手段来推进。档案资源虽然具有历史性，但档案管理工作必须不断创新，跟上时代的发展，有效利用各种先进的信息技术手段。城市公交企业只有不断推动档案信息化建设，构建完整的文件传递和储存体系，才能实现档案资源的高效利用，不断推动公交档案的创新升级。只有依托档案信息化平台，城市公交企业才能实现各项信息的整合，进而促进档案管理服务水平的提升。

三、城市公交企业档案管理现状

近年来，地面公交事业不断发展，档案管理工作的重要性也逐渐显露出来。但公交企业的档案管理工作还不够规范，很多公司认为档案管理工作是档案管理部门的工作，缺乏对档案管理工作重要性的认识。这样使得档案管理工作的开展具有较大的难度，很容易出现各种各样的问题，降低工作效率。部分职能部门不能及时移交档案资料，甚至直接自己保管文件。目前一些公交企业的档案管理人员不够专业，不能规范开展相应工作，专业技术水平有待提升。并且由于职业素养不高，不能保障档案管理工作质量。随着公交企业的发展，档案资料也不断增加，但部分公交企业没有建立相应的档案管理工作机制，不能有效联合各个职能部门开展档案管理工作，严重阻碍了工作效率的提升。同时，一些公交企业由于缺乏对档案管理工作的重视，在配套基础设施建设上投入的资金有限，很多设备已经使用较长时间，没有进行更新，缺少良好的库房保管条件，不能保障设备的安全性。同时，信息化建设水平较低，硬软件设施匮乏，阻碍了档案信息化建设的发展。并且很多档案管理人员缺少专业技能，也不能熟练使用各种信息设备，综合素养较低。在实际开展档案服务工作时，还处于基本的借阅服务，缺少信息技术人才，不能借助计算机技术构建高效的档案利用体系，影响档案利用率的提升[2]。由于重视程度不够，缺乏自主归档意识，导致现有档案缺少特殊载体，并且保管措施不到位，使得很多使用磁带储存的资料已经不能使用。之所以开展档案管理工作的一项重要原因，在于其能够辅助管理者作出决策，但当前公交企业档案内容比较单一，编研水平较低，不能真正发挥出档案资源的价值。

四、城市公交企业档案管理实践策略

1.加强对档案管理的重视

对于城市公交企业而言，档案是其重要的信息资源，档案管理工作质量对企业的改革发展有着重要的影响。但长期以来，由于缺乏对档案管理的重视，使得一些职能部门不能明确档案采集的范畴。部分部门为了便于随时使用档案资料，而没有及时将相应资料归档，严重影响了档案管理工作的开展。为了避免这一现象的出现，档案管理相关工作人员必须加强对自身工作的重视，并积极做好宣传工作，让其他部门人员了解档案及时归档的重要性。同时，档案管理人员应加强自身的责任意识，深入各个基础部门，积极进行信息采集工作。并且这样也能指导相关职能部门，了事归档范畴，确保档案能够及时归档[3]。加强与相关部门的沟通，帮助其明确信息采集的内容，以免影响档案管理工作的开展。同时，通过专题性汇编工作的开展，帮助相关部门了解档案归档的范畴。

2.提高档案管理人员的综合素养

档案管理人员对档案是否能够发挥其价值有着直接的影响，所以，为了提升档案利用率，保障档案管理工作的有效开展，应不断提升档案管理人员的综合素养，主要包括工作人员的专业技能水平和职业素养。随着国家经济的高速发展，对档案管理工作也提出了更高的要求，不再仅仅是简单的文件保存，或者相关的抄写工作，而是更加现代化的管理方式。因此，档案管理人员要想顺利开展相应工作，就要紧跟时代的发展，不断学习新的知识技能，熟练应用新的管理方式和手段，形成全新的档案管理格局。随着科学技术的发展，档案管理人员应具备紧迫感，积极提升自身的专业知识，掌握自动化办公技能，能够快速获取所需信息。同时，档案管理人员应具备良好的职业道德操守，能够自觉履行自己的工作职责，积极地开展相应工作，主动为相关部门服务[4]。另外，由于档案管理工作具有较强的专业性，需要按照相应的科学理论进行档案的收集、保存以及利用等，要想有序开展相应工作，还需档案管理人员花费一定时间学习。所以企业一方面要加强人才的引进工作，招聘更多具有专业技能的人员，不断丰富现有的档案管理队伍；另一方面，要加强对现有人员的培训。积极创新培训形式，帮助档案人员提升自身的业务能力，掌握档案保护技术，并在完成培训后，及时进行考核，确保参与培训人员充分掌握相应内容，构建一支高效专业能力强的档案管理队伍。

3.建立完善的档案管理工作机制

现阶段，随着城市公交企业的不断完善发展，信息资料也越来越多，大大增加了档案管理工作的难度。因此，企业应根据自身的实际情况，建立完善的档案管理工作机制。在实际开展公交企业档案管理工作时，具有较强的复杂性，主要由于档案资料大都来源于不同部门，要完成档案归档工作，不能仅仅依靠档案管理人员，还需提高各个职能部门的认识，促使其形成自觉归档意识，以有序完成档案管理工作[5]。同时，在收集和移交档案的过程中，应明确不同部门的关系，根据公交企业的实际情况，指导车辆档案和基建档案等有序开展归档工作。在企业机构发生变动时，应制定档案收集方法，并对相应流程做出要求，严格要求职能部门按照要求移交档案，档案管理人员应做好相应的处置工作，办理移交手续，以免企业档案出现丢失的问题，确保档案资料的安全。

4.积极实现依法进行档案管理

大多数城市公交企业属于国企，在承担社会义务方面有着较大的作用，并且公交行业的发展也能反映出社会经济的发展情况，所以其形成的档案资源具有重要的价值。因此，需要规范开展档案管理工作，主要可以从以下几个方面着手。首先，加强档案法制宣传。在公交行业发展的过程中，线路优化和场站建设等工程，并不是一个部门的文件，而是整个企业发展的重要凭证。因此，公交企业应重视档案管理工作，并将其加入经济目标考核当中，并积极进行档案法制教育，帮助相关部门了解档案法律知识，并举办相应竞赛，逐步提升整体企业所有人员的法制意识。其次，可根据企业档案发挥效能的实际案例，对相关档案内容进行解读，深化相关人员的理解[6]。在实际开展档案管理工作的过程中，监督工作主要由其他职能部门承担，不能有效监督相关负责人是否履行档案法规定的相关责任。所以需要建立专门的监督机构，严格监督档案执法行为。公交企业各职能部门的管理人员，应自觉根据档案法规开展工作，具备较强的档案法制观念，这样才能保障档案工作的健康发展。因此，监管部门在实际履行自身职责的过程中，应重视对管理人员的监督，并将其与经济利益相联系，进而提升公交企业依法治档工作的有效性。

5.加强档案信息化建设

对于公交企业来说，可以利用信息化建设的机会，加强档案信息化建设。首先，加强对计算机技术的利用，将其融入档案管理各项工作当中，实现信息化的检索，并能够通过扫描，将纸质档案转化为信息资源，建成相应的信息数据库。同时，加强对网络技术这些手段的使用，实现自动化办公，建立电子文件归档制度，大幅提升工作效率。其次，要加强特殊载体档案库建设，对于具有收藏价值的声像档案，为了能够长时间保存，应将其转化为数字化形式，对于一些实物档案，可以在经过技术保护后，再专门进行放置。同时，加强对声像档案信息数字化处理设备的利用，将企业发展变迁历程展现出来。另外，还需加大对基础设施建设的投入。配备必要的硬软件设备，如数据库软件、专用服务器等，以及摄像机、刻录机、数码相机与各种数据保管设备。构建综合档案室，配备自动温湿度记录仪、监控器以及防盗门等专用设备，建设规范的档案室。并对不同的功能区域进行划分，便于各项工作的顺利开展，同时加大对信息化建设的投入，提高档案管理信息化水平，促进现代化档案管理方式的实现。

6.建立重大事项专门档案

公交企业本质上属于服务性企业，在传统的档案管理工作中，只需要将年终的计划表进行归档处理。随着企业的改革，在进行重大项目购置时，采用的是向社会招标的方式，这一过程的档案信息，不仅是企业经营管理的一部分，也具有较大的参考价值。为了保护这些比较重要的档案，企业应加强监督管理。在招标工作开始之初，建立相应的档案，并安排专人负责相应工作，收集整理整个流程中产生的各种文件和资料，并及时归档，以免出现项目档案丢失的情况。

7.提高档案利用率

档案工作的最终目的还是为了实现利用，这样才能充分发挥档案的价值。因此，档案工作人员要积极进行探索，不断提高档案的利用率。档案作为信息资源，其价值是呈不断上升的状态，所以档案工作者要加强对检索工具的创新，如资料式和卡片式等，便于相关部门查找自己所需信息，以加强对档案资源的利用。同时，加强对信息技术手段的利用，实现自动检索，提高工作效率。并且这样能够最大程度上提升档案利用率，提高公交企业整体工作效率。为了提高档案利用率，应重视编研合作的开展。在选择档案编研工作人员时，应确保其具有较高的综合素质，并真正热爱档案工作，同时加强这些人员的培训工作，提高其业务水平，以保障编研工作的有效性。同时，档案编研人员应加强对档案信息的钻研，围绕企业重点问题，对档案信息进行深度开发和提炼，进而确保档案编研成果具有良好的质量，能够充分发挥自己的价值。另外，还需加强对计算机等现代化技术的使用，以拓展服务范围，提高档案利用率，进一步推广档案编研成果。

结语

综上所述，公交企业各项工作的整合形成了档案信息，开展有效的档案管理工作，才能保障公交企业的长远发展。因此，相关管理人员必须加强对档案管理的重视，提高档案管理人员的综合素养，建立完善的档案管理工作机制，加强档案信息化建设，提高档案利用率，推动公交企业档案管理水平的不断提升。