探讨在数字化时代如何做好企业档案管理工作

王录芳

（临沂市规划建筑设计研究院有限公司，山东 临沂 276300）

引言

从学术角度的定义来看，档案管理工作是指对档案实体及档案信息进行管理，并在有需要时提供相应服务的工作。该项工作一般包含档案的收集、整理、保管、鉴定、统计等，实质上是收集各类信息并加以分析，在特定应用环节时加以调用，从而解决相应的问题。当前社会已经进入数字化时代，加之以大数据分析为代表的“大智移云”相关信息技术已经成为发展生产力的重要工具，故对现代企业而言，不能再用传统眼光看待档案管理工作，必须与时俱进。

一、数字化时代企业档案管理工作的发展方向

1.全面建立数字化档案管理机制

在数字化时代，企业档案管理的首要发展方向在于，必须真正理清“什么是数字化档案管理”，只有明确这个概念，方可谈及“全面建立数字化档案管理机制”[1]。表面来看，数字化档案管理与很多人的初级认知并无本质区别，主要是指档案信息载体的转化，即从传统的纸质档案转化为以PC个人电脑为主的数字档案。但大众的认知仅此而至，似乎将纸质档案中记载的信息通过扫描、手打等方式录入电脑后，通过Word、Execl、PPT、文档记事本等格式加以保存即可。实际上，针对“数字化”的理解还可以基于网络角度，即以“信息”二字替代“数字”二字，这也是“数字化”的本质。具体而言：“数字化档案”便是“信息化档案”，“信息”除了“被收集”之外，更重要的作用在于“被分析”。有一种说法是，当前社会已经进入大数据分析时代，利用大数据分析技术，对诸多收集而来的信息进行分析，找出潜藏在信息背后的客观规律，最终为企业制定发展规划提供依据，具备巨大的优势。对于现代企业而言，全面建立数字化档案管理机制，意味着企业对档案信息收集与管理的理解已经提升至较高层次，这对企业而言无疑是一件好事。

2.深入探索档案管理信息化改革的重要价值

上文提到了企业建立信息化档案管理机制中的相关理解项，但很多人还会存在一定的疑惑——档案管理信息化改革究竟应该从何入手[2]。为了方便理解，本文采用类比的方式进行阐述。对于很多现代人而言，网络客户端游戏并不是一个陌生的事物。最令中国玩家熟悉的网络客户端游戏即为《魔兽世界》以及《剑侠情缘网络版叁》。在这两个游戏中，存在一种“资历机制”，玩家在参与游戏内各类活动的过程中，在达成一定的条件下，会完成各式各样的成就。这些成就分别对应一定数量的资历点，这些资历点的“总和”便是玩家在游戏内的总体资历。实际上，越来越多的人已经发现，在RPG角色扮演类游戏中培养一个人物，在很大程度上与人生的成长相似。一个人从出生开始，在学习、工作等方面取得一定的成就，便会使自己的人生获得“资历点”。因此，从这个角度来看，现代企业收集员工的信息仅仅是第一步，一些企业管理人员若要真正做到“知人善任”，真正实现“将有能力的人调整到对应的工作岗位上”，需要全面加深对这名员工的理解。因此，通过分析员工的档案，结合员工入职后面对各项工作时呈现出的具体表现，方可对员工的综合能力、未来发展前景做出正确的判断。对于企业管理者而言，上述情景实质上便是深入探索档案管理信息化改革的重要价值体现，必须予以重视。

3.注重对企业档案信息安全性的管理

正因为数字化信息档案的作用和价值已经提升至更高的层次，一旦发生档案信息泄露，会在不同程度上令企业的发展受到较为严重的制约[3]。基于此，现代企业的档案信息管理工作中必须将“安全性”提升至较高的水平。历史已经进入二十一世纪第三个十年，但很多企业基于成本因素的考量，在办公设备配置方面的支出并不高。比如，一些用于存储重要数字化档案信息的电脑的配置并不高，甚至应用多年后仍然未能更新。这实际上已经存在较大的安全隐患，如果企业并没有应用“云存储”等技术，将一些重要的档案信息放置于云端服务器，则一旦硬件设备发生故障，档案极有可能损毁且没有备份，届时必定令企业承受较为严重的损失。总之，数字化档案信息管理的安全问题至关重要，企业必须予以重视。

二、数字化时代企业档案管理工作中存在的问题简析

1.数字化档案管理机制建设缺乏统一的标准

目前，很多企业在探索数字化档案管理时都会遇到数字化档案管理机制建设缺乏统一标准的问题，具体体现在以下几点。第一，与“云端”有关的技术（主要是“云存储”技术，即企业向网络运营服务商购买云端存储空间租赁服务，可以将一些重要的信息首先经过加密之后，存放在运营商提供的远程服务器中，有需要时通过下载的方式获取相关档案信息）究竟应该如何应用，是将企业内的所有档案信息全部放置于云端，还是只选取部分信息。不同企业由于发展前景、现实情况等均存在较大的差异，故该问题几乎永远都不会出现统一的解决方式，只能由企业管理者自行决定。第二，企业的档案信息存在多种类型，既包含与企业内部有关的信息（如企业工作人员的个人信息、企业各部门开展的会议纪要等），还包含与企业合作的客户提供的部分信息。在现代社会，信息的重要程度具备“随时转换性”，一些信息可能在不知不觉间便会出现价值（重要程度）变动，如何做好平衡和管理存在很大的难度。

2.数字化档案管理机制建设速度较为缓慢

受多种因素的影响，很多企业的数字化档案管理机制建设速度较为缓慢，原因在于以下几点。第一，一些规模较大的企业已经运行数十年，传统的纸质档案用“堆积如山”加以形容丝毫不为过。这些档案在长期保存的过程中，可能出现纸张泛黄、字迹模糊等情况，导致部分信息丢失。第二，在过去数十年的时间内，我国社会的高速发展呈现出天翻地覆式的变化，很多政府部门的工作条例、相关法律法规等均经过了多次修订。上述因素可在多个层面对传统纸质档案全面转化为数字信息化档案的效率造成影响，比如现代档案管理人员如果不能通过扫描机将传统纸质档案直接转录为数字化信息档案，而是需要手动输入录入时，一些文字性的记叙内容所使用的行文格式、引用的条例依据等均有可能与现代的习惯之间产生较大的差异。因此，如果无法了解当时的背景情况，而是直接基于现代思绪进行转录，极有可能导致转录错误。此外，如果传统的纸质档案因多种原因发生信息丢失等情况，如果缺乏对照，同样会导致信息转录过程中存在较大障碍，而这些问题都是需要重点考量，找到合适方法的重要事事件。

3.对数字化档案管理机制以及档案管理工作本身的重视程度不高

目前，我国一些企业对数字化档案管理机制以及档案管理工作本身的重视程度并不高，主要体现在部分企业的档案管理工作仍然以但以文字形式为主，缺乏音视频等多元形式。实际上，“数字化”的本质是“数据信息”。对计算机而言，储存在其内的所有档案信息的本质都是“数据”。而储存档案信息的是为了“将具有特定价值的信息如实记录，以便在后续需要使用是方便调取”。从这个角度考虑，但以文字形式的档案在“记述”方面必定存在一定的制约，无法展现全貌。因此，现代企业在朝着数字化档案信息管理转型时，若条件允许，应探索“音视频作为主要档案记录形式，文字记录档案形式为辅”的方式，可有效提高档案管理水平。

三、数字化时代提高企业档案管理工作的有效策略

1.建立或引入数字智能化档案信息管理服务平台

在现代社会，企业若要更好的发展，需要各项工作均尽量具备与外部对接的渠道，应用特定的平台。以档案管理工作为例。在一些企业中，一些档案管理人员思路清晰，对企业内部的所有档案信息了如指掌，无须引入第三方数字智能化档案信息管理服务平台时，便可将档案管理得井井有条。但此种“井井有条”可能只体现在企业内部，当与合作单位进行档案信息互通时，可能会遇到诸多麻烦。比如，彼此之间档案信息的记录格式不一致。上文提到的通过扫描机直接对纸质档案信息进行扫描后，电脑中生成的文件格式大概率时PDF格式。而基于数字智能化档案信息管理服务平台转录而成的档案信息大概率是CAJ格式。尽管当前互联网市场中存在诸多“格式转化”软件，但信息的接收速度可能较慢，格式的转化方面依然可能存在兼容性不足的问题。为避免出现此种情况，现代企业需要建立或引入数字智能化档案信息管理服务平台，根本目的在于，当与其他合作单位进行档案信息传输时，双方传递的档案格式都处于统一状态，不会发生档案信息丢失的情况，实质上能够提升档案管理效率。

2.实现对现有数字化档案管理机制的优化

数字化档案管理服务平台的应用实际上是企业进行数字化档案管理机制优化的一次绝佳机会，主要体现在几个方面。第一，最新版本的数字智能化档案管理服务平台具备多重功能。比如，提醒档案管理者在传递档案、收录档案、调用档案过程中可能出现的问题，从而提前做好准备。第二，档案系统资源的综合整理、档案系统资源的备份扫描、数字化档案资源的备份等工作无论何时都十分重要。因此，现代企业在选用数字智能化档案管理平台软件时，应首先考虑功能性和兼容性问题。如果上述制约条件不存在，则企业的档案信息管理工作水平必定会提升至新的层次。

3.基于前瞻性思维完成对专业数字化档案管理人才的管理

企业在培养专业数字化档案管理人才时，应该具有前瞻性思维。上文列举案例中提到了“网络RPG游戏人物培养过程中注意收集自己点”的问题。实际上，现代很多客户端RPG游戏都推出了该系统，在资历点的收集达到一定规模之后，会给予玩家丰厚的奖励。在现实生活中，一些人抓住了时代机遇，契合时代发展的大势，顺利完成投资，并收获了丰厚的回报。但通过对上述事例背后的因素进行分析后可以发现，那些看似“一夜暴富”行为的背后，有相当数量的人早已开始时收集相关资料，并对形势进行分析，将个人行为与宏观层面的战略形成契合，最终取得了成功。从这个角度来看，现代企业在培养档案管理人才时，应该具备前瞻性思维。比如，要求档案管理人员在日常收集、整理档案的过程中，将一些文字描述性质的数字转化成其他统计形式（如表格、柱状图、折线图等）。行此种转化的目的在于，能够将数据呈现出的信息以一种更加直观的方式展现在企业管理者的面前，有可能为企业管理者规划未来发展战略提供支撑。

4.重视对以大数据分析为代表的“大智移云”技术的应用

仅仅通过档案管理人员手动统计各类档案信息中蕴藏的数据信息，经过演化计算后得到相应的变化规律存在较大的难度。因此，现代企业需要重视对一带数据分析为代表的“大智移云”技术在数字化档案管理中的应用。所谓“大智移云”分别指代大数据分析、人工智能、下一代移动互联网——物联网、云技术。这些技术经过各大互联网公司的开发和不断升级之后，相关功能已经日趋完善，能够充分解决现代企业对数字化档案管理的多方面需求。比如，上文提到的“云存储”是云技术的一个分支，企业可以通过租赁网络云存储空间支出的成本远低于自行购买存储服务器，且无须为存储服务器的维护而担忧。总之，若要真正建立数字化档案管理机制，“大智移云”技术的应用必不可少。

5.建立健全企业数字信息化档案管理机制

数字信息化档案管理模式同样存在弊端，即档案丢失、被窃取的难度更低。比如，上文提到的租赁云端存储服务器，即使档案信息在上传云端之前已经经过了加密处理，但在很多专业技术人员面前，破解密码并不是一件困难的事。因此，企业需要配备对应的数字化档案安全管理机制。第一，定期上传至云端的数据信息，在加密方式方面每间隔一段时间便需更换。第二，对企业发展至关重要的信息必须单独保存，不能上传云端。第三，企业引入第三方数值智能化档案信息管理平台之后，必定需要在一定程度上面向企业内外开放。因此，应该对访问人员的身份进行综合管控，赋予不同的权限，可有效提高安全性。

结语

在现代社会，档案管理工作的“层次”早已今非昔比，原因在于多种类型的档案中收藏着五花八门的信息，这些信息中蕴含的价值实际上处于动态变化过程中。如果能够对各种类型的档案信息进行充分的梳理，将之归类总结，不仅有助于特定时刻的调度使用，还有可能在不经意间捕捉到较为敏感的信息，有一定几率为企业制定未来发展规划提供重要的支撑。因此，企业必须重视档案管理工作，且为了提高档案管理工作效率，应当主动探索档案数字信息化管理机制，真正发挥档案管理工作的价值。