基于大数据移动端的智能化精细管理报修平台的实施与应用

冯佳怡 陈志军 张马忠

（上海儿童医学中心，上海 200127）

一、背景

每年医疗设备的维修支出在医院开支中占到了很大比重，从历年的预算来看维修支出几乎与自筹医疗设备的购置金额相差无几，对于医用设备维修的支出科学化管理需求迫在眉睫[1]。

对于医疗设备购置，都有一一对应的合同，其申请到最后的验收都有文件留存，但对于设备维修，就传统的管理而已，维修过程无科学记录，投入产出难以量化评价等，目前的维修管理工作存在6大痛点。

1.维修事件资料缺失统计困难

从报修到设备维修完毕，所牵涉的报修科室、设备资产编码、设备损坏状况等都无记录（目前只有靠手工记录），对维修率高的设备种类和品牌无法精确统计，对维修金额，维修预算编制无法提供科学决算依据。

2.无法对应相关设备

维修支出在资产管理系统中不对应相关设备造成单台设备使用中总的维修支持无法统计等问题，是管理中非常大的漏洞。

3.报修混乱

目前设备保修有电话、私人微信、企业微信等形式，形式杂乱无法进数据源梳理。

4.维修过程无跟踪反馈

临床一直反映拿去修的机器没有返还的时间概念，无法知道设备目前在什么状态。

5.设备无分类，数据无法归类分析

目前大多数医院的固定资产没有区分大类，如超声类、放射类、病房护理类、门诊类，固定资产按照合同名称入账，这就造成数据条目分散，后期无法根据大类进行统计，不知道是哪部分的设备维修支出高。所以要做好分类后续才能更好地归类分析，有的放矢地进行重点管理。

传统的医疗设备维修通常以纸质版的形式进行记录，在维修报表中仅体现以供应商为统计科目的支出总和，对维修过程中精细的数据如主要零配件的分项价格、故障原因、对应设备序列号等无法做精细的记录，这些数据的缺失对后续进行分类的科学统计造成了很大的困难，到年底很难凭借报表的数据分析哪一类设备的支出较高，原因在哪里，这样一来对于明年的维修预算就没有科学评判的依据。

针对以上问题，我院开发了一套基于云平台的设备报修精细化管理软件。该软件注重管理各环节的细节，有助于及时发现控，于是很好地衔接各个环节与细节，确保整体的效果的展管理问题，提高管理效率与水平。利用了目前最容易实现的手机维修小程序应用，用手机扫描替代传统的医用paid扫描，使得上手第一步的变得人性化[2]。该项目应用后主要能实现以下功能。

5.1 利用后勤设备大数据进行设备预防保养管理是未来的发展方向。预防理念下基层，从细处实处普及设备预防保养知识，加强设备巡检和保养，促进保养、巡检、维修为一体化的后勤运营。

5.2 建立完整的设备报修全流程管理，从维修任务申报到任务完工全程记录数据，为今后。

5.3 设备报修与维修预算、实际维修金额绑定，实现对设备维修成本有效管理。

5.4 实现科室对科室所有维修中设备状态的确认，从而更好地对科室库存设备有效使用。

5.5 对维修运营数据分类标签，导出数据大类如“检验类设备”，小类如“离心机”，快速判断哪类设备的维修成本最高，为今后的维修预算做判定基础。

二、保修平台详细方案（见图1）

图1 智能维修平台操作流程图

1.设备字典库的建立

由医院从当前设备管理系统中导出设备字典，并维护好分类、保修截止日期、等基础信息，在导入到【商医云设备管理平台】建立完整的设备字典库。

设备数据字段：设备名称、注册证号、规格型号、设备SN、设备编号、生产企业、设备分类、采购日期、采购价格、保修截止日期、使用科室、位置、设备照片、售后服务商、售后服务商联系人、售后服务商联系电话。

2.设备报修

科室可以通过【设备管理】微信小程序扫描设备编码对设备进行识别，并展示保修期、维修成本等主要设备信息。通过录入语音、文字、上传照片的方式快速描述故障情况进行保修。这一看似简单的举措实则很关键，它不仅对报修途径进行统一，对故障描述也能进行记录，这对后续故障原因可以做关联对应，对维修故障科学分析也有了记录，其次由于操作简单易懂，利用手机而不是扫描枪是的报修不会被拖延，相对传统的电话报修这一举行显然高效科学的多，不会造成数据的丢失，有利于数据存档及报修及时。

3.维修审核

负责审核的老师可以通过小程序查看科室上报的维修申请，并通设备保修期、使用年限、维修成本、维修纪录等数据对设备维修进行审核，并指排工单。在指派工单时可通过维修人员当前在进行工单数量，合理安排工单任务。

4.维修价格上报

维修人员接收设备维修任务工单后，需要按照工单模板内容在PC端系统上报维修报价。维修价格根据工程师到现场对设备情况进行维修价格评估，在上传报价之前需对维修厂家资质进行审核，挑选有专业医疗设备维修经营范围的维修厂商。

报价需列出相关零配件的品名和价格，便于考核人员的进一步核对，见图2。

图2 维修价格上报

5.维修论证

当维修人或企业上报预算以后，审核老师通过PC端对多家预算报价进行审核，并上传【论证报告】。对于价值超过5000元的维修金额必须在论证报告上上传图片，一张为维修前的图片，一张为维修后的图片，这些图片不是指设备的外观图片，而是线路板元器件这类存在问题的地方，前后图片的对比可客观的反映维修前后客观差别，见图3。

图3 维修论证上报

6.维修进度查看

审价通过后维修人员开始维修，上报科室可在小程序【设备维修】列表中查看设备维修进展情况。

这个举措解决了目前临床最关心的问题——报修的设备到那个阶段了？传统只能靠电话或者微信联系工程师，而工程师并不一定完全记得请什么设备到什么程度，因此给到临床的反馈不准确。这样的信息不对称会造成很多弊端，设备返回不及对临床造成设备短缺的压力，影响临床工作。系统这一举措的实施可以让临床人员第一时间得知设备维修状态，节省了因设备周转而产生的紧急购置的需求。

最后设备维修完成后科室需要在小程序中对设备进行签字验收。

三、智能平台投入使用后产生的问题及相关解决方案

1.缺乏有效数据统计标签

平台投入使用后发现导出的数据比较凌乱，无法做分类统计，显示到如“放射类”或“检验类”设备的维修支出占比。这个问题也是医院固定资产管理常见问题，一般的医院账务系统输入发票信息时按照设备注册证的名称，缺乏资产类别的分类，按照设备名称进行统计，那将有成百上千的统计项，不利于后续的统计分析。

基于此，我们对所有固定资产进行分类，将全部固定资产分类成19大类，47个小类（见表1）。将固定资产重新对接维修平台，在维修台中每一个设备前都带有大类和小类。这样在初始扫码维修的时候流水单号就与“大类”和“小类”同时绑定，后续数据导的数据中同样绑定分类。分类的意义在于可以在后期对同类设备的维修成本进行统计分析，见表1。

表1 设备分类

2.对应条目中没有设备序列号

由于账务系统入账界面中没有“序列号”输入列，致使维修平台中的设备同样没有对应的序列号，“序列号”是设备最为有效的“身份证”，设备编号在同一个机器上可以换，但序列号却是唯一的。

我们开始的时候才去补录序列号的方式，但发现全院设备要补全序列号需要花费大量的人力，且所需时间长。然后我们调整策略，软件中进行了升级，在报修环节增加了“序列号”，即报修人扫码报修设备的时候手动输入报修设备的序列号。这样不仅实现了报修设备的信息唯一相关性，而且同步更新固定资产库，后续对清点固定资产也实现了“资产编码”与“序列号”一一对应，对之前由于资产编码标签脱落无法及时报修或清点的资产可实现精细化管理。

3.补充设备保修期限

在设备报修审核页面我们发现对于设备是否超过保修期这个问题的判断依据只有“设备购入时间”，设备的保修期根据谈判的结果不同，一般是2年，有些则是3年或5年。工程师接到报修任务后还需要去查询相应的设备合同，耗时耗力，且由于工程师非采购经办人，经常会出现搞错保修年限的事件。针对此情况，我们对系统中使用年限5年以内的设备进行了梳理，分组进行合同查询，软件中升级添加“保修年限”字段并一一对应手工添加。同时在固定资产管理软件中添加“保修年限”字段，系统并行同步。这样在设备信息中必须添加保修期限，判定是否在保修内以便做出正确的评估。

4.维修平台与账务软件的对接

绝大多数医院在使用智能维修平台之前就已经有自己成熟的账务软件，因牵涉医院整体管理制度，很大可能性不能在智能维修平台上直接做发票。且闭环管理中重要的一点是需求与最后的结果对接形成科学的闭关管理。

真正做到“帐修相符”就必须从源头抓起。本部门根据实际业务需求，提出将“维修流水单号”作为事件标识，该流水单号中关联“维修价格”“维修供应商”及“是否完工”等关键信息。这些信息和发票中的输入的信息进行比对，如果一一对应发票可顺利输入账务系统，如有一项信息不符，发票不能入账。

这样做的好处是让维修流程的精细化管理真正落地，未经平台正常报修的设备支出不得入账，从源头上约束不规范的行为，使所有报修条目实现“账修相符”，见图4。

图4 平台虚拟机对接

以这个维修平台为例，运行过程中产生的数据一开始并不是有效的，因为缺乏科学的数据分类标签，就很难为后面的统计和决策服务。在平台使用过程中我们反馈意见更新平台功能外，对于数据我们又开拓了以下统计功能。

4.1 工程师接单后提交审核中供应商单位为“后勤保障”且发生金额为0，记入工程师个人服务工作额度，作为绩效考核内容之一。

4.2 在保修内的设备发生故障我们也要求临床上报，提供审核的供应单位为“上海儿童医学中心”，如此对在保修内的设备也可以进行维修统计，获得该设备的保修次数和原因，不仅可以与签订合同的维修单位提供的保修记录进行比对，而且获知该设备的维修频率，为来年是否还需要购买保修，购买“全保”或“部分保修”提供决策分析。

4.3 对于设备相关易损耗材量统计，如热能传感器、流量传感器、动力磨头等需扫码报修，先对“设备配件”进行维护，后续选择相应的“设备配件”完成统计，这样对经常会损耗的配件形成意识，对后续设备采购提供反馈，对于这类“设备配件”在采购的时候纳入考量范围，完善预算管理。

随着平台应用的深入，我们根据数据特点以及其所能反馈的业务有了更深层的理解和对应的解决方案，其对后勤的科学管理起着相辅相成的作用。

结语

综上所述，智能维修平台的投入使用是非常必要的，使用过程中平台能产生大量的数据。如何修改根据数据特点对程序进行优化是管理人员需要有主动意识反馈的。可以说任何的平台在初始投入的时候不能完全满足医院的需要，如何利用平台完成数据有效梳理为后续设备维保及设备采购预算提供科学依据，这就对管理人员平时对业务和管理思路提出更高的要求数字时代，在各种软件的帮助下，医院管理从原先的手工作业有了质的提升，但这不是最主要的，软件只是工具，而医院的管理者及其科学的管理理念才是真正的核心竞争力。