基于财务风险防范的合同全流程管理

张一枝，洪巍，刘慧，衡烨

(1.淮安市第一人民医院，江苏省淮安市 223300； 2.南通市口腔医院，江苏省南通市 226001)

公立医院作为市场经济环境下的经济实体，不同于一般行政事业单位，随着收支规模不断扩大，预算管理成本控制等经济活动、医教研防等业务活动、人财物技术等资源配置活动愈加复杂。近年来H医院对外签署的经济合同数量及种类不断增加，涵盖建设工程、物资采购、医疗合作、外包服务、场地租赁、托管服务、捐赠协议等领域，其中付款类合同涉及的金额已占据医院全年业务支出的65%，经济合同的签订和履行成为了公立医院运营管理的重要组成部分[1]，直接关系到医院经济利益。但以往医院较多关注医教研业务，对经济活动疏于管理，本文就近年来医院在合同管理方面存在的财务风险问题进行剖析，探索加强医院合同风险防范的实践方案。

1 医院合同财务风险控制中应重点关注的问题

1.1 缺少制度保障与归口管理，合同管理责权划分不清

虽然国家在医院内部控制文件中多次提出要加强合同管理，但是由于在各级检查、评审中没有针对合同管理出台具体的评价与考核条款，所以医院重视程度不够，并未建立规范科学的管理机制；各部门只负责本部门业务合同的签订和管理，没有统一归口管理的部门，合同的签订和审核人员责权划分不清，甚至出现在未经法人代表授权的情况下，以部门或科室内部用章代替医院合同章，擅自签订合同的现象，导致合同拟定游离在监管之外。

1.2 缺少经济效益评估，医院资金安排被动

合同签订时往往并没有开展多维度的经济效益评估，部分建设工程类项目由于前期可行性论证不足，需求设计考虑不周全，导致项目搁置，不能验收结束，预付的资金无法返回，后期还要投入资金重新设计方案[2]。审计部门直到合同履行完毕需要验收时被告知需要相关审计，对服务类外包合同服务质量是否符合要求，建设工程合同履行中材料使用是否符合前期方案[3]等缺少了全程的跟踪审计和评估。财务部门更是合同流转过程的终端，在付款时才知晓业务的发生，而经济合同一经签订就具有法律效应[4]，尤其是付款类合同不再受医院预算管理、审批权限的约束，财务部门只有被动执行，超预算的合同支出，也使医院资金管理陷于困境。

1.3 财务条款约定不清，会计信息失真

对于建设工程类合同，为保证工程质量和工期，合同中往往会约定5%～10%独立于工程造价的质量保证金。诸如此类的合同付款条件、方式，质保金留取的比例以及结算时必需的材料，付款以及开票的信息等，如若在条款中约定不全，都将导致合同付款环节受阻[5]，甚至产生经济纠纷。例如医院某合同中付款条件为“协议生效5日内甲方向乙方一次性支付技术服务费”，后因为特殊原因合同终止，但对方仍以此条款向法院提出诉讼。另外如果重要会计凭证缺失，导致长时间不能入账，也会违背会计信息的及时性原则。

1.4 合同履行与业务环节脱节，难以实现业财融合

业务部门签订合同后，往往忽视监控管理，加上信息化手段的缺失，容易造成付款类合同的重复付款或超额付款；对于收款类合同，不及时催缴，导致款项到期未收[3]。如医院往年将院内场地出租，多家租户租金及协议中约定由各租户承担的水电费未按期缴纳，直到阶段性财务分析时才发现。如若签订与履行不是同一部门，还会造成业务脱节，例如医院与某公司签订的检验项目外包检测服务已到期，但临床科室仍在向该公司外送项目检测。

2 合同财务风险防范与管控的措施

2.1 保障财务部门在合同管理中的统驭地位，确保不相容岗位的分离

为防范财务风险，医院开始重新审视合同管理的重要性，首先明确需要签订合同的业务范围、金额范围，对合同管理的整个流程均做出相应规定，使合同管理工作有章可循。同时明确财务部门为经济合同的牵头管理部门，并负责医院签署经济类合同的统一编号和归档；在签订环节，财务部门对新签订的合同是否在预算内、收付款的条款、合同方的资信和履约能力进行审查[6]；在付款环节，财务部门严格核对合同标的、付款条件等内容是否与合同条款一致[7]。各职能部门按照归口业务范围负责本部门的经济合同订立和管理，各自设置一名合同专员，负责本部门的合同过程管理与存档，并相应制定了合同专员的岗位职责，将责任落实到专岗，有利于各部门有效配合、相互牵制[8]。

2.2 严格执行“无论证、无预算、不采购”，将合同签订与预算相关联

业务部门年度预算编制时，每项与合同相关的预算项目在编制时需标注对应的合同编号；对于新增的物资、设备采购项目，由相关采购部门与临床专科运营助理一同承担会审职责，对项目的经济效益进行评估，形成新的预算项目库。例如医用耗材的合同签订前首先由采购部门评估是否在阳光采购目录内、是否专机专用，是否有同类耗材已在使用；如果是新耗材，由医务部门从是否是省、市重点专科技术开展所必须的角度审核引进使用的必要性；审计部门审核耗材收费编码，确保合理收费；医保部门审核是否纳入医保报销范围，评估患者费用负担；专科运营助理调研临床科室的工作量，为耗材采购量提供数据依据。设备购置由临床科室提出需求后，专科运营助理从是否是新需求设备、替换设备或增加设备方面评估设备购置的必要性；从准入资质、科室人力、空间需求、工作流程方面评估设备购置的可行性；从工作量、动用率、运营成本方面评估设备购置的成本效益。签订新合同时，需填写预算编号，真正实现“无论证、无预算、不采购”，避免无预算的物资、设备等先入库使用，后期再办理付款手续，全面预算管理难以真正落实。

2.3 搭建信息化平台，实现风险精准防控

应用信息化手段，可以有效规避人工管理的薄弱环节，让合同管理的制度可以真正落实。医院开发了合同管理的信息系统，首先在系统内对院内人员、科室以及在履行的合同供应商信息进行初始维护及唯一性检验，对于在履行的历史合同，将合同名称、金额、签订起止日期等信息，通过建立标准化字典模板的形式一次性导入，系统按规则自动生成历史合同编号；合同文本等文件扫描后以合同编号命名即可与对应合同建立关联。

2.3.1 拟定阶段防控措施。对于新签订的合同全程应用信息化管控，在拟定阶段由业务部门、财务部门和法律顾问对往年的经济合同进行梳理，分类制定标准化合同模板，内置在合同签订模块中，视情况将付款条件、违约赔偿等相关的经济条款设置为不可修改条款，合同拟定时只需填写允许修改或补充的部分，即可自动生成新合同。

2.3.2 审核阶段防控措施。由于不同类的合同审批时所需材料不同，系统建设中在附件栏设置文件类别卡片，业务部门对应卡片上传材料，避免材料缺失，审批人也可迅速对应查看。系统针对不同类别的合同灵活配置审批流，强化审批监管的职能；审批人对合同内容实现在线修改，系统全程留痕；签订科室也可结合审批意见线下修改后重新上传，系统应用OCR功能自动对比前后上传文本，识别标注修改部分。另外根据填写的合同对方信息系统可自动关联合同对方与医院已签订的合同及履行情况，供审批人员进行及时的履约评价。

2.3.3 归档阶段防控措施。系统可对审核通过的最终版本分配合同编号，编号规则为经办部门名称+签订年份+部门合同序号+医院合同总体序号，例如“设备处202102090”；编号和合同份数都会以水印的方式加盖在合同的每页文档上，确保最终经办部门要求加盖合同专用章的纸质文本与经线上审批通过的文本相一致，降低财务相关条款被篡改的风险。

2.3.4 执行阶段防控措施。系统按收付款计划设置预警机制，提前10天对将要收付款的合同推送提醒信息，保障经济合同的按期执行。对于付款合同，按照拟定时录入的预算项目，实时核销，付款审批流中的每位审批人都可以清晰了解合同的执行进度以及是否在预算控制内。审批通过后，点击“生成凭证”即可在会计核算系统中一键生成凭证，并关联相应的合同编号，凭证号也会同时回写至合同付款记录中，实现系统联查。

合同履行金额达到100%的时候，系统会弹出提醒，提示是否确认终止；对于需续签的合同，点击相应的续签按钮，即可生成新合同并关联原合同。

医院通过对合同全流程中财务风险的梳理，建立全面的合同签订执行、审核监督机制，增强了各部门在合同管理中的协同性，保障了合同经济条款的公允有效；应用信息化手段，防范重复付款或超额付款，通过从系统中抽取合同信息，提供可视化、自定义的合同数据分析报表，进一步督促合同的执行和催收，维护医院经济利益；并通过将合同执行情况纳入绩效考核，强化合同执行的监督。因涉及到多次付款的合同较多，下一步医院还将在合同支付中应用银企直连技术，按照合同签订中录入的供应商信息，实现“一点即付”，无需付款人员再次登录网银输入供应商信息，降低重复工作强度和错误率的同时也可提高工作效率。