解决科研经费“报销繁、报销难”的措施探讨

崔秀英 陈诗颖 陈翠薇 林桂平

中山大学孙逸仙纪念医院 广东广州 510120

科研经费是科研创新实力的重要体现，为保证科研活动的顺利开展提供必要资金投入。随着科技的快速发展，国家不断加大对科研经费的投入，科研经费的使用、管理及科研成果的产出备受关注，但在实际工作中，科研人员不得不拿出很多时间应付报销等与科学研究无关的事务。近年来国家陆续出台并逐步完善科研经费管理的体制，但科研经费的使用和管理仍面临很多问题，如何以信息化为手段，逐步深化管理创新，优化科研经费的报销流程，推动实现科研人员、科研管理部门和财务部门的良好协作，提高科研报销的效率，解决“报销繁、报销难”等问题是科研经费管理中需认真思考的重要问题。

1 我国科研经费的报销现状

我国中央财政科研经费主要分为竞争性经费和稳定性经费两大类，其中稳定性经费包括科研院所运行经费和基本科研业务费、创新工程、创新基地、社科、高端智库、科学技术普及等，主要支持其开展所属行业基础性、支撑性、应急性科研工作和根据自身特点自主选题等；竞争性经费包括自然科学基金、科技重大专项、重点研发计划、技术创新引导专项、基地和人才计划等，主要通过竞争择优的方式组织实施国家科技计划。我国中央支持财政科研经费的方式主要是稳定支持和竞争择优相结合，统筹发挥两种方式的作用，相互协调。

科研报销人员多是科研工作者或研究生，对财务制度了解不多，在面对繁杂的财务报销单据时，往往不知从何下手。由于报销附件单据数量较多，票据加工的工作量较大，除了项目负责人审批外，还需要科研管理部门审批，超过一定的金额还需要主管领导审批，环节较多，从申请审批到付款间隔时间较长。另外，由于票据不合符财务要求，部分手续不齐全，金额不正确等多种原因导致报销单据退回率较高[1]。报销人员对财经制度的了解程度和财务审核人员对各类科研经费的熟悉程度在一定程度上也影响了报销的效率。而且科研经费的来源日趋多样化和经费总量的增加，使经费管理难度逐步增大。最后科研经费的信息化系统尚待磨合，线上线下工作有一定的交叉重复，线下的工作量很大，在一定的程度上也导致了“报销繁、报销难”。

2 如何解决“报销繁、报销难”

2.1 积极落实“放管服”政策

2016年7月份，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了科研“放管服”的先导文件——《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》，接着各相关部门都陆续出台一系列的政策文件，从不同方面指导科研项目经费管理“放管服”。主要改进包括简化预算编制，将预算调剂的权限下放给项目承担单位；提高科研项目的间接费用比重，加大在职科研人员的绩效激励力度；明确了劳务费的开支范围，科研项目执行过程中劳务费的使用不设比例限制；改进结转结余资金留用处理方式，项目通过验收后的结余资金可以留归项目承担单位使用两年；自主按照委托方要求或合同规范横向项目的管理。进一步强化科研单位法人责任，在项目资金管理使用方面赋予科研单位和科研人员更多的自主权。使“放管服”改革相关政策文件精神在项目承担单位有效落地实施，减轻科研人员的负担，从而有效帮助解决科研经费报销繁琐的问题，进一步激活科研人员的科技创新力和成果转化力，为科研人员潜心研究、攻坚克难提供有力的保障，从而为国家创造出更多高精尖的科技成果，为国家的经济发展提供新的科技动力[2]。

2.2 完善科研财务助理制度，对科研项目进行全面管理

中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》还提出，项目承担单位要建立健全的科研财务助理制度，“让专业的人做专业的事”，为科研人员在项目预算编制和调剂、经费支出、财务决算和验收等方面提供专业化服务。聘请科研财务助理产生的相关费用可由项目承担单位根据情况通过科研项目资金等渠道解决[3]。由于专业的限制，大部分的科研人员不熟悉现有的财务管理制度，有可能会导致编制的预算与实际情况在一定程度上脱节，导致项目资金的浪费，未合理合规使用科研经费等问题。科研管理工作是一个相对复杂的过程，科研经费的执行具有一定的专业性，财务助理的业务能力水平也间接影响着科研任务的执行。为了进一步为科研人员和科学研究工作做好服务，为他们提供专业化的服务保障，让科研人员专心从事科学研究[4]，我们应该培养专业的财务助理，为科研项目服务，以科研项目经费管理为服务内容，可以为科研人员在项目申报、立项后的经费使用及结题验收审计等方面提供专业化的服务。激发他们在科研活动中发挥幕后管理优势，为科学研究提供有力的保障，成为科学家的得力帮手。将每一分科研经费高效率的执行，间接推动科研项目产生的经济效益和社会效益[5]。

2.3 以信息化为媒介帮助解决“报销繁、报销难”

由于科研项目种类和数量繁多且具有个性化的特点，要想实现对科研经费精细精准管理，需要大量信息存储及数据的处理，信息化必将成为科研经费管理的重要支撑手段。加强信息化建设，利用现代信息技术，建立适用于我国高校经费管理的信息平台。以信息化为抓手，深入推进信息化建设，制定具有前瞻性和可行性的信息化建设规划。用现代化手段实现高效工作，减少繁琐的工作环节，让科研人员全身心地投入到科研中[6]。充分利用大数据、云计算等现代信息手段，科学规划科研经费信息化建设，将财务、人事、科研、教学及后勤等部门的信息进行整合，实现科研经费管理信息化平台的一体化建设，消除信息“孤岛”，最终共建统一数据库，实现数据的共享，达到科研业务的一站式办理[7]。这样可以满足不同层次的需求，科研项目负责人能随时查询和追踪经费到账及使用情况，并进行线上预约经费报销，这样减少了财务部门的查询工作，审计人员也可以在线查看账目和票据。从而有效帮助解决“报销繁、报销难”等问题。

2.4 引入诚信机制

坚持信任为前提、诚信为底线，减少对科研项目进行不必要的检查，确保科研人员将尽可能多的时间和经历投入到科研活动中。进一步加强和落实“包干制”改革，建立科研诚信系统的建设，完善负面清单的相关制度，对不诚信的学术行为采取“零容忍”[8]。建立以信任为前提的科研管理制度应加强信息化的管理，进一步深化科研环境及政策改革。信息公开机制可以为以信任为前提的科研管理机制提供保障。各单位应建立科研信息公开平台，科研管理部门、后勤部门、财务管理部门和科研项目负责人是信息公开的责任主体，应对定期公开信息的真实性和准确性进行负责[7]。对违规使用科研经费的行为，应依法依规追究相关人员的责任，严肃处理，营造风清气正的科技创新环境[9]。项目依托单位要逐步建立科研人员的诚信档案，科研诚信好的科研人员，可以简化审批程序，给予他们充分的信任；科研诚信差的科研人员，报销时需加强对票据和支出的真实性及相关性进行审核。通过这些举措，诚实守信的科研人员在经费的使用过程中可以得到便利和尊重。

2.5 逐步推行科研经费“包干制”

2019年9月2日举行的“杰青”工作座谈会上，李克强总理表示，科技创新突破需要广大科研人员心无旁骛、脚踏实地奋斗，创新成果往往不是计划出来的，要持续深化科技领域“放管服”改革，进一步破除对科研人员的束缚，加快完善科研项目管理评价、收益分配等制度，在某些项目实施过程中试点实施“包干制”管理机制。“包干制”是在符合国家政策情况下，项目负责人和参与人可以根据项目实际情况报销相关费用，科研项目经费不做具体科目比例设置[10]。“包干制”经费管理机制可以将科研人员从 “报销繁、报销难”中解放出来，为科研人员创造更宽松的环境，有利于调动科研人员的创造积极性[11]。科研经费的“包干制”必须明确经费使用的“负面清单”，这是法律规定的“红线”，任何人都不可逾越。诚信记录档案好的科研人员，可以允许逐步进入科研经费包干的试点，并简化审批流程，给予他们充分的信任。

3 华南某三甲医院提升科研经费管理效率举措

华南某医院是中国最早的西医院，历史非常悠久，医院坚持以打造“世界一流研究型医院”为建设目标，以学科发展为主线，找准差距、精准发力，近年来取得标志性突破。随着医院的快速发展，科研项目和经费均呈现快速增长的趋势，项目类型和经费来源也日益多元化，给科研经费管理带来了较大的压力[12]。近五年医院获得科研总经费逾8亿元，承担国家重大重点任务30余项，国家自然科学基金立项数从“十二五”年均40项，提升到“十三五”年均72项，居全国医院前20名。“十三五”期间医院实现了院区倍增，形成“一体两翼”院区布局。这种多院区的发展模式给科研经费的管理带来极大的挑战，传统的科研管理模式很难满足科研人员的需求。为了解决科研经费“报销繁、报销难”等问题，医院从以下几个方面着手，进一步完善科研经费的管理，取得了一定的成效。

3.1 完善医院内部制度，加强科研经费的规范化管理

在科研经费管理方面，认真学习和对照国家有关部门对科研经费管理的各项规定，积极落实“放管服”，结合单位实际，修订完善内部科研项目和资金管理制度，建立健全的符合医院科研规律和特点的科研经费管理制度，进一步规范科研经费的管理。制定和修订了一套适合医院的管理制度，包括《科研项目配套经费发放的规定》《纵向科研经费管理办法》《横向科研经费管理办法》《纵向科研经费预算调整管理办法》《科研项目结题结账及结余经费管理办法》和《科研项目间接费用管理办法》等，严格规范各项科研经费支出的审批流程，规范财务支出，从制度上保证了科研经费使用的合规性、合理性和有效性。

3.2 在医院内部积极推行财务助理制度

加强科研财务助理制度的宣讲，鼓励大的科研团队聘请专门的科研财务助理，小的科研团队可以采取共同聘请财务助理的模式。科研财务助理可以为科研人员在项目经费使用过程中提供全链条专业化的服务，从而让科研人员腾出更多时间和精力更好地搞科研，激发创新创造活力。科研财务助理具有专业性的优势，可以为科研人员在经费使用方面出谋划策，加强财务与科研工作的有效衔接，从而可以更科学地管理科研经费[13]。医院不定期组织科研助理进行培训，让他们掌握一定的财务知识、熟悉内部的报销制度和相关的科技管理制度，形成规范化、常态化的科研财务助理培训交流机制。除此之外还聘请有经验的审计专家对科研财务助理进行业务培训，包括经费管理、经费审计等，从而提高科研财务助理的专业素质。并将培训的相关材料挂在医院内网，便于科研财务助理及其余相关人员及时学习和了解。

3.3 引入科研材料采购平台，构建科研经费线上审批报销管理平台，信息化助力医院科研经费报销

传统科研经费报销过程中纸质票据传递，报销流程繁杂、时间跨度长[14]。针对人工制作各种报销单据，工作重复繁琐，并且出错率高的问题，医院从2017年起引入科研材料采购平台。引进采购平台后，简化了报销材料，降低了报销单据的错误率；验收人收到货物后，还需拍照上传实物图片到平台，既保证了验收的公正性，同时也方便库房工作人员对试剂的查看和管理；有了平台的数据支持，可以定时抽查、盘点科研用实验材料。在采购流程规范、报销材料完整的情况下，尽量简化经费使用的审批流程。另外，实现了财务系统和科研管理系统及采购平台的系统对接，做到科研经费的审批都通过财务系统完成，真正做到“让数据多跑路，经办人少跑路”。通过财务实时审核、内审过程抽查，确保科研经费使用的合法性和合理性[15]。后续医院继续引进了两家采购平台，促进实验材料采购平台的竞争，降低了采购成本，在一定程度上节省了科研经费。

3.4 筑好制度篱笆，加强风险防范；完善责任体系，构建监督机制

近五年，医院结合实际，出台和修订了多项学术规范相关文件。其中，《学术行为规范及管理办法》于2016年就已颁布实施，后续还相继出台了《关于加强我院学术论文发表管理的决议》《人类遗传资源管理办法》等制度文件。通过制度的不断优化，明晰了学术不端行为的界限，从源头控制科研失信风险，推动学风建设常态化。同时，针对科研人员可能触碰的“红线”，医院还以决议、党政联席会议纪要等形式陆续出台了部分规定，如《学术论文“八不准”》对科研经费的使用进行了约束。另外，定期进行学术规范宣传、培训和考核；定期组织抽查、审计科研经费的使用情况。为防止学术不端行为构建起了系统、全面的长效监督机制。在医院内部逐步建立科研人员的诚信档案，科研诚信好的科研人员，尽量简化审批程序；科研诚信差的科研人员，报销时加强对票据和支出的真实性及相关性的审核。这样，诚实守信的科研人员在经费的使用过程中得到便利和尊重。

3.5 逐步完善“包干制”科研经费的管理

医院的科研项目经费主要由财务和科研管理部门负责管理。医院不定期组织管理人员加强财务和业务的学习，从项目实际情况出发，指导科研经费的使用，并追究违规使用科研经费项目负责人的责任。此外，医院还制定了负面清单，列出禁止使用的事项明细，提示科研人员不越红线，使他们潜心科学研究[16]。另外，医院还开展常态化的内部监督机制，以内部审计为抓手，外部审计为补充，充分发挥审计监督的优势[17]。审计部门定期对项目执行期过半，支出金额较大的科研项目进行抽查审计，这样可以及时发现和反馈问题，尽早纠正偏差，保障科研经费的合规合理支出。

通过上述举措，医院在科研经费管理的效率显著提高，在一定程度上解决了“报销繁、报销难”的问题。

综上所述，在“放管服”的政策要求下，要以强化内控为抓手，将“放”与“管”统一平衡起来[18]。既要放权给科研人员以释放科研活力，科研管理部门也要做好风险防控工作来保障各项改革试点管理到位。我们应该积极利用科学的管理方法和工具，尽可能简化科研人员经费报销的流程，优化科研经费管理体系，下放项目预算的编制和调剂及科研经费的使用权限，并强化对科研经费的管理监督责任，使科研经费的管理做到“放得下、接得住、管得好”，从而解决科研经费“报销繁、报销难”等问题，充分调动承担单位和科研人员的积极性和创造性，有效推动国家的科研事业持续健康发展。