基层地质档案管理的实践策略探讨

文/师俊伟（河北省地质博物馆）

地质工程是一项系统的专业的工程，因此，这就对地质工程档案提出了更高的要求，因而具备了更加复杂的特性。特别是很多保密性的资料成为基层地质档案的主要内容，这就为做好地质档案管理带来了不小的挑战。地质档案是推动地质勘察工作有效顺利进行的重要参考依据，能够确保地质勘查高效率高质量地开展。特别是新时期，随着我国地质勘查的不断增加，对于工程档案的需求和档案的保存储存管理越来越高。基于此，高度重视地质工程档案的管理，采取有效的措施推动工程档案管理高效高质量地开展，确保档案完整安全，为推动勘察工作提供有力的信息资料支撑。

一、基层地质档案的价值

（一）地质资源的高效配置离不开档案的合理利用开发

在当前的基层地质档案中所涉及的信息资源不仅内容丰富，而且形式多样，这些都为进一步地开展地质工程的勘察提供了有利的资料支撑，原始性功能在这些浩如烟海的资料中得到明显的发挥，全面地管理好基层地质档案就能够将档案完整地呈现给勘察方，通过这些档案资料有序地科学地开展勘察工作，做到勘查效率的不断提升，有针对性，从而能够较好地节省人力物力，实现合理配置资源，最大提高效率，取得事半功倍的效果，也是进一步获得效益的基础性条件。

（二）有力地推动了工程勘察行业的快速发展规范创新

地质勘察工作的有序开展，离不开档案所提供的完整的可靠的信息，要使档案的凭证性作用得到全面地发挥，全面利用工程档案，推动档案管理更加规范化，行业标准得到进一步的落实，就能够将技术优势进行充分的发挥。结合创新理念，较好地为推动工程档案管理打下坚实的基础，对资源合理利用，实现效率的提升。作为信息资源的重要内容，地质档案应当被更加高效地利用，因此主动地加强基层地质档案管理，就能从根本上推动档案得到健康的发展，为工程勘察提供更有价值的信息。

二、基层地质档案管理中存在的不足

（一）档案的汇交意识有待提升

在基层档案管理工作中，部分项目施工人员对于构建完整的原始的资料意识不强，没有做到主动地汇交各种原始资料，因而造成了当前地质档案存在不完整的问题。另外，汇集上交档案的时候也多次采用口述归纳资料的方式，导致所汇交资料可靠性不高、内容不完整，极大地影响了档案的质量和作用。这一切都说明，档案管理人员对于档案的重视性不够严谨，意识缺乏，存在失责的行为，会造成汇集上交的档案不严谨，权威性不足、不全面，因而所整理的档案资料可信度不高。

（二）档案管理人员专业不对口

基层地质档案涉及的门类非常多，内容复杂，对于这些浩如烟海的资料，做好科学合理的归纳是做好电子档案管理的基础性工作。因此，归纳整理资料必须要全面地掌握各种资料的联系特点，进行整理归类，进而形成完整的齐全的配套地质资料。但是当前在基层地质档案管理工作中所从事的管理人员专业不对口，缺乏相应的专业知识。因此，不能按照标准要求或者资料的形式进行分类归档工作，无法做到严格按照相关标准档案的特点进行仔细地分门别类归档，造成所整理的地质资料混乱，甚至还有一些资料不齐全，这些也严重影响了当前的地质档案的质量。

（三）对于地质档案的利用不当

地质档案的借阅多服务于地质工程勘探、环境评价以及道路桥梁建设等工程中，这些工程对于地质档案的要求高，利用频繁。但是，这些工程施工周期长，因此很多地质资料会被借阅而无法短时间内归还。特别是借阅的人员需要反复查阅资料，因此对于档案的耗损较严重，另外有些档案涉密性较强，而借阅人员的保密意识不强，也没有较好地保护档案的意识，很容易造成所借的档案出现损坏、丢失等问题，严重影响了档案的安全性和完整性。

另外，有些工程项目所在的环境比较恶劣，也会造成地质质量受到损害，造成地质资料加快损耗，极不利于地质资料的保存。

（四）采取的保密管理措施不当

地质资料牵涉到国土安全，因此很多资料具有较高的保密要求。档案管理人员在日常的管理工作中，会对这些资料进行复印。归档主要是根据项目需求作为归档单位开展工作，因此在整理归档地质档案的过程中，很容易将涉密、非涉密的文件整合在一起共同保管，造成非涉密文件也被定义为保密的档案。虽然这种方法可以收到一定的保密作用，但是由于混合保存涉密文件与非涉密文件很容易造成在查阅借阅非涉密文件的过程中涉密文件出现泄密，反而失去了保密的初衷，事与愿违，严重影响档案的安全性。

三、提高基层地质档案管理的途径和措施

（一）做好地质档案的汇集上交整理工作

在以往的地质档案大管理过程中，档案管理部门存在交资料就收集的现象，这是一种缺乏负责态度的档案管理行为，很容易造成所汇交的档案没有得到较好的整理归档。特别是对于一些基层地质档案的整理，对于这些资料的汇交积极性不高。基于此，要高度重视做好档案的汇交工作，及时地汇集及上交。通过健全完善严格相关的制度，建立完善的资料汇交规章制度来确保汇交档案能够规范严格，从而从根本上保证档案资料完整齐全。另外，汇交地质资料也要求从事档案管理的人员对各种资料认真复核，特别是对项目的施工方案、采取的技术、工作精度等内容进行全面的整理审查，坚决杜绝口头汇交档案的情况发生，确保档案能够严谨科学完整，具有权威性。

（二）对涉密的地质档案高度重视加强管理

地质资料中涉及国土安全的资料较多，因此需要保密的内容也较多，对于这些档案保密也要划分明确级别，从而做到分类管理，重点管理，确保档案的安全性。因此，管理人员在整理归档资料过程中，要对资料的保密性进行严格的鉴别，同时根据涉及秘密进行有效的归档保管。另外，要对有关涉密资料进行单独的整理，从装订保存两个方面加强管理，有效地杜绝混合保存现象的发生，切实保护档案安全，不混合，避免了混乱管理现象的发生。另外，对于这些档案资料，要制定专门的借阅归还制度，从而确保档案的安全、完整。要制定相应的追责制度，对于丢失损坏要进行追责处理。要加强管理，及时对归档的地质资料进行备份，提供安全保障。要做好告知义务，在借阅资料时，要向借阅方讲清楚档案的秘籍，同时与借阅者签订借阅保密协议，督促借阅者保护好地质档案，确保资料不受损、不泄密。另外，在借阅方归还档案时，要及时进行检查，确保资料完整、没有出现损耗，如果出现了损耗要及时进行修复完善补充，通过前期备份资料进行完善补充，确保资料的完整，便于后续日常的使用。

（三）不断地规范加强地质档案管理工作

地质档案管理是一项持续的工作，涉及的环节比较多，为了确保该工作规范要坚持一以贯之的原则。对项目的立项者就是档案管理的首要负责人，由他来进行地质资料的归档整理，从而赋予项目负责人立项勘察汇集整理责任。对于在勘察中获取的一系列的数据，项目的负责人要及时地进行整理，同时撰写报告完成相关的验收，最终形成完整的资料，要将形成的完整的地质资料，及时地移交给档案管理机构。档案管理部门在接收到档案资料后，要严格检查，对地质资料进行全面的分析，要注重地质档案是否完整、是否涉密，通过权威审查，确保地质资料完整性和安全性。在地质资料通过审查并进入档案库，档案管理人就要着手进行深入的整理归档，在整理的过程中要严格按照相关的标准开展工作，做好分门别类，进行装订，最终实现地质档案的规范化整理。要对档案质量进行全面的检查，确保地质档案能够完整，一旦档案出现了变更，必须要做好登记，确保存档与目录等信息相匹配。

（四）借助于信息化技术加强档案的管理

随着网络技术的发展和计算机互联网的应用，档案的管理也应当充分地借助于信息化来进行，加强对基层地质档案的管理，推动无纸化。应当看到，传统的纸质档案借阅程序复杂，不方便，而且很容易造成档案的丢失，出现损耗的问题。如果能够借助于信息化建设应用到档案管理，借助于信息化系统实现电子资料的在线分享，可以切实地将电子资料的优势发挥出来，可重复利用无损耗。因此，要注重打造信息化的电子档案管理系统，通过建立相关的数据库，将各种原始的地质档案资料上传，通过数据库进行储存。

另外，通过计算机智能化自动化系统，可以较好地实现档案的分门别类，最终形成完整的规范的电子资料。一旦需要，管理人员就可以通过检索从数据库中直观地调取相应的档案，推动了借阅管理档案的高效化。同时，也能够更加有效地保存档案的安全性。另外，要将地质档案进行信息化加密，可以有效地保证档案不再被篡改，实现档案的真实性完整性。但是也要看到现在的保密技术还有待提升，地质档案的管理还存在一些隐患，因此可以将资料通过多途径进行储存存放，确保资料的安全性，将地质档案损坏风险降到最低。

（五）全面提升档案管理人员的综合素养

档案管理工作中，人的素质能力决定着档案管理工作的水平高低。要注重加强对档案管理工作者的专业、技术的培养，让专业的人做专业的事，这样才能保证工作的质量。要注重选用对档案管理工作感兴趣的职工，特别是那些有耐心、坐得住的职工，档案管理工作枯燥乏味，对人的责任心要求较高，要把真正热爱档案管理的人才选到档案管理工作中。对于从事档案管理工作人员来说，其能力和素养决定着整个档案管理的效果。因此，要加强档案的管理人员的培训，引导档案管理人员按照相关职业标准严格地要求自己，重视档案管理工作，按照程序规章制度做好各项档案管理工作，每个环节都严格按照标准程序来进行操作。随着信息化的推进，档案管理人员也要主动提高自身的计算机应用能力，学习地质专业知识，不断提高自己的综合素养，从而提升业务能力。

另外，档案管理人员要切实提高保密意识，不仅自己做到严格保密，同时在开展管理工作过程中，对于借阅方也要及时地告知档案保密重要性，严格按照程序做好登记与借阅人进行协议签订，落实责任，以此倒逼借阅人，严格落实保密意识，做好保密工作，最大限度地保证档案安全，不出现泄密。

（六）加强防抵赖机制建设倒逼重视保密

借阅人出现泄密的问题多发，因此要针对这一问题构建完善的防抵赖机制，有效地威慑解约人严格履行保密职责，杜绝泄密问题的发生。虽然在借阅时签订了保密协议，但是这种协议效果不强，震慑力不足，导致泄密依然存在。因此，要通过具有威慑性的防抵赖机制，有效地杜绝泄密事件的发生，同时能够做到追责，倒逼借阅人高度重视保密工作。数字水印技术是一种有效的防抵赖机制应用方式，就是将借阅方的信息、用途等全面地嵌入到水印中，这种水印具有较好的隐蔽性且容易识别。

特别是嵌入水印中的信息不容易受到破坏，经过扭曲剪切等仍然能够保留完整的信息，这样借阅方不论通过何种方式，都不能够删除这些信息，因而也不敢进行泄密。因此，通过这种水印技术就可以较好地杜绝泄密行为的发生，同时可以在泄密发生后直接追责，严格按照法律进行处理，提高了泄密的代价，推动借阅人严格履行保密职责。

四、结束语

基层地质档案管理工作是一项重要的工作，这就要求档案管理人员不仅要提高自身的能力，同时也要提高自身的保密意识，严格按照相关的程序整理档案，做好档案的分门别类归档等工作，从而最大程度保障地质档案完整、安全，切实发挥出档案的价值作用。