浅析化工企业费用控制系统的完善

李轶

（陕西延长石油延安能源化工有限责任公司，陕西 延安 727500）

1 引言

随着市场竞争的白热化，我国化工企业面临更加严峻的挑战，部分国有化工企业出现了亏损情况。因此，通过费用控制来节省成本、提高利润，以谋求企业的生存和发展，成为化工企业的必经之路。本文针对当前化工企业费用控制系统普遍存在的不足，提出了完善费用控制系统的方案，以使化工企业在确保生产高质量产品的前提下，降低生产成本，增产厚利产品，最大限度地提高企业竞争力，为社会创造更大的价值。

2 费用控制系统的概念

我国《企业会计准则》中对费用的定义表述为：费用是企业生产经营过程中发生的各项耗费。根据性质不同，费用分为直接费用、间接费用和期间费用三大类。直接费用是指企业生产某一产品所耗费的直接成本，包括人工成本、材料成本、机器使用费和其他直接投入。间接费用是指企业组织和管理生产所发生的各种费用，包括生产人员的工资和福利、办公费、机物料消耗、劳动保护费、机器设备的折旧费、修理费、低值易耗品摊销等。期间费用是指除直接费用和间接费用外，企业正常运营需要消耗的费用，包括管理费用、营业费用（或销售费用）、财务费用、雇佣第三方费用（如企业雇佣法律顾问的费用支出）等。费用控制系统是指控制企业生产经营过程中各项耗费的系统，由若干个对费用控制发挥特定作用的部分组成，且各个部分相互作用、相互依赖。费用控制系统贯穿于企业费用控制的各个环节，从产品生产最开端的估算、预算开始，到最终的结算、决算，以及针对生产、销售等阶段各种耗费的所有控制办法和流程，都是系统的一部分。费用控制系统通过多个环节、多种办法，对企业各种耗费进行科学合理的控制，对企业缩减费用、增加利润发挥积极作用。

3 费用控制的原则

费用控制并不是一味地压缩成本，化工企业在完善费用控制系统时要遵守一定的原则，具体来讲，主要有以下两个方面。

3.1 经济性原则

费用控制最直接的目的就是降低成本、增加利润，从而提升企业的经济效益。但是在费用控制的具体实践中往往会面对两对矛盾：第一对矛盾是短期利益与长远利益的矛盾。在处理这一对矛盾时，应该着眼于长远利益，如新技术的研发、新设备的采购等，虽然短期来看费用开支会大幅增加，但是长远来看，随着新技术、新设备的应用，生产成本必然会下降。第二对矛盾是生产成本与产品质量之间的矛盾。压缩开支、降低成本在任何时候都不能以牺牲产品质量为代价，同时，也不能为了产品质量不计成本，企业最终是以营利为目的，费用控制就是要在质量与成本之间寻求平衡。

3.2 全面性原则

全面性原则指的是费用控制要做到贯穿化工企业生产的全流程、覆盖化工企业的所有部门和全体员工。化工企业在构建费用控制系统时要着眼于全局，要做到事前预算、事中控制、事后评估相结合。费用控制不仅是财务部门的工作，费用控制工作的真正落实需要企业全体员工的共同参与，因此，要在全体员工中建立费用控制的理念，只有这样才能避免浪费现象。

4 现行化工企业费用控制系统及其不足

4.1 现行化工企业费用控制系统

目前，化工企业常用的费用控制系统是以下4 种常见成本控制方法的组合。

4.1.1 总体预算控制

企业每年定期编制各项费用的年度预算，财务部门按规定严格审核，实际费用金额不得超过预算，以达到控制费用的目的。这种方法的优点是简单易操作；缺点是由于化工企业生产成本的波动性和难以预料的费用支出，造成准确性不高，与实际费用偏差较大。当面临这种情况时，往往需要多个部门协调，且需要上级查实并认可，进而纠正偏差。这一方面会造成管理效率低下；另一方面在纠偏过程中造成了额外的费用支出。

4.1.2 标准控制

企业对单项支出设定最高消费限额或标准，通过这种方式控制的费用通常包括住宿费、接待费、机票、船票、门票、出差餐饮补贴等。这种方式在企业中得到广泛使用，其优点是控制标准进一步细化，操作简单易行；缺点是适用范围窄，仅适用于可量化的标准费用，弹性不足，对办公费、车辆费、商务招待费等不适用。

4.1.3 分类控制

企业将费用划分为可控费用和不可控费用，财务部门根据可控费用的性质，分析各种可变因素，将部分可控费用的报销金额与当期利润或收入挂钩，各部门的可控费用属于考核内容，不得超限。这种控制方式的优点是费用控制工作进一步细化，对费用支出进行分类，更符合公司业务发展的实际情况；缺点是某些费用处于可变与不可变的中间地带，存在部分费用报销限额不合理的情况，导致控制目标不准确，从而制约实际业务的开展。

4.1.4 分部门控制

企业经过实际调查和反复验证，为各个部门设置预算限额，并与利润挂钩。这种控制方法的优点是在费用开支上灵活性强，无需上报申请每一笔费用，各部门可以根据自身的预算限额，自由开展本部门的工作；缺点是考核难，在超出预算的情况下，部分部门无法完成工作，影响企业的整体发展。

4.2 现行化工企业费用控制系统的不足

以上4 种费用控制方法各有优缺点，因此，许多企业根据自身的实际情况综合使用，在很大程度上达到了费用控制的目的。但在具体实践中也存在许多不足，主要体现在以下几个方面。

4.2.1 对直接费用和间接费用控制不力

现行费用控制系统对期间费用，即各种办公费用、差旅费用、行政费用等比较严苛，有些企业甚至控制日常办公使用纸张的数量，这无疑大大减少了此类费用支出，但缺少有效的方法来控制直接费用和间接费用。直接费用和间接费用是产品生产的必然耗费，是化工企业最大的费用支出项目，对直接费用和间接费用的有效控制，其重要性远大于控制期间费用。

直接费用和间接费用的控制之所以是化工企业费用控制的难点，原因是多方面的。一方面，直接费用和间接费用的耗费多寡，与市场的波动息息相关。例如，材料价格的小幅上涨、机器零部件的稀缺等，都可能导致费用支出大幅增加。企业在对费用支出进行预算时，如果无法紧跟市场变化，其预算就会与实际费用支出存在较大偏差，无法做到精确预估。当预算与实际支出出现较大偏差时，便会出现较多的纠偏环节来修正误差，如投入更多人力物力或加工加料等，这样会耗费企业资源，造成额外开支。另一方面，财务部门和生产部门脱节。财务部门是费用控制的主管部门，通常情况下，财务部门工作人员对生产部门不了解，对生产流程不清楚，获得的信息也不完整，导致计算得出的数据不准确，从而使决策者作出错误的决定。

4.2.2 脱离企业的实际情况

当前，部分企业的决策者意识到费用控制的重要性，也有费用控制的决心，但缺乏经验，只能参照其他企业的做法，或者聘请第三方公司进行协助，但这样往往和自身企业的实际情况有所出入，最终无法做到真正的费用控制。

4.2.3 基层员工对费用控制的重要性认识不足

费用控制不是财务部门一个部门的工作，也不只是企业高层领导等决策层的工作，需要各部门和全体员工的密切配合。但是在公司的实际经营中，中底层管理人员和一线工作者对费用控制的重要性认识不够，缺乏费用控制意识，没有真正把费用控制落实到日常工作当中。究其原因，目前的考核机制往往和工作量、利润率挂钩，没有和费用控制挂钩，这使得基层员工只看重工作目标的完成，为了实现工作目标，浪费问题比较严重。

5 化工企业费用控制系统的完善

化工企业应根据行业特点不断完善费用控制系统。针对前文总结的当前化工企业费用控制系统普遍存在的问题，本文主要从以下两个方面提出完善方案。

5.1 完善预算计算方法，规避市场影响

化工企业是连续性生产的流程型企业，在实际生产管理过程中，只有做到精确预算，减少市场波动带来的干扰，才能保证供应链和生产线的稳定，才能实现满负荷生产，降低资源消耗，实现费用的控制目的。因此，完善化工企业费用控制系统，必须洞察市场波动，把控生产预算。对此，需要通过以下两种方法完善预算计算方法，有效规避市场影响。

5.1.1 引入精算人才，实施精细化管理

由于化工企业日常生产、管理的复杂性，加上市场的瞬息万变，导致计算得出的预算与实际费用支出偏差较大，这极易造成盲目生产，生产消耗及损失加大，影响费用控制的效果。因此，精确预算每一个生产环节的费用支出是化工企业实现费用控制目标的基础。

企业精算是指精算师通过数学模型，精确计算企业费用开支的每一个环节，并预测市场波动等未来因素带来的影响。作为新兴事物，精算原本用于复杂的金融、社会保险等行业，但近年来精算业务开始拓展到传统企业，为企业决策和日常管理提供严密的数据支持。现代企业发展到今天，面临的竞争和挑战越来越多，企业管理也由以前的粗放化管理，逐步转为精细化管理。精细化管理的特征是运用现代信息技术，建立综合预算管理体系，细化工作要求，实现精细化管理过程，做到操作流程标准化，让企业的战略规划在各个环节得到有效实施。

精细化管理的实施，要求化工企业对各个环节进行高精度计算。因此，化工企业需要引入精算人才，通过对原材料、燃料、动力、工具、人工等各项消耗预算和费用预算进行精算，获得最接近实际费用的数据，再根据条件波动，如原材料价格的上涨或下跌等，制定极具弹性的纠正模型，从而得到最精确的数据。一方面，企业可以最大限度地控制企业费用；另一方面，企业决策者可以根据精算数据作出更科学的决策。

5.1.2 引入大数据技术，完善费用控制系统

如果说精算人才是对企业费用核算专业人才的强化，那么大数据技术则是对企业费用核算平台的提升。首先，大数据技术可以优化化工企业的供应链。费用控制的一个难点是供应链的波动，供应链任何一个环节的价格波动，都会影响最终的生产成本。而供应链价格的波动，往往多个环节相互影响，形成连锁反应，产生极其复杂的波动效应。大数据技术可以基于全行业数据，开展科学分析和预测，重新优化供应链，为企业节省费用。其次，大数据技术可以有效规避风险。大数据技术收集的是全局数据、精准数据，并通过大数据计算和统计了解企业发展过程中的规律，利用大数据提供的分析结果，可以预测企业可能面临的风险，并根据风险等级，计算规避风险的费用，达到企业费用控制的目的。再次，大数据技术可以优化费控制度。基于大数据技术分析企业现行的费用控制制度，根据企业实际情况，找出费控制制度的不合理之处，帮助企业决策者改进优化费控制度，进一步帮助企业控制耗费。最后，大数据技术可以实现智能化办公。大数据的优势不仅仅体现在它的数据挖掘和分析能力，更直观的是，它带来了智能化办公、无纸化办公、高效率办公，简化工作步骤，降低工作强度，减少了工作量和资源投入，直接帮助企业降低期间费用。

5.2 加强制度管理

针对化工企业基层员工对费用控制认识和实施不够、费用控制系统脱离实际情况的问题，需要做好以下工作。

5.2.1 建立完善的费用管理体系

为规避生产过程中的资源浪费现象，化工企业要优化生产流程，加大技术投入，采用更加合理的管理方式，提高生产管理水平，实现零积压、零停滞、零缺陷的目标，并在生产过程中不断优化费用控制。企业管理人员要善于发现企业生产经营中的不足，根据企业实际发展情况制定正确的费用管控制度，一切费用管控工作都应按制度、照计划进行。在费用控制的具体工作环节，要注重精细化分析，建立合理的费用控制指标，以此规范企业的费用控制工作。面对随时可能出现的问题，企业要做好预判和预防策略，制定费用控制预案。

5.2.2 完善各种费用支出模型，细化支出项目

企业应根据每一个费用项目的特点以及费用项目的波动程度匹配合理的估算方法，如固定资产折旧、无形资产摊销、各类税费等费用可按照相关会计、财税政策的规定按比例计算。同时，根据重要等级，根据费用的性质、金额的大小、控制的难易程度、发生的频率等特点，将费用划分等级，设置不同的审批流程和权限。通过细化费用模型，进一步压缩预算费用和实际费用的偏差空间，并为财务部门提供快速可靠的估算方法，使之更符合实际情况，提高管理效率。

5.2.3 完善考核制度

化工企业可以将费用控制纳入考核范围，在考虑部门、员工的工作量和利润创造率等各项指标的同时，需要对其费用控制成效进行考核。人事管理是化工企业费用管理的重要组成部分，化工企业要深入解读费用控制要素，要让每一个部门、每一个员工认识到费用控制的重要性，并积极落实。值得注意的是，在把费用控制成效纳入员工考核范围的同时，企业管理者应该把握好重心，处理好企业费用控制和企业必要开支之间的平衡关系，不能单纯为了费用控制而进行费用控制，造成企业正常生产经营活动无法开展。

6 结语

综上所述，生产预算的不精确、费用控制系统的脱离实际、费用控制理念的滞后性是目前化工企业费用控制系统不完善的主要体现。因此，本文提出化工企业应该引进精算人才和大数据技术，解决预算不够准确的问题，并运用大数据优化费用控制管理，预测企业风险，稳定供应链，从根源上解决费用控制问题；管理层在日常管理中要根据企业自身实际情况灵活应对费用控制问题，不能僵硬化和教条化，需要把费用控制纳入员工考核范围，从而使费用控制理念下沉，使化工企业的费用控制工作真正落实到企业生产的每一个环节。