优化合同管理的信息化应用提升党校综合管理水平

梁晶晶

(铁道党校，北京 100088)

合同管理信息化是以现代信息技术日新月异的发展为依托，综合运用合同管理知识，创建和完善与发展需求相适应的合同管理信息系统，实现合同管理全过程的信息化，从而增强用户的合同管理能力。2019年11月以来，铁道党校开始启用中国国家铁路集团有限公司企业管理和法律事务信息系统(以下简称“企法信息系统”)从事合同经办相关事宜。两年多以来，企法信息系统运行状况良好，铁道党校合同经办的工作效率得到了大幅提升，合同管理逐渐走上了规范化、科学化道路。与此同时，我们也在合同管理信息化应用的实践中发现了一些存在问题。现以合同管理人员的视角，从以下三方面论述关于优化合同管理信息化应用的思考。

一、优化合同管理信息化应用的主要意义

1.全面贯彻党中央对党校信息化工作的重要指示精神

《中国共产党党校(行政学院)工作条例》中提到“各级党校(行政学院)应当充分发挥信息化在教学科研和日常管理中的重要作用，重视运用现代信息技术”，明确规定了信息化在党校(行政学院)工作全局中的覆盖范围和应用方向。如果把党校(行政学院)教学、科研、行政管理、后勤服务各项办学活动形容为纵切面，那么信息化建设就属于横切面的内容，它对于以上所有这些工作都具有十分重要的保障作用。优化合同管理信息化应用有助于保障党校教学辅助管理、行政管理、后勤服务的提质增效，进而全面促进党校教学科研工作稳中求进。

2.落实我国法治建设的制度，提升党校综合管理水平

自企法信息系统法治办启用以来，铁道党校成立了法治建设领导小组和法治建设办公室。法律顾问通过企法信息系统审阅合同，指导教职工修改有待商榷的合同条款，最大限度地确保了合同文本表述清晰、内容严谨。优化合同管理的信息化应用能增进职工们的法治意识，从而在各种日常工作中循序渐进地落实我国法治建设的制度，保护党校的合法权益不受侵害，实现党校综合管理水平质的飞跃。

3.推陈出新，持续完善合同管理信息化应用

许多单位习惯使用OA平台合同工作流程来完成在线合同会审，但因功能陈旧无法满足日益复杂的经办需求。以往大部分单位主要关注合同的事中管理，忽略了事前、事后管理，“重审签、轻履行”的合同管理方式容易造成风险隐患。这使得企法信息系统应运而生，该信息系统基于信息化应用的合同全过程精准管理，有利于单位形成“事前防范，事中控制和事后补救”的完备合同经办工作链条。通过不断规范企法信息系统的使用，有利于形成周密的合同管理体系，巩固《中华人民共和国民法典》的学习成果。

在企法信息系统中，相对方管理模块可查询并更新合同相对方公司的信用信息，有利于防范签订合同前的部分风险，尽量保障我方的利益不受损害。在企法信息系统中设置合适的履行计划和监控节点便于分阶段如实反映合同的履行情况，把控合同的履行进度，进而保障合同双方如期履约。合同的事后管理对应合同归档模块，这个模块不仅是对线下纸质归档情况的记录，还实现了线上归档。企法信息系统正式上线运行后，我校统一规定了合同档案编号的格式，这个措施有助于建立齐备的合同电子档案，促进了我校《中华人民共和国档案法》的普及和施行，为日后的合同管控积累了成功经验，为完善合同管理信息化应用奠定了坚实基础。

二、目前我校合同管理信息化应用存在的主要问题及原因

1.合同经办人员存在不规范填写的情况，不利于后期合同归档工作的开展。在企法信息系统中合同说明是非必填字段，某些用户初期使用企法信息系统时，特别是发起一些时间紧迫的合同时未填写合同说明，造成在日常工作中需要查询合同立项和合同前期工作的有关信息时，不能准确追溯以往一些重要工作事项，从而使得合同档案中的某些内容有所缺失。

2.在合同起草环节，填写内容的偏差会导致合同无法正常流转。经办合同时，难免会由于不可抗力原因导致合同产生倒签现象。在实际操作过程中需倒签某个合同时，会出现填写“倒签理由”却无法保存成功的情况。主要原因在于合同起草时间默认填充为合同启动人初次在企法信息系统保存草稿的日期，不能手动填写或修改，从而导致合同流转出现异常。

3.某些用户使用企法信息系统时，合同正文页面的加载速度过慢。根据使用说明手册，用户应当使用IE浏览器登录企法信息系统进行起草、编辑合同正文。但因为学校现有的终端办公电脑操作系统和IE浏览器的版本不尽相同，且某些用户的IE浏览器未按照使用说明手册中的指导来进行设置，所以在企法信息系统的高峰使用时段，某些用户的电脑会发生合同正文页面过加载速度过慢的现象。

4.一些合同经办人员未如期反馈经办合同的履行进展。日常工作中经常会出现一些突发情况，经办人员等完成紧急任务后有可能错过了履行计划某一阶段的截止日期，从而导致合同经办人员未能如期反馈经办合同的履行进展情况。

三、优化合同管理信息化应用的主要途径与措施

1.每个部门的合同经办人员并不是专职人员，同时还负责其他日常工作，因此，当部门或科室内每年需签订的合同数量较多时，应采取AB角色策略来管理合同，保证每个部门至少有两人能正确使用企法信息系统来经办合同，确保合同在企业信息系统的正常履行。

2.我校编写的《合同经办工作说明书》明确规定了合同说明的格式要求，有助于合同经办人员填写“合同说明”。在“合同说明”填写过程中，经办人员可以简要填写合同立项的理由和合同的目标、金额和主要进程等信息，从而厘清合同的主要脉络信息，便于今后的合同查询、追溯、总结和归档。

3.如果需签订的合同有固定的起止日期，合同经办人员在着手发起合同时，应注意起草时间与合同起始日期的前后关系。若因不可抗力因素导致合同实际发起时间晚于合同起始日期形成倒签，应核对起草时间，如果确实需要倒签合同并且已有领导审核过的倒签说明，可与管理员联系删除之前保存的草稿，然后重新起草该合同，这样就可以履行倒签程序，从而确保该合同正常流转。

4. 在Internet选项中选择关闭浏览器时应清空“Internet临时文件”文件夹，这个自动清除网页临时文件的功能有利于加快合同正文页面的加载速度，提高办公效率。

5. 可在办公电脑上用Excel构建本人经办的合同简要表格，查询相关资料学习并使用Excel的函数功能，用以设定合同履行反馈日期的提醒，这样在由于某些原因暂时不能登录企法信息系统时也能通过查看合同简要表格了解每个经办合同的履行计划阶段期限，尽量如期反馈经办合同的履行情况。

如何提高党校的现代化管理水平，拓展党校信息化的深度和广度，是我们当前面临的挑战。优化合同管理的信息化应用是灵活运用信息技术的有效尝试，可以以点带面，以面为体赋能，为实现党校现代化、精细化、体系化管理建设提供坚强后盾。