依托信息技术支撑，积极推进档案服务能力建设

刘想想

(黑龙江省林业设计研究院，哈尔滨 150080)

众所周知作为当今时代发展的一大必然趋势，新一代信息技术已经被广泛应用于我们工作生活的方方面面，也包括引领着档案事业全面数字化转型的未来发展方向。正因如此，档案工作在信息化管理建设进程中也正面临着前所未有的机遇与挑战。特别是面对全社会日益增长的现代化档案服务需求，档案管理的服务业态、服务对象、服务模式、服务流程以及档案资源储备形式等，也将随之发生巨大改变。简言之，档案工作将在兼具馆藏资源数字化、信息检索便捷化、信息传输网络化、信息资源共享化和服务范围扩大化等诸多优势特点的信息化建设下一改既往传统档案只重实体储存与利用的单一服务模式，逐步向多元档案资源库、档案信息处理中心、档案用户数据管理群等档案资源共享服务的平台模式迈进。在这种大时代背景下，就要求档案工作者必须加快转变传统工作中的思维定势、习惯方法和传统模式，进而通过不懈的努力探索新的科学方法和高效模式。

经多方调研，我们不难发现传统的档案管理比较注重馆藏数量，并且档案资料普遍以纸质载体为主，致使在整理和开发信息化档案方面，会产生优质的电子资源储备不足的情况。除此之外，由于纸质档案资源的自身性质，也易导致其服务流程存在一定的短板和局限性，很难充分满足伴随时代发展而越来越多样化的档案服务需求；同时较单一的服务方式还经常造成一定程度的人力、物力上的浪费。有鉴于此,当下档案事业在面临转型升级时所提出的新要求之一，就是档案信息化的服务意识亟需加快转变。依据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》对档案事业转型升级所提出的文件精神，我们可以确信：为适应国家治理体系和治理能力的现代化要求,以信息化为核心的档案管理现代化，将是档案事业下一阶段工作的重点目标[1-3]。

该文将结合自身的具体工作实践和体会，就如何在充分释放档案资源巨大潜能的基础上着力加强档案工作的服务能力建设，进一步开发档案资源的利用效益，为用户提供更加多元和优质高效的服务提出几点看法，以期从整体上将信息化与档案管理中的各项服务工作深度融合，优化流程、提高效率，全面提升档案管理信息化的综合实力。

1 加快转变档案信息化服务意识，全面提升档案信息化服务能力

实践证明，在当今经济社会快速发展的大时代背景下，档案基于记录历史资料的自身性质，已经越来越受到社会公众的普遍重视。档案作为一项为社会公众提供记录、整理和保管等服务性工作，其服务属性本身也是档案工作能够赖以生存与发展的重要基础。因此，档案部门要想充分发挥自身工作的价值和优势，就必须将服务作为所有工作的众中之重。首先，在目前档案事业正处于转型升级阶段，作为档案工作人员必须加快改变传统档案工作中服务意识较为薄弱的思维定势，在开展档案服务的过程中，迅速把服务意识放在首要位置，使档案工作全流程都紧紧围绕着用户需求而服务展开。其次，我们还要在切实做好档案需求服务的基础上，进一步去探索提升档案信息化服务与管理的创新思路——也就是在实施档案管理信息化、数字化过程中，我们要积极转变服务形式，努力提升服务品质，全面优化服务流程；结合各种不同实际情况，不断创新服务内容，包括对管理理念、服务方法以及运作模式不断进行科学性创新，等等，以便使档案工作从业人员尽快转变服务观念，尽早适应档案信息化工作流程，尽快提升信息技术支撑下的服务能力和服务成效。只有这样，档案信息中存凭、留史、育人等信息资源才能得以充分利用，其巨大的潜力和价值才能最终得以充分发挥[4-6]。

2 科学优化档案工作服务流程，精准促进档案服务成效提升

在信息化时代，档案管理工作信息化作为一项庞大且复杂的工程，需要我们档案服务人员首先要立足眼前，才能放眼全局。在平时的档案工作中，就要大力推进档案载体数字化，积极开展档案电子资源的归档、接收和整理等工作。因为只有这样才能为后续的档案管理信息化进程打好基础。其次就是要规范制定标准，然后再依照规范和标准，分步骤、分阶段地稳步推进完成。众所周知，档案资源电子化最主要的优点是存档简单方便，不再像传统档案纸质载体那样大量占用空间面积，同时特别容易损坏丢失。但是在这里需要强调的是，要想真正发挥好电子档案资源的优势，最重要的是需要我们档案工作人员，根据不同的档案信息制定不同的归档标准，分层次、分质量、分形式的有序归档。所以，档案工作人员除了要熟知相关电子档案管理规范，包括熟练掌握信息化技术以外，还要根据不同类别的电子文件档案进行管理期限和规则方面的明确了解和确认，并据此制定配套的具体管理要求，以确保每份“应归尽归、应收尽收”的档案资源齐全有序，科学规范地完成归档流程，进而为这些档案资源创造一个良好的归属地。最后一点就是明确目标，齐抓共管。应该说，要完成档案全流程管理工作，仅仅依靠档案工作人员单方面努力是远远不够的，同时还需要每个归档部门按照档案工作规范与要求，认真负责地参与到归档工作中来。一方面，档案工作人员要努力突破传统服务流程中存在的种种弊端和限制，真正以用户需求为导向，从长远规划角度出发对待各种档案信息资源；同时立足在最优化管理的层面上，努力提高各种管理要素的交融度，藉此增强档案信息资源的真实性、有效性、完整性和有序性，最终为用户提供最优化的档案信息集成服务。应该说，只有运用了这种服务与管理通力合作、齐抓共管的工作模式，我们才能尽早完成档案管理信息化的目标[7-9]。

3 重点加强档案服务团队培养，依托复合型人才支撑可持续发展

概括讲，当下我们档案服务方面的现代化需求，也正伴随着信息化时代的飞速发展同步与时俱进，这就必然需要我们及时优化单一的档案人才建构，抓紧打造一支掌握新知识、新技术以及现代化管理和服务能力的综合型档案人才队伍。由于管理电子档案与管理纸质档案有着截然不同的方式，特别是面对档案信息内容数字化、电子档案的安全性保存、文档一体化处理、多样化开发利用数据资源等现代化技术手段，所有这些都已经对当下的档案工作从业人员提出了新的和更高的技术性服务要求。有鉴于此，我们档案工作者首先就要积极转变服务观念，不断更新服务方式，努力掌握新一代信息化服务技术，进而从根本上提高档案工作的现代化服务水平，并加快促进完成档案信息化管理的规范化和安全化。与此同时，我们还应结合自身工作实践，借助各种专业技术培训和知识更新，不断历练能力提升水平，努力争取锻炼成为一名可以持续满足档案信息化建设的专业复合型人才。

有关档案服务团队建设，该文着重以下三条路径进行深入探讨。

3.1 培养计算机网络人才

伴随我国信息化水平的不断提高，当前的计算机网络已经成为各机关和企事业单位不可或缺的工作平台，并且在各单位的日常工作中处于重要的地位。这也包括将计算机网络技术运用到档案资源和安全体系建设中来，培养可以全面应用现代信息技术的档案工作人员等，可以说这将是未来档案管理信息化建设的关键要素。这就迫切要求我们，尽快通过计算机网络教学培训，全面掌握互联网的基本原理、网络管理、网络安全和系统操作等方面的相关知识；同时还应抓紧掌握具备专业设备的使用技术，掌握局域网系统组建、安装、配置和维护等方面的技术方法分析、包括能够熟练使用计算机常用软件工具，并具备一定的网络程序设计能力等。

3.2 培养档案信息资源数据库人才

为高效推进档案信息化管理的建设进程，需要我们将数字化信息技术积极应用到档案管理系统中来，包括对档案进行归档、整理、扫描，进而转化为数字化档案，并建立相应的数字化档案信息资源库，为数字档案库的建设提供信息资源储备。上述这些工作内容的完成，需要我们培养大量精通数据库技术的档案专业人才。因此，也需要各档案管理部门，通过人才引进、选调和专业培训等诸多措施，尽快培养和打造一支能够符合现代档案信息化需求的专业人才队伍[10]。

3.3 不断优化档案人才资源结构

鉴于档案工作的特殊性质，诸如流程繁复且较为枯燥等。这就格外需要相关单位关注和重视其档案信息化人才的重点培养，包括建立奖励机制、配备硬件设备和优化工作环境。尤其是尊重和肯定他们的创造性工作成果等方式方法，有效调动相关专业人员工作的积极性，并藉此来调整和优化档案人才资源结构，使每一位有专业特长的、优秀人才都能找到属于自己的岗位，最大限度地发挥自己的优势与才能。只有这样，档案人才资源才能得到真正有效的开发和利用，进而也能有效提高整体档案工作的系统效率，为促进复合型人才资源可持续发展打下一个坚实的地基。

4 以人为本发掘潜力，优化提升档案服务的社会价值与资源效益

档案作为承载历史记忆、文化精华、科技成果和人文经验的伟大文明成果，其自身具有着相当深刻的传承性和规律性，它往往象征着一个时代的政治、经济发展水平和社会文明程度。同时，档案工作也是一项为社会大众提供各种信息资源和依据支撑、以便于社会各方各面参考和利用的服务型工作。尤其是在今天，伴随着各种先进信息技术的出现与运用，档案信息化资源也正越来越广泛地共享使用在经济、文化等诸多领域，为全社会的发展和进步提供了重要的参考凭证和借鉴指导作用。可以说档案的社会价值和资源效益正越来越普遍地得以实现。也正因如此，当下社会各方面的广大用户，正迫切地希望档案服务人员，能够从高科技的角度出发，充分利用互联网加大数据等新一代信息技术，为自己提供更为广泛、高效、便捷和安全的现代化档案服务。同时还应看到，面对更深入的市场化发展带来的机遇与挑战，也正要求档案服务必须从市场的实际需求出发，依据不同用户群体的具体需求，为其提供定向的信息资源和个性化服务，进而把“以人为本”的服务价值发挥到最大化和最优化，最终实现尽细微、至广大的现代化高水平的档案服务[11]。

基于此该文认为现代化档案管理若想在社会价值和资源效益层面上，跨越式地达到一个新高度，那么档案工作服务人员就必须在工作中坚持秉承“以人为本，一切为利用者服务”的从业理念，在着力提升个性化服务水平、创新突破服务陈规等诸多方面充分做足准备。包括首先要努力完善档案服务中的运作机制，为用户提供反应快捷、信息灵敏和优质高效的定制服务，不断增强服务的针对性、时效性和预见性等，进而实现档案资源利用率的最大化。其次还要主动靠前寻求档案资源的共建共享，通过采用信息化技术，不断拓宽档案服务方式、方法、路径和领域。例如在原有的用档规范基础上，要有意识地去研究、创新档案数据资源的收集方式、整合范围、协作对象、利用模式和服务目标等。尤其是要积极利用个性化搜索服务技术、信息推送服务技术、信息检索服务技术和数据挖掘服务技术等先进的网络技术手段，为有需求的机构和用户提供准确度高、安全性强的个性化定制服务；在共建、共享、协作和服务等方面充分释放档案资源巨大潜能的基础上更加富有成效地提升档案服务的社会价值和资源效益，为经济社会发展积极贡献档案工作者的智慧与力量[12-13]。

5 结论

信息化时代带来了挑战，也创造了更多的机遇。作为当今信息化时代的档案工作者，我们应该顺应时代的发展，努力把握机会，并加快转变服务意识，创新服务模式，积极拓展和推进档案信息化建设。通过高效优质的服务来切实提高档案事业的社会地位和影响力。