企业档案管理外包的动因及可行性

朱晓章

中国华电集团资本控股有限公司

现阶段，企业管理工作面临着诸多的挑战，不仅影响到企业的市场竞争水平，也影响着企业的长远发展。其中，档案管理工作是一项成本较高、专业性要求较高的工作。因此，越来越多的企业选择了外包的管理模式，以此来实现资源有效整合，提升档案管理的科学性。

一、档案管理外包的动因分析

（一）有助于降低企业管理成本

档案管理外包有助于降低企业管理成本，提高利用率[1]。企业将档案管理工作进行外包的影响因素是多样的，其中最为关键的是运用外包的形式能够有效地减少企业运行的成本。尤其是大型企业而言，每天拥有大量的业务表单与管理文件、档案等，应当设置专业的文件及档案管理的地方，配备专业的管理人员。因此所消耗的成本较大，针对企业来说，这是一件额外边际成本消耗过多的问题。而档案外包工作可以将该项业务转包出去，花费少了的成本来实现有效的资源优化，能够有效地提升管理的水平，并且能够节约企业的成本。

（二）有助于提高档案管理的专业性

随着市场经济的不断发展，企业也面临着转型发展与创新发展的机遇与挑战。企业各个部门的改革较为迅速，但是针对档案管理工作的改革相对滞后，技术也存在限制。企业档案管理面临的最大问题是如何促使企业档案工作改革与现代企业的发展相匹配。而档案外包方式能够充分发挥档案管理企业的专业性，应用先进的技术，实现与市场发展需求相匹配。

（三）有助于提升企业市场竞争力

档案管理部门的信息化建设及人才的专业性培养也是提升企业市场竞争力的重要因素。但是企业往往过多的重视生产经营工作的市场竞争力提升，而忽视了档案管理工作的竞争力提高。而外包企业能够将企业从琐碎的业务之中拯救出来，促使企业拥有更多的精力在市场经营等核心竞争力提升方面。现阶段，档案管理工作向着信息化的方向发展，但是所需要投入的时间与精力也是十分巨大的。而企业有限的时间不可能全面集中在此处，因此信息化的投入有所减少，不利用企业的发展。但是档案管理外包工作能够通过专业的设备及人才、成熟的技术等，实现档案信息化管理，实现企业信息化管理的大发展。

二、企业档案管理外包的可行性分析

（一）外包档案管理规模化

伴随着信息技术、市场管理制度的不断完善及发展，外包也逐渐成为企业各项工作开展的重要方向。外包是有效的利用外包企业的专业性来实现企业非核心业务的辅助工作。帮助企业可以集中精力来提高自身的核心竞争水平及工作水平。外包是新型经济竞争发展背景下所集聚的经营策略。20世纪90年代中期以后，外包也迎来了新的发展阶段[2]。外包依靠IT行业的发展，获得了迅速的发展，也使得外包成为管理的一种可操作的方式。随着现阶段企业组织结构的发展正在以小型化与扁平化甚至虚拟化的方向发展，而通信与网络技术等各种信息技术的应用也逐步呈现出进步的形式。新型行业也获得了迅速的成长与发展，企业正在不断提高自身核心竞争优势。档案管理业务外包已经成规模化的态势，在大型企业之中逐渐盛行，使得企业档案管理效率不断提升，为企业节约更多的资源来开展生产经营。

（二）外包档案管理技术专业化

伴随着社会经济与科学技术的不断发展，在信息化的推动下，企业在生产经营管理以及科研活动之中，纸质文件也逐渐被电子文件所代替。档案管理越来越以网络技术与通信技术作为核心，档案电子目录与电子文件形式查阅的优势也十分明显。档案数字化也成为重要的方向。档案数字化也并不是企业的核心业务，如果每个企业都将其作为重要的业务，开展数字化的而建设，则所需要的人力物力财力也十分巨大。所以，对于企业控制成本等多样化的因素实施分析能够看出，通过外部专业化的档案工作团队，为其开展档案管理工作，实施档案信息化的建设工作等都是十分必要的。现阶段档案外包企业管理的档案要比单个的企业自身的档案要多，同时也具备专业的存放库房、防霉防蛀、防火防盗的设备等，以此来确保档案管理的专业化。

（三）外包档案管理规范化

企业对于外包战略的选择，其主要的目标是获得成本低廉且效果显著的产品及服务，企业运用外包的形式来弥补自身的不足之处。据此能够更加重视核心业务的情况[3]。市场化的竞争态势下，需要档案管理人员的专业性，配置专门的设施，科学地进行管理，并且自主开展业务，以此来满足文件形成过程中节约成本与方便利用的优势。20世纪70年代开始，商业文件中心能够展现出对于技术的高度重视及依赖性。除此之外，商业文件中心的管理效率及服务质量等也呈现逐渐完善的态势。档案外包企业作为一家商业性文件中心，已经具备了较大的规模，且业务相对成熟，是一种全球性的行业，起源于20世纪40年代，发展至今已经有70余年的历史。现阶段，随着文件管理实践的深化实施，商业性文件中心仍然使用高效的管理形式，同时融入了新的手段，以此为客户提供优质化与专业性的服务。与此同时，商业文件中心的高效运转也使得档案外包企业实现了高质量的提升。

三、企业档案管理外包存在的问题分析

（一）管理人员专业性有待提升

1.档案管理人员外包意识不足。人员的意识不足会为档案管理业务的外包工作形成制约因素，也对于档案业务的开展起到了消极的作用。近年来，我国提高了档案管理工作的重视，对档案管理的法律法规等开展宣传，这也在一定程度上提高了企业对档案管理重视。一些企业组件了专业的档案管理部门，有效地提升了档案管理的领导水平。但是现阶段这一方式并没有在具体的实施过程中实现落实。档案管理过程中可能出现部分管理人员意识不足的问题，无法与企业档案管理的市场要求相匹配[4]。除此之外，在企业档案管理体系建设的过程中，并没有足够重视激励机制，使得激励机制缺乏完善性。在构建档案管理系统的过程中，企业档案管理人员的积极性并未实现真正的调动，导致企业档案整理出现遗漏，档案内容缺乏针对性及有效性。使得企业档案外包管理工作面临多种问题。

2.档案管理人员专业技能缺乏。市场经济体制下，企业呈现出迅速发展的态势，档案管理外包工作也进一步获得了有效的发展。这对于档案管理人员而言，面临着专业能力的考验。近年来，伴随着我国企业档案管理工作的有效开展，一些传统手工管理模式无法适应时代的要求。尤其是档案外包管理工作量大、技术性要求不高[5]。但是部分企业档案管理人员对于电脑应用的技能不够熟练。目前电子档案越来越占据重要地位。如果仅仅应用录入功能，则会影响整个数字化档案管理系统的建设，导致其建设速度较慢。企业档案管理业务工作实施的过程中，不能够起到良好的网络信息技术优势。计算机网络技术在企业档案电子化的发展进程中形成了良好的促进作用，能够有效地促进企业档案外包业务的数字化发展趋势。

（二）企业档案真实性有待改善

1.档案造假问题频出。为了获取利益，人们会对档案信息进行修改与完善，以此实现晋升、推迟退休以及获得资格的目标。而伪造的档案信息使得伪造者的真实情况无法被得知，面对上述不良社会风气，使得企业在员工信息的真实性方面无法有效的保障。企业员工或许由于自身伪造的档案与工作实际需求不相符，失去工作积极性，对于企业整体员工队伍的稳定性及经济效益发展等都形成不良的影响。因此，应当重点解决伪造档案的情况。

2.企业档案内容质量不高。档案就像是一个人的名片或者身份证，信息的真实性直接影响到个人与企业的利益，这也是最基本的要求[6]。一些企业在保留着的档案之中信息大量的缺乏时效性，导致使用的效率低，甚至不能够有效的辨别信息。企业档案管理的相关工作部门针对档案管理工作还缺乏明确的态度，不能够及时的补充档案管理的内容。档案只是记录了员工的个人信息情况，不能够真实地反映出员工的性格特征等。不能够根据档案来分析员工，也无法达到档案管理的真正要求。诸多的外包企业在进行档案交接的过程中，规则意识不强，导致档案遗失或者被更改。企业档案管理人员的责任意识不足等，使得档案缺乏真实性。

四、企业档案管理外包的优化建议

（一）提高企业档案管理人员的素质

1.强化档案管理人员的意识。企业档案管理的工作是十分繁重的[7]。所以，企业档案管理工作者应当培养良好的管理意识，以此来认真对待档案工作，不断提高自身管理水平。档案管理工作者需要意识到自身档案管理所承担的责任，并产生职业感，最大限度地提升档案管理的水平。企业高层管理者也应当提高档案保护意识，重视档案管理宣传工作的重要性。除此之外，也应当提高员工档案保护意识。企业层面需要规划长远的管理战略目标，将相关的档案管理规章制度落到实处，同时应当不断完善档案管理相关工作的制度建设，有效地推动企业档案外包管理工作的有序进行。

2.避免档案管理人员出现频繁流动。由于企业档案管理工作多数处于封闭性的环境之中[8]。伴随着档案管理业务的不断更新与发展，档案管理人员需要不断地提升自身的综合协调水平，帮助档案管理人员尽快地融入社会之中。建立完善的档案外包管理工作环境。与此同时，也应当健全人才选拔机制，科学地择选优质的档案管理人才，进一步促进档案管理外包水平的提高。另外，企业也应当定期开展档案管理者的专业知识及技能的培训，尤其注意数字化电子档案管理方面的功能，深化培养内容的深度。上述新生人才能够为企业的发展形成源源不断的活力，也能够帮助企业创新局面，以此为档案管理工作水平的提升提供源源不断的动力。

（二）提升档案信息的质量

1.企业重视档案管理工作。企业在开展档案管理外包的过程中，也需要关注高层领导与档案管理部门的思想水平提升，提高对企业档案外包管理的中实行，同时拟建优化对策及相关建议，避免企业档案管理问题的产生。企业管理人员也需要根据现有的法律法规，配置完善的人员及设备。制定科学的机制，改善工作环境等，以此来激发员工工作积极性[9]。

2.更新与补充档案内容。在档案外包管理过程中，应当在确保档案内容真实性的基础上，定期对档案的内容及时更新。企业之中包含多种多样的档案类型，因此，也应当针对性地选择相应的保存标准。企业在开展档案管理的过程中，应当不断丰富档案管理的内容。应当对员工的个人信息、性格特征、专业特长以及经验等进行全面记录，方便企业追踪员工的真实情况，为其制定针对性的培训方案及合理的岗位等。

3.促进企业档案信息化建设。档案信息化构建是档案管理外包企业需要关注的重要的内容[10]。信息化时代，传统的档案管理工作需要投入大量的成本，通过外包的方式实现档案信息化的建设，可以解决人力问题及企业成本问题。另外，档案管理信息化建设的过程中，应当培养相关人员的创新理念，创新工作模式，高效开展档案管理工作。

五、结语

档案管理外包现如今已经成为企业管理的重要方式，其动因主要是节约成本、优化资源以及提升专业化水平。因此，基于外包档案管理规模化、技术专业化以及管理规范化的优势，为档案管理工作的外包提供了强有力的可行性。目前，企业档案管理外包存在的问题，主要有档案管理人员素质有待提升、企业档案真实性有待改善。基于此，文章提出认为企业应当提高相关工作人员的素质，提高档案信息的真实性与及时性，以期能够为档案管理外包工作的有效实施提供一定的参考。