信息时代的电子档案归档优化探讨

王 艳 北新建材集团有限公司

随着信息时代的到来，各行各业对电子档案的归档管理越来越重视。电子档案与以往纸质档案相比，在归档难度、保存空间、利用效率、实际工作量等多方面具有明显的优势，因此，电子档案已然成为当前及未来一段时间内各行各业档案管理的主要形式。要想做好电子档案管理工作，就需要从归档管理做起，细化电子档案分类，明确电子档案归档要求，加强归档管理工作中对信息技术的有效应用，从而为档案管理工作效能的进一步提高打下良好基础。现首先分析电子档案的特征，其次对电子档案归档的内容及方法进行简述，最后基于信息时代背景，提出电子档案归档的优化措施。

在信息技术不断发展的当下，文件资料的数量日益增加，要想在安全可靠的前提下做好文件资料保存和管理工作并不容易。运用信息技术手段开展电子档案归档工作，能够在提高档案归档工作效率和质量的同时，借助信息加密技术来保障各类文件资料的完整性、安全性、真实性，使电子档案管理工作更加高效。因此，探究和分析信息时代背景下的电子档案归档措施十分必要。

电子档案的特征

要想优化电子档案归档措施，就必须掌握电子档案的特征。具体来说电子档案有以下五方面特征。

一是内容与载体的可分离性。数字信号是电子档案的主要存在形式，由于其为电子形式，因而档案内容可与储存载体分离，可将档案内容转移至另外的载体，或是利用网络传输给其他接收者。电子档案的呈现形态较为丰富，可搭配影音、图像等媒体，由多媒体集成的电子档案更具生动性。

二是对计算机系统及设备的依赖性。电子档案产生于计算机信息系统，因而需要借助计算机等设备对电子档案进行读取和传输。但与更新升级速度较快的计算机信息技术相比，电子档案的保存管理时间较长，可能导致最新的信息化设备无法读取几十年前的电子档案，因此，在电子档案归档和管理中需要实行标准化处理，以确保电子档案可被实时利用。

三是对元数据和背景信息的依赖性。元数据决定了电子档案的属性，包括电子档案的软硬件环境、文字处理软件、行文结构等。电子档案形成时，其相关流转过程、历史信息以及上下文联系等内容就是电子档案的背景信息。因此，元数据和背景信息是保证电子档案被有效、准确读取和传输的关键。若是在电子档案归档和管理中未能完善元数据或背景信息，很可能对电子档案的归档和保存产生影响。

四是载体多样和信息存储的高密度性。电子档案的载体较多，如磁盘、U盘、光盘等，此类载体对电子档案归档和管理的环境要求普遍较低。信息存储的高密度性体现在电子档案载体的储存空间方面，如档案级光盘容量可达4.7G,可存储近28亿个字符，压缩后的电子档案不仅便于归档，而且节约储存空间。

五是不稳定和不安全性。对于电子档案来说，在对其进行归档、读取、传输、管理等流程中需要多次分离与组合，容易导致电子档案在移交、传输、利用后形式和内容发生变化，如被非法读取或抹除。这将大幅降低电子档案的利用价值。因此，在电子档案归档工作中需注重其不稳定和不安全性，利用加密信息技术保障电子档案的完整和安全。

电子档案归档的内容及方法

电子档案归档内容

一般来说，电子档案归档主要有三项内容，即归档范围、归档时间、归档要求。结合电子档案管理规定分析，归档范围主要有电子档案的元数据和各类电子文件，电子文件有影音图像及文字符号等多种呈现形态；归档时间需要根据不同单位的具体要求进行明确；归档要求需保障电子档案满足可利用性、真实性、完整性、可靠性要求。只有电子档案满足以上要求时，才能按照归档流程进行处理。

电子档案归档方法

根据电子档案的初始存储位置，结合计算机运行逻辑，可选择更为合适、便捷的归档方法。电子档案归档方法主要有以下三种。

第一，物理归档。按照电子档案初始的存储位置可将电子档案归档方法划分为网络归档、介质归档两种。网络归档是指电子档案的主要来源为网络，且长期存储于网络空间；介质归档是指电子档案存储于有形的载体，如磁盘、U盘等，在对电子档案归档时需要将存储介质进行一并归档。

第二，逻辑归档。这种归档方法主要根据电子档案的具体格式进行分类归档，即按照电子档案在计算机系统中的运行逻辑完成归档。逻辑归档可在电子档案的初始位置进行保存管理，有助于提高电子档案的完整性和保证其真实性。

第三，双套制归档。此归档方法为前两种方法的结合，即将逻辑归档与介质归档或是网络归档相结合，从而形成相应的电子档案，再完成归档。双套制归档与前两种归档方法相比，在保证电子档案快速传输的同时，电子档案内容的完整性也能得到保障，因而更具安全性和可靠性。

信息时代下的电子档案归档优化措施

树立电子档案归档信息化思维

信息化思维就是在电子档案归档工作中利用现代信息技术，分析问题，解决矛盾，提升效率。具体来说，需要在电子档案归档工作中运用信息技术建立便捷、高效的档案资源管理系统，提高电子档案归档工作的时效性，使电子档案归档及管理工作实现信息化、数字化、智能化发展。因此，电子档案归档工作人员需明确工作目标，按照归档工作具体要求运用信息技术，如利用大数据技术识别、分类，汇集不同形式、不同内容的电子档案，即通过信息技术对影音图像或文字符号等形态的电子档案进行分类，提高电子档案归档的准确性和效率。

在信息时代背景下，信息化思维在电子档案归档工作中的运用应更加丰富、系统，比如，在对文字类电子档案进行归档时，应利用信息技术分析此类档案的被使用的频率，并将数据分析结果以曲线图的形式呈现出来，帮助工作人员能够以利用率作为标准对此类电子档案进行归档。这样一方面能够保障电子档案归档工作的效率，降低工作人员识别和分类电子档案的难度；另一方面便于日后对电子档案进行查询利用，从而大幅提高电子档案的归档与管理成效。

健全电子档案归档管理制度

完善的管理制度可使电子档案归档工作在有规可依、有章可循的良好环境下高效有序地顺利开展。为此，需要结合电子档案特征，对其归档工作进行严格规范。首先，针对电子档案内容与载体的可分离性特征，需要明确归档方法并以制度化的形式进行细化，如明确不同形态电子档案的归档载体，或是根据电子档案内容的重要性和价值来确定对其进行归档的载体，以便于对电子档案进行区分。其次，针对电子档案对计算机系统及设备的依赖性与对元数据和背景信息的依赖性，需要对归档标准进行统一规范，在保证电子档案完整、真实、可靠的前提下，根据电子档案归档及管理的相关规定有序开展后续工作。这样能够使电子档案在归档及后期使用中被顺利读取、传输，增强了电子档案的可利用性，同时可避免归档工作因电子档案自身问题而出现重复处理的现象，造成人力、物力等资源浪费。最后，针对电子档案载体多样和信息存储的高密度性、不稳定和不安全性，对归档工作人员的责任意识和工作行为进行规范，使其在对电子档案归档时能够选用符合不同形态的电子档案存储载体，并加强对电子档案归档的安全管理，确保电子档案在归档环节处于完整、安全的管理状态。在此过程中，工作人员应针对不同形态的电子档案应用相应的信息化加密技术，比如设置访问权限、应用密匙等方式，使电子档案在归档工作的全过程可以被有效保护，从而为提高电子档案归档与管理成效奠定可靠基础。

明确电子档案归档流程

第一，明确归档范围。不同企事业单位对电子档案的归档范围有不同的标准和依据，只有明确电子档案归档范围才能使工作人员有针对性、选择性和目的性地对电子档案进行归档。在明确归档范围时，不但要考虑本单位对电子档案的管理要求，而且要利用信息技术对电子档案的价值进行科学分析，如档案利用率、档案内容重要性等，使被归档的电子档案包含全部的、有价值的文件资料。只有这样才能凸显出电子档案归档利用信息技术的作用和必要性，从而更好地进行电子档案归档。

第二，做好电子档案检测工作。电子档案检测是对其进行归档和管理工作的一个不可或缺的环节，不仅有利于提高电子档案归档工作的效率，还有利于后期对电子档案的管理。对电子档案进行检测是为了保证其元数据、背景信息、存储载体的有效可靠和完整安全，只有符合这些条件的电子档案才能进行归档，才能体现加强归档工作管理的意义。可见，电子档案检测具有重要作用，因此工作人员应重视此项工作，规范统一检测标准，提高电子档案归档质量。

第三，制定合理的归档接口。电子档案归档需要制定一个合理的归档接口，可通过信息技术与本单位电子档案归档与管理要求对接口进行明确，既要保证归档工作能够顺利开展，以便对各类需要被归档的电子档案进行检测，也要保证电子档案的安全性。

提高工作人员运用信息技术的水平

在开展电子档案归档工作的过程中，需要注重提高工作人员运用信息技术的水平，促使其转变工作思路，适当调整原有电子档案归档工作的理念和方法，避免电子档案归档工作存在各级人员沟通不顺畅、信息交流存在误差等问题，确保电子档案被顺利归档。为此，应加强对工作人员的信息技术培训力度，基于电子档案归档工作需求和管理要求，结合信息技术对工作人员进行培训指导，并通过微信群、QQ群、钉钉、腾讯会议等媒体平台进行沟通交流，方便工作人员之间探讨业务问题，保证电子档案归档培训活动的连续性和畅通性。此外，需要通过绩效考核的方式对工作人员在实际工作中运用信息化技术的质量和效率进行考评，使电子档案归档工作人员明白运用信息化技术开展具体工作的重要性和意义，从而更加高效、有序、合理地利用信息化技术对电子档案进行检测、归档以及管理，以推动电子档案归档工作朝着信息化、数字化、智能化方向发展。需要注意的是，应利用考评结果激发和调动工作人员的积极性，通过大数据技术分析工作人员的整体工作状态、工作效率、工作质量，再结合考评结果对其进行奖惩，使工作人员在学习信息化技术和运用所学内容开展归档工作时更加积极、主动，从而为推动电子档案归档实现高质量发展提供可靠的人力资源支持。

有效应用信息化加密技术

在电子档案归档工作中，最关键的一环就是保证电子档案的真实性、完整性和安全性，因此在归档工作中需要有效应用信息化加密技术。例如，数字签名和时间戳技术，这两项技术可针对电子档案的来源和内容进行保护，是一种保障信息安全较为常用的信息化加密技术；建立电子档案元数据管理机制，该环节是对电子档案归档及管理过程的加密保护，通过固化电子档案归档及管理过程，形成真实完整、可靠连续的加密保护防线；创建复合式身份标识，此项加密技术是多种信息化算法和技术的深度融合，且加入了凭证库相关管理标准，可有效保证电子档案的安全性。此外，可以通过读取长期保存管理的电子档案检验归档工作是否有效，并结合检验结果对归档方法进行调整，确保电子档案在完成归档后处于长期可读的状态，避免电子档案被抹除或失效。可通过信息化技术使电子档案格式标准化，保护其元数据和背景信息的完整性和真实性；或是基于封装的数字迁移，此项技术可使电子档案稳定地应对外界各类因素带来的影响。因此，在信息化时代背景下，电子档案归档工作应注重有效应用信息化加密技术，提高归档工作人员的安全意识和责任意识，使电子档案在归档环节处于完整、安全的管理状态，为后续电子档案的读取、传输、移交等提供可靠支持。

综上所述，电子档案归档作为电子档案管理的关键环节，对电子档案的可利用性、真实性、完整性、可靠性有着不容忽视的重要影响，只有扎实做好归档工作，才能为后续的电子档案读取、传输、移交等环节奠定良好基础。因此，就电子档案归档来说，应从树立电子档案归档信息化思维、健全电子档案归档管理制度、明确电子档案归档流程、提高工作人员运用信息技术的水平、有效应用信息化加密技术等方面着手，为高效、有序地开展电子档案归档工作提供全方位、多角度的支持与保障，从而促使电子档案归档及管理工作高质量发展，并为我国档案管理工作的现代化发展作出贡献。