加强财务管理信息化 提升企业财务管理效能

文/吴慧兰（北京高阳捷迅信息技术有限公司）

在5G、AI、物联网、区块链等先进信息技术的支持下，信息化与企业财务、业务不断融合发展，提升了企业的财务信息化管理效果，也强化了企业的财务管控力。目前，已有诸多企业将财务管理信息化建设纳入了企业的战略规划当中。

一、企业实施财务管理信息化的必要性

企业实施财务管理信息化，是实现财务信息共享的需要，也是加强风险防范、加快财务转型的需要。财务管理是企业管理中的数据密集型领域，管理人员可借助信息化管理平台收集、处理、分析海量财务信息，并将其向企业决策层及各部门进行传递。企业决策层可根据所获得的财务信息判断决策的合理性，从而做出有利于企业高质量发展的科学决策。其他部门可按照财务信息所反映的财务状况对当前工作进行调整，确保资源的有效运用。

此外，基于信息化的财务管理模式下，业务、财务流程得到重构设计，财务人员从低价值的重复性工作中抽离，进驻业务前端，了解实际业务情况，为业务开展提供专业指导服务[1]。

二、企业财务管理信息化中的问题

（一）片面认知现象突出，存在盲目跟风情况

从宏观角度来看，多数企业中对于财务管理信息化的片面认知较为突出，存在盲目跟风情况。部分领导者对财务管理信息化的重要性缺乏明确认知，还局限于财务会计电算化上，认为运用信息技术进行财务做账就是财务管理信息化，没有充分认识到财务管理信息化在计划、预算、销售、运营节点把控、成本管理、财税风险预防及有效应对等方面的积极作用[2]。

在此条件下，缺少对业务需求的全面分析以及对信息化建设的统筹设计，就直接照搬他人经验仓促上线信息化系统，不仅未能使企业财务管理效能得到提升，反而增加了管理工作量。

（二）复合型人才缺失，现有财务人员知识、能力有待进一步强化

由于企业业财融合深度不够，人才培训机制尚未健全，再加上信息化发展缓慢的影响，导致复合型财务管理人才缺失，而现有财务人员知识、能力还有待进一步强化[3]。

例如，A企业是中航集团下属公司之一，现有财务人员的素质水平对财务信息化建设产生了严重制约。一是人员业务能力参差不齐。部分人员财务专业知识基础较为薄弱，也缺少学习积极性，没有主动参与到企业人才培训活动中。二是软件系统操作不熟练。部分财务人员能主动接收新业务知识，但仅限于岗位技能层面，难以应对软件系统运行故障问题，对业财一体化、财务共享等知之甚少。三是分析、创新能力不足。部分人员工作中过分关注工作任务及目标的达成，不会去主动思考、分析业务问题，未能针对业务流程的优化提出创新性意见或建议。就我司财务部门人员结构存在长期稳定、逐步老龄化等问题，例如部门即将退休的人员，学习意愿和动力下降，接受新知识方面的能力较年轻人也有所下降，同时会影响部门其他人员的工作及学习效率。工作中各项综合性办公软件的不断更新，也给大家造成了一定的困扰。目前跨部门沟通通常采用远程腾讯会议、钉钉、小鱼等方式电视投屏，这些办公软件使用的不熟练都会影响工作效率。

（三）内控体系不完善，难以提供有力制度保障

完善的内控体系是企业充分发挥财务管理信息化优势作用的必要前提条件，加强内控体系建设，有利于强化财务管理信息化质量。但多数企业的内控体系并不完善，难以为财务管理信息化提供有力的制度保障。具体表现为：第一，风险评估体系不完善，没有将信息风险纳入风险评估范围，未形成涵盖预测、评估、分析、应对等各个环节的风险评估机制。第二，控制活动不完善，没有涉及企业管理的方方面面，也未从财务管理信息化角度进行重新设计。第三，内部监督体系不完善，缺少专门的组织机构行使监督职能，或是有监督部门但其职能独立性不强，易受领导层约束影响，导致监督流于形式。

（四）信息传递与反馈滞后，无法客观反映企业经营状况

对于集团式企业而言，在多层级组织架构下，企业领导者难以及时了解各成员单位的经营管理情况，而已获得的财务信息也无法客观反映企业经营状况，从而导致信息贬值。例如，ALBB集团杭州总部储存企业各项经济活动中产生的财务信息，各成员单位以每周、每月通报的形式向集团反馈已有财务信息，集团不能通过各成员单位给出的财报追溯到原始财务数据信息，而追溯过程中也常会有数据不一致的情况[4]。就我司互联网业务而言，目前财务数据远远滞后与业务数据。目前财务数据主要功能是对外的财务报表、税务申报、对内的月度经营报表、考核数据及分析。业务数据实时跟踪监控，是业务运营部门进行业务活动调整的依据，按推广活动、按日、按小时、按订单去实时跟踪。

（五）档案信息化发展缓慢，尚未实现档案集中统一管理

当前企业档案信息化发展较为缓慢，尚未实现档案集中统一管理。首先，档案管理人员缺乏安全责任意识，违规查询重要档案信息造成信息泄露。有些企业甚至没有专职的档案管理人员，人员频繁更换，造成档案收集不全、丢失等问题。其次，企业内部缺少标准化的档案管理方法，对于档案的管理还停留在收与管的层面，忽略了纸质档案向电子档案的转化，以及电子档案归档制度的建立。再次，已有档案管理系统还存在一定的局限性，导致档案信息资源封闭且分散。比如，相关人员只能通过档案管理系统检索到档案目录，实际中还需要去档案室查阅档案原文。最后，档案信息资源开发内容还停留在介绍或者是汇编上，形式仍局限于索引的编制，已有档案信息对企业财务预测、分析与业务决策的依据作用十分有限。

三、企业加强财务管理信息化的有效策略

（一）建立科学、全面认知，避免盲目跟风

数字化时代，传统财务管理思维已不能满足基于信息化的企业财务管理需要，企业应与时俱进，转变各层级人员的固有思维，使其具备财务信息化意识。只有企业上下都认识到了财务管理信息化的价值并参与其建设中，企业凝聚力才会有所提升，进而达到预期建设效果。

领导者作为企业的“掌舵人”，把握着企业的“航向”，应明确财务管理数智化转型的迫切性，站在企业中长期发展的战略高度看待财务管理信息化建设，对其予以高度重视与大力支持，并形成科学、全面的财务管理信息化认知，将其作为一项系统的、长期的工程来抓。同时，充分认识到财务管理信息化在优化各项管理工作流程方面的积极作用，结合内外环境变化与实际管理需要做好相关建设的统筹规划，而不是盲目跟风。此外，领导者也要开展好财务管理信息化的宣传工作，利用ERP、OA、内网、内刊及其他新媒体工具等，就财务管理信息化建设进行多渠道宣传，或组织宣讲活动，转变全员的错误认识，引导各部门人员积极配合相关建设工作。

（二）加快培养复合型人才，强化现有财务人员知识、能力

信息化系统平台代替人工处理低价值的重复性工作，倒逼着财务人员转型。财务人员不但要掌握丰富的财务专业知识，也要懂业务，能够为业务提供有用指导，还要具备财务软件系统操作能力与大数据技术应用能力。为了给财务管理信息化建设提供有力的人才支持，企业应加快培养复合型人才，强化现有财务人员的知识与能力，使其满足企业财务转型需要[5]。在此过程中，企业要持续完善已有人才培养机制，围绕财务发展战略，从人才短板问题出发，以复合型财务人员培养为目标，根据现有培训条件制定针对性的培训计划，并给予培训工作以一定的资金支持，结合环境变化对培训计划进行持续改进与调整。我司自2020年首先对各部门经理及管理层进行了领导力、员工绩效考核、OKR目标管理、员工一对一面谈、员工招聘面试技巧等方面培训，全员进行了卓有成效的管理培训。对员工进行甄选，甄选出各部门可培养高潜力人员，经与人力部门报备，公司领导审核确认后，指定待培养高潜力人员指导人，制定3-5年培养计划，培养计划要求具体、可量化、可衡量、可达到、有明确时间期限、与目标能力相关。半年度、年度，部门与培养人进行培养方案落实一对一面谈，人力部门进行跟踪评价，保证了人才培养方案长期、有效落地执行。

培训内容的选择上，要坚持财务与非财务并举。财务方面，引入业财一体化、财务共享等先进财务内容，增加管理会计、税务管理等内容。比如，管理会计专项培训中，组织人员对全面预算管理、内部控制、决策分析、风险全流程管控等进行学习；税务管理专题培训中，组织人员对新税法、税务筹划、税务检查等进行学习。非财务方面，突出对信息化技能的学习与业务流程的深入了解，如大数据技术、编程语言等。为强化培训效果，采取理论、案例结合实践的方式培训。比如，为了加强财务人员对业务的了解及与业务的融合，参加业务部门周会、月会，每月安排几天坐到业务同学工位上一块办公，学习及了解业务流程。新业务、新活动，财务人员提前参与了解情况，梳理财税流程，降低财税风险，提供专业支撑。同时将培训和绩效管理挂钩，提高人员参与培训的主动性。

（三）完善内控体系，从制度层面保障财务信息化建设

企业应从内控五要素入手进一步完善现行内控体系，从制度层面保障财务信息化建设。为奠定坚实的内控环境基础，企业要对当前的组织管理架构进行调整，增设信息管理部门，由该部门承担内部沟通、对外沟通的协调工作，通过与财务部门、技术部门等的配合，引导财务管理信息化建设的贯彻落实。风险评估方面，拓展评估范围，将信息化风险纳入评估范围，依托信息化系统构建集预测、评估、分析、应对于一体的风险评估体系。开展控制活动前，根据财务管理信息化需要对其进行重新设计，使其覆盖到企业管理的方方面面。内部监督上，着重强调监督职能的独立性，由财务部门进行日常管理监督，由内部审计部门进行专项监督。信息与沟通方面，既要优化内部沟通机制，又要注重对外沟通信息的真实性，尤其是要保证信息数据真实。

（四）建立双向、动态信息传递与反馈机制

信息传递与反馈是做好财务管理信息化建设的关键，对有效解决企业矛盾有重要作用。倘若信息传递与反馈不及时，就容易发生信息不对称问题。企业应遵循整体性、层次性以及环境性原则，建立双向、动态的信息传递与反馈机制，以避免信息不对称问题。我司财务部目前采用OKR及目标管理对部门绩效进行考核，要求部门总目标、部门员工目标通晒。要求部门目标不仅要跟公司领导层对齐，同时要跟部门内部员工对齐，部门内部每人的目标要跟大家对齐，保证信息的对称，工作中起到相互配合作用。

在此过程中，一方面要正确认识到企业整体各部门间的联系，保持沟通活动的一致性，并针对不同层级采用不同的沟通方式、技巧及措施，保证沟通恰到好处，通过积极的鼓励沟通形成激励性的沟通氛围，同时以防御性沟通及时应对管理风险问题。另一方面要明确沟通目标，畅通自上而下和自下而上的沟通渠道，确保各层级间的直接沟通，并创新沟通方式，将信息化技术手段应用到沟通当中，以实现及时、高效的沟通。每年部门目标对齐、个人目标制定面谈、季度员工考核评价，考核一对一面谈，年终全员述职等机制，保证了沟通的直接、全面推进。

（五）深入推进档案信息化建设，逐步实现档案集中统一管理

数字化背景下，纸质档案逐渐由电子档案所取代。例如企业可以通过购买第三方报销软件，达到发票查重、查验真伪、发票电子版留存，方便查询检索。报销单据直接生成凭证，提高财务人员工作效率。目前增值税电子普通发票使用范围越来越广，大众越来越喜欢使用电子发票，增值税电子专用发票上线使用，以及国家税务金税系统的功能及稽查力度不断升级，使的企业必须通过一定方式系统的管理好财务电子档案。税务电子档案天然具有可共享、可更改的特点，可作为财务管理的重要依据。对其进行集中统一管理，有利于企业减少运营成本，提高财务管理效能。企业应深入推进档案信息化建设，以逐步实现档案集中统一管理。

首先，建立档案管理人员的安全责任制度，规范其工作行为。其次，实施标准化档案管理，强调纸质档案向电子档案的及时转化，建立纸质档案与电子档案双轨制归档管理制度。再次，优化档案管理系统功能，如增设基础电子档案线上查询模块，提高档案的查找利用率。最后，加强档案信息资源开发，使其为企业财务预测、分析与业务决策服务。

四、结束语

面对当前财务管理信息化中存在的片面认知、复合型人才缺失、内控体系不完善、系统安全防护不足、信息传递与反馈滞后、档案信息化发展缓慢等问题，企业应紧抓数智化发展机遇，立足实际问题，从上到下建立科学、全面的管理认知，加强复合型人才培养，完善内控体系，做好系统安全防护工作，构建双向、动态的信息传递与反馈机制，推动档案管理信息化发展，从而助力财务转型，提高财务管理效能。

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财务管理是在一定的整体目标下，关于资产的购置（投资），资本的融通（筹资）和经营中现金流量（营运资金），以及利润分配的管理。财务管理是企业管理的一个组成部分，他是根据财经法规制度，按照财务管理的原则，组织企业财务活动、处理财务关系的一项经济管理工作。简单地说，财务管理是组织企业财务活动、处理财务关系的一项经济管理工作。