创新档案利用服务体系建设情况的调查与思考

文/张碧古 韩宏昌

档案的服务与利用，是档案载体基本功能的最佳体现。宝鸡市档案馆通过深入调查与分析撰写此文，总结经验，探索规律，为提升档案管理“收、管、存、用”等各项工作提供依据，无疑是一个有效的好方法，值得提倡

为进一步深入贯彻习近平总书记来陕考察重要讲话精神和对档案工作的重要批示要求，认真落实新修订《档案法》，宝鸡市档案馆对近三年来全市（含12个县区）档案利用情况进行了调查统计与梳理分析，通过总结经验、摸索规律，为下一步档案工作“收、管、存、用”提供依据，为新时代谱写档案事业发展新篇章奠定基础。

一、利用调查情况

2021年宝鸡市档案馆成功创建为国家级数字档案馆，近年来，全市档案工作以推进档案事业转型发展、创新发展和档案工作高质量发展为主题，守正创新、主动作为，充分挖掘档案资源，强化档案利用体系建设，优化提升服务方式，档案在服务经济发展、化解矛盾纠纷、帮助群众解难方面发挥了积极作用，取得了长足进步。

三年来市、县（区）档案馆共接待机关、企事业单位、群团组织、人民群众等查阅档案资料共6.5万人次，查阅纸质档案9.2万卷、电子档案10.6万卷，复（打）印档案40.2万张。其中机关、企事业单位、社会团体共2.6万人次，人民群众3.9万人次；查阅民生档案8.5万卷，用于工作参考7.7万卷，用于编史修志、学术研究2.9万卷，其他方面0.6万卷。归纳梳理近三年档案查阅利用情况数据，主要呈现以下变化发展趋势：

1.利用主体数量逐年增长

一是档案服务总体人数逐年增长。较上年度，档案利用人数2020年增长12.6%，2021年增长17.4%。二是档案服务人民群众占比和增量较大。总占比上，近三年档案服务人民群众年占比60%，服务机关单位、群团组织年占比40%；年增量上，档案服务人民群众较上年度2020年增长11.8%，2021年增长17.8%；服务机关单位2020年增长13.9%，2021年增长16.9%。三是档案服务外地单位群众总量增加。外地查档人数较上年度2020年增长8.5%，2021年增长24.8%，其中外地单位2020年增长17.5%，2021年增长39.5%；外地群众2020年增长5.6%，2021年增长19.3%。

2.利用方式由纸质档案向数字化成果转变

一是档案利用数量逐年增加。查阅档案数量较上年度2020年增长24.7%，2021年增长16.6%；复（打）印资料2020年增长4.6%，2021年增长10.6%。二是纸质档案利用率逐年减少。占比上，纸质档案利用2019年占62.4%，2020年占47.2%，2021年占35.2%；减量上，纸质档案利用2020年减少5.7%，2021年减少13%，但纸质档案接收量却逐年不断增加，总库存量始终呈现增长趋势。三是纸质档案数字化成果利用增幅较大。占比上，电子档案利用2019年占37.6%，2020年占52.8%，2021年占64.8%；增量上，较上年度电子档案利用2020年增长75.2%，2021年增长43.1%。

3.利用内容集中于社会服务

一是档案利用保障民生需求居首位。年占比上，档案保障民生需求2019年占42%，2020年占42.7%，2021年占44.4%；年增量上，较上年度档案保障民生需求2020年增长26.6%，2021年增长21.4%。二是档案利用于工作参考居第二位。年占比上，档案用于工作参考2019年占38.7%，2020年占39.1%，2021年占39.5%；年增量上，较上年度档案用于工作参考2020年增长26%，2021年增长17.8%。

通过以上统计分析来看，随着经济社会不断发展，档案利用人次数和查阅数量逐年增加，人民群众始终是档案查询主体人群，机关单位、群众团体依然是档案查询的重要人群；档案服务民生需求占据主要地位，档案保障工作参考更加重要；档案利用更加向数字化迈进。广大群众对档案服务需求日益增加，档案事业“存史资政育人”服务社会作用效能更加凸显。

二、提升档案管理水平的主要方法举措

习近平总书记指出“特别要把蕴含党的初心使命的红色档案保管好、利用好，把新时代党领导人民推进实现中华民族伟大复兴的奋斗历史记录好、留存好”。以档案利用为牵引，以档案事业发展“十四五”规划为目标，全市档案保管利用工作在聚力提升馆藏档案资源建设水平、推进纸质档案数字化、高效服务人民群众等方面再添新举措、再提高质量。

1.把握“递增”趋势，科学充实档案资源

一是在充实数量上下功夫。在市、县（区）级部门（单位）文书、照片、声像和实物档案接收的基础上，积极收集红色档案、珍贵历史档案、民生档案等，同时发布《面向社会公开征集受党和国家及省委表彰的先进集体和个人档案的公告》，确保应收尽收、应归尽归；专项征集接收脱贫攻坚档案、防控新冠肺炎疫情档案、第十四届全国运动会和第十一届残疾人运动会暨第八届特殊奥林匹克运动会档案、第九届陕西省艺术节等重大活动档案。确保库藏规模扩展，兼顾彰显特色；二是在提高质量上做文章。把好档案接收关。细致检查、纠错校正、及时高效，尤其抓好珍贵档案价值评估、装裱抢救修复，确保档案完备可靠、准确延续；把好档案管理关。对馆藏档案库房进行再调整，推动库房分类更加科学，档案定位更加精准，保管利用更加便捷；把好库房安全关。突出“十防”责任制落实，定期排查优化安防、技防问题措施，组织预案演练，确保安全落实到位；三是在划控开放上高标准。严格落实新修订《档案法》中“满二十五年向社会开放”规定，坚定档案姓“党”信念，在“四个好”上求标准，坚决维护党和国家根本利益、公共利益和公民个人隐私，处理好档案利用、为党管档、安全保密的平衡关系，科学组建划控小组在扩大馆藏档案公开范围的同时，兼顾科学内控标准，严肃认真抓好馆藏到期档案划控开放、涉密档案解密审核工作。

2.把握“数字化”趋势，强力推进档案转型

推进档案转型发展，着力推进档案数字化成果和信息化建设。一是提速档案数字化建设。在市县区档案馆馆藏档案数字化率93%的基础上，进一步扎实推进档案的“存量数字化”和“增量电子化”，在传统载体档案数字化和电子文件归档与移交工作数字化中注重关键字库建设，推动数字化成果利用更加快捷；提升档案数字系统可扩展性、适配性、流畅度、功能稳定性，让数字档案利用更加顺畅便民；二是共创全国示范数字档案馆。在2021年市档案馆建成国家级数字档案馆，12个县区建成档案馆新馆的基础上，进一步下功夫推进县区数字档案馆建设；梳理总结、完善提高国家级数字档案馆测评反馈相关问题，与各县区共同努力争创建设全国示范数字档案馆；结合“大数据”，强化局域网、互联网、政务网、馆际服务等系统建设，强化档案网络、信息系统和数据兼容性和安全性，在数据、安防技防措施等方面提升档案管理信息化水平；三是构建档案共享服务体系。拓展好“一盘棋”思路，搞好“一站式”服务，与12个县区签订《宝鸡市综合档案馆利用服务工作协议书》，并签订《黄河流域城市档案馆民生档案跨馆利用服务工作协议书》，在构建全市档案查询利用服务协同合作系统的基础上，推动市外档案系统区域性协作共享体系建设，探索档案信息共享服务模式，推动档案信息共享利用平台建设，实现档案服务领域再扩展，服务质量再优化。

3.把握“资政育人”方向，有效提升服务水平

坚持“以人为本”，积极开拓创新、改进服务手段方法和优化服务方式，竭诚为群众提供高效优质服务。一是拓宽利用服务渠道。采取现场、网络、电话、预约、自主查档和邮寄、传真、延时等多种方式服务好每一位查档群众；积极开展互联网和移动端查询利用服务，推动档案查询利用服务向基层群众延伸，帮助群众解决“急难愁盼”问题。二是打造政府窗口形象。档案服务作为“窗口”，既要塑造党和政府的政治形象，也要体现周到和热情的服务形象，更要展示高效和精准的专业素养。这就需要我们大力弘扬档案专业的“工匠精神”，着力培育对地域历史沿革融会贯通的“钻研精神”和展现良好精神面貌的“尚礼精神”。在服务的硬件上打造精品，在服务的人员上培育专家，不断提升服务人民群众的品质。三是发扬优良传统作风。组织市县档案培训75场次，培训3500余人次，提升档案人员业务水平的同时，进一步加强档案工作人员忠诚党的事业、热爱档案工作的教育和评比活动，锻造甘于平凡、创造非凡品质，磨砺不怕吃苦、甘于奉献精神，提升档案工作人员的责任心使命感，推动档案保管利用方法手段、服务效能的不断提升。

三、思考与建议

1.处理好馆藏递增与馆容受限趋势矛盾

随着经济社会发展，档案征集接收逐年递增，馆藏数量不断扩大，与库房容量的矛盾日渐突出，在经费上倾斜，电子文件单套归档和电子档案单套管理机制探索上需要有力推进，与之相配套的硬件、软件、人才队伍需要不断发展。

2.解决好机构改革与理顺关系合力问题

机构改革局馆科学分工、密切协作更加强化了党的领导，相应的局馆工作整体合力，人才队伍身份定位、职责定位等也需要不断探索明晰，确保为党管档的政治属性和为国守史、为民服务事业稳步前行。

3.探索好使命前行与队伍建设发展途径

习近平总书记指出“档案工作是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业”，档案事业需要不断发展，人才队伍建设至关重要，需要采取有力措施，克服当前年龄结构不合理和人员发展渠道问题，达到吸引人才、激励人才，推动事业发展的效果。

面向新时代，开启新征程，我们一定要按照习近平总书记的谆谆教导，牢记使命，稳步前行，切切实实地把我们为党管档、为国守史、为民服务的使命担当做好，努力开创宝鸡市档案管理工作的高质量、新水平，为开创宝鸡市经济社会发展的新局面贡献力量。