高职院校二级学院综合办公室工作创新途径研究

于丹丹

江苏食品药品职业技术学院，江苏 淮安 223001

随着高等教育改革的不断深入，高职院校规模和师生人数的不断增多，高校“校主院辅”传统的管理模式已经无法适应新形势下高校的管理需求，学校适当地向二级学院放权成为大势所趋，学校、学院两级分层管理的新型模式逐渐建立并成型，二级学院的管理、办学等权力增加的同时，管理水平也面临着极大的考验。二级学院综合办公室作为学院的综合管理服务中心机构，管理服务水平对二级学院的正常运行和整个学校的健康发展至关重要。因此，研究高职院校二级学院综合办公室工作的创新途径，提高管理水平和服务质量，对高职院校的高质量发展有着重要的实际意义。

一、高职院校二级学院综合办公室的作用和意义

高职院校二级学院综合办公室是二级学院的“中枢神经”，在整个学院管理体系中处于十分重要的地位，作用也是无可替代。高职院校二级学院综合办公室不仅是院系领导的“帮手”“秘书”，也是各部门之间的桥梁和纽带，综合办公室衔接着学院的上上下下的关系，处理着学院大大小小的事务，肩负着衔接上下、兼顾左右、联系前后、协调内外、服务师生的重要任务，承担着协调、沟通、督办、服务等基本职能，是学院开展党政建设、推进科研教育、进行师生管理、保障教学生活，促进学院正常、平稳、有序、高效运行的重要机构。

高职院校二级学院综合办公室的工作涵盖并涉及学院的各个方面，综合办公室的办公和管理水平直接决定学院的整体管理水平，综合办公室的工作方法、作风及效率，也决定着二级学院的整体运行效能［1］。

二、高职院校二级学院综合办公室的主要职能

（一）综合协调职能

高职院校二级学院综合办公室是二级学院运行的“大脑”和总枢纽，不仅要对内协调学院的会议组织、公文运转、活动筹备等日常工作，对外也要协调与学校各部门、其他二级学院以及校外机构的各种关系，是各种信息、事务的处理中心［2］。

（二）沟通职能

高职院校二级学院综合办公室是院校领导之间及各部门之间的重要纽带，需要及时和学校职能部门及校领导的任务要求进行对接，将上级相关任务传达至学院各部门，并进行总体安排部署。二级学院综合办公室也是院领导和院内外、部门沟通的主渠道，沟通是综合办公室的最基本职能。

（三）服务职能

为了保障师生需求，维护正常的教学秩序，综合办公室既要当好学院的“管家”，也要做好师生的“保姆”，不仅要促进教学、科研顺利推进，还要提供后勤和安全保障，维护学校和谐稳定。从广义上来讲，综合办公室的服务职能主要表现为：为学院领导服务，为学院领导的日常工作进行服务保障；为师生服务，保障师生需求，解决师生困难，创造良好的教学环境；为学校及学院各部门服务，根据各部门要求，提供必要的服务，维护各部门之间的关系，维持各部门的正常运转。

（四）参谋职能

二级学院综合办公室是各类信息资源的汇总地，也是各种声音的集结地，办公室通过对各类信息进行收集、分析，为院领导及时提供详细而准确的参考信息。同时，对二级学院中存在的问题以及师生提出的意见和建议等进行调查研究，并形成解决方案或反馈意见，为领导采取有力措施，解决实际问题提供依据，增强决策及方案的针对性和科学性。

（五）督查督办职能

督查督办职能是二级学院各项工作按时保质保量完成的基础。二级学院独立性和自主权不断提升，相应的责任和任务也就越多，不仅教学和科研等方面任务较重，日常行政事务也纷繁琐碎，督查督办职能是促进各项工作落实、掷地有声的根本保障。通过督查督办可以随时掌握各项任务的进展程度，严格按照工作要求和时间节点，狠抓工作落实，促进各项工作有序推进。

（六）外事交流职能

二级学院综合办公室是二级院校与院外机构对接的主要部门，既是二级学院的“名片”，也是二级学院的“外交官”，代表二级学院与院外机构进行对话交流和研讨合作，外事交流职能不仅能够彰显二级学院的实力和魅力，也能提升学院的吸引力和影响力，在与外部机构的科研合作中，互惠互利、相互促进、协同发展。

三、高职院校二级学院综合办公室工作特点

（一）综合性特点

高职院校二级学院综合办公室工作内容较为繁杂，需要应对方方面面的工作，处理各式各样的事务，不仅包括行政事务和日常工作，还包括上级部门和领导安排的任务以及临时性、突发性的工作，综合办公室的工作极具多样化和复杂化。具体而言，二级学院综合办公室工作内容主要包括：传达学校的各项制度、决策；处理行文写作、会议组织、接待服务等政务工作；人才培养、教师培训、校企合作等教育教学工作；人才聘请、人事调动、职称晋升等人事工作；财务预算、经费支出、工资福利等财务管理工作等等。因此，高职院校二级综合办公室工作范畴十分广泛、繁琐、综合性很强［3］。

（二）服务性特点

服务性是办公室的基本属性，也是办公室最主要的工作内容。办公室的服务性主要体现在为领导服务、为院校各部门服务、为师生服务三个方面，服务性特点和其服务职能相对应，既帮助领导处理日常事务，协调和各部门之间关系和工作往来，同时也要保障师生的教学、生活和安全。

（三）协调性特点

二级学院综合办公室是学院对内对外的对接部门和联系枢纽，为了保障学院工作的正常运行和创新发展，需要积极做好校内外部门和机构的联系、对接，加强沟通与合作。同时，综合办公室不仅要协调学校内部各主体之间的关系，还要处理产生的矛盾和分歧，促进学校与学院、学院各部门以及师生之间的和谐稳定。

（四）政务性特点

在综合办公室的日常工作中，政务工作占据大部分，政务工作要求严、标准高，需要认真、规范、按时、保质完成，确保政务工作的严肃性、精准性、规范化和公信力。

四、高职院校二级学院综合办公室工作存在的问题

（一）管理制度不够规范，岗位职能发挥不充分

管理制度不规范包含两个方面。一是管理制度不够健全；二是管理制度执行不力。二级学院综合办公室人员少，事务多，在工作中多凭经验习惯办事，自律性差，随意性突出，对综合办公室管理制度不够重视。一方面造成了制度建设相对落后，不够健全；另一方面，由于有的制度缺乏详细的配套执行规范，有章不依、有据不循现象突出。由于综合办公室工作人员较少，需要对接的部门较多，工作人员的工作量相对较重，不仅一个人要分饰不同的角色，而且把大部分精力用在处理一般事务或临时事务上了，即使进行了明确的岗位职责分工，也无法真正开展本岗位工作，岗位职能和作用无法充分发挥。

（二）人员素质参差不齐，业务能力有待提高

大部分综合办公室工作人员缺乏系统思想教育和业务培训，整体素质与高职院校管理需求相差甚远。他们理想信念不够坚定，思想素养还需加强，工作作风散漫，工作态度不积极，服务和担当意识弱化，沟通、协调、应变能力不足，对上级的政策要求和文件精神领悟不透，对各项工作任务执行不严，落实不力。随着高校规模的不断扩大，综合办公室工作人员相对较少与工作量不断增加的矛盾日益突出，工作人员疲于应对繁杂的日常事务，无暇主动进行创造性工作，业务能力不高，一定程度上影响了管理效能。

（三）重视程度不够，专职人员不足

当前高职院校发展过程中，“重视教学科研、忽视行政管理”的现象仍然存在，学校认为教学科研与学校教学实力直接挂钩，是学校综合实力的体现。综合办公室管理人员只是做好后勤服务保障，和科教人员相比贡献有限。所以，学校对综合办公室及其行政管理人员不够重视。综合办公室工作范畴广泛，甚至涵盖财务、人事、公文、矛调等专业性内容。因而，对综合办公室工作人员的专业性也提出了更高的要求，需要在人员构成或人员综合素质上具有一定的专业素养，才能有效保障学院各项工作的有序顺利运转。同时，高职院校未对当前新形势下师生的心理问题进行足够的预判和应对，未认识到开展心理疏导和调处在综合办公室工作中的必要性和重要性，在综合办公室缺乏对师生心理疏导和调节的专业人员和技术支撑，相关工作开展不畅。因此，加强综治办的心理疏导和调处职能也是当前急需解决的重要问题。

（四）职业规划前景不明朗，积极性不高

由于综合办公室事务较多，工作人员经常忙于办公室工作，致使自身的科研成果较少，在当前的考核奖励机制下，综合办公室管理人员相较于一线的教学科研人员，在奖励及福利方面相差较大，严重影响了他们的工作积极性。大多数高职院校在职称评级、晋升提拔等方面多倾向于教学科研人员，认为综合办公室只是辅助工作，没有教学、课改和科研任务，工作量和贡献度都不如教学科研人员，对综合办公室工作人员认同度低，工作人员晋升空间小、渠道少，个人职业规划前景不明朗，个人提拔机会渺茫，工作动力缺失，工作积极性不高［4］。

五、高职院校二级学院综合办公室工作的创新途径

（一）规范制度，提高效能

完善且健全的规章制度，是提质增效的关键和前提。综合办公室要重视规章制度的建立和完善，对综合办公室的公文运行、人事管理、会议组织等方面进行细化和规范，做到事事有依据、处处有章程，强化制度贯彻执行与落实，促进综治办工作的规范化和制度化。综合办公室还要根据人员少、事务多的实际情况，对办公室整体工作进行量化分解，定责到人，狠抓落实。也要对工作人员的岗位职责进行进一步明确，以目标管理制度为依据，以监督奖惩制度为保障，以制度促落实，以考核促进步，有效推动工作进展，增强综合办公室的整体执行力和协作力，提高工作效率和岗位效能。

（二）加强队伍建设，提高人员素质

首先，二级学院要重视综合办公室人员配备少、流动性强、工作对接难的问题，在人员配备和人才培养上给予一定的支持。根据二级学院综合办公室的工作职能和内容，加强对专业人员的引进、培养和培训。综合办公室工作人员不仅要具有行政管理能力，还要具有一定的专业化知识和协调沟通能力等综合素质。因此，综合办公室工作人员队伍建设上，既要保持队伍的全面性，又要保证队伍的专业性，在财务、人事、公文等专业职能领域能够更好地开展工作。通过聘请、引进专业性人才，加强专题职业培训等方式，提高综合办公室人员的综合素质和专业素养。也要重视新形势下师生面对教学、科研、学习、就业等方面的压力而产生的心理状态变化，明确综合办公室的心理疏导和调处职责，设置专业的心理问题岗位，配备专业的心理学人员；其次，要加强综合办公室工作人员的思想政治教育，提高政治站位，坚定理想信念，增强责任意识和服务意识，端正工作态度，转变工作作风，加强自主学习和自我提升，尽责尽职，提高个人素质和业务能力；最后，要促进综合办公室的现代化、自动化、信息化建设。综合办公室工作要加强现代化办公软硬件设施建设，充分利用信息网络技术和媒体平台，结合本校的信息化网络管理平台系统，推动综合办公室工作的现代化、自动化和信息化进程，提高工作质量和工作效率。

（三）完善考核评价机制，提高积极性和主动性

完善考核评价机制，可以避免在考核评价过程中产生的不公平、不科学现象，消除二级学院综合办公室工作人员和一线教学科研人员的二元化差异。细化评价考核体系，针对综合办公室工作人员和教学科研人员分别制定不同的评价考核体系，采取定性定量相结合的综合性评价方式，将平时考核、年终考核、述职考核等综合考量，在职称评定、晋升职务等方面给予综合办公室工作人员平等的机会和渠道。同时，设立针对综合办公室工作人员的专项奖励，通过考核评比进行物质和精神奖励，从而提高综合办公室工作人员的福利待遇，提升他们的工作积极性、主动性和满意度［5］。

综上所述，高职院校二级学院综合办公室是学校管理体系的重要组成部分，是学校与二级学院的桥梁，也是二级学院管理系统的中枢纽带，肩负着沟通、协调、服务、督办等职能，对高职院校的管理水平和正常运转有着直接影响。在二级学院综合办公室工作实践中，要正视其存在的问题和不足，通过规范规章制度、加强队伍建设、完善考核评价体系等措施，提高综合办公室的工作效率和工作人员的积极性，提高二级学院的管理水平，促进高职院校的和谐稳定、正常有序运行和发展。