重大水利工程建设项目档案规范化管理研究

■ 冉君宜

水利工程是国民经济和社会发展的重要基础设施，重大水利工程项目在抗御水旱灾害,保障经济社会安全,促进工农业生产持续稳定发展,保护水土资源和改善生态环境等方面发挥着重要作用。进入新时代，我国水利基础设施建设全面提速，仅2020年全国实施的重大水利工程就超过150 项。“十四五”时期是水利工程补短板的集中攻坚期，这些工程规模大、投资高。与之相应，每个项目均产生数量庞大的工程档案。这些档案资料是实现持久水安全、优质水资源、健康水生态、宜居水环境和先进水文化的基础资料。因此，实现重大水利工程建设项目档案的规范化管理，应当加强前瞻性思考和全局性谋划。

一、准确把握重大水利工程建设项目档案的内涵及作用

重大水利工程建设项目档案（以下简称项目档案）是指重大水利工程建设项目在前期、实施、竣工验收等各阶段过程中形成的，具有保存价值并经过整理归档的文字、图表、音像、实物等形式的水利工程建设项目文件（以下简称项目文件）。重大水利工程项目档案能够满足水利工程建设项目建设、管理、监督、运行和维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要。在工程前期及建设阶段，它既是建设管理、质量监督、资金监管的基础资料，又是工程运行管理、维修养护、改造扩建的重要依据；进入项目运营阶段，项目档案是加强水利项目全生命周期风险管理，维护水利基础设施安全必不可少的基础资源，是通过数字化、人工智能、物联网等技术推动水利基础设施智能化运行改造的的重要依据。同时，建设运行中出现的工程质量问题或事故调查都可以通过查阅档案找到突破点。做好重大水利工程建设项目档案规范化管理，对实施重大水利工程运行安全监管，强化在建工程实施和资金使用监管，保障工程安全意义重大。

二、清晰认识当前管理中存在的主要问题

三、科学设定项目法人档案管理的工作职能是做好水利工程项目建设档案的关键

重大水利工程项目建设规模大、参建单位多，文件材料涉及面广、归档部门多，项目法人必须明晰自己在项目建设各阶段的档案管理职能，认真落实对参建各单位项目档案的监督、管理职责，才能实现统一管理、统一制度、统一标准，使重大水利工程项目建设档案达到规范化管理要求。

（一）项目前期建设准备阶段——建章立制，构建完善的档案管理工作体系

1.牵头建立工程建设管理部门和参建单位共同参与的、权责清晰的项目档案管理工作网络，成立由项目法人档案管理机构（以下简称档案管理机构）牵头，建设、监理等单位参与的档案管理临时机构或工作小组。

2.制订项目文件管理和档案管理制度，包含项目档案工作方案、档案管理办法、档案分类大纲及方案、项目文件归档范围、档案整编细则以及借阅利用管理制度；对项目档案分门别类，确定保管期限。

3.依法依规，科学设定参建单位档案工作要求和责任分工，并在招标文件中明确项目文件管理要求，包括文件形成的质量要求、归档范围、归档时间、归档套数、整理标准、介质、格式、费用及违约责任等内容；还应明确监理单位对工程项目的文件档案的完整性、准确性、系统性、有效性和规范性审查的责任。上述要求和工作内容应当以合同、协议或者备忘录等形式予以确定。

4.将项目档案信息化纳入项目综合管理信息化建设范畴，统一规划、同步实施。

（二）工程建设施工阶段——综合协调，确保档案管理各项制度得到有效实施

1.负责项目档案的接收、保管、统计、编研、利用和移交等工作；组织协调工程建设管理相关部门和参建单位落实项目档案管理相关制度，对参建单位进行项目文件管理和归档交底；组织工程建设管理相关人员和档案管理人员开展档案业务培训。

2.建立项目档案管理卷，将项目实施过程中形成的反映档案管理情况的相关材料组成专门案卷，包含项目概况、管理办法、标段划分、参建单位归档情况、档案收集整理情况等。

3.督促参建单位按照《水利工程建设项目档案管理规定》要求，对归档文件进行质量审查，合格后方可归档；每个审查、整改环节均应形成记录留存备查。

4.建立完备的闭环管理工作机制，通过对项目文件资料的形成、收集、整理、归档情况进行定期或不定期指导、监督、检查、考核，及时发现工作中存在的问题、隐患，整改落实或采取补救措施予以消除。

图1描述了2008年和2009年中国城镇居民主观幸福感的核密度分布图，从图中可以看出，2008年和2009年的核密度分布走势相似，且峰值均出现在30左右；平均来看，公众的主观幸福感较高。

5.参加重要会议、重大活动、重要设备开箱验收、专项及阶段性检查和验收。对参建单位进行合同履约考核、合同结算和支付审批时，审查项目文件资料归档情况，将项目档案资料是否按要求管理和归档作为合同款支付前提条件。

6.组织项目法人内部文件资料归档的指导、协调和接收、保管、利用等工作。电子文件应按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894）及国家相关要求实施，确保其真实性、可靠性、完整性、可用性。

（三）项目竣工验收阶段——查漏补缺，积极参与项目档案验收移交相关工作

重大水利工程建设项目在竣工验收前要进行档案专项验收，这是水利工程建设项目竣工验收的重要内容之一,按照《水利工程建设项目档案验收管理办法》执行。

1.完成应归档文件材料的收集、整理、归档与移交工作。

2.在项目档案专项验收前，组织参建单位对项目文件的收集、整理、归档与档案保管、利用等情况进行自查自检；自查自检达到验收标准后，可以向有管辖权的行政主管部门提出档案专项验收申请。

3.通过档案专项验收的项目，应在水利工程建设项目竣工验收后半年内向运行管理单位及其他有关单位办理档案移交。

四、需要关注的几个问题

（一）安全管理是底线

要高度重视档案安全管理工作，坚持底线思维，强化风险意识，注重从事后处置向事前预防转变，从减少损失向降低风险转变，以防为主、防控结合，守住档案安全管理、安全使用的底线,确保档案实体安全、电子档案安全、库房安全。

（二）保密工作是红线

应建立完善档案使用管理制度，涉密档案的借阅应严格按照保密管理规定执行。在委托第三方开展纸质档案数字化工作时，委托单位应与数字化加工单位签订保密协议，确保档案资料管理使用合规、受控。

（三）开发利用是生命线

应全面推进水利工程档案信息资源建设，加强档案信息资源的整合编研和开发利用，助力水利事业更高质量、更可持续、更为安全发展。