群众文化艺术档案三级联动机制构建探索

朱建炜/浙江艺术职业学院

群众文化艺术档案（以下简称群文艺档）是群众文化艺术机构以及个人从事文化艺术活动时直接形成的对国家、社会有保存价值的各种不同载体的历史记录，是基层公共文化服务体系的重要组成部分。鉴于目前各级群文艺档工作各自为政、越到基层越缺乏规范性的现状，笔者提出构建群文艺档县镇村三级联动机制。群文艺档县镇村三级联动机制是指在现行群文艺档管理的基础上，按照统一协调、分工协作、上下联动、内外互动的原则，以公共文化档案资源为支撑，以浙江群文网站为平台，以纸质档案共享为辅助，运用现代管理科学理论和方法，对县（市、区）文化馆、乡镇（街道）文化站、村（社区）文化礼堂档案资源和工作职责进行整合，建立相互沟通、相互协作、相互制约的群文艺档管理新机制，为加强新时代艺档管理、推进公共文化服务体系迭代升级、实现高质量发展发挥档案的作用。

1 构建群文艺档三级联动机制的重要意义

构建群文艺档三级联动机制既是农村公共文化服务体系的建设要求，也是整合各级群文艺档的重要途径，更是提升群文艺档管理水平的重要举措，还是发展建设高质量共同富裕示范区的现实需要。

1.1 有利于推进群文艺档信息资源集聚化

群文艺档信息资源整合是档案共享利用的基础，其涉及面广，是一项系统性工程，需要上下协调、合力推动。目前，县级群文单位档案管理比较规范；乡镇文化站对于加强档案管理虽已形成共识，但客观上受人、财、物等因素影响，情况不容乐观，而且一镇一站、点多面散，难以有序推进档案管理数字化进程；农村文化礼堂档案管理更是缺乏规范。以绍兴市上虞区为例，文化礼堂中的群文艺档以村为单位建档，缺少管理人员和系统制度，从开发利用角度看，这些档案急需进行系统化、规范化管理。只有建立三级联动机制，才能有效整合县镇村各级群文艺档，达到资源安全管理和开放共享的目的，实现群文艺档由“小档案”到“大档案”的转变。

1.2 有利于实现群文艺档利用价值最大化

群文艺档资源开发利用的实质是满足人民群众的文化需求，主动挖掘、整合群文艺档信息资源，为繁荣发展群众文化、丰富人民群众精神文化生活提供服务。从全省各地的基本情况来看，群文艺档信息资源建设还存在一些需要解决的问题，群文艺档重要作用还没有得到充分发挥，存在“条块”分割、部门所有，没有实现集中统一管理等问题，难以在信息开发利用中实现价值最大化。综合运用现代信息化手段，构建群文艺档三级联动机制，从而最大限度、最大范围地发挥群文艺档信息资源的作用，是摆在各级群文艺档工作者面前的一项重要课题，也是推动“文化浙江”建设的具体行动。

1.3 有利于加快群文艺档管理城乡一体化的步伐

群文艺档管理城乡一体化，既是发挥档案功能和作用的重要途径，又是实现公共文化城乡一体化的重要组成部分。首先，三级联动机制能集聚县域丰富的艺档资源，实现从信息孤岛到区域共享的转变，真正做到让数据多跑路、让利用者少跑腿；其次，构建三级联动机制，可以依托浙江群文网站搭建群文艺档信息资源共享平台，更加便捷地实现群文艺档信息的上情下达、下情上传，为群文艺档的社会化服务建立信息化途径；再次，三级联动机制还便于开展群文艺档编研工作，县级文化部门可以及时有效编研群文艺档信息，实现档案资源共建共享。因此，群文艺档工作应始终融入公共文化城乡一体化进程，不仅要认真做好县级文化馆的群文艺档工作，发挥示范带动作用，更要加大对各乡镇文化站和农村文化礼堂群文艺档工作的指导力度。通过上下共同努力，加快形成“以县文化馆为龙头、以乡镇文化站为基础、以农村文化礼堂为补充”的三级群文艺档工作网络新格局，实现城乡群文艺档一体化。

2 构建群文艺档三级联动机制的可行性

构建群文艺档三级联动机制，既符合文化部颁布的《艺术档案管理办法》的建设与管理要求，又适应新时期群文艺档工作的发展趋势；不仅具备客观必要性，而且具有现实可行性。

2.1 工作目标的一致性

随着农村公共文化服务体系的完善，群众文化工作向基层延伸，农村文化礼堂的普及使群众文化增加了基层支点。从群文艺档建档目的看，无论是县级群文单位，还是乡镇文化站或农村文化礼堂，其文化工作的目标是相同的，档案工作也都是收集整理群众文化活动的档案材料并进行开发、提供利用等，见证文化艺术活动的发展，保护和传承民族文化的根脉。因而，县镇村三级建立联动机制目标统一、相互促进，既可节省资源、节约财力，又可以使各级群文单位形成共识，强化指导、促进合作，在当前文化高质量发展前提下，发挥高效联动作用。共同的建档目的是构建三级联动机制的基础。

2.2 基本职能的关联性

县域内群众文化单位的基本职能相近或相似，县文化和广电旅游体育局统筹全县群众文化工作，县文化馆承担群众文化活动、公共文化服务和非遗保护职能；县图书馆除承担馆办活动外还承担着镇村图书室图书的配送及相关工作；县文物管理所则承担文物保护工作。而乡镇文化站则是上面千根线、下面一根针，承担本乡镇的各项群众文化工作，并要督促和辅导下属村的文化活动。农村文化礼堂则是群众文化最基层单位，其职能是负责村级文化服务工作。不难看出，县镇村三级群众文化虽角度不同，但职能相互联系，村级文化工作是乡镇文化站工作的组成部分，乡镇文化站工作又是县级群众文化工作的组成部分。因此，镇村都是县域群文艺档工作的重要基石，其基本职能的关联性是构建三级联动机制的关键要素。

2.3 管理过程的多维性

由于县镇村三级存在隶属关系，各级群文单位的艺档管理具有多维性，有些文件不仅县属单位有，各乡镇文化站都有，甚至村里也有。因而，群文艺档分散管理造成人力、物力、财力的重复投入，给有限的档案管理资源造成极大浪费。同时，管理的多维性制约着群文艺档数字化进程，分散建档需要添置数字化设备或实行数字化外包，在当前群文经费不足的前提下难以实现。只有实行三级联动，建立统一开放的群文艺档网络平台，才能确保管理优化、资源共享。管理过程的多维性促进资源整合，助推三级联动机制的建立。

2.4 开发利用的共赢性

群文艺档优化管理，其目的是促进艺档资源的开发利用，构建三级联动机制确保艺档资源开发利用的共赢性。档案信息资源共享是互通有无、互利互联的合作方式，依托信息资源共享平台，实现区域共享、异地查档。同一份档案不但县级单位可以利用，各乡镇可以同时利用，而且村级甚至相关个人可以同时利用，可谓一举多得，既提升了利用效率，又方便了利用者，实现了档案信息资源共建共享，推动了群文艺档开发利用的社会化进程。随着信息化水平的提升，三级联动机制将如虎添翼，开发利用的共赢性促进三级联动高效化。

3 构建群文艺档三级联动机制的路径选择

构建群文艺档三级联动机制涉及面较广，必须统一领导、形成合力、规范操作、有序运行。

3.1 建立运作机制，形成群文艺档工作合力

构建群文艺档三级联动机制，必须加强统筹协调和组织推动，建立群文艺档信息资源共享平台，形成统一协调的工作机制，保证县镇村艺档工作的有序运行。

一是加强领导，建立群文艺档联动的组织体系。构建三级联动机制，领导是关键，组织是运行的保障。各县必须统一认识，加强艺术档案领导，由县文化和广电旅游体育局分管领导牵头成立领导小组，成员由责任科室人员、相关单位领导组成。抽调相关人员组成工作专班，既要有群文艺档管理人才，也要有精通网络信息技术的人员，形成档案收集、整理、开发、利用的骨干力量。定期举办培训，提高乡镇文化站档案员、农村文化礼堂文化员的档案意识，身在基层，及时对群文艺档进行分类收集、规范整理、按时归档，保障群文艺档的完整性、系统性。

二是加大投入，建立群文艺档信息资源共享平台。共享平台是三级联动的基础设施，建立一个能整合县镇村群文艺档信息资源，并提供便捷化服务的应用平台，加大投入、保障重点，建设县域艺术档案中心设施，增加数字化设备，依托现有办公系统，配置专用电脑，建立覆盖全县域乡镇文化站和农村文化礼堂共享点。从县域来说，避免“天女散花式”的重复投入，提高设施使用效率，推进群文艺档管理数字化和集约化水平。

三是加强协调，提高群文艺档联动工作效率。协调是三级联动机制的指挥系统，明确工作职责，及时调动系统的人、财、物，做好县域范围内群文艺术档案收集、整理、管理、开发等工作。三级联动集中了人力优势、资源优势，可以确保重点，完成“单打独斗”“各自为政”完不成的任务，也只有加强协调、发挥联动优势，才能提高联动机制的工作效率。

3.2 统一管理标准，推进群文艺档规范运行

构建群文艺档三级联动机制档是一项系统工程，我们要以《艺术档案管理办法》等规章制度为准则，建立联动系统，统一收集整理、开发利用标准，上下联动，实现精细化管理，使整个系统高效运行。

一是统一标准，规范群文艺档收集整理。收集整理是群文艺档联动机制的基础工作，所谓“巧妇难为无米之炊”，县镇村各级单位需根据《艺术档案管理办法》结合本单位实际制订出《群文艺材料归档范围及保管期限》，把各项群文活动中形成的、具有保存价值的不同载体的材料进行收集归档，包括群众文化活动、服务、艺术创作方面的材料、民间艺人相关材料、非物质文化遗产方面的材料等。以农村文化礼堂“我们的村晚”活动为例，无论是主办单位、承办单位，还是协办单位，都要围绕这一活动为中心，从开始到结束作为一个循环进行联动收集。

二是统一要求，健全群文艺档管理制度。规范管理是群文艺档生命力的体现，建立三级联动机制目的就是规范化管理。要建立健全群文艺档收集、整理、归档、保管、保密、利用等各项制度，建立长期有效的管理机制，利用联动体系的人才优势、资源优势、技术优势，为创新艺术档案管理创造条件。以数字化为例，目前大多数乡镇文化站、农村文化礼堂档案以纸质为主，数字化程度较低，工作标准都不相同。联动机制实施后必须制订数字化实施方案，统一规划、统一标准，对县镇村群文艺档有序进行数字化，建立数据库，为群文艺档信息资源共建共享夯实基础。

三是统一平台，实现群文艺档数字共享。开发利用群文艺档服务大局，在文化高质量发展中发挥作用。用创新的思维和方法，按照艺术生产和管理需要，结合重大文化艺术活动，抓住社会和公众的需求，加大群文艺档编研力度，依托群文艺档信息资源共享平台，有序开放、服务社会。如在疫情期间，免费开放“艺术云课堂”，让广大人民群众足不出户就可以根据自己的喜好，自由选择各类艺术培训，包括音乐、舞蹈、摄影、书法、绘画等，使群文艺档真正惠及民生。

3.3 强化责任落实，提升群文艺档联动执行力

衡量一个单位或机构工作效率的标准，就是考察其执行力。为提高三级联动的执行力，应从责任落实、工作联动、绩效考评三个方面着手。

一是明确责任，各司其职抓落实。三级联动机制其根本目的是统筹县域内的群文艺档工作，但内部又各有侧重，要确保职责明确、相互协调、各司其职。因此，建立三级联动机制，明确各级各部门、各乡镇文化站、各农村文化礼堂及相关责任人的工作任务。如，县级机构全面统筹部署工作，有专人从事群文艺档收集整理、管理、网络维护、编研等工作，做好下属单位的指导工作，各岗位定人定岗定任务；各乡镇文化站做好本乡镇的群文艺档工作，并做好农村文化礼堂档案管理的指导工作；农村文化礼堂文化员做好本村艺档工作。明确工作任务，层层压实责任，不断延伸群文艺档的工作触角，保证群文艺档的成套性、完整性、规范性。

二是形成合力，有机衔接抓联动。就联动机制而言，县镇村各级各部门、各工作点就像一台机器的零部件，要想机器运行高效，必须确保各部件正常运行。群文艺档三级联动机制，既要有自上而下的指挥系统，又要有自下而上的档案信息反馈，同时还要有上下左右的协调系统，可以解决重点难点工作。以某乡镇文化站承办一项大型活动为例，根据艺术档案形象性、成套性特点，既要现场摄影摄像形成影像资料，又要忙于活动组织，而文化站人手少，因此只有通过综合协调，集多个协办乡镇文化站和村文化礼堂文化员之力，分工合作，及时收集有关材料，活动结束后及时归档，使联动机制产生效应。

三是强化考核，奖优罚劣抓绩效。考核是检验工作效果的方法，建立和完善艺档三级联动考核是提高效能的有效举措。要做到目标在前、监管其中、奖罚在后。建立联动机制，制定详细的工作目标和规划，将群文艺档工作纳入年度绩效考核，明确工作职责和纪律，细化考核内容，落实奖惩措施，实施有效监管，形成长效机制，促进艺档管理迅速步入科学化、法治化、专业化发展轨道。

4 结语

构建群文艺档县镇村三级联动机制，以全面推进档案工作数字化转型为契机，应用现代信息技术，搭建群文艺档信息资源共享平台，以合作共赢为目标，推进区域资源整合，确保档案资源和系统安全可控，让群文艺档更好地服务社会，让人民享有更加充实、更加丰富、更高品质的精神文化生活。