新形势下如何开创煤炭企业档案管理工作新局面

吴妮 陕煤集团神木张家峁矿业有限公司

一直以来，企业档案部门主要负责日常档案管理工作，包括档案的收集、整编、存储与利用，确保档案能够服务于日常其他业务工作。在企业创新发展过程中，这项集管理服务为一体的工作，与企业的经营生产之间有着密切关系，一旦档案管理出现问题，势必会对企业的发展产生一定的影响。随着我国社会主义经济体制的不断变化，面对新的机遇和挑战，企业想要在全新的环境下实现变革，除了政治体制改革以外，还需不断强化对档案管理重要性的认知，加快档案信息化建设的步伐，提升档案管理新高度。由此可见，立足于创新发展工作思路，打造一套科学合理的档案管理体系，有利于煤炭企业发展。

一、档案管理的意义

从直观来看档案管理工作不会直接产生经济效益，对于企业工作质量与工作效率而言，这是一项基础性及必要性的工作，能够将企业的发展历程，发展规划清晰的反映出来。通过档案管理，能够了解到整个企业的业绩与管理水平，企业走过的每一步都由档案承载，企业所经历的重大转折和每一步的改进创新都能够在档案中找到发展轨迹，因此可以说是企业经营与发展的第一手资料，是企业认清自我、科学分析走好未来发展道路的重要参照[1]。档案管理这份工作看似平凡，实则关键，与其说管理起来比较琐碎，倒不如可以将其与信息技术进行结合，促进其信息化发展。特别是近些年来，各种各样信息网络体系在工作中应用，成为档案管理的重要辅助工具，信息爆炸时代越来越多的新系统，新观念和新方式，对于档案管理工作者来说不免是全新的挑战。

在信息化与互联网浪潮的推动下，企业进入了迅速扩张的发展阶段。因此在现代企业管理中，科学规范的进行档案管理工作，有利于企业高层人员及时了解企业状况，依据企业发展需求，对企业经营策略做出及时调整，为企业发展获得更多有利的资源。由于信息技术的广泛应用，现代企业大多数实现了信息化，自动化和智能化。相对而言，档案管理方面跟信息化的发展步伐没有同步，无法满足现代企业的发展需求，应当结合企业实际与时俱进地做出调整，促进档案工作的创新性发展。

二、煤炭企业档案管理现状

（一）档案管理方式停滞不前

煤炭企业在日常生产经营管理过程中，注重抓安全生产管理，提升产能效益，设备运行等方面管理，忽略档案管理在企业日常管理中发挥的作用。档案管理仍然在传统纸质档案管理方式的固定思维下摸索徘徊，档案管理人员在工作中需要消耗大量的时间和人力，对档案进行整编存储和分类保管。在借阅查询利用的过程中，不能及时查询到所需的档案，同时给工作带来很多不便和困扰[2]。另外档案的库房存储条件不符合八防要求，档案的存储环境不达标，造成档案资料不能完整有效的保存。还有一些企业没有设立专业的档案管理部门和专业技术人员来负责档案管理工作，这样的管理模式无形中阻碍了档案事业的发展。

（二）档案管理工作认识不到位

首先，对档案管理工作在思想上不够重视，认为档案有人管理保存，能应付借阅利用，不丢失即可，不是重要的工作，不会给企业创造经济效益，缺乏对档案工作的了解，忽视了档案工作已经无法满足现在企业管理的需求。其次，档案管理宣传不到位，思想上认知不足，由于档案工作性质比较特殊，企业里一些部门常常把产生的档案据为己有，或者为了应对检查放在自己手中，为了查阅方便，导致档案不能及时归档，随着部门人员走动，档案资料的存储情况也就不得而知，管理思路也需要重新梳理。所以企业应该充分认识到档案管理工作的重要性，管好用好档案，为公司创新发展提供档案力量[3]。

（三）档案管理员综合素质有待提高

档案管理工作是一项集政策性、机密性、专业性于一体的工作，不仅对档案管理人员的自生素质有着较高的要求，还要注重自身专业水准的提升，掌握档案工作的各个环节和基本要求。档案管理工作者的一言一行都会对档案管理效果起到直接影响[4]。在实际工作中，有些企业不仅缺乏专职的档案管理人员，档案管理人员专业技能不足，再加上企业领导对于档案管理不慎熟悉也不够重视，导致整个档案管理工作所处的环境十分消极。所以通过参加培训、对标学习、自学等方式，学习掌握档案管理的标准化与规范化，提高档案管理工作质量和工作效率。

（四）档案管理的水平有待加强改进

现代化信息技术的运用可以有效提升档案管理效率与工作质量，新时代背景下的煤炭企业，应该构建一体化的电子档案综合管理系统，实现数字化档案管理，这一目标在煤炭企业档案管理中尚未实现。企业管理运用办公自动化和电子档案管理等系统的同时，存在大数据库建设加密、信息安全、入侵电子档案的风险等方面的问题，有待于加强改进，否则对煤炭企业档案管理的稳定性以及信息安全会造成严重的影响。

三、新形势下加强煤炭企业档案管理创新工作的思路

（一）提高企业领导层对档案管理工作的关注和支持

煤炭企业需要充分认识到档案管理的重要性，要不断与时俱进，及时更新档案管理规定，明确档案管理在煤炭企业发展过程中的引领地位。鼓励全体职工参与到档案管理工作中来，以企业的发展理念为目标，采用“三纳入”“四参加”“四同步”管理制度。首先便于档案管理人员第一时间收集各资料，并及时按照相关要求进行档案资料的整理与归档。其次，严格遵守档案管理制度，明确岗位职责，根据制度进行归档管理，严惩违反制度行为。最后，档案管理工作与企业经营管理绩效奖励挂钩一并考核处罚，对于利用档案资料为公司创造效益或挽回经济损失的，对有关部门或个人进行奖励[5]。

（二）信息化建设提升企业档案管理效能

企业档案管理工作的创新、创效及高质量发展离不开档案信息化建设，加强信息化建设首先要构建完善的企业内部信息网络，利用企业局域网实现各部门之间的紧密连接，借助信息系统对档案进行统一综合平台化管理，方便档案资源的管理、查询以及应用。其次是应配齐信息化建设中的软硬件设施设备，既要配备打印机、扫描仪、电脑等必要的硬件设备，为档案管理信息化提供完善的硬件设备保障，也要针对日常档案管理工作流程、资料规整等设计研发软件程序、App等，提高档案管理的科学水准，保障档案收集、整理与利用的标准化。最后，企业应引入档案智能管理系统，通过数据集成、筛选、分析以及共享，建立档案工作的“一站式”服务体系，营造一个真正安全快捷的档案管理智能化工作环境，确保档案收集整理工作最大限度实现信息化、规范化和集成化，实现计算机智能化管理，提高了工作效率[6]。

（三）人员素质建设加强企业档案管理

在社会主义经济形势下，煤炭企业会不断建立现代企业制度，档案管理工作也逐步实现自动化、信息化，同时对档案人员的专业素养提出了更高标准的要求。因此，档案管理工作人员应不断精进个人业务能力，提升岗位综合素质。首先，管理人员自身应具备自学意识与能力，不断学习档案管理基础知识，掌握最新的档案法律法规，具备开展档案管理工作的基本素养。其次，档案管理人员应参加相关专业培训，坚决阻止闭门造车的现象，培养高素质档案管理队伍，强化档案管理工作人员的知识理论与素养[7]。

（四）加大硬件投入改善档案存储环境

煤炭企业应为档案管理工作提供更有力的资金支持，通过加强相关硬件设施的购置优化档案存储环境。首先，煤炭企业应该具有独立的档案库房、办公室与阅览室，不能让三者共用同一地点，否则将违反《档案建筑设计规范》的标准。其次，档案室的保护设备应该健全，为保障档案的安全性与放置的妥善性，档案是必须具备消防措施、防光窗帘及温湿度计等。最后，为推动档案管理工作的信息化建设，煤炭企业应实现档案管理办公自动化，践行无纸化办公理念，强化内部信息网络建设，利用网络及多媒体技术实现档案管理的现代化发展。除硬件设备的投入外煤炭企业也应不断优化相关软件设施，加强企业内部各信息化子系统与档案管理系统平台的互联互通建设，从而提升档案管理工作效率[8]。

（五）加大档案开发提升档案利用率

档案管理工作质量的提升，需要企业领导、部门给予充分的肯定和支持，这就要求档案管理工作必须在煤炭企业经营管理过程中发挥更大的价值。因此档案管理部门应重视档案管理领域的开发探索，运用科技和管理新思维、新技术、新手段，实现这一管理目标。根据实际情况与经营管理需求对档案管理工作进行宏观管控、系统甄别、分类整理，提高档案的利用率。目前我国煤炭企业对于档案资料的利用与开发都处于相对被动的状态，通过配备复印机、阅读器等设备优化档案管理的服务功能，不断挖掘档案管理工作中的附加服务职能，化被动为主动。树立创新意识，提高服务质量，不断调整服务重点，采用多样化服务形式，为档案利用者提供全方位档案服务。

（六）提供煤炭企业档案文件存储与检索的便捷性

对于煤炭企业而言，档案文件内容主要包括办公文件、人事档案、生产设备资料、产品维护资料、技术图纸等。档案的妥善保管对于企业的未来决策及持续发展都具有重要价值，煤炭企业在制定战略方向与经济决策时会调取相关档案进行参考与借鉴。在传统的档案管理模式中，档案管理部门主要的资料来源来自办公室、生产部门、人事部门与财务部门，企业在进行产业升级、生产经营与人员管理时需要根据需求调取对应种类的档案资料。而在新形势下，档案文件的规模与数量大幅度增高，面对数量庞大的档案信息库若仍采用传统管理模式则难以满足企业的档案服务需求[9]。因此，煤炭企业应通过构建信息化档案管理系统提高档案文件存储与检索的便捷性，使档案管理不再单纯是对文件的收集与归纳，更能够帮助企业领导与部门快速检索与调取所需资料。在引入信息化档案管理系统后档案管理部门应加速完成纸质档案向数字化、信息化、智能化档案的转变，通过扫描及高科技化处理形成多媒体档案资源，将档案文件资料汇总为信息化数据库。而自动化档案管理系统能够为其他部门提供更好的服务与协助，生产、机电与人事等部门可在自身权限范围内进行档案信息的调阅，既能保障煤炭企业档案信息的安全性，又能够提高企业的经营管理效率。

（七）优化企业档案管理流程

煤炭企业档案管理流程的优化。首先应将归档规则不断具体化，根据部门生产与经营管理需求确定部门会生成的档案文件，并制定专门的归档方法。其次利用信息化手段实现电子档案的自动归档，在电子办公系统中完成档案归档的自动化操作，降低人工操作任务。最后，档案管理人员以高责任意识进行工作协调，做好与其他部门的协商与协助，有效实现前端控制。

（八）建立科学的档案管理评价标准

新形势下随着煤炭企业的高质量智慧化发展，对档案管理工作信息化水平的要求也在不断提高，档案资源的指导与借鉴价值也随之提升，档案信息对煤炭企业重要性不容忽视。这就要求企业档案管理工作必须追求高质量与高效率[10]。为了实现质量与效率的提升，应该构建科学的评价标准，综合考核管理人员的专业能力与业绩，客观评估档案部门各岗位人员的贡献，进行合理的薪酬分配，不断强化管理队伍的责任意识与工作积极性，确保档案管理工作可以最大化提升企业经济利益。所以科学的评价标准可以保障档案管理工作的有序性，为档案管理工作营造良好的内部氛围。

四、结语

社会与经济的发展离不开煤炭行业的支持，同时时代的进步也为煤炭行业的发展带来了绝佳的契机，随着煤炭企业信息化、自动化及智能化创新发展，档案管理工作的难度与工作量与日俱增，大量复杂的档案信息资源为档案工作人员带来了巨大的工作压力。因此，煤炭企业应借助于现代高新技术不断优化档案管理工作，努力探索新形势下档案管理工作创新思路，从改善工作环境、降低工作量、提高工作效率，在保障信息安全性的同时，实现档案管理工作的科学化。只有不断优化档案管理工作的质量与效率才能够使档案资源为企业的生产发展提供更好的服务，充分挖掘档案资源的指导与借鉴价值，全面推动企业的持续发展。